Sorulariniz ve cevaplari

İKİ AYRI ŞİRKETİN AYNI YAZILIM PROGRAMINI KULLANMASI MÜMKÜN

Soru 56- Şahıs firması (Gerçek Kişi) olarak gelir vergisi mükellefiyim, ayrıca imza yetkilisi (Şirket Müdürü) olduğum bir limited şirketin % 50 Pay sahibiyim.

01/01/2016 tarih itibariyle her iki firma da zorunlu e - defter kullanmaya başlamıştır.

Her ikisinin de muhasebe kayıtları bu zamana kadar aynı ana makineye (Server 'a) yüklenmiş olan muhasebe programı ile takip edilmekteydi. E- defter’e geçildiğinden her firma için ayrı ayrı e -defter ve e -fatura programları mı kullanmamız gerekiyor?

Cevap 56 - Gerçek kişi ve tüzel kişilik olarak iki ayrı mükellefiyet olduğundan, e-defter başvuruları ayrı yapıldı. Kullanılan e-defter yazılımı GİB Başkanlığından onay almış bir yazılımdır. Aynı yazılım programını iki mükellefiyette de ayrı ayrı kullanmanız mümkündür.
BANKADAN ALINAN BELGE TİPİ VE E-DEFTERE KAYDEDİLMESİ

Soru 57- Banka işlemlerine ilişkin idarece yapılan açıklamalarda, dekont alınamıyorsa her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde gösterilebilir denilmektedir.

Uygulamada bankalarda dekont alınması çok zor olmaktadır. Fakat kayıtların toplu girilmesi de kullanılan bilgisayar sistemlerinde mümkün olmuyor. Bu işlemleri banka bazında ayrıştırmak koşulu ile tek tek de girebilir miyiz?

Cevap 57- Bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir.

Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka bazında ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. E-defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.

E-DEFTER GÖNDERİLME SÜRESİ

Soru 58- E-defter gönderme süresini sonu, dönemi izleyen 3. ayın son günü hafta sonuna denk geldiği takdirde, takip eden ilk iş günü mü, son gün olarak kabul ediyoruz yoksa ayın son günü göndermek zorunda mıyız?

Cevap 58- 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 18. Maddesinde; “…Resmi tatil günleri süreye dâhildir. Şu kadar ki, sürenin son günü resmi tatile rastlarsa tatili takibe den ilk iş gününün tatil saatinde biter…..” hükmü yer almaktadır.

Bu nedenle e-defter göndermede de son günün tatile rastlaması halinde, e-defter gönderme süresi tatili takip eden ilk iş gününün mesai saatinde biter.

SERMAYESİ BELEDİYELERE AİT OLAN ANONİM ŞİRKETLER E-DEFTER KULLANIMI KAPSAMINDA MI?

Soru 59- Sermayesinin yarıdan fazlası belediyelere ait olan anonim şirketler e-deftere tabi mi?

Cevap 59- 213 Sayılı VUK 454 Sıra No.lu Genel Tebliğinin 2."Elektronik Defter ve Elektronik Fatura Kullanma Zorunluğu Bulunan Mükellefler" başlığı altında "10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının bu Tebliğ kapsamında elektronik fatura uygulamasına geçme ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır." açıklaması yer almaktadır.

Buna göre, sermayesinin tamamı veya yarıdan fazlası belediyelere ait olan anonim şirketlerin e-defter kullanma zorunluluğu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar arasında yer alıp almadığı veya iktisadi kamu kuruluşu niteliği taşıyıp taşımadığının değerlendirilmesi ile mümkün bulunmaktadır.

Belediyelerce sermaye tahsisi ile kurulan anonim şirketler, 5018 sayılı Kanun kapsamında bulunmamaktadır.

Öte yandan kurumlar vergisi kanununda, sermaye şirketi veya kooperatif statüsünde kurulmamış olmak şartıyla sermayesinin tamamı belediyelere ait olan ticari ve sınai işletmeler iktisadi kamu müessesesi olarak kurumlar vergisi mükellefidir.

Bu nedenle sermayesinin yarıdan fazlası belediyelere ait olan anonim şirketler, iktisadi kamu müessesesi olarak değil sermaye şirketi olarak kurumlar vergisi mükellefi olup, e-deftere ve e-faturaya tabi olma şartlarını taşımaları halinde e-deftere ve e-faturaya tabi olacaklardır.

