Staj raporunun yazilmasi

Bülent Ecevit Üniversitesi İnşaat Mühendisliği Bölümü Yayınlama: 7 Temmuz 2015

Staj Komisyonu Sayfa Adedi: 8

STAJ RAPORUNUN YAZILMASI

Staj Raporu, İnşaat Mühendisliği Bölümü internet sayfasına girildiğinde, ana sayfanın alt bölümünde bulunan "Staj" mönüsünde yer alan dosyalardan "Taslak Staj Raporu" indirilerek bu raporun doldurulup düzenlenmesi ile oluşturulacaktır.

Taslak Staj Raporu incelendiğinde 4 sayfadan oluştuğu görülür. İlk sayfa kapak sayfasıdır. Staj raporu hazırlanıp çıktı alınacak ve spiral cilt ile ciltlenecektir. Ciltlendiğinde kapak sayfasının önünde başkaca bir sayfa kesinlikle olmamalıdır.

İkinci ve üçüncü sayfa işyerini (şantiye veya büro) tanıtıcı bilgiler içermektedir. Bundan böyle Tanıtıcı Sayfalar olarak anılacaktır. Eksiksiz doldurulmalıdır.

Dördüncü ve son sayfa ise stajın ilk gününün ilk sayfasını temsil etmektedir. Bu sayfada klavyenin "enter" tuşu basılı tutulduğunda aynı nitelikte, istenilen sayıda boş sayfa üretilebilir.

Staj dosyası, her bir gün için 2 sayfa bilginin yer aldığı bir rapor şeklinde düzenlenecektir. Her bir gün için en çok 1 adet şekil (resim, fotoğraf, harita, plan, çizim, şema, vb.) veya tablo kullanılabilir. Tablo veya şekil, kullanıldığı sayfanın en çok yarısını işgal edebilir. Daha büyük şekil ve tablo kullanılmasına izin verilmez.

O halde Staj Raporu tamamlandığında; ilk sayfası numarasız kapak sayfası, sonraki iki sayfası numaralandırılmış işyeri tanıtım sayfaları ve sonraki en az 60 sayfası, önceki sayfaların devamı olacak şekilde numaralandırılmış, staj günlerinde yapılan faaliyetleri içeren sayfalar olmak üzere en az 63 sayfadan oluşacaktır.

Kapak sayfası kâğıdın bir yüzüne çıktı alınarak tek yönlü oluşturulacaktır. Geri kalan sayfalar kâğıdın her iki yüzüne çıktı alınması şeklinde bastırılabilir. İsteyen kâğıdın bir yüzünü de kullanabilir.

Staj Raporu, ön yüzüne şeffaf asetat, arka yüzüne renkli asetat (istenilen herhangi bir renk) olmak üzere plastik iki kapak arasında plastik spiral cilt kullanılarak ciltlenecektir.

DÜZEN

Kullanılacak Program

Staj raporu, bilgisayar ortamında, Microsoft® Word programı (bundan böyle "Program" olarak anılacaktır) kullanılarak oluşturulacaktır.

Sayfa Düzeni

Sayfaların yönü, Programın; "Sayfa Düzeni" sekmesi, "Yönlendirme" alt sekmesinden "Dikey" olarak belirlenecektir. Zorunlu durumlarda, yalnızca ilgili bazı sayfalar yatay olarak da düzenlenebilir.

Kenar Boşlukları

Kâğıdın yazılabilecek sınırları, Programın; "Sayfa Düzeni" sekmesi, "Kenar Boşlukları" alt sekmesinden "Özel Kenar Boşlukları" bölümü tıklanarak açılan pencerede bütün boşluklara (sağ, sol, alt, üst) 2 cm değeri girilerek belirlenecek, ayrıca cilt payı, "soldan" ve "1 cm" değerinde işaretlenecektir.

