Helsingin liiketalouden raportointiohje ammattikorkeakoulu

HELSINGIN LIIKETALOUDEN RAPORTOINTIOHJE

AMMATTIKORKEAKOULU

Ritva Haapoja

Raija Niemelä Kevät 2005

Eila Sahala

Reija Sandelin

Anna-Liisa Vitikainen

RAPORTOINTI HELIASSA

SISÄLLYS

LÄHDELUETTELO 16

OHJEEN TAVOITE

Heliassa opiskelijat tekevät runsaasti erilaisia opiskelutehtäviä, joihin kuuluu kirjallista ja suullista raportointia. Hyvä raportointitaito on osa trade­nomin ja restonomin ammattitaitoa.
Tämän raportointiohjeen tavoitteena on antaa opiskelijalle perustiedot kirjallisen raportin laatimisesta. Yksityiskohtaisempia tietoja saa tarvittaessa raportointia ja kielenkäyttöä käsittelevästä kirjallisuudesta, esimerkiksi teoksista Terho Itkonen: Uusi kieliopas, Katariina Iisa & Aino Piehl & Salli Kankaanpää: Tekstintekijän käsikirja ja Sirkka Hirsjärvi & Pirkko Remes & Paula Sajavaara: Tutki ja kirjoita. Tämän ohjeen lähdeluettelossa on mainittu vielä muitakin mahdollisia apuneuvoja. Lisäksi raportointi, kuten useimmiten muukin kirjoittaminen, vaatii perusteellista sisällön pohdintaa ja suunnittelua. Näihin tämä ohje ei anna opastusta, vaan niihin on paneuduttava tilannekohtaisesti.
MIKÄ RAPORTTI ON?
Raportteja tehdään niin työelämässä kuin opiskeltaessakin moniin tarkoituksiin. Matkaraportti, tutkimusraportti, messuraportti, vuosiraportti, seurantaraportti, väliraportti, ympäristöraportti, myyntiraportti, yritysraportti - monista nimityksistä huolimatta kaikissa näissä raporteissa on kyse jotakin asiaa koskevasta selvityksestä tai selonteosta. Ne sisältävät usein myös kirjoittajan omia päätelmiä ja mielipiteitä.
Raportin laatijan onkin oltava selvillä raporttinsa luonteesta, tavoitteesta, näkökulmasta sekä lukija- tai kuulijakunnasta. Raportin laatijan kannattaa pohtia vastaanottajan näkökulmaa esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla (Kauppinen ym. 2000, 84):
Mitä hyötyä lukijalle tai kuulijalle on raportista?

Miten olennaisia ja luotettavia raportissa esitetyt asiat ovat?

Mikä informaatio on hyödyllistä ja tärkeää?

Mitä raportilla halutaan saada aikaan?

RAPORTIN RAKENNE
Raportti kertoo olennaiset asiat esimerkiksi tehdystä työstä, selvityksestä tai tutkimuksesta tai tilanteesta. Raporttiin kuuluvat yleensä seuraavat osiot (Kauppinen ym. 2000, 92):
Alkuosa
- nimiösivu

- tiivistelmä (tarvittaessa)

- sisällys (laajoissa raporteissa)
Runko-osa
- johdanto

- käsittelykappaleet

- yhteenveto tai päätelmät
Loppuosa
- lähteet

- liitteet.

Nimiösivu
Nimiösivu luo ensivaikutelman koko työstä. Sen visuaalinen ilme riippuu paitsi työn laatijasta ja aiheesta myös sen yhteisön käytänteistä, jossa raportti laaditaan. Yleensä nimiön tulee sisältää perustiedot raportista: laatija (oma nimi tai raportin laatineen ryhmän jäsenten nimet), yhteisö (oppilaitos ja koulutusohjelma), ajankohta, aihe (työn otsikko) ja luonnollisesti myös sanan RAPORTTI tulee olla mukana. Opiskeluun liittyvissä töissä on syytä merkitä nimiösivulle myös opintojakso, jonka työstä on kyse. Nimiösivun ulkoasua voi kehitellä vapaasti, esimerkiksi käsiteltävän yrityksen ilmeen mukaan. Mainittujen perustietojen on kuitenkin oltava mukana.
Tiivistelmä
Tiivistelmä (abstrakti) antaa kokonaiskuvan työstä. Se kattaa raportin koko sisällön. Lähtökohtana on, että lukijalle tiivistelmään tutustuttuaan syntyy käsitys raportin keskeisestä sisällöstä, vaikka hän ei koko työtä lukisikaan. Tiivistelmässä käsitellään työn tavoite ja rajaus, työn toteutus ja mahdolliset menetelmät. Lisäksi esitetään saadut tulokset sekä johtopäätökset. Sen tulee olla pituudeltaan korkeintaan yhden sivun mittainen (noin 200 - 250 sanaa). Tämän vuoksi onkin syytä keskittyä kiinnostavimpiin ja olennaisimpiin seikkoihin. (Iisa ym. 1999, 365 – 366.)
Tiivistelmä tulee jäsennellä selkeäksi. Kappalejako on tähän hyvä keino, sen sijaan väliotsikoita ei käytetä (tämä tapa tulee Helian opinnäytetöiden tiivistelmistä; joissain yhteisöissä kuitenkin sivun mittaisissa tiivistelmissä käytetään väliotsikoita). Tiivistelmässä käytetään kokonaisia lauseita ja virkkeitä. Tyyli on toteavaa, asiallista ja tiivistä. Yleensä käytetään passiivimuotoa ja menneen ajan aikamuotoja. Tiivistelmään eivät kuulu lähdeviittaukset tai viittaukset kuviin tai taulukoihin. Sen yläosaan tulevat raportin bibliografiset tiedot ja alaosaan keskeiset avainsanat tiedonhakujärjestelmiä varten.
Sisällys
Sisällysluettelo otsikoidaan sanalla SISÄLLYS. Sen tulee olla selkeä ja looginen ja kertoa raportin kokonaisrakenteesta informatiivisesti. Kirjoittajan kannattaa muistaa, että moni lukijoista silmäilee ehkä ensin tiivistelmää ja katselee sen jälkeen sisällysluetteloa varmistuakseen siitä, kannattaako raporttia lukea kokonaisuudessaan. Sisällys kertoo paitsi sisällöstä myös siitä, miten asioita raportissa painotetaan ja mitkä ovat niiden keskinäiset suhteet. (Kauppinen ym. 2000, 93.)