BANKA İŞLEMLERİNİN E-DEFTERE KAYDI

Soru 60- e -Defter uygulama Kılavuzunda ''Banka İşlemlerine İstinaden Açıklama'' kısmının 2.paragrafında; ''Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka bazında ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. E-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişinde gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir'' denilmektedir.

Ancak ''muhasebeleştirilemiyorsa'' sözcüğü nasıl algılanmalıdır? Bu ihtiyari bir durum mudur? Örneğin şirketimizde toplu ödeme işlemleri oluyor 50-60 bazen 100-200 adet kadar, dekont istediğimizde de banka gönderiyor. Ancak tek tek dekont muhasebeleştirme işlemi fazla iş yükü oluyor. Bu işlemleri tek muhasebe fişinde ''muhasebe fişi'' olarak kaydedebilir miyiz?

Cevap 60 - Banka işlemlerine ait dekontların tek tek muhasebe kaydının yapılması esas olmakla birlikte söz konusu belgelerin bu şekilde muhasebe kaydı yapılmasının güçlüğü göz önünde bulundurulduğundan her bir bankadan yapılan işlemler günlük olarak birer muhasebe fişinde işlenebilir. Bu durumda, e-defterde kayda esas teşkil eden belge "muhasebe fişi" olacaktır. E-defter kaydında belge tipi "other" belge açıklaması ise "muhasebe fişi “şeklinde olup, Muhasebe fişinin tarih ve numarasının girilmesi gerektiği tabiidir.

Bu şekilde yapılacak günlük uygulamada, muhasebeleştirilemiyorsa ifadesini dekont sayısının çokluğu ile izah etmek mümkündür. Bu durumda mükellef isterse banka bazında günlük olarak birer muhasebe fişi ile kayıt yapılabilecektir.

HAFTA SONU E-DEFTER YÜKLEME

Soru 61- E-Defter beratlarını GİB'e hafta sonları ve resmi tatillerde yüklememiz mümkün müdür?

Cevap 61- E-defter beratlarını Gelir İdaresi Başkanlığı e-defter uygulamasına hafta sonları ve resmi tatillerde göndermenizin önünde teknik bir engel bulunmamaktadır.
GİB İDARESİNE YAPILACAK E-DEFTER BİLDİRİM SÜRELERİ HAKKINDA

Soru 62- E-Deftere geçen kullanıcıların bildirim süreleri nedir? Hangi tarihe kadar bildirimini gerçekleştirmelidir?

Geriye dönük işlem mümkün müdür; yapıldığı takdirde cezası nedir?

Cevap 62- Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalamalı ve Gelir İdaresi Başkanlığı e-defter uygulamasına göndermelidir.

Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylamalı ve Gelir İdaresi Başkanlığı e-defter uygulamasına göndermelidir.

Berat gönderme süresinden sonra berat yüklemenin önünde teknik bir engel bulunmamaktadır. Ancak berat gönderme süresinden sonra beratların gönderilmesi durumunda elektronik deftere ilişkin olarak genel tebliğlerle getirilen zorunluluklara uymadığınız için hakkınızda, Vergi Usul Kanununun usulsüzlük ceza hükümleri tatbik olunur.
DEFTER BERATI KUYRUKTA SORUNU

Soru 63- Temmuz ayına ait yevmiye ve defteri kebir beratlarını sisteme yüklediğimizde onaylı belge bölümünde "kuyrukta", açıklama kısmında ise "paket kuyrukta bekliyor" uyarısı geldi. Durumun düzelmesi için bizim beklememiz mi gerekiyor? Yoksa başka bir işlem mi yapmamız gerekli?

Cevap 63- Eğer paketinizin durumu " Kuyrukta " idiyse, ilgili paketi tekrar yüklemelisiniz.
NEVİ / TÜR DEĞİŞİKLİĞİ DURUMUNDA E-DEFTER BAŞVURUSU SÜRESİ

Soru 64- firmamız LTD.Ş iken A.Ş olarak tür değişikliğine gitmiş bulunmaktadır. Nevi değişikliğinin tescilinden itibaren e- fatura uygulamasına geçmek için ne kadar süre içinde başvuru yapmamız gerekiyor?

Cevap 64- E-Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde, 15 gün içerisinde nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için de TUBİTAK-Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir.

