İkg op öncelik 1’e ilişkin Değerlendirme (İstihdam) Ankara, Ekim 2013

Bazı durumlarda beklenen sonuçların ve faaliyetlerin hacmi, verilen sürede yapılamayacak kadar fazlaydı.	Sonuçların ve faaliyetlerin hacmi planlanan süreyle uyum içinde değildi.	Gelecekteki TD projeleri daha az sayıda sonuç ve faaliyet ile planlanmalıdır.	TD projelerinin daha net bir odaklanmayla ve daha az sayıda sonuç ve faaliyet beklentisiyle planlanması.
TD projeleri ile HP projeleri senkronize edilmemiştir. HP sonuçlarının değerlendirilmesi öngörülmemiştir.	HP bittiğinde TD projeleri operasyonda olmasına rağmen HP sonuçlarının değerlendirilmesi yapılmamıştır.	Gelecekteki TD projeleri HP ile bağlantılı olarak tasarlanmalı ve en azından HP sonuçlarını değerlendirmelidir.	TD projeleri HP’den daha sonra başladığı durumlarda HP sonuçlarının değerlendirilmesinin TD içinde bir faaliyet olarak planlanması.
ToR ile uygulamanın başlaması arasındaki zaman farkı 3 yıla kadar çıkıyordu.	Uygulama başladığında bazı hedefler ve sonuçlar çoktan zaman aşımına uğramıştı.	Prosedürlerin kısaltılması veya daha başlangıç aşamasındayken sonuçların gözden geçirilmesi gereklidir.	TD projeleri için ihale prosedürlerinin hızlandırılması. Başlangıç aşamasında sonuçların revizyonunun kolay hale getirilmesi.
Çeşitli TD projelerinin paralel uygulanması faydalanıcının kapasitesi açısından zorluklar yaratır.	Büyük faydalanıcılar bile belirli bir dönemde bir büyük proje dışında daha fazla uygulama yapmamalıdır.	Gelecekteki TD projeleri belirli bir kuruma aynı anda verilmemelidir.	Faydalanıcının ayın anda birden fazla proje almamasının sağlanması.
TDE‘lerinde personelin sürekliliği yoktur.	Karşılıklı anlayış ve işbirliğine ulaşmak çok zor olmuştur.	TD ekipleri daha dikkatlice seçilmeli ve sürekliliği amaçlanmalıdır.	Uygun Kilit Uzman ekiplerinin seçilmesine daha fazla dikkat edilmesi
Faydalanıcılar, KoU’ların belirlenmesinin pek yeterli olmadığını öne sürmüştür.	KoU’lar paralel olarak çeşitli projelerde birden çalıştırılmamalıdır.	KoU’ların belirlenmesi daha geniş ve yoğun bir çaba gerektirmektedir.	Yükleniciler daha geniş bir KoU havuzu sağlamalıdır.
OKB’lerde personel sürekliliği yoktur.	Karşılıklı anlama ve işbirliğine ulaşmak çok zor olmuştur.	OKB ekipleri daha dikkatlice seçilmeli ve sürekliliği amaçlanmalıdır.	OF’ler için OKB ekiplerinin sürekliliğini gözetme zorunluluğu
OF ile diğer kamu kurumları arasındaki zorunlu işbirliği düzeyi, bazı KİTUP ve GİD TD projelerinde sağlanamamıştır.	Aralarında etkin bir işbirliği sağlanmadığı takdirde kamu kurumlarının katılımını gerektiren faaliyetlerde başarıya ve etkili sonuçlara ulaşma olasılığı düşüktür.	Diğer kamu kurumlarının işbirliğini gerçekçi ve etkin biçimde sağlayacak projeler üretilmelidir.	Anlaşma-öncesi protokoller ve hatta gerekirse yasal çerçevede revizyonlar yapılarak proje geliştirme aşamasında işbirliğinin gelişmesi için yöntemler belirlenmesi
Proje faaliyetlerinin uygun proje bölgeleri arasında eşit dağılımı mümkün olduğu kadar sağlanmıştır. Pilot iller her zaman temsili bir örnek oluşturmamışlardır.	TD projelerinin sonuçlarından tüm uygun bölgeler yararlanmışlardır.	Pilot illerin temsili olması gerekir.	TD projeleri hizmetleri eşit olarak dağıtmaya çalışmalıdır. Pilot iller seçilmesi gerektiğinde bu seçim temsili olmalıdır.