Sisällyksessä käytetään otsikoiden yhteydessä numerointia, joka ulkoasun lisäksi osoittaa raportin pää- ja alaluvut. Näin voi sisällystä silmäilemällä päästä nopeasti selville tekstin hierarkkisista suhteista ja painotuksista. Numeroinnin ja otsikoinnin tulee olla sekä sisällysluettelossa että varsinaisilla tekstisivuilla samassa muodossa niin sisällöltään kuin ulkoasultaan. Kullakin pääluvulla tulee olla vähintään kaksi alalukua, ennen kuin tekstiä kannattaa erottaa omiksi alaluvuikseen (esim. luvussa 5 vähintään alaluvut 5.1 ja 5.2). (Kauppinen etc. 2000, 93.) Liiallinen hierarkkisuus jäsentelyssä (tyyliin 1.2.4.5.1 ja 1.2.4.5.2) voi puolestaan hajottaa kokonaisuutta varsinkin suhteellisen lyhyissä raporteissa.

Raportin laatimisessa kannattaa muistaa, että numeroitu otsikko tulee vain kokonaisiin lukuihin, jotka puolestaan voivat sisältää useita kappaleita. Kaikkia kappaleita ei kannata numeroida ja otsikoida. Lukua pienempiä tekstiosioita voi havainnollistaa väliotsikoin, mutta niitä ei välttämättä numeroida eikä merkitä sisällysluetteloon. Tämän raportointiohjeen sisällysluetteloa voi hyödyntää eräänlaisena mallina raporttien sisällyksiin.
Sisällykseen tulee varsinaisten sisältöotsikoiden lisäksi LIITTEET, jotka yksilöidään samassa yhteydessä sisällyksen lopussa nimen ja numeron avulla. Liitteitä ei numeroida tekstisivujen jatkoksi vaan erikseen liitteiden järjestyksen mukaan.
Johdanto
Johdanto vie lukijan aiheeseen, kertoo raportin tavoitteen ja rajauksen sekä antaa alustavat tiedot käsiteltävästä asiasta. Tavoitteena on lukijan kiinnostuksen herättäminen ja työn lähtökohtien esitteleminen. Usein johdanto kuvaa myös työn rakenteen ja etenemisen. Joskus on hyvä selvittää lisäksi raportin keskeiset käsitteet jo tässä yhteydessä.
Johdanto-osan on syytä olla napakka ja lyhyt, oikeassa suhteessa koko työn laajuuteen. Siinä voi joskus olla vain muutaman virkkeen kuvaus raportin tavoitteista ja lähtökohdista, mutta laajoissa tutkimusraporteissa tai opinnäytetöissä johdanto voi olla useiden sivujen mittainen. Jälkimmäisessä tapauksessa johdanto on parasta jakaa alalukuihin
Vaikka johdanto on ensimmäinen varsinainen tekstiosuus työssä, monet kirjoittavat sen valmiiksi viimeisenä. Sitä voi tietysti kehitellä koko kirjoittamisprosessin kuluessa.
Käsittely
Raportissa keskeisin osa on itse aiheen käsittelyllä. Se jakautuu tarkoituksenmukaisesti lukuihin, joiden jäsentelyssä voidaan käyttää erilaisia jäsentelyperiaatteita työn tarkoituksen ja luonteen mukaan. Näitä mahdollisia jäsentelyvaihtoehtoja ovat esimerkiksi aika-, ongelmanratkaisu-, aihepiiri- tai asiakohtainen jäsentely tai vastakohta-asettelu (Iisa ym.1999, 84) Usein käsiteltävä asia luontevasti ohjaa tekstin jäsentelyssä tai jäsentelyyn vaikuttaa toimeksianto, kuten vaikkapa yritystalouden opettajien antama tehtävä yritysraportin laatimisesta.
Yhteenveto ja päätelmät

Lopuksi kootaan tärkeimmät tulokset ja havainnot työstä yhteenveto- tai päätelmiä-luvuksi. Siinä kirjoittaja voi tuoda esiin omia pohdintojaan aiheesta. Siinä voidaan myös arvioida tulosten merkittävyyttä, tehdä päätelmiä ja mahdollisia kehittämisehdotuksia. Yhteenvedossa ei esitetä enää sellaista tietoa, jota ei itse käsittelyssä ole ollut.

