Facilitati de baza ale sistemului Excel

Celule si domenii

Tipuri de date care se pot introduce în foaia de lucru

Datele dintr-o foaie de lucru sunt organizate sub forma unui tabel în care liniile sunt numerotate 1, 2, 3, ... reprezintând antetele de linii iar coloanele A, B, C, ... reprezentând antetele de coloane. Exista 16384 de linii si 256 de coloane (A, ..., Z, AA, ..., AZ, BA, ..., BZ, IA,..., IV).

Un element de baza din tabel este intersectia unei linii cu o coloana si se numeste celula. O celula se identifica prin litera coloanei si numarul liniei corespunzatoare, de exemplu A2, B10 etc. O asemenea combinatie se numeste referinta sau adresa celulei.

Observatie. De fapt mai exista un sistem alternativ de identificare a celulelor care poate fi ales dintre optiunile sistemului Excel (Tools - Options - General): RiCj, unde i este numarul liniei, iar j - numarul coloanei.

O zona dreptunghiulara de celule alaturate (adiacente) se numeste domeniu. El se va identifica printr-o referinta care contine adresele celulelor din coltul stânga sus si coltul dreapta jos din domeniu, separate de ":". De exemplu, domeniul a2:e5 contine 5*4 celule.

Într-o celula se pot introduce doua tipuri de informatii:

a) valori

b) formule (de calcul cu valori)

a) Valorile sunt date constante de urmatoarele tipuri:

• 
  text (sir de caractere) - succesiune de maximum 255 de caractere tiparibile;
  
• 
  numar întreg sau real în format cu parte întreaga si parte fractionara sau în format cu exponent (stiintific), de tipul n.mmmE{+/-}ee. Un numar poate contine urmatoarele caractere speciale: +, - (semn), ( ) pentru un numar negativ, separator de mii, sute de mii, / simbol de fractie, $ simbol monetar, % procent, . punct zecimal, E si e exponent (notatie stiintifica);
  
• 
  data calendaristica si marca de timp/ora.
  

Orice data calendaristica se converteste în data continua, adica un numar reprezentând numar de zile scurs de la o data de referinta (uzual, 1 ianuarie 1900). De exemplu, datei 1 ianuarie 1900 îi corespunde numarul de zile 1, datei 2 ianuarie 1900 - numarul 2 etc.

Orice marca de timp se converteste într-o fractie zecimala, care se ataseaza numarului reprezentând data calendaristica.

• 
  logic: TRUE, FALSE (rezultate ale unor functii);
  
• 
  eroare, daca Excel nu poate evalua o formula.
  

De exemplu: dorim sa cream un tabel cu candidatii la un concurs de admitere (vezi figura de la Teme propuse). Vom retine: numele si prenumele lor, împreuna cu notele la trei probe de examen. Intentionam sa le calculam media, sa-i ordonam dupa medii si sa reprezentam grafic rezultatele.

Coloanele Nume, Prenume vor avea valori sir de caractere sau text iar Nota1, Nota2, Nota3 - numere reale. Întregul domeniu este a3:f24, valorilor de nume le corespunde domeniul a4:a24 etc.

b) Formulele sunt expresii compuse din operanzi si operatori. Ele se vor introduce precedate de semnul = sau +.

Operanzii sunt constante, referinte la celule sau domenii, nume si functii (predefinite sau definite de catre utilizator).

Referintele sunt constructii care permit identificarea celulelor sau grupurilor de celule. În exemplul din figura de la Teme propuse, B5, A10 identifica celule cu valori.

O referinta de un asemenea tip se va numi relativa fiindca daca apare într-o formula, la copierea formulei referinta respectiva se va modifica corespunzator pozitiei ei relative fata de noua celula.

De exemplu, daca în celula b2 avem formula =sum(a1, c3) si ea se copiaza în celula e3, atunci aici se va modifica automat în =sum(d2, f4).

Pentru a fixa pozitia unei coloane sau linii într-o referinta, o prefixam cu caracterul $ în fata coloanei/liniei. Astfel, obtinem referinte absolute (de exemplu: $A$10, $B$5) sau mixte, pentru care numai una din specificatiile de linii sau coloane este absoluta iar cealalta este relativa (de exemplu: $A10, A$10).

Exista referinte care pot adresa:

• 
  date din alte foi de lucru - denumite referinte 3D. Acestea au forma numefoaie!referinta. De exemplu, Sheet1!$A$2, Sheet2:Sheet5!A5:C8.
  
• 
  date din alte mape de lucru - denumite referinte externe. Acestea specifica numele mapei si al foii (calea de directoare este obligatorie daca fisierul mapei nu se gaseste în directorul curent) în forma 'cale_director[nume_mapa]nume_foaie'!referinta. De exemplu, 'c:\temp\[fisxl.xls]foaia1'!$a$2 sau [ex.xls]adresa!$b$3 (ultimul fisier se afla în directorul curent).
  
• 
  date din alte aplicatii - denumite referinte la distanta. Acestea au forma nume_aplicatie|nume_doc!referinta. Exemplu: Word.Doc.6|'c: \temp\ci12.doc'!adresaleg.
  