	Çalışma ziyaretlerinin etkisi, hem yeterli hazırlığın yapılmayışı hem de ziyaretler sırasında kazanılan deneyimlerin takibi yetersiz olduğu için, sınırlı olmuştur.	Çalışma ziyaretlerinin maliyet-etkinliği oranı pozitif değildir çünkü ziyaretlere yeterli şekilde hazırlanılması ve sonuçların kullanılmasına dair kapsamlı bir sistem yoktur.	Çalışma ziyaretleri tüm potansiyellerini gerçekleştirmeleri ve gerçek bir etki yaratabilmeleri için daha profesyonel olarak hazırlanmalıdır.	OS çalışma ziyaretlerinin etkisini artırmaya dair kapsamlı bir sistem geliştirmesi içi TD’den faydalanmalı ve bunu tüm TD projelerine uygulamalıdır.
	Öngörülen staj sayının oldukça altında kalınmıştır.	Hem ev sahibi ülke hem de faydalanıcı ülkedeki sorunlar nedeniyle stajları düzenlemek zor olmuştur.	Eğer stajlar yapılacaksa faydalanıcılar, TDE ile işbirliği içinde daha fazla çaba sarf etmelidir.	PO stajları TD Şartnamesine dahil etmekten kaçınmalıdır veya OF’ların stajların hazırlanmasına katılımları iyileştirilmelidir.
Teknik Destek Sözleşmeleri	KİP ve KİD projeleri büyük ölçüde sonuçlarına ulaşmıştır.		KİD ve KİP İŞKUR’un ve ilgili paydaşların kapasite gelişimlerine ve İİMEK’lerin işleyişine büyük ölçüde katkı sağlamıştır. KİD ve KİP TD projelerinin İŞKUR’un daha iyi hizmet için Kurumsal Stratejisi üzerinde büyük bir etkisi olacaktır.
	GİD projesi bugüne kadar bazı sonuçlarına ulaşmayı başaramamıştır. Özellikle KOSGEB ile işbirliği öngörüldüğü gibi olmamıştır.	Taraflar arasındaki iletişim ve işbirliğinin az olması yetersiz sonuçlara ulaşılmasına neden olmuştur.	Daha iyi proje sonuçlarına ulaşılması için taraflar arasında etkili işbirliği olması çok önemlidir.	Sonuç-odaklı işbirliğine dair yeni /yenilikçi yöntemler geliştirilmelidir. Daha gelecek vaat eden alternatif yaklaşımlar geliştirilmesi
	KİTUP kapsamındaki bazı proje faaliyetlerinde gecikmeler olması da çıktıların kalitesini etkilemiştir: Çalışma grubu görevlerini tam olarak yerine getirmemiştir. Ekip liderinin değişmesinin çok uzun sürmesi Diğer kamu kurumlarıyla (Gİ) işbirliğinde başarısızlıklar Çıktıların ardışık biçimde ortaya çıkmaması Tamamlanmamış etkinlikler (veri tabanı)	Iyi işleyen bir proje yönetimi ile yetkin bir ekibin bulunması, başarılı sonuçlar alınması için çok gereklidir. Taraflar arasında işbirliğini sağlamak TDE’nin kontrolü dışındadır. Faaliyetlerin birbirini takip etmesi çıktıların tamamlanması ve daha iyi sonuçlar alınması için çok önemlidir.	Projeler sonuçları ve faaliyetleri uygun şekilde tamamlamak için daha fazla süreye sahip olmalıdır.	Proje yönetimi yapıları, yöntemler ve ekip bileşeni hakkında ihale aşamasında kesin olarak ele alınmalıdır. Grup çalışmalarının katılımcıları ve rehber ilkeler kesin olarak belirlenmelidir. SGK proje sonuçlarını daha operasyonel kılmak için sonuçları benimsemeli, güncellemeli, gözden geçirmeli ve yaygınlaştırmalıdır.