Lähteet
Lähdeluetteloon tulevat vain itse raportissa käytetyt lähteet, joihin on sulkeissa oleva viittaus tekstissä. Lähteiden merkintää ja lähdeluettelon laatimista käsitellään tässä ohjeessa tarkemmin kohdassa Lähteiden käyttö.
Liitteet
Kaikilla raportin liitteillä tulee olla nimi ja numero. Liitteet numeroidaan juoksevasti omana kokonaisuutenaan. Kaikkiin liitteisiin on viitattava itse raportissa, millä samalla perustellaan liitteiden tarpeellisuus ja merkitys. Mitään ylimääräisiä liitteitä ei siis tule lisätä raporttiin. Jos työhön sisältyy paljon taulukoita tai kuvia, ne voi sijoittaa liitteiksi varsinkin silloin, kun niiden määrä tuntuu häiritsevän varsinaisen tekstin lukemista.
KIELI JA TYYLI
Hyvä asiatyyli
Raportin teksti on tarkoitettu luettavaksi ja ymmärrettäväksi. Kirjoittajan on hyvä paneutua lukijan asemaan, jotta teksti olisi helppolukuista. Raportti noudattaa tieteellisen tyylin periaatteita. Tehokas tieteellinen tyyli on

selkeää, tiivistä, yksiselitteistä, havainnollista ja kieliasultaan virheetöntä. Tieteelliseen tekstiin eivät sovi humoristiset tai kuvalliset ilmaisut. Erityistä huomiota tulee kiinnittää tyylin yhtenäisyyteen, kun käytetään erilaisia lähteitä tai raporttia kirjoitetaan ryhmätyönä.

Tieteellisessä tekstissä kirjoittaja esittelee asian, analysoi sitä ja perustelee tarkasteltavaa ilmiötä eri puolilta käyttämällä apunaan lähdeaineistoa tai omia havaintojaan. Tarkoitus on saada lukija vakuuttuneeksi asiasta. Jos ajatus ei ole kirjoittajan oma, on tämä osoitettava lukijalle merkitsemällä lähdeviite kyseisen kohdan jälkeen. Suoria lainauksia ja runsasta lainausmerkkien käyttöä on syytä välttää. Kirjoittaja esittää muualta lainatun asian omin sanoin, omalla tyylillään.
Raportin teksti kirjoitetaan täydellisin lausein ja virkkein. Lyhenteitä käytetään säästeliäästi:
Esimerkki:

Ilmiöön on viitattu esim. s. 22.

Paremmin:

Ilmiöön on viitattu esimerkiksi sivulla 22.

Kappaleet

Kappaleissa on vähintään kaksi virkettä. Hyvä teksti on jäsennelty johdonmukaisesti, mikä näkyy myös kappalejaossa ja kappaleiden rakenteissa. Kappaleet eivät ole kokoelma irrallisia virkkeitä, vaan niillä on tietty yhteys toisiinsa. Hyvässä tekstissä on selvä ”punainen lanka”. (Kangasharju & Majapuro 1996, 79.)

Yleensä kappaleen alussa on ideavirke eli aihevirke, joka ilmaisee perusajatuksen. Aloitusvirkettä seuraavat tukivirkkeet, joissa on täsmennyksiä ja esimerkkejä asian perustelemiseksi. (Hirsjärvi ym. 2000, 261.)
Kirjoittajan persoona
Tieteellisessä tyylissä kirjoittajan persoona jää taka-alalle. Se lisää tekstin objektiivisuutta ja uskottavuutta. Asian kuvailussa ja tulosten esittelyssä käytetään yleensä passiivia tai 3. persoonaa.
Esimerkki:

Asiaa tarkasteltaessa huomataan, että - -.

Asiaa tarkastellessa huomaa, että - -.
Kuitenkin johdannossa tai muuallakin, jos esitetään selvästi omia mielipiteitä, voi viitata kirjoittajaan tai kirjoittajiin käyttämällä 1. persoonan muotoja. Suomen kielessä persoonamuodon käyttö on verrattain huomaamatonta, koska persoonan voi ilmaista pelkällä persoonapäätteellä ilman pronominia.

Esimerkki:

Käsittelen tässä työssäni eräitä tapauksia - -.

Raportissa kuvaamme X-yritystä - -.

Yksikön 2. persoonan käyttö sen sijaan ei ole suotavaa.
Esimerkki:

Jos otat pankista miljoonalainan, sinun täytyy suunnitella - -.

Paremmin:

Jos ottaa pankista miljoonalainan, täytyy suunnitella - -.

Aikamuodot
Tieteellisen tyylin hallitseva aikamuoto on preesens, jolla kuvataan pysyviä asiantiloja ja yleispäteviä totuuksia (Kangasharju & Majapuro 1996, 74). Imperfektiä käytetään esimerkiksi viitattaessa omaan tutkimukseen tai haastatteluun.
Futuurin käyttö ei ole suomen kielen rakenteen mukaista, vaikka se onkin tullut kieleen vieraiden kielten vaikutuksesta. Tulevaan aikaan voi viitata käyttämällä preesensiä ja ajanmääritettä.
Esimerkki:

Tänä vuonna yrityksessä tullaan tekemään uudistuksia - -.

