Facilitati de baza ale sistemului Excel

Capitolul IV

Prelucrarea foilor de calcul automate cu MS Excel

Facilitati de baza ale sistemului Excel

Realizat de celebra firma de produse program Microsoft si integrat în grupul de produse destinate biroticii Microsoft Office, Excel este cel mai raspândit si mai eficient sistem de calcul tabelar. El permite:

• 
  pastrarea datelor sub forma de tabele, deci într-o forma simplu de proiectat si utilizat;
  
• 
  prelucrarea datelor;
  
• 
  efectuare de calcule folosind formule;
  
• 
  operatii de cautari, introduceri, eliminari, ordonari de informatii - (operatii specifice bazelor de date);
  
• 
  raportarea rezultatelor în forme sugestive si diverse: diagrame, harti, obiecte grafice.
  

Compatibilitatea sa cu celelalte programe utilitare de prelucrare a documentelor, bazelor de date (si chiar cu un mediu de programare) face accesibile si câteva tehnici de lucru mai avansate, cum ar fi:

• 
  crearea si manipularea obiectelor din diverse aplicatii (OLE - Object Linking and Embedding);
  
• 
  interfata cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date (ODBC - Open Database Connectivity), adica posibilitatea introducerii în Excel a unor fisiere create de alte SGBD (import) si a crearii de fisiere baze de date în formatul specific altor SGBD (export) (dBase, FoxPro, Microsoft Access, Oracle);
  
• 
  posibilitatea introducerii de module de program Visual Basic în aplicatiile Excel;
  
• 
  posibilitatea crearii de macro-comenzi într-un limbaj specific, care sa contina anumite succesiuni de operatii (aceasta facilitate a fost introdusa în Excel 4.0).
  

Excel a cunoscut mai multe versiuni, îmbunatatite succesiv, ultima dintre ele fiind versiunea 2000, reproiectata pentru sistemul de operare Windows 2000.

Excel are directii de utilizare foarte variate:

• 
  birotica;
  
• 
  realizarea profesionala a documentelor;
  
• 
  gestiunea bazelor de date;
  
• 
  aplicatii în domeniul financiar, contabil si management;
  
• 
  servicii de prognoza, analiza statistica;
  
• 
  proiectare inginereasca;
  
• 
  aplicatii complexe.
  

În continuare, vom considera ca referinta versiunea 7 sistemului Excel continuta în pachetul Microsoft Office '97.
Fereastra aplicatiei Excel

La intrarea în sistemul Excel, pe ecran apare fereastra din figura nr.1, ale carei principale elemente sunt:

1. 
   meniul cu optiunile disponibile;
   
2. 
   barele de instrumente cu butoane pentru executia directa a unor comenzi (fara a intra în meniuri si submeniuri);
   
3. 
   bara pentru introducerea de formule;
   
4. 
   zona pentru introducerea informatiilor într-un element din tabel (celula);
   
5. 
   fereastra documentului care contine zona de lucru.
   

Figura nr.1 - Elementele ferestrei Excel

Descrierea facilitatilor sistemului Excel se va structura pe urmatoarele teme: documente Excel, celule si domenii, inclusiv facilitatile de editare si formatare, operatii specifice bazelor de date, reprezentari grafice si facilitati avansate.

Documentele Excel

Pentru a numi un document Excel, cuvântul englez "workbook" s-a tradus în mai multe variante: mapa de lucru, dosar, registru. Vom folosi în continuare denumirea de mapa de lucru. Aceasta poate contine mai multe foi de lucru (în engleza, worksheet), care au forma unor tabele. Documentele Excel se folosesc pentru memorarea si prelucrarea datelor.

O mapa contine implicit 3 foi de lucru, dar acest numar se poate schimba. Numele foilor apare în partea de jos a ecranului; initial, acestea sunt Sheet1, ...., Sheet3 (a se vedea figura nr.1) dar se pot schimba. În mod obisnuit, foile dintr-o mapa au caracteristici comune si nume sugestive.

Principalele tipuri de foi ale unui document Excel sunt: foi de lucru, care contin date si calcule, eventual grafice si foi pentru diagrame (reprezentari grafice ale datelor). Foile mai pot contine module Visual Basic, ferestre de dialog si macro-comenzi (provenite din Excel 4.0).

Un document Excel este memorat într-un fisier care are extensia .XLS. Alte tipuri de fisiere folosite de catre sistemul Excel au extensiile: .XLT-sabloane, .XLA - macro-uri auxiliare, .XLB - bare de instrumente definite de utilizator, .XLG formate pentru diagrame definite de utilizator.

Sabloanele Excel se utilizeaza similar cu cele Word, dar au ca obiectiv principal realizarea unor calcule specifice (în acest sens, se ofera câteva sabloane predefinite dedicate sferei afacerilor pentru firmele mici).

