Romani a judecatoria brasov

In cursul anului 2012 schema de judecători a Judecătoriei Brașov a fost suplimentata cu doua posturi fata de schema din 2011, prin Hotărârea Plenului CSM nr. 469/2011. În cursul anului 2013 s-a suplimentat schema de judecători cu încă 2 posturi iar în anul 2014 cu încă un post. În anul 2015, prin Hotărârea CSM 412/2015 începând cu data de 01.06.2015 s-a suplimentat schema de judecători cu 1 post. Astfel, in prezent pot funcţiona in instanţa un număr de 44 judecători, număr oricum insuficient fata de volumul de activitate cu care se confrunta instanţa.

Important este faptul ca niciodată în instanţă nu prestează efectiv activitate toţi cei 44 de judecători.

În ultimele 8 luni ale anului două doamne judecător s-au aflat în concediu pre şi post natal. Din același motiv o doamnă judecător a lipsit ultimele 6 luni din an iar o altă doamnă judecător a lipsit tot anul.

Pe parcursul întregului an 2015 un domn judecător a fost delegat la Penitenciarul Codlea. De asemenea 2 judecători stagiari au beneficiat de un concediu de 3 luni pentru pregătirea examenului de definitivat. Un alt judecător stagiar a activat doar din luna iunie 2015, ocupând un post al unei doamne judecător care se afla în concediu fără plată şi care a demisionat.

Drept urmare, la nivelul Judecătoriei Braşov, in anul 2015 au funcţionat in medie numai 38 de judecători, 9 in secţia penala si 29 in secţia civila. Din cei 29 de judecători ai secţiei civile 3 au fost judecători stagiari.

Pe de alta parte, astfel cum am mai arata, este important de subliniat ca deşi încărcătura este raportata la toţi judecătorii activi, aceştia nu participa in aceeaşi măsura la activitatea de judecata, date fiind restul atribuţiilor cu caracter administrativ. Astfel, in realitate, încărcătura judecătorilor (si care din punct de vedere statistic, din nefericire, se raportează exclusiv la numărul de dosare) este mult mai mare, câta vreme nu este niciodată posibil ca absolut toţi judecătorii instanţei sa împartă egal dosarele pe care o instanţa le are de soluţionat intr-un an de zile.

Schema de personal auxiliar prevede 58 posturi de grefieri de şedinţa, 15 posturi de grefieri arhivari, 3 de aprozi, 2 de agenţi procedurali si unul de şofer.

Precizăm că, în anul 2015, schema a fost suplimentată cu un grefier de şedinţă.

In anul 2015 Judecătoria Braşov a funcţionat cu schema completa a personalului auxiliar, împrejurare care ne-a oferit ocazia sa dovedim faptul ca schema personalului auxiliar este grav deficitara, câta vreme, chiar si in condiţiile funcţionarii cu toate posturile ocupate efectiv, instanţa a întâmpinat serioase dificultăţi in desfăşurarea activităţii din acest punct de vedere.

Situaţia grefierilor de şedinţa care au activat in secţia civila, prezenta lor in instanţa, numărul de dosare pe care le-au rulat si numărul de şedinţe in care au intrat este prezentat de tabelul de la Anexa 1

Din cei 42 grefieri de şedinţa ai secţiei civile numai 38 au asigurat şedinţe publice de judecata in mod curent, astfel ca se poate spune ca aceştia, in anul 2015, au intrat in medie in 23 de şedinţe de judecata publice şi 78 şedinţe de cameră de consiliu (intr-un ritm de doua şedinţe publice lunar).

Mai menţionam ca:

• 
  grefierul sef al instanţei a deservit cabinetul si a intrat in şedinţele de judecata in care au fost repartizate dosarele date spre soluţionare in competenta expresa a preşedintelui instanţei (suspendări provizorii, eliberare certificate europene, anulare incidente de plată etc.);
  
• 
  grefierul sef de secţie a asigurat si evidenta hotărârilor instanţelor de control judiciar precum si toata organizarea activităţii personalului auxiliar al secţiei civile;
  
• 
  un număr de 10 grefieri au asigurat activitatea in compartimentele auxiliare ale instanţei (repartizare ECRIS - 3, executări civile - 2, asociaţii si fundaţii - 1, legalizări – 1, executări penale - 3).
  