Paremmin:

Tänä vuonna yrityksessä tehdään uudistuksia - -.

Otsikointi
Otsikon tulee olla kattava, luonteva ja lyhyt. Yleensä otsikko on muodoltaan perusmuotoinen substantiivi.
Samantasoisia otsikoita tulee jäsentelyssä olla vähintään kaksi. Jos luvusta ei pysty erottamaan enempää kuin yhden alaotsikon, pelkkä yläotsikko riittää. Jos luvussa taas käsitellään kahta tai useampaa asiaa, kullekin alaluvulle tulee oma otsikkonsa. Pääotsikko kirjoitetaan suurin kirjaimin. (Kangasharju & Majapuro 1996, 97 – 99.)
Luetelmat
Luetelma voi joskus olla havainnollisin tapa esittää asioita tiiviissä muodossa. Luetelmien laadinnassa on kuitenkin muistettava muutamia seikkoja:
- Kaikkien luetelman osien on sovittava muodoltaan johdanto- jakson jatkeeksi.
- Luetelman osien on oltava muodoltaan ja sisällöltään rinnas- teisia.
- Jos osat ovat täydellisiä virkkeitä, ne alkavat isolla alkukirjai- mella ja päättyvät isoon välimerkkiin (piste, kysymys- ja huu- tomerkki).
- Jos osat ovat yksittäisiä sanoja, vaillinaisia lauseita tai virk- keitä, vain viimeisen osan jälkeen tulee iso välimerkki.
Luetelmia ei kuitenkaan pidä käyttää liikaa.
RAPORTIN ULKOASU
Asettelu

Raporttien ja muiden Heliassa tehtävien opiskelutehtävien ulkoasussa käytetään vakioasettelua (SFS 2487, 2000). Se tarjoaa mahdollisuuden tarkoituksenmukaisiin ratkaisuihin paitsi opiskeluaikana tehtävissä töissä myös työelämän tekstien laadinnassa.

Tämä raportin laatimisohje tarjoaa yhden esimerkin vakioasettelun käytöstä ja soveltuu myös raportteihin. Standardin mukaan kirjasintyyppi on Arial ja pistekoko 11 tai Times New Roman 12 pt. Tässä ohjeessa on rivivälinä ns. perusriviväli (riviväli 1), sillä teksti on kirjoitettu kapealle palstalle (alkaen kohdasta C2). Leveämmällä palstalla (alkaen C1:stä) käytetään riviväliä 1,5. Jälkimmäinen tapa soveltuu hyvin laajoihin teksteihin, siis myös monisivuisiin raportteihin, ja sitä suositetaan käytettäväksi myös kommentoitavissa opiskelutehtävissä (Hirsjärvi ym. 2000, 390).
Tunnistetiedot (lähettäjää ja asiakirjaa koskevat tiedot) tulevat sivun yläreunaan (1 cm ylälaidasta). Tunnistetietojen ensimmäinen rivi toistetaan joka sivulla koko varsinaisessa työssä (ei liitteissä). Varsinainen teksti alkaa riviltä 9.
Yläreunaan tulee jättää ainakin 1 cm tilaa, alareunaan 2 cm, vasempaan reunaan 2 cm ja oikeaan reunaan 1,5 cm. Vasemmassa reunassa varsinainen teksti alkaa aina samasta kohtaa (joko C1:stä tai C2:sta) eli kappaleen ensimmäistä riviä ei sisennetä, sillä kappalejako osoitetaan tyhjällä rivillä. Oikean reunan voi tasata tai jättää liehuksi. Jos oikea reuna tasataan, on käytettävä tavutusta. Pääotsikot aloitetaan sarkainkohdasta C0.
Silmäiltävyys
Raporteissa, kuten muissakin teksteissä, voidaan käyttää silmäiltävyyttä edistäviä havainnollistamiskeinoja, esimerkiksi sisennyksiä, lihavointia ja väliotsikoita. Alleviivauksia ja harvennuksia sen sijaan tulisi välttää. Kaikkia havainnollistamiskeinoja kannattaa kuitenkin harkita, sillä liiallisuus tässäkin asiassa voi olla haitaksi. Tekstinkäsittelyohjelmalla on mahdollista valita kirjoitettavalle tekstille tyyli, jonka avulla voidaan määritellä otsikoiden ja leipätekstin ulkoasu asiakirjassa. (Kauppinen ym. 2000, 18; Itkonen 2000, 46 – 47.)
Taulukot ja kuviot
Tekstiä voi havainnollistaa taulukoiden, kuvioiden, kuvien tai graafisten esitysten avulla. Jokaisella taulukolla ja kuviolla on oltava otsikko. Nämä numeroidaan juoksevasti läpi koko työn kumpikin omana sarjanaan. Taulukon numero ja otsikko kirjoitetaan taulukon yläpuolelle. Kuvion numero ja otsikko kirjoitetaan taas kuvion alapuolelle. Sanat TAULUKKO, KUVIO jne. on tapana kirjoittaa suuraakkosin. Jos tiedot eivät ole kirjoittajan omasta aineistosta, lähde merkitään kuvan ja taulukon nimen yhteyteen.
Kaikkiin taulukoihin ja kuvioihin on viitattava tekstissä, ja usein niitä on hyvä kommentoida tekstissä laajemminkin. Suurikokoinen taulukko tai kuvio voi olla myös raportin liitteenä.
LÄHTEIDEN KÄYTTÖ
Opinnäytetyöksi tarkoitetusta kirjallisesta työstä lukijan (arvostelijan) on voitava nähdä, mikä on kirjoittajan omaa tekstiä ja päättelyä, mikä lähteistä lainattua. Tästä syystä kirjoittajan on oltava huolellinen lähteiden valinnassa ja käytössä, lähdeviitteiden merkinnässä ja lähdeluettelon laadinnassa.

