Curs 3 Integrarea sistemelor informatice Table of Contents

1.8. SCM (Supply Chain Management)

1.8.1 Definire şi componente

SCM (Managementul Lanţului de Furnizare/Ofertei) este un subiect nou şi relativ necunoscut în România datorită unei mediatizări insuficiente. Având ca principiu cheie producerea acelor bunuri şi servicii de care este nevoie, acolo unde este nevoie şi atunci când este nevoie, această nouă paradigmă a managementului aduce noi posibilităţi de eficientizare a activităţii firmelor, concomitent cu o mult mai bună servire a pieţii.

Lanţul de aprovizionare este o reţea de facilităţi de obţinere a materiilor prime, transformare a lor în bunuri intermediare şi apoi în produse finale şi livrare a acestor produse clienţilor prin intermediul unui sistem de distribuţie [Lee95].

Managementul lanţului de aprovizionare (Supply Chain Management) urmăreşte gestionarea fluxurilor de informaţii, materiale, servicii şi bani din cadrul unei activităţi astfel încât să fie maximizată eficienţa procesului respectiv. Dezvoltarea Internetului şi a standardelor de comunicaţie oferă oportunităţi deosebite pentru a conecta lanţul de aprovizionare cu cele ale furnizorilor şi clienţilor, într-o vastă reţea, şi a optimiza astfel costurile şi oportunităţile pentru toti cei implicaţi.

Managementul poate fi definit ca planificarea, execuţia şi controlul unor activităţi orientate spre un anumit obictiv. Pentru a evalua performanţele lanţului de aprovizionare, managerii nu se pot baza doar pe intuiţie, ci au nevoie de o serie de date statistice. Modul standard de a reprezenta măsurarea unei performanţe a unui proces este oferit sub formă de metrici.

SCM este compus din cinci componente de bază [WWW01]:

1. Planul  - este partea strategica a SCM-ului. Este nevoie de o strategie pentru aministrarea tuturor resurselor care sunt necesare pentru produsele sau serviciile oferite. Pentru monitorizarea lanţului de aprovizionare este necesară stabilirea unui set de metrici, pentru a se putea şti dacă e eficient, dacă se pot reduce costurile sau dacă oferă produse de calitate.

2. Sursa – presupune alegerea furnizorilor de la care se vor obţine bunurile şi serviciile necesare creări produselor. Împreună cu furnizorii se stabileşte un set de preţuri şi procese de livrare şi plată, apoi se creează metrici pentru monitorizarea şi îmbunatăţirea acestor relaţii comerciale. Ulterior, procesele de administrare a stocului de bunuri si servicii primite de la furnizori vor fi integrate, incluzând recepţia, verificarea şi transferarea acestora, dar şi autorizarea plăţilor.

3. Produsul – se referă la pasul de producţie. Se impune o planificare a activităţilor necesare pentru producţie, testare, ambalare şi pregătire pentru livrare. Din punct de vedere al metricilor, acesta este segmentul cel mai intens al lanţului de aprovizionare, măsurându-se nivelul calităţii, nivelul producţiei şi productivitatea angajaţilor.

4. Livrarea –este uneori numită şi logistică. Contine primirea ordinelor de livrare de la clienţi, dezvoltarea unei reţele de depozite, alegerea curierilor pentru transportul produselor şi sistemul de recepţionare a plăţilor.

5. Returul – este partea care se ocupă cu problemele care pot să apară. Aceasta implică creerea unei reţele pentru primirea produselor defecte şi/sau în exces şi suportul pentru clienţii care au probleme cu produsele cumpărate.

Fiecare dintre cele cinci elemente descrise anterior conţine foarte multe sarcini specifice, ceea ce face ca aplicaţiile CRM să fie aplicaţii foarte fragmentate. Există producători de software care au încercat să integreze aceste aplicaţii într-una singură, dar cerinţele companiilor în această privinţă sunt foarte diferite, fiecare lanţ de aprovizionare având propriile particularităţi.

1.8.2 Decizii pe trei niveluri

Deciziile privitoare la SCM se realizează pe trei niveluri: strategic, tactic sau operaţional.

La nivel strategic sunt luate deciziile pe termen lung referitoare la locaţie, producţie, stocuri şi transport. Deciziile referitoare la locatie se referă la dimensiunea, numărul şi localizarea geografică a entităţilor din lanţul de aprovizionare, cum ar fi fabricile, depozitele, centrele de distributie. Deciziile referitoare la productie urmăresc determinarea produselor care vor fi realizate, unde să fie produse, ce furnizori să fie utilizaţi, etc. Deciziile legate de stocuri au în vedere modul de gestionare a stocurilor în cadrul lanţului de aprovizionare. Deciziile referitoare la transport au în vedere modalităţile de transport care vor fi folosite.

Deciziile pe termen mediu se iau la nivel tactic, vizând previziuni ale cererii săptămânale, planificarea distribuţiei şi transportului, planificarea producţiei, şi planificarea necesarului de materiale.