Deficitul de personal auxiliar existent şi in prezent in special la nivelul secţiei civile a Judecătoriei Braşov are repercusiuni mult mai grave asupra funcţionarii justiţiei ca serviciu public, asupra calităţii actului de justiţie in general, decât îl avea in anii anteriori.

Potrivit analizei Grupului de lucru privind redistribuirea posturilor de personal auxiliar la nivel naţional, Judecătoria Braşov este singura instanţă din raza Curţii de Apel Braşov cu deficit de personal auxiliar.

Insa analiza mai sus menţionata a avut in vedere un volum de activitate (respectiv încărcătura din perioada 2006 - 2009) inferior celui la care personalul Judecătoriei Braşov trebuie sa facă fata in prezent.

CSM a stabilit ca pentru 2010 încărcătura optima de dosare pentru un grefier de şedinţa ar trebui sa nu depăşească 331 dosare intr-un an.

Vacantările temporare ne obliga sa apelam adesea la angajarea unui personal de cele mai multe ori fără calificare suficienta, iar lipsa de timp, de personal disponibil si volumul mare de activitate nu permit instanţei întâi sa procedeze la instruirea personalului nou, fără calificare, pentru o perioada de măcar o luna de zile, ci dimpotrivă, condiţiile impun ca acest personal sa fie nevoit sa preia din prima zi atribuţiile grefierului de şedinţa, iar aceasta situaţie de necesitate naşte întârzieri, greşeli si neglijente care afectează calitatea actului de justiţie.

Odată cu intrarea în vigoare a NCPC, la data de 15.02.2013, activitatea grefierilor s-a amplificat. Astfel, pe lângă munca specifică pregătirii şedinţelor de judecată, participarea la aceste şedinţe, întocmirea încheierilor, efectuarea operaţiunilor în sistemul Ecris, grefierii de şedinţă întocmesc toate adresele în procedura regularizării ( art.200 NCPC), asigură comunicarea acestora şi urmăresc împlinirea termenelor. Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti stabileşte în sarcina grefierilor efectuarea operaţiunilor în sistemul Ecris. Ca urmare a modificării Codului de procedură şi a necesităţii evidenţierii mai multor date ( exp. menţionarea în sistem a taxei judiciare de timbru), operaţiunile necesar a se efectua în Ecris îngreunează munca grefierului de şedinţă. De asemenea, pentru că Noul cod prevede soluţionarea în camera de consiliu a unor cauze, s-a dublat numărul şedinţelor de Cameră de consiliu asigurate de grefierii de şedinţă.

În concluzie, modificarea Codului de procedură civilă a generat o dublare a activităţii grefierilor de şedinţă.

Datorită numărului redus de grefieri, în perioada vacanţei judecătoreşti, s-au întâmpinat dificultăţi mari.

In ceea ce priveşte grefierii arhivari, potrivit dispoziţiilor din Regulament arhiva curenta este ţinută pe completuri si toate completurile au doua categorii de dosare care funcţionează după proceduri separate. Cei 7 grefieri arhivari, ce desfăşoară activitate în arhiva civilă curentă, răspund de câte 4 completuri de judecată.

În prezent arhiva penală este gestionată de doi grefieri arhivari.

Drept urmare, in anul 2015, grefierii arhivari ai secţiei civile au gestionat in medie un număr de 5113 dosare, ceea ce spune suficient in legătura cu încărcarea acestei categorii de personal auxiliar.
In secţia penala au activat 12 grefieri, dintre care 7 au asigurat cate o şedinţa de judecata si serviciul de arest in zilele nelucrătoare, 2 grefieri au intrat în şedinţele judecătorului de drepturi şi libertăţi şi 3 grefieri au asigurat sectorul executări penale.
Evidenta activităţii grefierilor secţiei penale este cuprinsa in Anexa 2.

In urma acestei analiza rezulta ca fiecare grefier al secţiei penale a intrat in medie in 30 şedinţe publice si a rulat in medie 945 dosare.