Lähteiden valinta

Lähdemateriaalin valinnassa tulee kiinnittää huomiota lähteiden ajankohtaisuuteen, luotettavuuteen ja monipuolisuuteen. Lähteiksi sopivat kirjat, lehtiartikkelit, haastattelut, opinnäytetyöt sekä sähköiset julkaisut. Lähteenä voidaan joskus käyttää myös yrityksen vuosikertomuksia, sisäisiä julkaisuja, esitteitä, mainoksia, luentomuistiinpanoja ja muuta epävirallista materiaalia. Tällaisissa tapauksissa merkitään lähdeluetteloon luonnehdinta, millaisesta on kyse.
Elektronisten lähteiden, kuten CD-ROMien, tietokantojen, WWW-julkai­sujen ja sähköpostiviestien käyttö perinteisen lähdemateriaalin rinnalla on suositeltavaa, mutta yksinomaan niiden varaan kirjallista työtä ei kannata rakentaa, ellei se nimenomaan ole tehtävän tavoite. Julkaiseminen tietoverkoissa eroaa ratkaisevasti perinteisestä julkaisemisesta. Sen vuoksi viittaustekniikassakin on joitakin eroja, vaikka pääperiaatteena on lähteen mahdollisimman tarkka määrittely aivan samoin kuin perinteisiäkin lähteitä käytettäessä. Lainattavan sähköisen aineiston tekijän ja teoksen tai artikkelin nimi sekä tekijän taustayhteisö ovat luotettavuuden kannalta ensiarvoisen tärkeitä tietoja. Näiden tietojen lisäksi sähköisistä lähteistä on tapana mainita, mistä ja miten ne löytyvät, eli ns. Internet-osoite. Määrittelyn tarkkuus riippuu mm. aineiston muodosta ja käyttötarkoituksesta.
Lähdeviitteen merkintä
Käytetyt lähteet ilmaistaan sekä itse tekstissä että kirjoitelman loppuun laadittavassa lähdeluettelossa. Tekstin sisään merkityn lähdeviitteen tarkoituksena on ilmoittaa, kenen tekstiä tai ajatuksia lainataan. Lähdeviite kertoo sivun tarkkuudella, mistä teoksesta tai artikkelista lainaus on peräisin. Elektronista lähdettä ei yleensä mielletä koostuvaksi sivuista perinteisessä mielessä, eikä sivunumeroita näin ollen mainita. Lainausta on sekä sanasanainen, suora lainaus että vapaasti, referoiden lainattu teksti. Lähdemateriaalin käytössä noudatetaan seuraavia ohjeita:

Lähdeviite merkitään kaarisulkeisiin heti lainatun kohdan jälkeen. Viite voi koskea enintään sitä kappaletta, jonka lopussa se on. Lähdeviite ohjaa lukijan kirjoituksen lopussa olevaan lähdeluetteloon, jossa ovat tarkemmat bibliografiset tiedot lähteestä. Tästä syystä viitteen ja lähdeluettelon välillä tulee olla tiukka vastaavuus: viitteen pitää ohjata lukija vaivattomasti lähdeluettelon oikeaan kohtaan.

Lähdeviitteeseen merkitään
- kirjoittajan sukunimi. Jos lähdeteosten joukossa on toisen samannimisen kirjoittajan kirja, on selvyyden vuoksi mainittava etunimi. Jos teoksella on useita tekijöitä, merkitään nimien väliin ajatusviiva tai &-merkki. Jos kirjoittaja ei ole tiedossa, merkitään teoksen tai artikkelin nimi, tai jos nimi on pitkä, harkinnan mukaan sen lyhenne. Lyhenne on selitettävä lähdeluette­lossa.
- teoksen tai artikkelin painovuosi.

Saman tekijän samana vuonna ilmestyneet teokset erotetaan toisistaan merkitsemällä ilmestymisvuoden jälkeen a, b jne. (1997 a, 1997 b).