Yeni mali mührün elinize ulaşması halinde de www.edefter.gov.tr adresine mail atarak temin ettiğinizi belirtmelisiniz. Bunun ardından nevi değişikliğine ilişkin dilekçenizin havale edildiği ilgili personel size gereken yönlendirmeyi yapacak ve yeni kullanıcı hesabınız tanımlanacaktır.

Unutulmamalıdır ki nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten önceki ay kesrine ait eski unvan ve vergi kimlik numaralı defter ve beratının oluşturulması gerekmektedir.

Oluşturulan defterlerin tarih aralığı, mükellefin eski unvanına ilişkin hesap döneminin son ayına tekabül edeceğinden beratlar GİB e-defter uygulamasına, kurumlar vergisi beyannamesinin (Hesap döneminin başından, nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihe kadar ki hesap dönemine ait kurumlar vergisi beyannamesi) verildiği ayın son gününe kadar (2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği) gönderilmelidir.

Ayrıca nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten sonraki ay kesrine ait yeni unvan ve vergi kimlik numaralı defterlerin oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar (2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde belirtilen süreler) beratların GİB e-defter uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

Örneğin, 7 Ocak 2016 tarihinde gerçekleşen Nevi değişikliğinde eski vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defter ve berat 01 Ocak – 07 Ocak 2016 tarihlerini kapsamalıdır.

Bu tarihleri kapsayan eski vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defterler, eski unvanın hesap döneminin son ayına tekabül edeceğinden beratları yasal süre olan kurumlar vergisi beyannamesinin (Hesap döneminin başından, nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihe kadar ki hesap dönemine ait kurumlar vergisi beyannamesi) verildiği ayın son gününe kadar GİB e-Defter uygulamasına gönderilmelidir.

Nevi değişikliğinden sonra yeni VKN ve unvana ilişkin defter ve berat 08 Ocak – 31 Ocak 2016 tarihlerini kapsamalıdır. Bu tarihleri kapsayan yeni vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defterlerin beratları yasal süre olan ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar tarihine kadar GİB e-Defter uygulamasına gönderilmelidir.

HER E-FATURA İÇİN AYRI YEVMİYE FİŞİ OLUŞTURULMASI

Soru: 65- Her fatura ve belge için ayrı yevmiye fişlerinin oluşturulması, kayıt edilmesi ve arşivlenerek saklanması halinde çok büyük iş yükü ve kâğıt ihtiyacı doğacaktır. Örneğin senede 5000 fatura düzenleyen bir firma, sadece bu faturalar için 5000 sayfa sürekli form veya A4 basım yapmalı. Bu durum veri bütünlüğü ve takip zorluğunun yanı sıra ciddi kâğıt ve yer israfına yol açmayacak mı?

Cevap 65- E-defter uygulamasında her bir belgenin ayrı yevmiye maddelerinde kaydedilmesi esastır. Buradaki kural sadece defter üzerinde uygulanması gereken bir kuraldır. Muhasebeleştirme sürecinde kontrol amacıyla belgeler için oluşturulan muhasebe fişleri için zorlayıcı bir kuralımız bulunmamaktadır. Yani her bir belge için ayrı muhasebe fişi oluşturulması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır.

Dolayısıyla bir günde yapılmış olan alış ya da satış faturalarınızı bir muhasebe fişine bağlayıp daha sonra bu muhasebe fişinin altında yer alan bu belgeler her biri ayrı yevmiye maddelerinde kaydedilebilir.

Her belge için ayrı muhasebe fişi oluşturulması kullandığınız muhasebe programının işleyişinden kaynaklıdır. Muhasebe programı üreticisine başvurup istediğiniz şekilde muhasebe fişi oluşturmasını sağlayabilirsiniz.

E-Defter uygulamasında faturalar, Teknik kılavuzda, “18. Belge Tipi” başlığında açıklandığı gibi her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmelidir. Ancak e-Arşiv kullanıcısı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri ile yazılı talep üzerine Başkanlıkça uygun görülen sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler e-defter uygulaması ile ilgili belirlenmiş olan diğer düzenlemelere uymak koşulu ile birden fazla faturayı kapsayacak şekilde yevmiye kaydı düzenleyebileceklerdir. Bu şekilde yapılan kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “e-Arşiv fatura icmali” olacaktır ve bu icmalin numarası ve tarih bilgisinin de yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. Ancak bu icmalin e-arşiv raporu formatında ve aynı içerikte olması ayrıca mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur.