In ceea ce priveşte grefierii arhivari, din cei 15:

• 
  2 au atribuţii pe registratura;
  
• 
  2 au atribuţii pe arhiva penala;
  
• 
  1 are atribuţii pe scanare;
  
• 
  1 este repartizat numai pentru atribuţii mai puţin importante având in vedere ca are o stare de sănătate mai precara astfel ca in ceea ce îl priveşte trebuie manifestata grija si mai ales prudenta;
  
• 
  2 au atribuţii exclusive pe arhiva veche;.
  
• 
  7 deservesc arhiva civila curenta.
  

Drept urmare, numai 9 grefieri arhivari au manipulat, au efectuat menţiunile necesare in Ecris, au gestionat in general cele 39.318 dosare care au fost pe rolul instanţei in anul 2015 .

Având in vedere volumul de activitate prezentat este evident ca cei doi agenţi procedurali de care beneficiază instanţa sunt insuficienţi.

1.4 Analiza activităţii instanţei din perspectiva indicatorilor de eficienţă


Indicatorii de performanţă instituiţi în vederea măsurării eficienţei activităţii instanţelor sunt următorii:
Rata de soluţionare a dosarelor (operativitatea) calculată exclusiv în raport de dosarele nou intrate - reprezintă raportul dintre dosarele nou intrate în perioada de referinţă şi dosarele finalizate în aceeaşi perioadă de referinţă, exprimat procentual;
Stocul de dosare - se calculează ca fiind suma dosarelor aflate pe rol la finele perioadei de referinţă şi nefinalizate, mai vechi de 1 an pentru curţile de apel şi de 1 an şi 6 luni pentru celelalte instanţe;
Ponderea dosarelor închise într-un an - reprezintă suma

dosarelor finalizate în termen de mai puţin de 1 an de la înregistrare raportată la suma tuturor dosarelor soluţionate în perioada de referinţă, exprimată procentual;
Durata medie de soluţionare, pe materii sau obiecte (numai pentru stadiul procesual fond) - reprezintă timpul mediu scurs între data înregistrării dosarului şi data închiderii documentului final;
Redactările peste termenul legal - reprezintă procentul instanţei respective de redactare peste termen a dosarelor finalizate cu document de tip final Hotărâre.

În anul 2015 Judecătoria Braşov s-a încadrat în gradul „eficient”.

Situaţia pe indici este următoarea :
„rata de soluţionare” – eficient – 100,62 % - trebuie semnalat că la acest indicator secţia penală a atins coeficientul „foarte eficient” în timp ce secţia civilă calificativul „satisfăcător”.
„stocul de dosare” – eficient – 5,49 % - ambele secţii au atins acelaşi coeficient
„ponderea dosarelor închise într-un an” – foarte eficient
„durata medie de soluţionare” – foarte eficient
„redactări peste termenul legal” – ineficient
Trebuie precizat că pentru stabilirea coeficienţilor de analiză sunt folosite datele din programul Statis. Din acest motiv cifrele avute în vedere variază. De exemplu numărul dosarelor soluţionate raportat de programul Statis este de 28.447 iar cel raportat de programul Ecris este de 28.176, programul Statis numărând ca dosar soluţionat doar pe acela în care hotărârea a fost redactată şi închisă. În aceste condiții în cifra de 28.447 sunt incluse şi hotărâri pronunţate în anul 2014 dar motivate în anul 2015.

Analizând coeficienţii de eficienţă se constată că secţia civilă, în cel de-al doilea trimestru al anului 2015, secţia civilă, a obţinut calificativul „satisfăcător” la coeficientul „rata de soluţionare”. Reducerea acestui coeficient a fost cauzată şi de cele două luni de vacanţă judecătorească la care se adaugă luna decembrie în care majoritatea judecătorilor beneficiază de concediu de sărbători.

O îmbunătăţire a ratei de soluţionare poate avea loc prin înlăturarea totală a termenului de recomandare. Prin Hotărârea de Colegiu nr. 17/24.09.2014 termenul de recomandate a fost redus la 3 luni iar prin Hotărârea de Colegiu nr. 18/08.12.2015 a fost redus la 2 luni. Aceste hotărâri au fost adoptate de conducerea instanţei pentru a preveni o supraîncărcare a completelor la momentul la care se preconiza modificarea regulamentului şi înlăturarea termenului de recomandare.

