Toplanti hazirlama ve planlama
Yüklə 62,31 Kb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- II.TOPLANTI HAZIRLIKLARI
- III.KATILIMCILARIN BELİRLENMESİ
- V.TOPLANTI YERİNİN BELİRLENMESİ
- Yemek ve toplantı araları
- Fizik mekanlar ve donanım
- VI.BÜTÇENİN HAZIRLANMASI
- VII.ONAY VE DAVET YAZILARININ HAZIRLANMASI
- VIII.TOPLANTININ DEĞERLENDİRİLMESİ
- IX.TOPLANTININ BİTİRİLMESİ Genel değerlendirme
- X.KATILIM BELGESİ VEYA SERTİFİKA VERİLMESİ
- XI.TOPLANTI RAPORU A.Toplantının Tanıtımı
- Dr. Gülay Öztürk-Tıp Doktoru KAYNAKÇA
- A. KONU SEÇİMİ
- 2. Konuyu sınırlandırma
- C. SUNUŞUN HAZIRLIK AŞAMASI 1. Sunuş Slaytlarının Hazırlanması
|
TOPLANTI HAZIRLAMA VE PLANLAMA Toplantı insanların iletişimlerini sağladıkları ortak yöntemlerden biri olup bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmasıyla yapılır. Toplantı fikrinin ortaya çıkması bir sorunun varlığını gösterir. Bu sorun veya konu gündemi oluşturur ve ilk olarak gündem belirlenir. Daha sonra ilgili kişiler saptanır ve yapılan toplantı ile konu görüşülür. Yapılan toplantılarda iki nokta önemli ve dikkat çekicidir: Birincisi, ilgililer toplantı dışında, iletişim kanallarını, yeterince kullanmamaktadır. İkincisi toplantı gündemlerinin belirlenmesi, zamanlanması, katılımcıların belirlenmesi, toplantının verimli geçmesi ve toplantı sonuçlarının izlenmesi ve diğer ilgililere iletilmesi süreçlerinde aksaklıklar olmasıdır. Kurallara uygun yapılan toplantılarda alınan kararların yaşama geçirilebilir olması, uygulama takviminin, sorumlularının ve izleme/değerlendirme süreçlerinin iyi bir şekilde belirlenmesi aynı konuda aynı kişilerle bir tekrar toplantısını gereksiz kılacaktır.
Toplantı kararının alınması, konunun ve sınırlarının belirlenmesi gereklidir. Toplantı ile elde edilmesi beklenen çıktıların belirlenmesi, toplantı kararının alınmasının hemen ardından yapılmalıdır. Toplantı hazırlıklarını yürütecek olan sorumluların (merkez grubun) belirlenmesi ön toplantı sırasında yapılmalıdır. Toplantı tipine karar verilmesi ile hazırlıkların nasıl yapılacağı, yer seçimi, araç gereçlerin belirlenmesi gibi konularda net çalışmaların yapılmasını sağlayacaktır. Katılımcıların belirlenmesinde en önemli ölçüt beklenen çıktıların elde edilmesine yapacakları katkı ve konuya ilgileridir. Toplantı yerinin belirlenmesinde maliyet ve finansman sınırlayıcıdır. II.TOPLANTI HAZIRLIKLARI
Merkez grup ekip çalışması anlayışı içinde ana başlıklarla ilgili görev paylaşımında bulunur. Toplantı hazırlıklarını uygulamak için sorumlular üstlendikleri faaliyetleri eksiksiz ve zamanında yapmalıdır. Ekibin ortak çalışması sonucu hazırlıklar bir eylem programına dönüştürülür ve toplantı hazırlık genel kontrol listesi hazırlanır. III.KATILIMCILARIN BELİRLENMESİ: Mümkünse öngörüşme yapılarak saptanmalı, bu olanak yoksa zaman kısıtlı ise katılımcı niteliği belirtilerek kurumlarından belirlemeleri istenmelidir. İsim onayı alındıktan sonra isim davet yazısı gönderilir. IV.TOPLANTIDA KULLANILACAK ARAÇ VE GEREÇLERİN BELİRLENMESİ Toplantıda kullanılacak araç gerecin çeşidi ve sayısı toplantının tipine ve katılımcı sayısına göre değişebilir. Toplantı tipine karar verildikten ve katılımcı sayısı belirlendikten sonra saptanır. Özellikle katılımcılara verilecek ve geri alınmayacak kalem, defter, çanta gibi malzeme satın alınmalıdır. Demirbaş niteliği taşıyan ve başka toplantılarda da kullanılacak olan flip chart, slayt makinesi, tepegöz gibi araçlar ya kurumda veya toplantı yerinde her zaman bulunmalıdır. V.TOPLANTI YERİNİN BELİRLENMESİ Bir toplantı organizasyonunda en önemli noktalardan biri de toplantı yerinin belirlenmesidir seçimde ölçütler şöyle sıralanabilir:
Maliyet: Bunlardan en önemli ölçüt toplantı boyunca yapılacak harcamaları karşılamak üzere sahip olunan bütçedir. Eğer kısıtlı bir bütçe var ise, kamu kurum ve kuruluşlarına ait misafirhanelerden faydalanma yoluna gidilebilir. Bütçe yeterli ise otel ve benzeri yerlerde seçilebilir. Bu tür yerler bir çok açıdan daha donanımlı ve konforludur. Ulaşım: Toplantı yeri seçimi ulaşım açısından önem taşır. Katılımcılar ulaşım alternatiflerine sahip olmalıdırlar. Değişik şehirlerden katılanların ulaşımı ve dolayısı ile konaklaması önem taşır. Katılımcı sayısı: Seçilecek toplantı yerinin konaklama, yemek vb. günlük ihtiyaçları sayısal olarak karşılayabilecek olanaklara sahip olmasının yanısıra, toplantı salonu veya odaları gibi yeterli fizik mekanlara da sahip olması gerekir. Organizasyonda bu aşamalarda yapılacak hatalar toplantı çıktısından beklenenlerin karşılanmamasına neden olur. Bireysel ve grup çalışmaları yapabilmek için 6-10 kişi arası grup oluşturulmalıdır. Bunun içinde yeterli büyüklükte bir toplantı salonuna ihtiyaç olacaktır. Toplantı süresi: Planlanan toplantının süresi birkaç açıdan rol oynayacaktır. Bunların en başında geleni ise toplantı maliyetini etkilemesidir. Çünkü uzun bir toplantının maliyeti doğal olarak pahalı olacaktır. Yine toplantı süresi uzun ise katılımcılar sıkılabilir ve motivasyonları düşebilir. Bu riski en aza indirgemek için toplantılar dinamik ve katılımcıların aktif katılımlarını sağlayacak şekilde planlanmalıdır. Toplantı Tipi: Toplantı tipi seçilecek toplantı yerini doğrudan etkileyecek bir etkendir. Örneğin düzenlenen toplantı kongre, sempozyum veya çeşitli gruplara ayrılan workshop tipine uygun ise, bir çok küçük salon gerekecektir. Konaklama: Konaklamalı bir toplantı ise konak yerinin mümkün olduğunca toplantı mekanına yakın olmasına özen gösterilmelidir, eğer bu mümkün değilse toplantı yeri ile konaklama yeri arasında ulaşımı sağlamak yarar sağlar. Bu katılımcıların ulaşımdan dolayı geç gelmelerini önleyeceği gibi ortak konaklama eğitim dışında katılımcıların birarada olmasını sağlar. Yemek ve toplantı araları: Toplantı yerinin temel ihtiyaçlarından birisi de yemektir, özellikle yemek saatlerinin belirtilmesi önemlidir. Kalabalık grupların katılacağı toplantılarda özellikle önem taşıyan aralarda verilecek çay, kahve molalarıdır. Bu psikolojik bir rahatlama sağlayacaktır. Önceden tanışmayan katılımcıların kaynaşmasını, eğitimcilerle katılımcıların dialogunu sağlayacaktır. Fizik mekanlar ve donanım: Genel anlamda toplantıların yapılacağı salonlar, yemek salonları, odalar, çay, kahve aralarının verileceği yerler katılımcı sayısına uygun kapasitede, aydınlık, havalandırma, ısıtma ve soğutma olanaklarına sahip, gerektiğinde karartılabilecek, temiz olma özellikleri taşımalıdır. Toplantılar boyunca ihtiyaç duyulacak her türlü malzeme donanımı önceden planlanmalı ve mümkünse hazır bulundurulmalıdır. Tüm bu donanım yer seçilmeden önce araştırılmalıdır. Ses düzeni herkesin konuşulanları kolayca duyabileceği bir şekilde ayarlanmalı bunun yanı sıra perde veya sahneyi herkesin görebileceği bir yerleştirme sağlanmalıdır. VI.BÜTÇENİN HAZIRLANMASI Bir toplantının kesin bütçesinin hazırlanabilmesi için yapılacak her türlü harcamanın tüm ayrıntıları ile belirlenmesi gerekir. Bu harcamaların miktarı, katılımcıların sayısı, katılımcıların konaklama