Reprezentantul(ii) beneficiarului poate efectua o verificare similară cu ajutorul unui sondaj bazat pe un eşantion (pentru declaratiile standard) şi o verificare exhaustivă – pentru declaratiile problematice. Reprezentantul(ii) beneficiarului va (vor) selecta un eşantion (minimum 10%) de declaratii din lot pentru a fi verificate, iar în cazul în care vor depista mai multe decât 1% de declaratii cu erori, întregul lot va fi întors pentru re-procesare / re-verificare de către prestator
D
Dacă pe parcursul scanării paginile sunt marcate drept fiind de calitate joasă, aplicatia software trebuie să ofere un mecanism care ar permite re-scanarea aceleiaşi pagini şi amplasarea acestea în locul să original în interiorul documentului.
O
În cazurile în care sunt depistate imagini de calitate proastă în repozitoriul electronic de stocare, aplicatia software trebuie să ofere un mecanism care nu ar permite operatorului s-o şteargă, ci ar sugera crearea unei versiuni noi prin re-scanare.
O
Beneficiarul va realiza un mecanism care oferă posibilitatea de a verifica calitatea documentelor digitizate direct din sistemul informatic E-Integritate, si in caz de necessitate documentul sa fie returnat in sistemul Prestatorului pentru procesare repetata. Prestatorul va asigura Beneficiarului un cont in sistem, pentru posibilitatea verificarii datelor inaintea exportului, astfel Beneficiarul va putea accesa sistemul Prestatorului in programul orelor de lucru si cu jurnalizarea tuturor evenimentelor.
XXVI.
Cerinte fata de reconstituirea documentelor
Nr.
Cerinte
O
Reconstituirea documentelor trebuie sa se faca la nivel de document. Documentele desfăcute vor fi reconstituite conform structurii lor initiale.
O
Pentru fiecare cutie de declaratii digitizate se vor asigura rapoarte de producție în al căror conținut se vor regăsi cel puțin următoarele informații: indecși asociați, număr de pagini, total pagini.
O
Se va asigura manipularea declaratiilor în vederea aranjării lor pe rafturi conform indicațiilor beneficiarului. Prestatorul va realiza următoarele:
Va elimina separatoarele de documente și de loturi de documente pe măsura ce acestea apar;
Va verifica numărul de pagini/documente cu cel menționat pe raportul de inventariere;
după procesarea întregii cutii, va completa raportul de producție în vederea trecerii la următoarea etapa și va verifica inventarul cutiei pe baza căruia s-a realizat operația de preluare a documentelor de Ia Beneficiar.
O
Orice neconcordanță între documentele fizice existente și procesul-verbal de predare-primire, identificată în fazele de pregătire/scanare/reconstrucție va fi centralizata de către Prestator într-un raport zilnic ce va fi transmis pe suport de hîrtie către Beneficiar pentru identificarea și rezolvarea excepțiilor.
O
Returnarea documentelor se va face similar cu preluarea acestora de Ia beneficiar. Astfel, lăzile încărcate cu documente se vor returna către reprezentanții Beneficiarului in aceeași configurație în care au venit. Returnarea documentelor se va face pe baza aceluiași proces verbal de predare-primire cu care au fost inițial preluate (cu anexe atașate). Reprezentantul echipei de proiect din partea Beneficiarului se va asigura că, în momentul returnării, documentele sunt verificate și ca numărul pagini/documente este conform cu cel din anexele la proces verbal de predare-primire. În final, Reprezentantul echipei de proiect din partea Beneficiarului și reprezentantul Prestatorului vor semna pentru returnarea documentelor, pe același proces verbal de predare-primire cu care au fost inițial preluate. După descărcarea lăzilor, acestea vor fi preluate de către Prestator.