Program Yönetimi Başvuru Prosedürü	Teklif çağrıları için ana bilgi kaynakları MFİB, AB Delegasyonu, OF, PO web sayfalarıdır Yerel medya kullanımı sınırlıdır Bilgilendirme günlerinde çok sayıda hibe faydalanıcısına teklif çağrısı konusunda bilgi verilmiştir	Bu sayfalardaki duyurular faydalı ve gereklidir Bilgi paylaşım kaynağı olarak Yerel medya göz ardı edilmektedir İdeal olarak, HP bilgilendirme toplantıları aydınlatılmış proje geliştiricilerinin ayrıntılara dair sorularını sordukları bir etkinlik olarak düzenlenmelidir.	Daha etkili olmaları için web sayfaları daha işlevsel hale getirilmelidir. Yerel medya duyuruların etkisini arttırmada anahtar rol oynayabilir Bilgilendirme günleri bilgilendirmenin ikinci adımı olmalıdır	Bu web sayfaları hedef kitlenin bilgisayar becerilerine uygun olarak daha kullanıcı dostu bir tasarıma kavuşturulabilir. Program yöneticileri yerel medyayı iletişim planına dahil etmelidir
	Faydalanıcılar, proje geliştiricilerine daha faydalı olması için bilgilendirme günlerinin daha erken düzenlenmesini istemektedir.	Maksimum etkiye ulaşmak için bilgilendirme günlerinin zamanlaması önemlidir	Bilgilendirme günleri proje geliştirme faaliyetlerine zaman tanıyacak biçimde yapılmalı	PO, OF ve TD (uygun yerlerde) bilgilendirme günlerini olabildiğince erken düzenlemeli
	Hibe Faydalanıcılarının %40’ı başvuru rehberinin anlaşılmasının kolay olmadığını ifade ediyor.	Başvuru rehberleri, uygun projelerin hazırlanması için tek referans belgesi olup çok önem taşımaktadır.	Başvuru Rehberleri programın stratejisini yansıtacak bir biçimde hazırlanmalı ve başarılı bir başvurunun nasıl hazırlanacağına ilişkin açık direktifler içermelidir.	Başvuru Rehberleri daha net hazırlanmalı ve sonuçlara yönelik beklentileri açık olarak ifade etmelidir.
	Başvuru formu, özellikle mükerrerlik içermesinden dolayı hibe faydalanıcıları tarafından eleştiri almıştır.	Başvuru formu PRAG tarafından düzeltilmiştir ama hala en uygun çözüm değildir.	Başvuru formu tekrarlardan kaçınmalıdır	PO, başvuru formunun ne ölçüde revize edilebileceğine bakmalı veya en azından daha iyi yönlendirme yapılmalıdır.
	Hibe faydalanıcılarına uygun proje geliştirme desteği verilmemiştir.	OF/PO’nun Proje hazırlama eğitimleri ve yardım masası hizmeti ve/veya bölgesel kurumların Proje geliştiricilerine desteği oldukça sınırlıdır. Ek destek sağlandığında başarı oranları yükselmektedir.	Başarılı bir başvuru için proje geliştirme desteği çok önemlidir.	PO özellikle deneyimsiz proje geliştiricilerine ve düşük kapasiteli bölgelere yönelik olarak TD yoluyla bölgesel proje geliştirme desteği vermeli ya da Valilikleri ve deneyimli STK’ları destek konusunda cesaretlendirmelidir.
	Proje geliştiriciler genellikle profesyonel proje yazarlarından hizmet alma arayışındadır.	Profesyonellerce yazılan projeler birçok durumda bölgesel ihtiyaçlara dayanmamaktadır. Profesyonellerce yazılan projeler hibe faydalanıcılarının kapasitesini geliştirmemekte ve uygulamada zorlukları arttırmaktadır.	HF’nın kendilerinin geliştirdiği projeler proje sonuçlarının sürdürülebilirliği ve kurumsal sürdürülebilirlik açısından daha değerlidir. HF arasında sahiplenme duygusunun güçlendirilmesi gerekir.	Potansiyel proje geliştiricilerine tutarlı destek verilerek kendi teklif taslaklarını hazırlamaya teşvik edilmelidir. Değerlendirme prosedürleri projeye sahip çıkma gerekliliğini vurgulamalı, ve bu gereklilik puanlamaya yansıtılmalıdır.
	Başvuru değerlendirmeleri şeffaflık açısından eleştirilmektedir. OF katılmakta ama son söz hakkı bulunmamaktadır.	OF personelinin mesleki bilgi ve beklentileri uygun bir biçimde kullanılmamaktadır. Yaratıcı başvurular reddedilmiştir.	OF personeli HP projelerinin nihai seçiminde daha güçlü bir pozisyona sahip olmalıdır.	Sözleşme otoritesi nihai finansman kararlarını ilgili OF ile paylaşmalı ve onların profesyonel kararlarına saygı göstermelidir.
İhale ve Tavsiye	Genel olarak MFİB ile işbirliği yeterli düzeyde olmuştur. Teklif çağrısı ile ihale arasındaki süre yaklaşık 1 yıl almıştır.	Hibe faydalanıcıları, başvuru süreci ile ihale arasındaki süreyi çok uzun bulmaktadır.	Süreç proje uygunluğunu sağlamak için hızlandırılmalıdır.	PO Prosedürlerin hızlandırılmasını sağlamalıdır.