biçimi, toplantı süresi ve yeri gibi belirleyici etkenlere bağlıdır. Bir bütçenin açık vermemesi ya da ihtiyaçtan fazla olarak belirlenmemesi için tüm bu ihtiyaçların en ince ayrıntılarıyla saptanması gerekir. Tüm bu ince hesaplamalara karşın her türlü ortaya çıkabilecek beklenmeyen harcamalar için bir miktar para ayrılmalıdır. VII.ONAY VE DAVET YAZILARININ HAZIRLANMASI Onaylar genel olarak iki başlık altında toplanabilir. Bunlardan birincisi organizasyonu bütün olarak tanımlayan toplantı onayıdır. İkinci onay ise katılımcı onayıdır. Toplantı onayı ,toplantının yapılabilmesini sağlamak için alınan makam onayıdır. Bu onay; toplantının konusunu, kimin tarafından ve kiminle birlikte düzenleneceğini, amacını, tarihini, süresini, yerini, bütçesini, harcama kalemini, kimlerin katılacağını, katılımcı sayısını, kısacası planlanan herşeyi tanımlamalıdır. Katılımcı onayında dikkat edilmesi gereken önemli noktalar vardır. Bunlardan en önemlisi katılımcıların yolluk ve harcırahlarının hangi harcama kaleminden karşılanacağının ve ödemelerinin nereden yapılacağının mutlaka belirtilmesidir. Davet yazıları eğer katılımcı herhangi bir kurumun personeliyse mutlaka kurumu aracılığı ile gönderilmelidir. Çünkü bu davet yazısı diğer bir anlamıyla katılımcının kurumu tarafından toplantıya görevlendirilmesinin istenmesi anlamındadır. Davet yazısında tüm ayrıntıları ile toplantının konusu, amacı, yeri, tarihi, süresi, katılımcının ulaşımını hangi araçlarla sağlayacağı, yolluk ve harcırahını hangi harcama kaleminden ve nereden alacağı gibi bilgilere yer verilmelidir.
Toplantının sonunda toplantı genel değerlendirme formu katılımcılara doldurtulur. Kapanış konuşmaları ile toplantı bitirilir. Toplantının zamanında başlatılması ve bitirilmesi eğitim ekibi adına olumlu puandır ve katılımcıların, ekibin ve kurumun disiplin ve uygulamalarına saygı duymasını sağlar. Toplantıyı düzenleyen merkez ekip, her günün sonunda bir araya gelerek o günü değerlendirmelidir. Daha sonra ertesi günün programı ve görev dağılımı yeniden gözden geçirilmelidir. Toplantı salonundan sorumlu kişi toplantı salonunu her gün toplantıya hazır hale getirmelidir. IX.TOPLANTININ BİTİRİLMESİ Genel değerlendirme: Toplantı bitiminde Toplantı Genel Değerlendirme Formu katılımcılara doldurtulur. Kapanış konuşmaları ile toplantı bitirilir. Toplantının planlanan saatte başlatılıp bitirilmesi olumlu puandır. X.KATILIM BELGESİ VEYA SERTİFİKA VERİLMESİ Toplantıya katılanlara katılım belgesi veya sertifika verilmesi iki yönden yararlıdır. Birincisi eğer bu toplantı bir eğitim toplantısı ise, adı geçen eğitim çalışmasına katıldığını belgeler. İkinci yararı ise katılımcının ödüllendirilmesidir. Böylece katılımcı toplantıdan somut bir belge ile ayrılmış olacaktır. XI.TOPLANTI RAPORU A.Toplantının Tanıtımı: Toplantının adı, Toplantının amacı, Toplantının tarihi, Toplantının yeri, Toplantı programı ve Katılımcılar belirtilmelidir. Bu bölüm en fazla iki paragraf olmalıdır. B.Açılış Konuşmaları Ve Sunumlar: Bu bölümde her açılış konuşması en çok üç cümleden oluşan birer paragrafta özetlenmelidir. Tam konuşma metni ek olarak verilebilir. C.Grup Çalışmaları: Grup çalışmalarının genel amaçları oluşturulma yöntemleri ve grup sayısı, grupların çalışma konuları yer almalıdır. Sunumlar birkaç cümle ile özetlenmelidir. D.Genel Tartışma: Bu bölümde tüm katılımcıların hazır bulunduğu bir genel tartışmanın yapıldığı bu arada not alınan sorular, öneriler, eleştiri ve katkılar belirtilmelidir. E.Sonuç: Bu bölümde en çok on cümle ile toplantı sonucunda elde edilen çıktılar ortaya çıkan sorunlar, ileride bu konuda gerçekleştirilecek aktivitelerin uygulama planı ve takvimi ile bu konuda öneriler belirtilmelidir. Dr. Gülay Öztürk-Tıp Doktoru KAYNAKÇA:
Sayfa Başı SUNUŞ TEKNİKLERİ Yapılan son araştırmalar, grup karşısında konuşmanın pek çok kişi için korkulu rüya olduğunu ortaya çıkarmıştır. Eğer olağanüstü bir kişi değilseniz, grup karşısında konuşmaya kalkıştığınız zaman dizlerinizin titrediğini, sesinizin çatallaştığını, başınızın ağrımaya başladığını görürsünüz. Gözleriniz kontrolünüzün dışında açılıp kapanır ve hiçbir neden olmadığı hâlde belleğiniz sizi terk eder; söylemek istediklerinizi bir türlü hatırlayamazsınız. Konuşma korkusunun çok yaygın olmasına karşın; toplumun kişilerde en çok takdir ettiği yeteneklerden biri, bireylerin grup karşısında etkili ve güzel konuşmasıdır. Uzmanlar, konuşmayı sadece bir yetenek değil; aynı zamanda, beceri olarak ele almakta, bu gücün eğitimle geliştirilebileceğini vurgulamaktadır. Bu durumda, konuşmanın tanrı vergisi olduğu görüşünü bir yana bırakarak, burada anlatılan ilkelere bağlı kalarak, bu becerinizi geliştirmeye çalışabilirsiniz. Bu metnin hazırlanmasındaki temel amaç da bu düşünceden yola çıkarak, grup karşısında konuşma ya da sunuş yapma durumunda önemli olan noktaları vurgulamaktır. I. SUNUŞ TEKNİKLERİ A. KONU SEÇİMİ Öncelikle sunuş yapılmadan önce bir konu saptanması gerekmektedir. 1.Konu seçilirken dikkat edilmesi gereken hususlar:
2. Konuyu sınırlandırma : Bazı konular o kadar karmaşık ve geniştir ki saptanmış bir süre içinde gereğince konuyu aktaramazsınız. Örneğin, on dakika içerisinde “Avrupa Birliği”ni anlatmanız mümkün değildir fakat bunun yanında verilen bu süre içinde “Avrupa Birliği’nin Kurumsal Yapısı”nı özetle açıklayabilirsiniz. Konuşmacılar genellikle aşırı derecede kapsamlı konularla uğraşmak zorundadır. Çok kapsamlı, genel bir konuyu kendi ilgilerinize niteliklerinize, dinleyicilerinizin gereksinimi ve isteklerine, size ayrılan süreye uygun olarak sınırlandırabilirsiniz.
Konuşmanız için bir tema belirlemek söz seçmek gibidir. Ne söylemek istediğinizi dahi belirlemeden önce “Neden konuşuyorum?” sorusunu kendinize sormalısınız. ?Başarmak istediğiniz nedir? ? ?Dinleyicilerimde ne gibi tepkilerin doğmasını bekliyorum? ? Dinleyicilerin bazı şeyleri öğrenmesi ve kavranması isteniyorsa konuşmacının amacı bilgilendirme ve öğretme olmalıdır. Dinleyicileri bir konuya yönlendirme ve ilgi uyandırılması isteniyorsa amaç harekete geçirme , güdüleme ve teşvik etmek olmalıdır. Eğer dinleyicilerin inançlarında tutum ve davranışlarında değişiklik yapılmak isteniyorsa amaç ikna ve inandırma olmalıdır. Dinleyicilerin bir konu hakkındaki olasılıkları, uygun ve doğru fikirler verilmek isteniyorsa amaç keşfetmek ve tanışmak olmalıdır. C. SUNUŞUN HAZIRLIK AŞAMASI 1. Sunuş Slaytlarının Hazırlanması Sunuş slaytları hazırlamada şu hususlara dikkat edilmelidir:
C. SUNUŞUN YAPILMASI Bir konuşmacının etkili bir sunuş yapması ve herhangi bir grup karşısında dinlenmesini sağlamak için üzerinde durması gereken bazı önemli hususlar vardır. Konu seçimi ve amacımızı belirledikten sonra sunuş sırasında dikkat edilmesi gereken noktaları da şu şekilde özetleyebiliriz.
D.SUNUŞ PERFORMANSI
E. BİLGİ KAYNAKLARI Bir sunuşu hazırlarken ve sunarken çeşitli bilgi kaynaklarından faydalanabiliriz. Bunlar:
Azmi EKMEN-AB Uzman Yardımcısı KAYNAKÇA
Geri Dön Sayfa Başı Yüklə 62,31 Kb. Dostları ilə paylaş:
|