Site-ul intranet al firmei

SITE-UL INTRANET AL FIRMEI
Consideraţii generale
"Un sistem nervos digital este echivalentul digital, dintr-o companie, al sistemului nervos uman: el oferă un flux de informaţie perfect integrat, direcţionat exact acolo unde trebuie şi exact la momentul potrivit în cadrul unei organizaţii. Un sistem nervos digital constă din procesele digitale care permit unei companii să observe şi să reacţioneze la mediul de afaceri, să perceapă mai bine provocările competitorilor săi şi să poată genera şi organiza reacţii în timp util. Un sistem nervos digital porneşte de la o combinaţie de hardware şi software; dar el este altceva decât o simplă reţea de calculatoare: are o mai mare acurateţe, spontaneitate şi mult mai multă informaţie de oferit angajaţilor care lucrează cu ea, adăugând totodată şi o perspectivă mai pătrunzătoare şi o colaborare mai eficientă.
...
Iar pentru că un sistem nervos digital ar aduce beneficii mai mari în fiecare departament şi pentru fiecare angajat în parte, am vrut să le explic că doar ei, directorii executivi, puteau să schimbe în mod hotărâtor concepţiile şi prejudecăţile din companiile lor, pentru a-şi reorienta afacerile în funcţie de fluxul de informaţie şi ţinând cont de stilul de viaţa Web"
Bill Gates – @faceri cu viteza gândului

Ed. AMALTEA 2002, www.amaltea.ro

Pătrunderea tehnologiilor informatice în viaţa noastră de zi cu zi şi recurgerea frecventă la serviciile din mediul Internet au revoluţionat modul în care se desfăşoară afacerile. Informaţia se poate obţine mult mai uşor şi mai repede iar Web-ul este "motorul" principal al acestui proces de comunicare bidirecţională cu organizaţii şi persoane aflate în exteriorul firmei. Implementarea tehnologiei Web a dus în scurt timp la apariţia site-urilor Internet la toate fimele mari şi apoi la cele de dimensiuni mai restrânse. Tendinţa nu a rămas neobservată şi foarte rapid s-a ajuns la concluzia ca "dacă nu eşti în Internet, nu exişti".
Rezultatele extrem de încurajatoare obţinute prin "exploatarea" site-urilor Internet ne îndreptăţesc să implicăm aplicarea aceleiaşi tehnologii Web şi în interiorul firmei. Abordarea sistematică a acestei teme este imperios necesară şi se concretizează prin construcţia site-ului intranet. Beneficiile acestui demers nu se vor lăsa mult timp aşteptate.

Ce este un site intranet?

Traducerea şi adaptarea substantivului site (din Oxford Advanced Learner's Dictionary, Oxford University Press, 1989, pag.1191) ne relevă următoarele:

1. 
   Loc în care o construcţie, un oraş etc. a fost, este sau va fi situat;
   
2. 
   Loc în care s-a întâmplat sau se va întâmpla ceva, sau loc pentru o activitate specifică.
   

Dacă vom consulta o altă sursă valoroasă de informare – THE NEW OXFORD DICTIONARY OF ENGLISH, dicţionar încorporat în Encyclopædia Britannica, traducerea şi adaptarea aceluiaşi substantiv ne va "dezvălui" (printre altele) următoarele:

1. 
   Suprafaţă de teren pe care este construit un oraş, o clădire sau un monument.
   
2. 
   Loc în care un anumit eveniment sau activitate se întâmpă sau s-a întâmplat.
   
3. 
   Web site – o locaţie conectată la Internet care menţine una sau mai multe pagini în (serviciul) World Wide Web.
   

Ţinând cont de cele de mai sus, vom conveni să numim site-ul intranet al firmei locaţia unde se găsesc paginile Web prin intermediul cărora se pot accesa – numai din interior – toate informaţiile (cu sau fără anumite restricţii) pe care firma în cauză le furnizează angajaţilor săi sau/şi unor terţe persoane.

Ce este o pagină Web

După cum se ştie, World Wide Web (pe scurt Web) este unul dintre serviciile mediului Internet. Elementele de organizare a acestui serviciu sunt paginile Web care sunt asemănătoare întrucâtva cu paginile unui document elaborat într-un editor de text. Paginile Web sunt fişiere în care textul este marcat conform rigorilor limbajului de programare HTML (HyperText Markup Language). În unele situaţii paginile Web sunt interpretări ale unor fişiere scrise în alte limbaje de programare precum PERL, Visual Basic, PHP sau JavaScript. Aceste limbaje, dar şi multe altele, conferă dinamică, flexibilitate şi uneori securitate paginilor care le înglobează.

Ce este o hiper-legătură?

Navigarea în intranet/Internet se constituie, de fapt, din "salturi" de la o pagină Web la alta. Acest lucru este posibil datorită hiper-legăturilor (hiperlink) stabilite între pagini sau între elementele paginilor – text, grafică (statică sau animată), secvenţe sonore şi secvenţe video digitale. Paginile site-ului pot fi situate oriunde începând cu discul Winchester al computerului propriu, un disc din reţeaua locală, un mediu de stocare de mare capacitate precum CD-ROM sau DVD, pe orice server activ din Internet sau în orice combinaţie între cele menţionate. Hiper-legăturile interioare sunt cele care dau coerenţă şi un înţeles întregului ansamblu. Se cuvine menţionat faptul că din paginile site-ului se pot stabili hiper-legături exterioare, cu alte cuvinte legături la paginile altor site-uri.