Kâğıt

Hazırlanan staj raporu, 80 veya 100 gram/m² ağırlığında, A4 formunda (210 x 297 mm), beyaz kâğıda çıktı alınarak sunulacaktır.

Önceden açıklandığı gibi kâğıdın bir veya iki yüzü kullanılabilir.

Yazı Tipi

Yazı tipi, Programın; "Giriş" sekmesi, "Yazı Tipi" alt sekmesinden "Calibri" olarak belirlenecek, yazı yüksekliği ise 12 birim seçilecektir.

1 birim 1/72 inçtir. 1 inçin de 25,4 mm olduğu düşünülürse staj raporunun çıktısı alındığında 12 birime karşı gelen büyük harf yüksekliği yaklaşık 4 mm olacaktır.

Satır Aralığı

Satır aralığı, Programın; "Paragraf" alt sekmesinden, bu sekmenin sağ alt köşesine tıklanarak açılan "Girintiler ve Aralıklar" penceresi "Aralık" bölümünden "1,5 Satır" seçilerek belirlenecektir.

Paragraflar Arası Boşluk ve Paragraf Düzeni

Paragraflar arası boşluk, Programın; "" başlığında yer alan kısımda, "Önce" ve "Sonra" bölümlerindeki boşluğa "6nk" (6 nokta) veya "6pt" (6 punto) yazılarak veya bu değer seçilerek belirlenecektir.

Paragraflar oluşturulurken metin, iki yana yaslı olarak seçilecektir. Bunun için Programın, "Paragraf" sekmesindeki ilgili sembol kullanılabilir. Ayrıca, paragrafın ilk cümlesi, içeriden başlatılamaz.

Başlıkları Numaralandırma

Başlık kullanılmak istendiğinde ve farklı düzeylerde birden fazla başlık kullanılacaksa ilk başlıklarda kelimelerin bütün harfleri büyük ve tamamı koyu; ikinci derece başlıklarda kelimelerin yalnızca ilk harfleri büyük ve tamamı koyu harf olacak şekilde başlık oluşturulabilir.

İkiden fazla düzeyde başlık oluşturulması tavsiye edilmez.

Üst Bilgi

Bölüm internet sitesinde yer alan "Taslak Staj Raporunun" üst bilgi kısmında B.E.Ü. Mühendislik Fakültesi, ………… Mühendisliği Bölümü Staj Raporu şeklinde bir ifade üst bilgi olarak belirtilmiştir. Üst bilgi bölümüne çift tıklanarak buradaki noktalı alana İnşaat kelimesi girilecektir.

Aynı üst bilginin sağ kısmında da sayfa numarası yer almaktadır. Raporun ilk (kapak) sayfası hariç bütün sayfaları sıra ile numaralandırılacaktır.

Alt Bilgi

Taslak Raporun alt bilgi kısmında, Stajı Onaylayan Mühendisin Adı Soyadı İmzası ve Tarih şeklinde bir ifade alt bilgi olarak verilmiştir. Alt bilgi bölümüne de çift tıklanarak girilecek Mühendisin kelimesi öncesine İnşaat kelimesi yazılacaktır.

Ayrıca her bir sayfayı onaylayan kişinin aynı kişi olması, mesleğinin inşaat mühendisliği olması ve oda kayıt (sicil) numarasının belirtilmesi gerekmektedir.

Bütün bilgilerin bilgisayar ortamında girilmesi gerekir. Yalnızca imzanın işyeri yetkilisi inşaat mühendisi tarafından atılması gerekmektedir.

Sayfa üst ve alt bilgisi bölümlerindeki gerekli ifadelerin doldurulması konusundaki iş yükünün işyeri yetkilisine bırakılmaması, tarafınızdan yazılması daha uygun olacaktır.

A4 Formundan Büyük Kâğıtlar

İçerik ve ölçekleri itibariyle A4 formuna sığmayan bilgileri içeren kâğıtlar (çizimler, planlar, vb…) uygun büyüklükte kâğıtlara çizilip katlanarak zarf veya şeffaf dosyaya konularak staj raporu cildi arasında sunulur, cilt içerisine konmaz (ciltlenmez).