	Nihai raporların nihai onayları, harcama uygunluğu onayı konusundaki anlaşmazlıklar nedeniyle önemli ölçüde ertelenmiştir.	Birçok HF hala son dilimi beklemekte ya da geri ödeme baskısı altındadır (projenin tamamlanmasından 2 yıl sonra)	Finansal harcama değerlendirmesinin daha hızlı tamamlanması gerekmektedir.	PO, her izleme ziyaretinde o ana kadar yapılan harcamaların uygunluğunun kontrol edilmesini sağlamalıdır. Sözleşme yönetimi biriminde, değerlendirmelerini zamanında tamamlamak için yeter sayıda personele ihtiyaç vardır.
Uygulama desteği (MFİB)	MFİB’nin kapasitesi proje sorularına zamanında yanıt vermek için çok azdır (ya da hiç yoktur).	Sözleşme Makamı sorulara zamanında yanıt verebilir olmalıdır.	Sözleşme Makamı, resmi işleri zamanında yapabilmek için standart sorulara standart prosedürlerle yanıt vermek için gerekenleri yapmalıdır.	Sözleşme yönetiminin yeterli personeli bulunmalıdır. Standart sorular önceden yanıtlanmalıdır. (SSS).
Uygulama desteği (MFİB) (OS/OF/TD, il bazındaki aktörler)	PO, TD aracılığıyla hibe faydalanıcılarına uygulama aşamasında destek olmuştur. %70’i bu desteği olumlu bulmuştur. Yine de birçoğu desteğin çok geç verildiğini söylemiştir.	TD desteği hibe faydalanıcıları için faydalı olmuştur. Ancak uygulamanın geç bir aşamasında sağlanmaktadır.	Uygulama kalitesini arttırmak için daha çok ve zamanında destek verilmesi iyi olur.	HF’na yönelik daha etkin ve zamanında destek için PO ve OF bünyesindeki TD projelerinden faydalanılması
	HF’nın 1/3’ü Valilikler ya da BKA’larla ilişki kurmuştur. Bu ilişkiyi kuranların % 75’i uygulama desteğinden faydalandıklarını belirtmiştir.	İl bazındaki aktörlerle kurulan ilişkiler genellikle proje uygulama kalitesini arttırmıştır.	İl bazındaki aktörlerin katılımı teşvik edilmelidir.	PO il bazındaki aktörlerin kendi bölgelerindeki HP projeleri ile sistematik bir ilişki kurmasını özendirmelidir.
	OS’nin Uygulama Kılavuzları HF’nın %50’sinden fazlası için kullanışlı olarak algılanmıştır. Fakat çok geç geldiğini düşünmektedirler.	Uygulama kılavuzu olabildiğince erken dağıtılırsa daha destekleyici olacaktır.	Uygulama kılavuzu proje döngüsünün erken bir döneminde hazırlanmalıdır.	PO, Operasyon Kılavuzunu bir sonraki hibe programı başlamadan revize etmelidir.
	HF, satın alma prosedürlerinin proje uygulamalarındaki en büyük zorluğu oluşturduğunu belirtmiştir.	Satın alma prosedürü aşırı karmaşık ve idari yük olarak algılanmaktadır.	İhale belgelerinin hazırlanmasında doğrudan destek faydalı olur.	PO, ihale konusunda desteğin TD veya İzleme ekipleri/yardım masası tarafından verilip verilemeyeceğine bakmalıdır.
	Hibe Faydalanıcıları, proje katılımcılarının istihdamını nasıl takip edeceklerini bilmemektedir. Bu nedenle istihdam başarısını tanımlamak zordur.	Uygun araçlar ve bunların zorunlu kullanımı olmaksızın istihdam başarısı kanıtlanamaz.	İŞKUR istatistiklerinin desteğiyle katılımcıların zorunlu takibi sorunu çözebilir.	Gelecekteki hibe faydalanıcıları için, katılımcılarının istihdam durumunu proje bitiminden sonra 6 ay ve 1 yıl takip etme yükümlülüğü getirilmelidir.
İzleme & Değerlendirme	İzleme ekibinin sağladığı destek daha eleştirel algılanmış olup daha çok teknik ayrıntıları kapsamıştır.	İzleme ekibi HF’nin ihtiyaç duyduğu destek kalitesini sağlayamamıştır.	PO izlemecileri kapsamlı destek vermelidir (teknik + içerikle ilgili soruları kapsamalıdır)	HP projelerinin izlenmesinde teknik ve içeriğe ilişkin destek konuları bir arada ele almalıdır.