- sivunumero(t), jos lainaus on kirjasta. Myös lehden sivunumerot voidaan mainita. Vuosiluvun ja sivuluvun väliin laitetaan pilkku tai kaksoispiste.
Esimerkkejä erilaisten viitteiden merkinnästä:
(Castell 1985: 4 - 5)
(Castell 1985, 4 - 5)
(Hintikka 1994)
(Lonka & Lonka 1991: 12) tai (Lonka & Lonka 1991, 12)
(NCC luopuu Siljasta, jos saa oikean hinnan 1997)
(Rahola 1996) (sähköinen lähde, tekijä tiedetään)
(State of the Environment Norway 1995) (sähköinen lähde, tekijää ei tiedetä)
Kaikki muu teoksia tai kirjoituksia koskeva tieto sijoitetaan lähdeluetteloon viitteen ensimmäisen sanan mukaan aakkostettuna.
Suora lainaus Suoria lainoja tulee käyttää harkiten. Suora lainaus pannaan aina lainausmerkkeihin. Lähdeviite muodostaa oman "virkkeensä", eli päättyy sulkeiden sisäpuolelle jäävään pisteeseen.
Esimerkki
"Ajatus, ettei tarvitse keskittyä mihinkään määrättyyn vaan siihen, mikä kullakin hetkellä ´lyö läpi´ jostain aistikanavasta, antaa yllättäviä mahdollisuuksia keskittyä hankalissakin tilanteissa. Voidaan jopa väittää, että mitä hankalampi tilanne, sen helpompi on keskittyä." (Tahkokallio 1992, 127.)
Viite yhteen lainattuun virkkeeseen
Lähdeviitteiden merkinnässä on eroja sen mukaan, onko lainattua tekstiä yksi virke vai enemmän. Jos viite kohdistuu vain yhteen lainattuun virkkeeseen tai sen osaan, viite sijoitetaan sulkeissa kyseisen virkkeen sisään. Virkkeen loppupiste tulee siis vasta sulkumerkin jälkeen.
Esimerkkejä
Varustamoyhtiö Siljan suurin omistaja, ruotsalainen konserni NCC, etsii mahdollisuutta luopua omistuksestaan (NCC luopuu Siljasta, jos saa oikean hinnan 1997).
Näennäismuisti tarkoittaa ohjelman käytössä olevaa näennäistä muistia, joka on toteutettu tätä pienempää todellista muistitilaa käyttäen (ATK-sanakirja 1990, 76).
Lähdeviite ei ole välttämättä aina virkkeen lopussa:
Matti Karhun (1994, 80) mukaan medioiden eroista antaa hyvän kuvan se, että illan televisiouutisten kaikki puhuttu teksti mahtuu painettuna yhdelle Helsingin Sanomien sivulle.
Viite useaan virkkeeseen
Jos kirjoittaja on lainannut - suoraan tai referoiden - enemmän kuin yhden virkkeen, teksti päättyy normaaliin tapaan loppuvälimerkkiin, asiateksti useimmiten pisteeseen. Sen jälkeen on lähdeviite sulkeissa omana "virkkeenään", eli se päättyy sulkumerkin sisäpuolelle jäävään pisteeseen.
Esimerkkejä
Eräässä suhteessa tietokone muistuttaa suuresti ihmistä: se voi keskustella vain siinä tapauksessa, että löytää keskustelukumppanin. Noin sata vuotta sitten puhelimen leviäminen oli aluksi hidasta juuri siitä syystä. (Ahtola - Peltonen 1990, 5.)
Juha Palojärven mukaan tietokonekulttuuria on leimannut yli-innostus ja haittojen vähätteleminen. Näppäilyä tai hiiren käyttöä pidetään niin kevyenä työnä, että on häpeällistä valittaa niiden aiheuttamasta rasituksesta. (Palojärvi 1993.)

Selkeys ja kieliopillinen moitteettomuus ovat hyvän asiaproosan tunnusmerkkejä. Normeista poikkeaminen lisää aina myös väärinymmärryksen mahdollisuutta. (Rintala 1983, 193.)

Yksittäinen WWW-sivu on yhtenäinen pitkä tiedosto, joka on nimensä mukaisesti yhtä ja samaa sivua. Sen abstrakti olemus ei yleensä ole pilkottavissa kirjojen ja lehtien tapaan samankokoisiksi palasiksi. Elektronisessa julkaisussa ei yleensä olekaan sivunumerointia. (Heinisuo & Ekholm, 41.)
Keijo Tahkokallio (1992, 14) määrittelee, mistä erottaa optimistin ja pessimistin. "Kun pessimisti sanoo, että nyt ovat asiat niin huonosti, että huonommiksi ne eivät enää voi tulla, sanoo optimisti, että kyllä voivat."
Haastatteluun viittaaminen
Haastatteluun viitattaessa tekstin sulkeisiin merkitään henkilön nimi ja vuosiluku. Muut tiedot tulevat lähdeluetteloon.
Esimerkki
Tarja Paasi-Mayn (2001, suull.) mukaan suppeissa opinnäytetöissä ei ole tarpeen tehdä erillistä kirjallisuusluetteloa käytetystä oheiskirjallisuudesta, johon ei tekstissä ole viitteitä. Luettelo käytetyistä lähteistä riittää.

Toistuva viite Jos kirjoittaja lainaa samaa lähdettä samalla sivulla useassa peräkkäisessä kappaleessa, hän voi menetellä kuten edellä on kerrottu, tai käyttää vähän lyhyempää merkintätapaa: joka sivun ensimmäiseen viitteeseen kirjoitetaan tiedot yllä olevien ohjeiden mukaan, seuraavissa samalla sivulla olevissa viitteissä käytetään lyhennettä mt. (mainitun teoksen sivu(i)lla).

- - (mt. 25). = Asianomaisessa virkkeessä on lainausta.