Construcţia unui site intranet

Prin construcţia unui site intranet se înţelege definirea tuturor paginilor Web, specificarea elementelor lor constitutive, specificarea tuturor atributelor elementelor şi elaborarea tuturor hiper-legăturilor interioare şi exterioare. La acestea se adaugă specificarea serverului care găzduieşte site-ul, lucru de unde derivă şi adresa la care poate fi găsit.

După cum se ştie, documentele destinate tiparului clasic se elaborează cu ajutorul editoarelor de text (Microsoft Word, Lotus Word, Corel WordPerfect etc.). În mod analog, cu toate că există metode de programare rezervate exclusiv profesioniştilor, un site intranet se elaborează (mult mai uşor) cu instrumente specifice numite editoare Web. Între acestea amintim: Corel Web Master, Microsoft Front Page, Macromedia FireWorks şi Dreamveaver, NetObject Fusion, SoftQuad HoTMetaL etc.
Avantajele editoarelor Web actuale este că ele sunt orientate pe site şi nu pe pagină. Astfel, ele tratează site-ul ca un întreg – de la structură până la fiecare componentă a paginii – fără să fie necesară cunoaşterea limbajului HTML. Editoarele Web sunt astfel accesibile nespecialiştilor care sunt însă familiarizaţi cu rigorile unui editor de text. Ele permit controlul centralizat al tuturor fişierelor (atât interne cât şi externe), precum şi controlul tuturor elementelor paginii – antet, subsol, stil, obiecte incluse, butoane şi hiper-legături. Modificarea unui singur element determină modificarea automată şi actualizarea întregului site. Trebuie amintit că mediul Internet oferă la ora actuală posibilitatea de a descărca o multitudine de editoare Web în regim shareware.
În afară de avantajele succint descrise mai sus şi care în detaliu se adresează mai degrabă programatorilor, editoarele Web oferă "şabloane" (templates) gata pregătite pentru cele mai diverse cerinţe posibile. Dacă ne limităm doar la domeniul afacerilor, multe editoare Web conţin şabloane pentru următoarele tipuri de site-uri: Internet, Intranet, specializate pe resurse umane, specializate pentru departamentul de marketing, specializate pe publicare online şi specializate pentru departamentul de vânzări – fig.1.

Fig.1. Şabloane pentru site-uri specializate (NetObjects Fusion)

Un site intranet este un instrument intern al firmei deosebit de puternic în ceea ce priveşte funcţiile pe care le îndeplineşte. El oferă departamentelor posibilitatea de a publica şi răspândi online toate informaţiile necesare bunului mers al lucrurilor şi derularea cu succes a afacerii. Informaţia "plasată" în intranet poate ajunge astfel la toate celelalte departamente ale firmei şi chiar la angajaţi aflaţi în alte locaţii geografice. Site-ul intranet este o aplicaţie cu circuit dublu menită să informeze angajaţii; aceştia, la rândul lor, prin utilizarea paginilor aceluiaşi site, pot completa formulare, pot trimite comentarii şi pot avea reacţii vis-á-vis de procesul afacerii.
În cele ce urmează, vom descrie paginile unui site intranet. Cu ajutorul conceptelor conţinute în această structură se pot construi site-uri complexe care să răspundă tuturor exigenţelor online în materie de organizare, informare, documentare şi comunicare în interiorul firmei. Desigur, modul concret de alcătuire a structurii, a elementelor de grafică şi a celor de prezentare a conţinutului este la latitudinea conducerii firmei şi a echipei care concură la realizarea efectivă a site-ului intranet în cauză.
Precizăm că prezentul material poate servi ca listă de verificare în cazul managementului de proiect al cărui rezultat este un site intranet. De asemenea, deoarece este inevitabilă utilizarea unor termeni de specialitate, s-a considerat oportună includerea unui mic dicţionar explicativ la sfârşitul acestui material.

I. BUN VENIT

Site-ul intranet al firmei, trebuie să aibă această primă pagină în care se adresează un cuvânt de bun venit şi unde se vor utiliza cele mai potrivite şi originale metode de atragere a atenţiei angajatului. Pagina de bun venit este documentul principal al site-ului intranet.
Trebuie precizat de la bun început ce anume se poate afla dacă se vizitează site-ul intranet al afacerii. Trebuie utilizat modul de înlănţuire prin hiper-legături a paginilor pentru facilitarea navigării şi găsirii rapide a informaţiei căutate. Este recomandabilă includerea de fotografii, schiţe şi desene care să ilustreze rapid şi precis mesajul principal. Din aceste motive, dar nu numai, pagina trebuie să conţină o vedere de ansamblu a tuturor resurselor disponibile departamentelor în cauză. Informaţia trebuie prezentată sintetic, utilizând liste derulante, meniuri şi submeniuri, liste numerotate, tabele, butoane etc.
Site-ul intranet propus aici are în structura sa pagini care completează pe cea de bun venit şi paginile următoarelor departamente importante din cadrul firmei: Administrativ, Resurse Umane, Informatizare, Marketing-Vânzări şi Cercetare-Dezvoltare. Trebuie precizat aici că o firmă poate avea şi alte departamente decât cele menţionate. Conţinutul acestor pagini precum şi a celorlalte care intră în componenţa site-ului intranet trebuie actualizate frecvent.