	İzleme ekibi üyeleri sıklıkla yeterli tecrübeden yoksun kişilerdi.	İzleme Ekipleri tarafından verilen tavsiye kalitesi sınırlı olmuştur.	İzlemecilerin hibe program uygulaması konusunda yeterli tecrübesi olmalıdır.	PO, yeterli tecrübeye sahip izlemecileri dikkatle seçmeli ve/ya izlemecilere yeterli eğitimi vermelidir.
	Operasyon Faydalanıcıları ekibe yeterli sayıda izlemeci sağlayamamıştır.	İzleme ekiplerinin OF’nin hizmetleri konusunda spesifik tecrübesi bulunmamaktadır.	İzlemeciler HP projelerinin OF stratejileri ve işine nasıl yarar sağlayacağını kesin olarak bilmelidir.	PO İzleme ekiplerine daha donanımlı OF personelini davet etmelidir. OF çalışanları hibe programlarının izlenmesine daha çok yatırım yapmaya özendirilmelidir.
	İl bazındaki AB Koordinasyon ofisleri ve BKA’lar gerekli kalitede personele sahiptir. Ayrıca HP izleme kapasiteleri de vardır ancak izleme ekiplerine katılım konusunda hiç bir davet almamışlardır.	İzleme ekipleri AB koordinasyon ekipleri ya da BKA ofislerinden sağlanabilecek özel deneyimden yoksundur.	İzleme ekiplerinin kapasitelerini geliştirmek için diğer kurumların personeli potansiyel bir kaynak olarak harekete geçirilmelidir.	PO izleme ekiplerine başka kurumların deneyimli kadrosunu entegre etmek için örneğin AB Bakanlığı ile işbirliğini arttırmalıdır.
	G-MIS HP uygulamaları uygulama aşamasındayken kurulmuştur. Kullanımı zorunlu kılınmamıştır.	G-MIS bu nedenle ihtiyaçları karşılayamamıştır.	İlerlemenin ölçülmesi için bir araç sağlamak amacıyla G-MIS kullanımının zorunlu tutulması gerekir.	PO hibe sözleşmelerinde G-MİS kullanımını zorunlu tutmalıdır.
	G-MİS’te toplanan veriler, özellikle çıktılar, sonuçlar ve mali süreçlere ilişkin olanlar yetersiz ve eksiktir. Öte yandan eski bilgiler talep edilmektedir.	G-MIS proje sonuçlarının değerlendirilmesi için yeterli bilgi sağlayamazken gereksiz bilgileri doldurmak için zaman ve kaynak gerektirmektedir.	G-MIS, çıktılar, sonuçlar ve harcamalara ilişkin olarak göstergelere ulaşılmasını değerlendirmeyi sağlayan veriler içermelidir.	PO G-MİS’in gelecekteki HP için gerekli verileri içermesini sağlamalıdır.
	G-MIS HF tarafından bir proje yönetim aracı olarak algılanmamıştır.	H-MIS hibe faydalanıcıları için bir yönetim aracı olarak kullanılma potansiyeline sahiptir.	HF, G-MIS’i kullanmalarının kendileri için faydalı olacağına ikna edilmelidir.	PO, G-MIS’in hibe faydalanıcıları için kaliteli bir proje yönetim aracı olduğunun anlaşılmasını sağlamalıdır.
	İzleme raporları bulgular hakkında önemli kanıtlar sağlamamaktadır, bu nedenle HP sonuç ve çıktılarının değerlendirilmesi için uygun değildir.	İzleme raporları kendi işlevlerini yeterince yerine getirememektedir.	Kalite şartlarının yerine getirilmesi için izleme raporu şablonları iyileştirilmeli ve izlemecilere eğitim verilmelidir.	PO net göstergeler geliştirilmeli ve bunların G-MİS’te, izleme raporlarında, proje ilerleme ve nihai raporlarında yansıtılması gereklidir.
	İKG OP’nin Öncelik 1 kapsamında HP kazanımlarına ilişkin sistematik bir değerlendirme yoktur.	HP kazanımları sadece uygulama dönemi sonu ile yakın zamanlarda değerlendirilebilir.	PO ve OF hibe kazanımlarının değerlendirilmesini öngörmelidir.	PO HP kazanımlarının değerlendirilmesini zorunlu tutmalı ve TD kaynaklarını bunu sağlayacak şekilde planlamalıdır.