- -. (Mt. 45.) = Useammassa edeltävässä virkkeessä on lainausta.

Sähköiset lähteet
Elektroninen media on asialähteenä edelleenkin niin uusi, että lähdemerkintätyyli ei ole ehtinyt vakiintua. Lähdeviitteen tarkoitus on kuitenkin sähköiseen aineistoon viitattaessa sama kuin perinteiseenkin lähteeseen viitattaessa: viite lisää kirjoituksen luotettavuutta ja antaa niin tarkat tiedot lähteestä, että lukija voi sen halutessaan tunnistaa ja paikantaa. Verkkojulkaisusta on voitava ilmoittaa tekijä, kirjoituksen nimi ja julkaisija, jotta sitä voitaisiin käyttää asialähteenä kirjallisessa työssä. Julkaisijalla tarkoitetaan tässä nimenomaan asianomaisesta sisältökohdasta vastuussa olevaa ylläpitäjää. On syytä muistaa, että julkaisu on julkaisutavasta - paperi, CD, WWW tms. - riippumatta aina ensisijaisesti jotakin tyyppiä, esimerkiksi artikkeli, raportti, esite tai mainos.
Elektroniselle julkaisulle on ominaista nopea muutos ja uudet versiot, ja kokonaiset tietokannat voivat yhtäkkiä lakata olemasta. Siitä syystä viittaustekniikkakin on erilaista, ja kirjoittajan on kiinnitettävä tavallista enemmän huomiota lähdekritiikkiin. Verkkojulkaisuihin viitattaessa on ilmoitettava viittauksen ajankohta joissakin tapauksissa jopa kellon tarkkuudella. Lisäksi on mainittava, milloin julkaisua on viimeksi päivitetty, jos se on mainittu. Internetin tapauksessa on huomaavaista mainita myös julkaisun tiedostomuoto (HTML, ASCII, PS, PDF), joka ilmaisee, millaisella ohjelmalla dokumentti on luettavissa. Suuresta tiedostosta on hyvä mainita myös koko.
Sähköisistä lähteistä on - toisin kuin perinteisistä lähteistä - lisäksi tapana mainita kirjoittajan, teoksen nimen ym. tavanomaisten tietojen lisäksi, mistä ja miten lähde on verkosta löydettävissä. Internetissä oleva julkaisu voidaan paikantaa URL-paikantimen avulla. Tämä Uniform Resourse Locator määrittelee yhteystavan, tietokoneen nimen sekä dokumentin hakemistopolun ja nimen. On siis huomattava, että URL-viittaukset osoittavat tiettyyn paikkaan Internetissä, eivät tiettyyn julkaisuun. Julkaisun kirjoittaja voi halutessaan siirtää julkaisunsa johonkin toiseen paikkaan, eikä aikaisempi URL-viittaus enää pidäkään paikkaansa. Kirjoittaja voi myös poistaa julkaisunsa kokonaan, eikä sitä ole sen jälkeen välttämättä missään nähtävänä eikä arkistoituna. Sen vuoksi kannattaa harkita sähköisen lähteen tulostamista paperille tai tallentamista esimerkiksi levykkeelle, jossa tiedot säilyvät muuttumattomina.
LÄHDELUETTELON LAATIMINEN
Raportin loppuun laaditaan tarkkoine bibliografisine tietoineen luettelo kaikesta materiaalista, johon tekstissä on viittauksia. Mahdollista oheiskirjallisuutta, jota kirjoittaja on lukenut mutta johon hän ei tekstissä viittaa, ei lähdeluettelossa mainita.
Lähteet luetellaan aakkosjärjestyksessä tekijän sukunimen mukaan, tai jos teoksella tai artikkelilla ei ole tiettyä tekijää, teos sijoitetaan aakkosjärjestykseen oman nimensä ensimmäisen kirjaimen mukaan. Painetut ja painamattomat sekä suulliset lähteet, esimerkiksi opinnäytetyöt, luentomuis­tiinpanot ja haastattelut, on hyvä ryhmitellä erikseen. Tämän raportointiohjeen lopussa on esimerkki lähdeluettelosta.

Kirjasta mainitaan lähdeluettelossa

- tekijä tai tekijät; jos kirja on kokoomateos, jolla on toimittaja, mainitaan hänen nimensä, ja sana "toimittaja" tai "toim." lisätään sulkeissa
- ilmestymisvuosi
- teoksen nimi ja osa

• 
  painos, jos se ei ole ensimmäinen
  

- kustantaja

- painopaikka
- mahdollinen sarja, johon julkaisu kuuluu, ja sen numero sarjassa.
Aikakauslehden ja -kirjan artikkelista mainitaan
- kirjoittaja tai kirjoittajat
- kirjoituksen nimi

• 
  lehden tai julkaisusarjan nimi
  

- numero ja ilmestymisvuosi

Sanomalehtiartikkelista merkitään
- kirjoittajan nimi, jos se on lehdessä mainittu
- artikkelin nimi
- lehden nimi
- lehden ilmestymispäivä.
Haastattelusta mainitaan
- haastatellun henkilön nimi
- arvo tai asema yrityksessä mahdollisimman tarkoin
- yritys, jossa henkilö toimii
- haastattelija
- haastattelun ajankohta.
Sähköisestä lähteestä mainitaan

• 
  kirjoittaja
  

• 
  kirjoittamisajankohta
  

- artikkelin nimi

- taustayhteisö, jos se on mainittu
- päivityksen ajankohta
- viittauksen ajankohta vähintään päivän tarkkuudella.
- tarkka URL-osoite
- saatavuus ja käyttötapa.
VIIMEISTELY
Viimeistelyyn kannattaa jättää riittävästi aikaa. Seuraavassa on muutamia vihjeitä viimeistely- ja tarkistusvaiheeseen.
- Onko nimiösivu ohjeiden mukainen?
- Kertooko tiivistelmä olennaisen raportista, ja onko se

ymmärrettävissä itsenäisenä kokonaisuutena?