Bununla birlikte, muhasebe kaydına konu edilecek bu faturaların aynı mahiyette olacak şekilde gruplandırılması (Örneğin Mal ve Hizmet Satış Faturaları, Mal ve Hizmet Alış Faturaları, Genel Gider Faturaları, vb şekilde gruplandırılması) en fazla 10’ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkün bulunmaktadır.
BANKADAN YAPILAN FATURA ÖDEMELERİNDE BELGE TİPİ

Soru 66- Şirketimizin banka hesabına müşterimiz tarafından yapılan ödeme, mal ve hizmet teslim bedeline ilişkin olarak müşteri adına düzenlediğimiz bir faturanın karşılığı olduğunda; bu ödeme işlemi e-deftere yansıtılırken belge tipi/tarihi/numarası olarak ilgili olduğu faturanın mı bilgileri mi? Yoksa banka dekontuna ait bilgiler mi girilecek?

Cevap 66- Bir firmanın banka hesabına firmanın müşterisi tarafından yapılan, firmanın müşteriye kesmiş olduğu bir faturanın karşılığı olan bir ödeme işlemi e-deftere yansıtılırken bu muhasebe kaydına esas teşkil eden belge dekont olduğu için belge türü "other" belge açıklaması "dekont" yazarak dekont tarih ve numarası ile kayıt edebilirsiniz.

Banka İşlemlerine istinaden GİB tarafından yapılan açıklama şöyledir.

Bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası ve tarih bulunmaması durumunda, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir.

Bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. E-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.

BELGE TİPİ (MAKBUZ) OLDUĞUNDA YEVMİYE KAYDI.

Soru 68- Vergi Usul Kanunundaki düzenlemeye göre sadece Serbest Meslek Makbuzu (Madde 236) “Makbuz” olarak tanımlanmıştır. E-Defter’de yevmiye maddesine esas teşkil eden belge tipi listesinde yer almakta olan, “Makbuz” hangi tür belgeler için kullanılacaktır. Sadece serbest meslek makbuzunda mı belge tipini “Makbuz” olarak seçmeliyiz? “Perakende Satış Fişlerini” “Makbuz” olarak değerlendirebilir miyiz?
Cevap 68- Makbuz belge türü, e-defter uygulaması ile getirilen yeni bir belge türü değildir. Bu belge türünün kullanımı ile ilgili olarak teknik kılavuzda bir kısıtlama bulunmamaktadır.

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, sayılan belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi tanımlaması aşağıda belirtildiği şekilde yapılmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “invoice” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “invoice” belge tipi kullanılamaz. Örneğin Serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “invoice” olarak değil; “other” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır.

Yukarıda sayılan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “other” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır.

Belge açıklama alanı, e-Defter xml alanlarında “documenttypedescription” alanına karşılık gelmektedir. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “other(diğer)” olarak tanımlanabilecek belgelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır.

İŞ AVANSI VERİLEN PERSONELİN GETİRDİĞİ FATURA

Soru 69- -Kasadan vermiş olduğumuz iş avansına istinaden personelimiz iş avansı tutarında fatura getirmektedir. İş avansını tedarikçi hesabı ile çalıştırıp kapattığımızda bu kayıt için bir ödeme türü girilmesi gerekir mi? Yoksa bu işlemi hesaplar arası virman gibi düşünüp ödemeye konu teşkil etmeyeceği şeklinde mi düşünmek gerekir?
Cevap 69- İşletmenize düzenlenen faturanın ödemesi nakit olduğu için faturanın kaydedildiği yevmiye maddesinde ödeme yöntemi "nakit" olarak yer almalıdır.
TEDİYE FİŞLERİNİN AYRI FİŞ SATIRINDA GÖSTERİLMESİ

Soru 70- e-Defter uygulamasının teknik kılavuzlarına göre her belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerekmektedir. Bu açıklamaya göre, bir dokümanla ile ilgili kayıt, bir yevmiye başlığına değil, bir yevmiye satırına mı karşılık gelmelidir?

Cevap 70- Günlük kasa için, genelde bir tahsil bir de tediye fişi açılır. Bir gün içinde çok fazla fatura ödenir ve tahsilat yapılır. Bunların her birinin ayrı fiş satırında olması normaldir. Ama her bir doküman için ayrı fiş başlığı açmak pratik olarak uygulanması mümkün değil.