Un calcul simplu al termenului de recomandare la care se adaugă termenul de 10 zile pentru regularizarea cererii, cel de 25 de zile pentru formularea întâmpinării, cel de 10 zile pentru formularea răspunsului la întâmpinare şi cel de 60 de zile pentru stabilirea primului termen conduce la concluzia că un dosar va avea nevoie uneori de 7 luni pentru ajunge la primul termen de judecată. Dacă adăugăm cele două luni de vacanţă judecătorească ajungem la concluzia că un dosar de o complexitate medie spre mare este imposibil să fie soluţionat în termen de 1 an de la înregistrare. O analiză pe obiecte a cauzelor înregistrate la judecătoria Braşov este foarte greu de realizat din cauza numărului mare de dosare însă, în acest context, rata de soluţionare ridicată este dată şi de numărul mai mare al unor cereri de complexitate redusă.

Coeficientul „stocul de dosare” este în legătură directă cu coeficientul „rata de redactare”. Astfel cauzele care conduc la o rată de redactare redusă sunt aceleaşi care conduc la o creştere a stocului de dosare.

Un alt coeficient ce trebuie analizat este cel al „redactărilor peste termenul legal” în care Judecătoria Braşov este „ineficientă”.

În analiza acestui indicator trebuie avut în vedere faptul că vizează doar numărul de „hotărâri” – în cazul judecătoriilor „sentinţe”, or este bine ştiut că un număr mare de dosare se soluţionează prin Încheiere ( exp. ordonanţele de plată respinse, uzucapiunile, cererile de investire cu formulă executorie, aplicarea amenzilor judiciare, multe cereri formulate în cadrul executărilor silite etc.). Este adevărat că gradul de complexitate al dosarelor ce se soluţionează prin Încheiere este redus însă nu trebuie neglijat faptul că şi pentru acestea se alocă timp şi muncă. În acest sens trebuie observată diferenţa dintre „dosare soluţionate prin hotărâre – 14.447 – avute în vedere la stabilirea indicelui „redactări peste termenul legal” şi „dosare soluţionate” – 28.447 – avute în vedere la stabilirea indicelui „ rata de soluţionare”.

Întârzieri în redactarea hotărârilor au existat întotdeauna la Judecătoria Braşov. Cauzele acestora sunt multiple, obiective: numărul mare de dosare, timpul alocat pregătirii examenului de promovare, complexitatea unor dosare, şi subiective : nealocarea unui timp suficient acestei activităţi, capacitatea redusă de sinteză.

Trebuie totuşi remarcat că în anul 2015 numărul dosarelor neredactate la finalul anului a fost de 595 faţă de 1299 câte existau la finele anului 2014.

Extrasele din programul Statis se regăsesc în Anexa 9.

1.5 Probleme de management al instanţei

Problemele de management cu care conducerea instanţei s-a confruntat în anul 2015 privesc în principal logistica instanţei şi personalul auxiliar.

În privinţa personalului auxiliar s-a observat necesitatea specializării unor grefieri ce activează în anumite sectoare. Astfel, în cadrul sectorului executări penale operaţiunile efectuate de grefieri presupun o pregătire specifică şi o atenţie deosebită. În acest context este necesară repartizarea unui număr de grefieri suficient pentru ca lipsa unora dintre ei ( concedii de odihnă, medicale etc.) să nu afecteze bunul mers al departamentului. Din cauza lipsei personalului auxiliar conducerea instanţei nu a avut posibilitatea formării mai multor grefieri care să lucreze în acest sector astfel că în perioada vacanţei, efortul celor care se află la serviciu este considerabil.

Aceiaşi este situaţia grefierilor care se ocupă cu repartizarea Ecris. La nivelul instanţei fiind desemnaţi 3 grefieri care repartizează zilnic mai mult de 150 de dosare.