- Onko jäsentely johdonmukainen ja tasapainoinen?
- Vastaavatko otsikot lukujen sisältöjä?
- Onko tyyli yhtenäinen ja kieliasu moitteeton?

- Onko lähdeviitteet merkitty ohjeiden mukaisesti ja onko jokai- sella viitteellä vastine lähdeluettelossa?

- Onko kaikkiin taulukoihin ja kuviin viitattu tekstissä ja onko niillä nimi ja numero?
- Viitataanko tekstissä mukana oleviin liitteisiin ja onko niillä kaikilla nimi ja numero?
- Ovatko merkintätavat yhtenäiset koko työssä?
- Millainen on raportin yleisilme?

LÄHDELUETTELO

Kirjalliset lähteet

Ahtola, Eelis & Peltonen, Seppo 1990. Tiedonsiirron perusteet. Kolmas, uusittu painos. Tietoportti Ky. Kouvola.
ATK-sanakirja 1990. Viides korjattu painos. Tietotekniikan liitto ry. Suomen ATK-kustannus.
Castell, Stephen 1985. ATK-harrastelija. Kauppiaitten kustannus 0y. Mänttä.
Heinisuo, Rami & Ekholm, Kai 1997. Elektronisen viittaamisen opas. Jyväskylän yliopiston julkaisuja n:o 40. Jyväskylän yliopiston kirjasto. Jyväskylä.

Hintikka, Kari A. 1994. Tieto - neljäs tuotannontekijä [on line]. Painatuskeskus. Helsinki. Päivitetty 30.12.1994. Viitattu 6.7.1996. Saatavilla www-muodossa: URL:http://www.uiah.fi~CONS/T4.HTML. Julkaistu verkossa kirjan painoksen loputtua.

Hirsjärvi, Sirkka & Remes, Pirkko & Sajavaara, Paula 2000. Tutki ja kirjoita. 6. uudistettu laitos. Tammi. Vantaa.
Iisa, Katariina & Piehl, Aino & Kankaanpää, Salli 1999. Tekstintekijän käsikirja. 3. painos. Yrityskirjat. Jyväskylä.
Itkonen, Terho 2000. Uusi kieliopas. Tarkistanut ja uudistanut Sari Maamies. Viides painos. Kustannusosakeyhtiö Tammi. Helsinki.
Kangasharju, Helena & Majapuro, Marketta 1996. Tutkimusraportin kirjoittaminen. Helsingin kauppakorkeakoulun julkaisuja D-194. Helsinki.
Karhu, Matti 1994. Julkinen johtaja. Miten oppia elämään mediayhteiskunnassa. Tietopaketti Oy. Jyväskylä.
Kauppinen, Anneli & Nummi, Jyrki & Savola, Tea & Hänninen, Marja 2000. Tekniikan viestintä. Oy Edita Ab. Helsinki.

Lonka, Kirsti & Lonka, Irma 1991. Aktivoiva opetus. Kirjayhtymä. Tampere.

NCC luopuu Siljasta, jos saa oikean hinnan 1997: NCC luopuu Siljasta, jos saa oikean hinnan. Helsingin Sanomat 22.8.1997.
Palojärvi, Juha 1993. Kivut vaanivat tehonäppäilijää. Mikro PC 6 - 7/93.
Rahola, Jussi 1996. Visualization and animation of the construction of the Klein bottle [on line MPEG -animaatio] The mode of the Klein bottle provided by Ari Lehtonen. Viitattu 1.10.1996.

URL:htttp://www.csc.fi/math_topics/Movies/Klein.html

Rintala, Päivi 1983. Tyyliopin perusteita: Mitä tyyli on? - Nykysuomen käsikirja (toim. Osmo Ikola). 7., tarkistettu painos. Weilin+Göös. Espoo.
SFS 2487. Asiakirjan tekstin asettelu. 7. painos. Suomen Standardisoimisliitto SFS. 2000.
State of Environment Norway 1995 [on line]. Arendal: Grid-Arendal, 1996. Myös norjankielinen versio. Last updated 27. September 1996. Viitattu 12.10.1996.

URL:http://www.grida.no/soeno95/

Tahkokallio, Keijo 1992. Ajattele myönteisesti. Avaimia muutokseen.

WSOY .
Suulliset lähteet

Paasi-May, Tarja, fil. kand., lehtori. Helsingin liiketalouden ammattikorkeakoulu. Tietojenkäsittelyn koulutusohjelma. Haastatteli Anna-Liisa Vitikainen 4.6.2001.