Elbette bu şekilde zarf ve dosyalarda sunulan evrak için staj raporunun son sayfasının ardından zarflar içerisinde neler olduğunu gösterir bir "Ekler" listesi yer almalıdır.

YÖNTEM

1. Kapak Sayfası ve Tanıtıcı Sayfalar

Bu sayfaların her birinde nelerin yazılması gerektiği açıkça belirtilmiştir. Eksiksiz doldurulmalıdır.

2. Staj Yapılan Günler İçin Oluşturulan Sayfalar

Her bir gün için 2 sayfa bilgi düzenlenmesi gerektiği önceden belirtilmişti. Staj günlerine dair bilgiler oluşturulurken aşağıda verilen öneriler göz önünde tutulmalıdır.

2.2.1 Üslup

Cümle kurulumunda, yükleme birinci tekil şahıs eki getirilmez.

("Birinci katın demir işçiliğinin yapımını gözlemledim" yerine "… yapımı gözlemlendi" ifadesi tercih edilmelidir.)

İfadeler genelde edilgendir. Etken ifadelerin de duruma göre kullanılması gerekebilir.

("İkinci katın tabliye betonunu döktük" yerine "… betonu döküldü" ifadesi tercih edilmelidir.)

(Yapı denetim şirketinden gelen bir mühendis ve iki yardımcısı, dökülmekte olan taze betondan numune "aldılar".)

Cümleler kurulurken geçmiş zaman kalıbı kullanılmalıdır. Zorunlu durumlarda geçmiş zamanın hikâyesi de kullanılabilir.

(Dün odaların şap betonları "dökülmüştü". Bugün ise şap betonu üzerine laminant parkeler "döşendi".)

Raporun yazı dili, bir ustanın çırağına; mesleğini öğretmesinde kullanacağı dil kadar açık, sade ve anlaşılır olmalı; öğretici bir üslup kullanılmalıdır.

Sade bir dil kullanacağız derken cümlelerin birkaç yüz kelime ile oluşturulduğu, "bayağı" bir anlatıma düşülmemeli, aynı mesleğe sahip kişilerin zaman içerisinde oluşturdukları "meslek diline ait kelimelerden" (meslek jargonundan) faydalanılarak sadelik sağlanmalıdır.

İfadeler mümkün olduğunca kısa cümlelerle kurulmalıdır. Çok sayıda bağlacın, fiilimsilerin, ettirgen yapıların kullanılmasıyla kurulan cümleler anlam kaybına veya kaymasına sebep olmaktadır.

Rapor yazımında, "konuşma dilinde kullanılan" kelimeler ve ifadelerden kaçınılmalıdır.

Kitaplardan ifadelerin doğrudan alınması da uygun değildir. İfade anlaşılabilecek tarzda yeniden düzenlenerek alınmalıdır. İster doğrudan alınsın isterse yeniden kurgulanarak alınsın başka bir eserden alınan bütün cümlelerde kaynak gösterilmesi gereklidir. Bu işlem için "Format" kısmına bakınız.

Her inşaat mühendisi adayının kendine özgü, ancak, meslektaşlarının da anlayabileceği bir dil ve üslup kullanması beklenmektedir.

2.2.2. Format

Staj Raporu, birbirinden ayrı formatta 4 farklı bölümün, çeşitli şekillerde sıralanarak birbirini takip etmesi ile oluşturulur. Raporda kullanılacak formatlar, "düz metin paragrafları", "maddeli metin paragrafları", "tablolar" ve "şekillerdir".

Resimler, fotoğraflar, haritalar, çizimler, planlar, kesitler, vb. pek çok farklı türün tamamı "Şekil" olarak adlandırılmaktadır.

