Site-ul intranet al firmei

IV.4. Căutare

Această pagină permite oricăruia dintre angajaţi să caute informaţii pe baza cuvintelor cheie în cadrul departamentului şi, prin extensie, în întreg site-ul intranet. În astfel de situaţii, pagina are formulare şi script-uri de comunicare bazate pe CGI. Cu toate ca site-urile intranet pot fi foarte bine alcătuite, de cele mai multe ori o funcţiune de căutare a informaţiilor este o sursă des utilizată, mai ales de către cunoscători.

IV.5. Ajutor

Deoarece tehnologia informaţiei are o dinamică extrem de ridicată şi tinde să fie utilizată la toate nivelurile, departementul Informatizare are în atribuţii în "livrarea" de suport online pentru soluţionarea multor probleme care apar în sistem. Această pagină trebuie să se constituie într-un centru de dirijare a navigării în întreg ansamblul de documente orientate pe detalii precum: modul de utilizare a unor pachete software specifice, funcţiuni speciale în reţea, apelul facilităţilor de căutare simplă şi avansată, modul concret de descărcare şi salvare a fişierelor, locul unde se află programele tutoriale etc.

IV.6. Descărcare fişiere

Descărcarea fişierelor (download) permite copierea unuia sau a mai multor fişiere dintr-un computer aflat în reţea – de regulă un server de comunicare – pe computerul propriu. Această pagină a site-ului intranet al firmei permite departamentului Informatizare să distribuie programe prin intermediul reţelei şi să se asigure că toate computerele utilizează aceeaşi versiune actualizată. Specificaţi întotdeauna numărul versiunii, sistemul de operare, instrucţiunile de instalare şi toate celelalte informaţii necesare bunului mers al implementării noilor soluţii informatice. Cereţi personalului care utilizează aceste soluţii părerea privind calitatea şi oportunitatea introducerii acestor noi soluţii.

IV.7. Legături

Site-urile intranet au sau ar trebui să aibă hiper-legături cu pagini utile aflate în intranet şi/sau pe diverse locaţii din mediul Internet care să conţină elemente potrivite contextului organizaţional al firmei. Fiind foarte multe, informaţiile din această pagină trebuie organizate alfabetic sau pe categorii. Exemple posibile sunt: legătura către pagini cu utilitare de compresie livrate gratuit, legătura cu pagini care oferă programe de vizualizare a secvenţelor video, programme care permit exploatarea fişierelor portabile (PDF) etc.

IV.8. Locaţii

Această pagină precizează locul unde se află departamentul Informatizare. În ipoteza că firma este de mari dimensiuni, documentul ar putea preciza unde se află departamentul în cadrul fiecărei sucursale din ţară, de pe continent sau de pe întreg globul. Dacă firma ocupă mai multe etaje ale unei clădiri mari, pagina ar putea preciza, prin utilizarea textului şi/sau a unor schiţe, locul exact unde se află cei care se ocupă cu informatizarea.

IV.9. Sondaje

Pagina Sondaje de la această secţiune din intranet este destinată efectuării de investigaţii online. Angajaţilor li se cere să completeze formulare cu chestionare care sunt apoi direcţionate cu ajutorul script-urilor CGI către parsoanele abilitate să le analizeze. Analiza chestionarelor completate poate duce la concluzii interesante asupra aspectelor specifice ale departamenului Informatizare precum:

• 
  tipurile de echipament care crează probleme de utilizare;
  
• 
  tipurile de echipament care "cedează" cel mai des;
  
• 
  tipurile de pachete software care sunt dorite şi care nu;
  
• 
  opinia asupra aportului resurselor informatice la bunul mers al afacerii.
  

IV.10. Calendarul activităţilor de instruire

Datorită dinamicii foarte mari a tehnologiei informaţiei, firma trebuie să prevadă activităţi de instruire specifică domeniului informaticii precum: cursuri de specializare, seminarii, activităţi de informare-documentare privind echipamente informatice lansate recent pe piaţă, vizite la expoziţii etc. Toate acestea pot fi făcute la sediul firmei sau în afara ei, cu specialişti din cadrul firmei dar şi pe bază de colaborare cu Camera de Comerţ, Industrie şi Agricultură, firme de specialitate, societăţi comerciale care lansează oferte interesante, unităţi de învăţământ sau instituţii cu profil de cercetare. Actualizarea frecventă a calendarului acestor activităţi este deosebit de importantă.

IV.11. Manual de instruire

În cazul departamentului Informatizare, manualul de instruire este destinat noilor angajaţi ai firmei în scopul unei bune documentări privind utilizarea tehnologiei informaţiei, organizarea şi dinamica sistemelor informatice precum şi pentru o rapidă integrare în colectiv. Prin plasarea materialului în site-ul intranet se realizează o foarte bună accesibilitate a acestuia. Aşa cum s-a mai afirmat, cele mai multe firme posedă acest manual conceput clasic într-un editor de text şi elaborat apoi sub formă tipărită. Transformarea acestui document într-unul compatibil mediului intranet/Internet este relativ uşoară datorită faptului că majoritatea editoarelor de text actuale posedă funcţiile de conversie necesare. În unele cazuri se pot utiliza pachete software mai specializate precum Adobe Acrobat, care organizează documentul în format portabil (PDF). Prezentări de foarte bună calitate se pot obţine prin utilizarea pachetelor software multimedia lansate pe piaţă de firmele Macromedia, Asimetrix, Digital Workshop, Linotype-Hell, Bit UK şi Quark.

IV.12. Servicii

Această pagină conţine o listă a tuturor serviciilor prestate la departamentul Informaizare dar poate oferi şi hiper-legături la celelalte servicii online ale firmei. Este bine ca să existe o descriere succintă a serviciilor oferite astfel încât angajatul să poată beneficia rapid de existenţa lor. Un bun exemplu îl constituie informarea asupra existenţei unui nou virus informatic şi modul în care cei de la departamentul Informatizare oferă soluţia eradicării lui.