Atribuţiile stabilite de Regulament în sarcina preşedinţilor instanţei presupun o pregătire pe care aceştia, de cele mai multe ori, nu o au. Astfel, repartizarea dosarelor în programul Ecris presupune o serie de cunoştinţe pe care conducerea instanţei a încercat să le însuşească de la grefierii repartizaţi pe acel sector. Apreciem că este absolut necesară organizarea unor seminarii de formare profesională în acest domeniu pentru a înţelege mecanismul de funcţionare a programului şi reguli de depăşire a diverselor probleme ce pot apărea. Din această perspectivă conducerea Judecătoriei s-a confruntat şi cu problema lipsei unor informaticieni care să cunoască îndeaproape modul de funcţionare a programului şi care să vină în întâmpinarea problemelor care ar putea apărea în momentul în care se ia o decizie în legătură cu crearea completelor şi parametrii de repartizate. Din această cauză există şi în prezent diferenţe semnificative între completele de judecată în privinţa numărului de dosare repartizate şi a complexităţii acestora ( cele mai mari diferenţe fiind între C 10 – 3913 puncte complexitate şi C 26 – 3499 puncte complexitate). Aceste diferenţe nu pot fi explicate de personalul IT sau grefierii ce efectuează repartizarea şi sunt puse pe seama modului de funcţionare a programului. De asemenea au existat probleme în legătură cu supraîncărcarea completelor nou deschise, diferenţele de punctaj fiind chiar şi de trei ori mai mari faţă de completele ce funcționau de mai mult timp.

Lipsa posibilităţii de gestionare a programului Ecris astfel încât acesta să vină în întâmpinarea problemelor unei instanţe şi nu să creeze altele a condus şi la imposibilitatea reducerii activităţii judecătorilor care, potrivit regulamentului, trebuie să beneficieze de o astfel de reducere. În acest context este de observat că imposibilitatea reducerii efective activităţii de judecată a preşedintelui instanţei, a vicepreședintelui şi a preşedinţilor de secţie afectează calitatea managementului, timpul alocat acestuia fiind redus.

În privinţa logisticii cea mai mare problemă este cea a spaţiului destinat desfăşurării activităţii şi a învechirii calculatoarelor. Lipsa spaţiului generează supraaglomerarea birourilor şi a arhivelor. Această situaţie conduce la îngreunarea muncii personalului apărând disfuncţionalităţi în circuitul actelor şi dosarelor în instanţă. În ce priveşte calculatoarele cu care judecătoria este dotată, din cauza învechirii acestora, funcţionează greoi şi implică acordarea unui timp suplimentar unor operaţiuni care în mod normal s-ar efectua cu rapiditate.

În cursul anului 2015 au existat probleme în legătură cu asigurarea unui birou pentru procurorii ce asigură şedinţele de judecată. Spaţiul pe care judecătoria l-a putut pune la dispoziţia acestora se găseşte la subsolul clădirii, este neîncălzit şi foarte mic pentru cei 5 procurori. În aceste condiţii, cu acordul conducerii Tribunalului Braşov, aceştia au utilizat şi Camera de Consiliu cu inconvenientul că ori de câte ori avea loc un eveniment trebuia eliberată.

Secţiunea a 2-a Infrastructura si capacitatea instituţionala a instanţei

Funcţionarea cu un număr redus de judecători raportat la numărul cauzelor cu care este investita instanţa, afectează radical, determinant calitatea actului de justiţie si celeritatea soluţionării dosarelor, punându-ne in imposibilitatea de a oferi justiţiabilului ocazia de a beneficia de avantajele Noului cod de procedură civilă.

Recomandarea nr. (94)12 a Comitetului Miniştrilor privind independenţa, eficienţa şi rolul judecătorilor stabileşte in principiul al III-lea promovarea rolului magistraţilor, al condiţiilor de muncă adecvate. Astfel, pentru ca judecătorul să-şi poată desfăşura activitatea în mod eficient şi să nu aibă întârzieri nejustificate, s-a prevăzut atât recrutarea unui număr suficient de judecători, cu o pregătire profesională adecvată cât şi punerea la dispoziţia acestora a unui personal auxiliar şi a unor echipamente adecvate.

În plus, nu trebuie ignorat faptul că, însuşi accesul la justiţie implică încrederea justiţiabililor în succesul demersului judiciar, încredere care se bazează incontestabil pe calitatea actului de justiţie.

Această calitate depinde nu doar de fiecare judecător implicat ci şi de o serie de variabile, aflate în afara procesului de administrare a justiţiei, între care resursele adecvate alocate sistemului judiciar.