Her bir şeklin adı mutlaka olmalı ve şeklin "altına" bu ad yazılmalıdır.

Bazı bilgilerin, bir paragrafta uzun uzadıya anlatılması hem okuyucuyu sıkacağından hem de bilginin kavranmasını zorlaştıracağından tercih edilmez. Bu durumda bu bilgiler "Tablo" (Çizelge) adı verilen bir formatta sunulur.

Tablo (Çizelge); çoğu zaman sayılardan oluşan, bazı durumlarda metinleri de içeren bilgilerin; insan beyninin "karşılaştırarak kavrama" yeteneğini kullanabilmesini sağlamak üzere geliştirilmiş özel bir formattır. Gerekli yerlerde bu tür de staj raporunda kullanılabilir.

Her bir tablonun adı mutlaka olmalı ve tablonun "üstüne" bu ad yazılmalıdır.

Şekillerin ve Tabloların "adının ne olacağı", raporu yazanın takdirindedir.

Şekillere ve Tablolara mutlaka bir "sıra numarası" verilmeli ve bu numaralar kendi içerisinde arttırılmalıdır (Şekil 1, Şekil 2, ….vb.; Tablo 1, Tablo 2, …vb.).

Metin içerisinde şekil veya tablo numarası ile mutlaka anılmalıdır. Metin içerisinde herhangi bir şeklin veya tablonun numarası ile anılması işlemine, "şekle veya tabloya atıf yapma" adı verilir.

("Şekil 12'de üçüncü kat betonunun döküm aşaması görülmektedir" veya "Radye temelin imalatı sırasında temele yerleştirilen demir donatıya dair liste Tablo 5'te verilmiştir" şeklindeki ifadeler, metin içerisinde Şekil 12 ve Tablo 5 için atfın nasıl yapılacağına dair örneklerdir.)

Raporda kendinize ait olmayan, başka biri tarafından ifade edilmiş olan cümlelerin kaynağı mutlaka belirtilmelidir. Bu işlem, cümle sonuna köşeli parantez içerisine yazılacak bir "sayı" ile yapılacaktır.

Staj günlerinin bitimi sonrasında yer alacak ve "Kaynaklar" olarak adlandırılacak son sayfada, rapor içerisinde köşeli parantez içerisinde verilen bu sayılar, hangi kaynağı temsil ettikleri uygun şekilde belirtilerek sıralı olarak verilmelidir.

Örnekler: [1] Evren, G. (1998), Toprak İşleri, Birsen Yayınevi, İstanbul.

[2] Umar, F. ve Yayla, N. (1994), Yol İnşaatı, İTÜ Matbaası, İstanbul.

[3] TS 500 (1984), Betonarme Yapıların Hesap ve Yapım Kuralları, Türk Standartları Enstitüsü, Ankara.

İÇERİK

Pek çok öğrenci staj raporunun her bir günü için en az iki sayfa anlatım istenmesi sebebiyle staj raporuna yazacağı bu kadar çok (!) ifadeyi nasıl derleyeceğini sormaktadır. Elbette bu, araştırma, derleme ve raporlama işlemlerini gerektiren ve emek isteyen bir iştir. Koskoca bir günün "bugün beton döküldü" cümlesi ile özetlendiği, kolaya kaçma ve işi savsaklama anlayışı ile istenen nitelikte bir raporun yazılamayacağı açıktır. Bu işin nasıl yapılabileceğini bir örnek üzerinden açıklayalım.

Örneğin, pek çok stajyerin karşılaşacağı "beton dökümü" işlemini ele alalım. "Beton döküldü" cümlesi yerine neler yazılabilir? Yazılacak bilgiler, aşağıdaki sorulara verilen cevaplar kullanılarak düzgün bir kurgu içerisinde derlenebilir.