Numele - pot fi definite pentru a identifica celule sau domenii. Se selecteaza cu mouse-ul zona dorita, apoi se alege optiunea Insert - Name - Define si se introduc domeniul si numele dorit. Pentru referirea unui domeniu modificabil care apare în mai multe formule din foaia de lucru, asocierea unui nume este foarte utila. În acest caz, modificarea domeniului se va realiza o singura data, prin redefinirea numelui si nu în toate aparitiile adresei sale din foaia de lucru. În plus, folosirea unor nume sugestive de domenii poate simplifica întelegerea calculelor din foaia de lucru.

Functii - exista diferite tipuri de functii predefinite (statistice, matematice, pentru date si ore, pentru baze de date financiare, pentru texte, cautari, logice). Informatii despre fiecare functie putem obtine cu butonul Paste Function (marcat cu simbolul "fx") sau prin utilizarea optiunii Insert - Function.

Operatorii - precizeaza operatia / actiunea care se executa asupra operanzilor.

În functie de tipurile operanzilor, acestia pot fi:

1. 
   aritmetici: +, -, *, /, ^ (ridicarea la putere), % (simbolul procent dupa o valoare);
   
2. 
   pentru siruri de caractere: concatenare & (alaturare);
   
3. 
   relationali - pentru verificarea relatiilor matematice =, <, >, <=, >=, <> (diferit), având ca rezultat o valoare logica;
   
4. 
   pentru referinte la celule sau domenii - combina 2 referinte:
   

• 
  caracterul ":" între 2 referinte la celule sau domenii creeaza un domeniu (dupa s-a aratat înainte);
  
• 
  caracterul spatiu între 2 referinte defineste domeniul comun;
  
• 
  caracterul virgula (,) între 2 referinte defineste reuniunea celor 2 domenii.
  

Exemple: sum(d7:e7), sum(a1:b5 b3:c7), sum(a1:b5,b3:c7).

Exista o ordine prestabilita în care se evalueaza operatorii, data de un tabel al prioritatii operatorilor. În ordinea descrescatoare a prioritatilor, acesta este: : (domeniu), spatiu (intersectie de domenii), virgula (reuniune de domenii), - (operatorul unar de negativare), % (procent), ^ (ridicare la putere), * si / (înmultire si împartire ca operatori binari cu aceeasi prioritate), + si - (adunarea si scaderea ca operatori binari, cu aceeasi prioritate), $ (concatenare), operatorii relationali.

Exemplu: Adaugam la tabelul existent (figura de la  Teme propuse) coloana Media si introducem în celula F2 formula =average(c2, d2, e2) sau =average(c2:e2) sau =(c2+d2+e2)/3 (vezi anexa). Apoi copiem formula; fiindca ea contine referinte relative, în noile pozitii se va modifica corespunzator astfel încât sa se poata calcula mediile tuturor persoanelor din tabel.

Cea mai simpla metoda de a calcula celelalte medii consta în selectarea (clic) celulei F2 si copierea formulei în celulele aceleiasi coloane prin deplasarea cu mouse-ul de coltul dreapta jos (handle) al celulei selectate. Aceasta metoda de copiere este cea mai convenabila pentru celule adiacente.

Se observa ca specificarile referintelor din formula initiala fiind relative, în celelalte celule referintele se vor ajusta corespunzator astfel încât sa se calculeze mediile notelor de pe fiecare linie.

În final, media generala pentru coloana Media se poate calcula selectând coloana si introducând functia Average.

Observatie. Pentru calcularea unei sume exista buton special marcat cu simbolul S, si nu este neaparat necesara selectarea domeniului (daca acesta se poate deduce, fiind situat adiacent pe o linie sau coloana), ci se realizeaza o simpla pozitionare în celula situata imediat sub/în dreapta domeniului.

În introducerea formulelor, pentru ca acestea sa calculeze corect valorile dorite, se recomanda sa se acorde atentie modului de adresare. În cazul în care, din greseala, în formula dintr-o celula apare însasi adresa celulei, va rezulta un calcul infinit, limitat doar de numarul maxim de iteratii stabilit în optiunile Excel (Tools - Options - Calculation). O asemenea eroare este semnalata de sistem cu mesajul "Circular Reference".

Pentru rezolvarea unor probleme de adresare mai complexe, cu lanturi de dependente multiple se pune la dispozitie facilitatea Tools - Auditing. În plus, modificarea valorii unei celule implicate într-un calcul astfel încât sa se obtina un anumit rezultat final într-o celula destinatie se poate realiza folosind optiunea Tools - Goal Seek, specificând valoarea finala dorita si adresa celulei care se doreste modificata (a se vedea figura nr.3).

Figura nr. 3 - Fereastra Goal Seek

În afara de valoarea sau formula introdusa într-o celula, acesteia i se mai poate atasa un comentariu, care va aparea la deplasarea cursorului mouse-ului deasupra celulei, relevând semnificatia unor date din foaia de lucru. Introducerea comentariului se poate realiza din meniul principal cu Insert - Comment sau din meniul contextual al celulei sau domeniului selectat, cu optiunea Insert Comment. Comentariile se poate edita cu optiunea Edit Comment (din meniul contextual al domeniului selectat sau din meniul Insert) si sterge cu Delete Comment (din meniul contextual).

Toate comentariile introduse în foaia de lucru se pot activa (vizualiza) / inactiva folosind optiunea View - Comments, care afiseaza suplimentar o bara de instrumente destinata operarii asupra acestora.

În plus, dupa cum se va vedea în paragraful Facilitati de formatare, celulelor li se pot asocia atribute de format.