Aceste argumente, cuprinse şi în Avizul nr. 11 (2008) al Consiliului Consultativ al Judecătorilor Europeni (CCJE), converg toate înspre realitatea incontestabilă că o instanţă nu poate funcţiona eficient cu resurse umane şi materiale inadecvate iar obţinerea unui act de justiţie de calitate in condiţiile acestor lipsuri este imposibilă.

Această situaţie, de evitat conform recomandărilor europene, se regăseşte de ani buni la nivelul Judecătoriei Braşov si generează automat întârzieri în îndeplinirea lucrărilor, acordarea de termene lungi de judecată cu nemulţumirea justiţiabililor, supraaglomerarea judecătorilor, stres şi inevitabil neglijente si chiar erori sub presiunea termenelor de pronunţare, redactare şi a volumului de lucru.

În ceea ce priveşte logistica instanţei în cursul anului 2015 nu au intervenit modificări esenţiale.

Astfel, în continuare spaţiul care-i revine Judecătoriei Braşov pentru desfăşurarea activităţii este împărţit într-un număr de 3 săli de judecată, 4 săli destinate şedinţelor Camerei de Consiliu, 3 spaţii destinate arhivei (civilă, penală şi cea pasivă), precum şi 27 de birouri pentru personalul instanţei, la care se adaugă spaţiile anexe (holuri, dependinţe etc.).

În anul 2015 s-a preluat mobilier de la Parchetul de pe lângă Judecătoria Braşov, din care s-au asigurat birouri pentru personalul suplimentar şi s-a completat mobilierul din birourile judecătorilor şi grefierilor.

În cursul anului 2015 s-a reuşit sortarea dosarelor a căror termen de păstrare a expirat în vederea topirii acestora şi totodată au fost sortate documentele destinate Arhivelor Naţionale, in mare măsura documentele fiind prelucrate, sortate cu efortul considerabil al personalului auxiliar si conex al instanţei. În anul 2016 urmează a fi predate Arhivelor Naţionale.

Din punctul de vedere al resurselor materiale, Judecătoria Braşov este complet informatizata, iar conducerea instanţei a trecut la eliminarea treptata a evidentelor scriptice.

De asemenea este de menţionat ca, in continuare, la fel ca si in anii precedenţi, numai sala de judecata in care funcţionează completele secţiei penale a fost dotată cu aparatura de înregistrare audio-video.

Cele două săli de judecată destinate şedinţelor civile au fost dotate în anul 2013 cu aparatură de înregistrare audio. Începând cu data intrării în vigoare a Noului cod de procedură civilă toate şedinţele de judecată civile sunt înregistrate audio.

Din luna mai a anului 2008 instanţa este dotata cu aparatură pentru audierea martorilor sub acoperire, însa în economia spaţiului existent la dispoziţia instanţei nu exista o camera destinata acestui scop, astfel ca aparatura este instalata in biroul destinat vicepreşedintelui instanţei.

Întreg personalul instanţei beneficiază de informatizare, tuturor, judecători, grefieri, arhivari, fiindu-le repartizate calculatoare, ele existând chiar si in sălile de judecată, la arhive si in registratură.

De asemenea tot in anul 2008 Judecătoriei Braşov i-au fost alocate 2 info-chioşcuri amplasate pe holul de la parter al clădirii, dispozitive care teoretic permit justiţiabililor consultarea stării cauzelor fără a mai apela la personalul, şi aşa extrem de încărcat, din cele două arhive.

Judecătoria Braşov este dotata începând din aprilie 2008 cu un autoturism nou marca Skoda Octavia. La finalul anului 2015 judecătoriei i-a fost repartizat încă un autoturism marca Toyota însă fără a avea şi un post de şofer aferent.

Spaţiul destinat instanţei noastre a devenit insuficient pentru o buna desfăşurare a activităţii judiciare. Astfel, in ciuda faptului ca, de la data modernizării clădirii (2005), schema de personal auxiliar a crescut cu 6 grefieri de şedinţă şi un grefier arhivar, iar cea a judecătorilor a crescut numai cu 6 locuri, volumul de activitate a crescut substanţial, practic s-a dublat raportat la nivelul anului 2008 şi, prin urmare, şi fluxul de justiţiabili si numărul de dosare.