Operatii cu mape de lucru

Principalele operatii cu mape în Excel se realizeaza prin intermediul optiunilor meniului File (a se vedea figura nr.2) si sunt urmatoarele:

• 
  deschiderea unei mape noi se face cu optiunea File - New (de fapt, la intrarea într-o sesiune de lucru Excel se deschide implicit o mapa noua, numita Book1);
  
• 
  deschiderea unei mape existente (introdusa anterior într-un fisier pe disc) File - Open;
  
• 
  salvarea unei mape (depunerea continutului într-un fisier, pe disc; altfel, documentul din memoria interna a calculatorului se va pierde la iesirea din Excel);
  

• 
  cu caracteristici noi File - Save As (de exemplu, se pot schimba numele si localizarea fisierului);
  
• 
  cu aceleasi caracteristici File - Save;
  

• 
  închiderea unei mape File - Close;
  
• 
  tiparirea la imprimanta File - Print (pentru vizualizarea prealabila a informatiei care urmeaza a fi tiparita se utilizeaza comanda File - Print Preview)
  

Se observa ca aceste comenzi sunt analoage cu cele din majoritatea produselor soft folosite uzual, inclusiv Microsoft Word.


Figura nr. 2 - Optiunile meniului File

Operatii cu foi de lucru

Pentru a opera cu foi de lucru, se va specifica întâi foaia (sau foile) asupra careia se opereaza - se spune ca se selecteaza foaia / foile - si apoi se va alege actiunea dorita.

1. 
   selectarea unei/unor foi (prezentam operarea cu mouse-ul)
   

• 
  o foaie: clic cu mouse-ul pe zona care contine numele foii respective;
  
• 
  mai multe foi: tasta CTRL apasata si clic cu mouse-ul pe fiecare dintre foile respective;
  
• 
  mai multe foi alaturate: selectarea primei etichete urmata de mentinerea tastei SHIFT apasate si de selectarea ultimei etichete;
  

2. 
   introducerea unei foi într-o mapa - se va utiliza comanda Insert - Worksheet, care permite inserarea unei noi foi de lucru în mapa curenta înaintea foii de lucru selectate. Acelasi rezultat se poate obtine prin selectarea optiunii Insert din meniul contextual al foii de lucru curente (clic cu butonul drept al mouse-ului pe numele foii), doar ca în acest caz utilizatorul are posibilitatea de a alege între o foaie de lucru simpla (worksheet), una care sa contina un grafic (chart), una care sa contina un macro Excel (MS Excel 4.0 Macro) sau o fereastra de dialog Excel (MS Excel 5.0 Dialog).
   
3. 
   eliminarea unei/unor foi de lucru - se selecteaza foaia/foile, apoi se utilizeaza comanda Edit - Delete Sheet (sau se alege optiunea Delete din meniul contextual).
   
4. 
   redenumirea unei foi de lucru - se poate realiza prin efectuarea unui dublu clic cu mouse-ul pe numele foii si tastarea noului nume sau prin selectarea optiunii Rename din meniul contextual.
   
5. 
   mutarea unei/unor foi (schimbarea pozitiei în cadrul mapei de lucru curente) - se selecteaza foaia si se deplaseaza cu mouse-ul pâna la pozitia dorita. O alta posibilitate este de a alege optiunea Edit - Move or Copy Sheet sau optiunea Move or Copy din meniul contextual (se poate muta si în alta mapa)
   
6. 
   copierea unei/unor foi (depunerea într-un al doilea exemplar în pozitia noua) - se selecteaza foaia, se mentine apasata tasta CTRL si se realizeaza deplasarea mouse-ului în noua pozitie. Alternativ, pentru a se putea realiza copierea si în alta mapa, se pot utiliza comenzile prezentate la mutare, activând optiunea Create a Copy.
   

În concluzie, se poate retine ca cea mai simpla metoda de a executa operatii asupra cu foilor de lucru este folosirea comenzilor din meniul contextual al foilor selectate, meniu care se activeaza printr-un clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, dar exista comenzi analoage si în meniurile pull-down.

Observatie.

Un tip special de mape îl constituie sabloanele. Daca avem de creat mai multe documente cu o structura asemanatoare si cu informatii comune, în loc sa le introducem sau copiem de mai multe ori, vom crea un document sablon, pe care-l vom putea folosi la crearea celorlalte documente.

Sablonul se creeaza ca un document normal dar se salveaza cu tipul Template; fisierul corespunzator va avea extensia XLT. Pentru a putea fi deschise usor cu File - New - General, se recomanda salvarea sabloanelor în directorul implicit "Microsoft Office\Templates".

În vederea obtinerii documentului creat pe baza unui sablon, se deschide sablonul, se efectueaza modificarile necesare si se salveaza continutul (ca fisier XLS). Unele versiuni Excel ofera si sabloane automate (în general pentru gestiunea micilor afaceri); acestea se deschid cu File - New, activând pagina Spreadsheet Solutions.