Yevmiye kaydına esas teşkil eden belgenin tarih ve numarası yazılmalıdır. Dolayısıyla belgesi olan bir işlem için e-defter uygulamasında belge türü seçilerek belge tarihi ve numarasının yazılması gerekiyor.

Her bir belgeyi (faturayı) ayrı satırlarda değil ayrı yevmiye maddelerine kaydetmeniz gerekmektedir.

MAKBUZ BELGE TİPİ İLE TANIMLANAN BELGE "TAHSİLAT-TEDİYE-SERBEST MESLEK MAKBUZU”

Soru 71- Makbuz belge tipi ile "tahsilat-tediye-serbest meslek makbuzu" ifadeleri mi belirtilmek istenmiştir? Kasadan yapılan işlemlerin tümüne makbuz düzenlenmediği halde (kasa fişleri vb.) tüm harcamaları bu grupta toplamak mı gerekmektedir?
Cevap 71- Makbuz belge türü, e-defter uygulaması ile getirilen yeni bir belge türü değildir. Bu belge türünün kullanımı ile ilgili teknik kılavuzda bir kısıtlama bulunmamaktadır.

E-Defter Uygulamasında belge tipi olarak sadece aşağıdaki kavramlar kullanılacaktır.

-check: Çek

-invoice: Fatura

-order-customer: Müşteri Sipariş Belgesi

- order-vendor: Satıcı Sipariş Belgesi

-voucher: Senet

-shipment: Navlun

-receipt: Makbuz

- other: Diğer

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka documenttype (belge tipi) alanının kullanılması gerekmektedir. Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa documenttype(belge tipi) alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır.

Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi (documentdate) veya numarası (documentnumber) gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, sayılan belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi tanımlaması aşağıda belirtildiği şekilde yapılmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “invoice” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “invoice” belge tipi kullanılamaz. Örneğin Serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “invoice” olarak değil; “other” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır.

Yukarıda sayılan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “other” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır. Belge açıklama alanı, e-Defter xml alanlarında “documenttypedescription” alanına karşılık gelmektedir. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “other(diğer)” olarak tanımlanabilecek belgelerdir.

Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır. İşletmenin yaptığı ödemeler yanında işletmeye yapılan ödemelere “Ödeme Yöntemi “ alanında sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılmalıdır. Örneğin, nakit, banka, kredi kartı, çek, senet açıklamasına yer verilecektir. Ödeme yöntemi bilgisi serbest metin biçiminde yazılacaktır.

Yazılımcıların dikkat etmesi gereken husus kayda esas teşkil eden tüm belge tipi girişlerine kendi yazılımlarında olanak vermeleridir. Ayrıca belgesiz kayıt girişlerinin de olması muhtemeldir. Dolayısıyla uyumlu yazılım firmaları, belge tipleri konusunda kullanıcılarını doğru bir şekilde yönlendirmek zorundadır.

Belge numarası ve Belge tarihi, elektronik defter xml’inde sırasıyla documentnumber ve documentdate alanlarına karşılık gelmektedir. Bu elemanlar yevmiye maddesine kaynak teşkil eden belgenin numarasını ve tarihini gösteren elemanlardır. Dolayısıyla yevmiye kaydına ait tarih ve numara ile belgeye ait numara ve tarih farklı olabilir. Kayda esas belgenin üzerinde kendine ait numara ve tarih var ise, documentnumber(belge numarası) ve documentdate(belge tarihi) alanlarına belge üzerindeki bilgiler yazılmalı, bu bilgiler yerine muhasebe fişinin tarihi ve numarası yazılmamalıdır.
E-DEFTER BELGE ALANINA ÇEKLER İLE İLGİLİ YAZILACAK BİLGİ

Soru 72-- E-Defter 'de çek ile ilgili portföye giriş, tahsilata çıkış, tahsil edildi vb. evraklarda belge tarihi alanına çekin vade tarihi bilgisi mi girilmesi gerekir? Yoksa bordro tarihi bilgisi mi girilmesi gerekir?

Cevap 72- Bilindiği üzere çeklerde düzenleme tarihi mevcuttur. Vade tarihinin yazılması uygulamada yapılan teamüllerdendir.

E-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır.

Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.

Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

Ayrıca elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.