Nivelul operaţional al SCM are în vedere deciziile pe termen scurt, de zi cu zi, iar graniţa care le separă de nivelul tactic este aproximativă.

Binecunoscutul principiu “valoarea sistemelor este cea a informaţiilor conţinute de acestea” este de două ori mai aplicabil în ceea ce priveşte aplicaţiile CRM. De exemplu, dacă informaţiile introduse într-o aplicaţie de previziune a cererii nu sunt corecte, previziunea va fi greşită, şi, ulterior, toate deciziile luate pe baza acesteia vor avea de suferit. De asemenea, dacă angajaţii administrează lanţurile de aprovizionare fără ajutorul aplicaţiilor, imaginea oferită de aplicaţiile SCM nu va putea fi una reală şi completă.

1.8.3 Relaţia ERP - SCM

Multe dintre aplicaţii SCM se bazează pe informaţiile disponibile în mare parte în cadrul unui software ERP care centralizează informaţii la zi din cadrul tuturor departamentelor. Totusi, aplicaţiile ERP sunt scumpe şi dificil de folosit, lucru care explică încercarea unor alternative de a obţine informaţiile necesare SCM-ului. În ultima perioadă, furnizorii de soluţii ERP au început să ofere şi module SCM, dar companiile trebuie să decidă dacă aceste module sunt suficiente sau au nevoie de sisteme specializate.

De asemenea, este important ca aplicaţiile să poată fi integrate şi cu Internetul. De exemplu, pentru un site Web care să asigure comunicarea cu clienţii şi furnizorii, este necesar accesul atât la informaţii din cadrul ERP, cât şi din cadrul SCM, pentru a prezenta simultan informaţii la zi legate de comenzi, desfăşurarea procesului de producţie şi livrare.

1.8.4 Dificultăţi întâmpinate de aplicaţiile SCM

Increderea furnizorilor şi a clienţilor

Realizarea automatizării lanţului de aprovizionare e cu atât mai dificilă cu cât se întinde şi înafara companiei. Pe lângă faptul că personalul companiei va trebui să îşi schimbe modul de lucru, va fi afectat si personalul celorlalte companii care vor face parte din reţea. Doar o companie puternică poate forţa astfel de schimbări la nivelul furnizorilor. Implementarea unui sistem SCM înseamnă mai mult decât atât, înseamnă încredere şi compromisuri reciproce astfel încât fiecare să preia câte ceva din atribuţiile celuilalt pentru a obţine beneficii.

Rezistenţa internă la schimbări

Implementarea unei aplicaţii software noi intâmpină întotdeauna reţinere, mai ales în cazul unei aplicaţii atât de complexe. Pe de o parte este vorba de rezistenţa la schimbare, schimbare pe care personalul o percepe ca fiind generatoare de efort suplimentar, şi pe de altă parte este vorba de nesiguranţa pe care o încearcă angajaţii datorită ameninţării potenţiale a unor reduceri sau restructurări ale personalului. Angajaţii trebuie convinşi de beneficiile pe care noua aplicaţie le poate aduce, trebuie sprijiniţi şi încurajaţi în procesul de învăţare.

Multe greseli la început

Rezultatele obţinute în primele câteva luni nu vor fi tocmai precise şi vor avea nevoie de ajustari, datorită faptului nu pot surprinde datele şi procesele din perioada imediat anterioară instalării. Operatorii sistemului vor trebui să înteleagă că experienţa lor este foarte importantă pentru creşterea acurateţii rezultatelor primite de la noua tehnologie, şi că abaterile nu se datorează ineficienţei sau calităţii scăzute a aplicaţiei implementate.

În concluzie, obiectivul principal al unui sistem SCM, de a avea produsele dorite în cantitatea dorită, la momentul oportun la un cost minim, se transpune în elemente legate de satisfacţia clientului, managementul stocurilor şi flexibilitate. Satisfacţia oferită clientului depinde în mare parte flexibilitatea lanţului aprovizionării, de capacitatea sa de a răspunde modificărilor solicitate. Pentru a compensa lipsa de flexibilitate, companiile păstrează stocuri la diferite niveluri ale lanţului de aprovizionare, acesta fiind unul dintre instrumentele clasice utilizate în SCM.

Pe de altă parte, globalizarea lanţurilor de aprovizionare conduce la apariţia unor întârzieri mai mari care reduc flexibilitatea, şi cresc necesarul de stocuri. În momentul în care întârzierile nu mai pot fi reduse, performanţele lanţului de aprovizionare pot fi îmbunătăţite printr-o mai buna coordonare, fie că e vorba de coordonare generală a funcţiilor din cadrul SCM (stocuri şi producţie, vânzări şi distribuţie), fie că este vorba de coordonare a mai multe puncte din cadrul lanţului de aprovizionare al unei companii (într-o companie de producţie integrată pe verticală), astfel încât performanţele companiei să fie îmbunătăţite.