Dökülen betonun sınıfı nedir? Erişilmesi mümkün ise bu betonun içerisindeki agrega sınıflarının karışım oranları, su miktarı, çimento miktarı ne kadardır? Bu oranlarla hedeflenen tasarım sınıfı elde edilebilmiş midir? Bilinen hesaplama usulü ile bu hedefe erişilip erişilemediği irdelenmelidir. Beton içerisinde katkı maddesi kullanılmış mıdır? Kullanılma veya kullanılmama gerekçesi nedir? Kullanılmışsa niçin ilgili katkı maddesi seçilmiştir? Genel anlamda beton katkı maddeleri nelerdir? Hangisi, hangi durumlarda kullanılabilir veya kullanılmalıdır? Katkı maddesi, istenilen özelliği iyileştirirken bir diğer özelliği olumsuz yönde etkilemiş olabilir mi? İrdelenebilir. Tasarımda neden ilgili beton sınıfı tercih edilmiştir? Bu beton sınıfının seçilebilecek diğer sınıflara göre ekonomik ve teknik üstünlükleri veya zayıflıkları nelerdir? Beton sınıfının üreticinin beyan ettiği değerde olduğu şantiye şefi ve yapı denetim şirketince denetlenmiş midir? Bu tür bir denetleme işlemi hangi mevzuata göre ve nasıl yapılmalıdır? Denetleme, mevzuat ve uygulanma şekli itibariyle uygun yapılmış mıdır? Mevzuata göre taze betondan alınan numunelere ne tür deneyler yapılmalıdır? Betonun ve sınıfının teşhis ve tespiti için bu deneylerden elde edilen sonuçlar hangi aralıkta olmalıdır? Hazır beton şirketinin tedarik ettiği beton hangi durumda reddedilmelidir? Beton dökümü sırasında vibratör kullanılmış mıdır? Marka, model ve sınıfı nedir? Kullanımında nelere dikkat edilmiştir veya edilmelidir? Vibratörün mekanik özellikleri nelerdir? Neden bu tür bir vibratör tercih edilmiştir? Piyasadan böyle bir gereç nereden, nasıl, ne kadar fiyatla kiralanabilir veya satın alınabilir? Bu sorular taze betonun prizi, katılaşması, sulanması ve kürü; kullanılan çimento türü ve sınıfı, kalıplar ve özellikleri, demir donatı, vb. birçok maddeyi içine alacak şekilde arttırılabilir.

Benzer sorular; proje üretecek, hakediş düzenleyecek, ihale dosyası hazırlayacak; belediyeler, idareler ve şirketler adına kontrollük hizmeti veren işyerlerinde "büro" tipi staj yapacak öğrencilerimiz için de aynı şekilde sıralanabilir.

O halde rapor yazılırken en çok gözlemleriniz yer almalıdır. Elbette gözlem için neyi, nasıl gözlemleyeceğinizi de bilmeniz gerekir. Bunun için yerli ve yabancı deney standartlarını, uyulması gereken mevzuatı (genelge, yönerge, yönetmelik, kanun, …), kitaplarda yer alan bilgileri, meslek jargonunu, malzemelerin piyasada bulunma şekillerini, piyasadan temin şekillerini, markaları, modelleri, fiyatları, vb. bütün bilgileri doğru şekliyle bilmek gerekir. Bu bilgiler, mezun olunduğunda meslek hayatına başlamanızda da işinizi kolaylaştıracaktır.

Staj raporlarının bu kurallara uygun olarak yazılması stajlarınızın "başarılı" sayılması için gereken şartlardan biridir. Öte yandan; staj raporlarını yazarken uygulayacağınız teknik ve formata hâkim olmanız sizlere, belirli formatta rapor yazabilme becerisi kazandıracak ve öğreniminizin son yılında hazırlayacağınız "Bitirme Projesi Tezi" yazımında da kolaylık sağlayacaktır. Elbette, staj raporuna harcayacağınız zaman, iş hayatında yazmak zorunda olacağınız onca rapora hazırlık evresi olarak da düşünülebilir.