The following is a list of the minimum historical documentation to be stored by each savings and credit union (scu) as well a

Kredit İttifaqları üçün Qeydlərin Saxlanılması Proqramı Modeli

Bakı, Fevral 2008

Mündəricat

1. Qısa Təsviri 3

2. Kənarda Yerləşdirmə 3

3. Əhəmiyyətli Qeydlər 3

4. Əsas Əməliyyat Qeydləri 3

5. Rəsmi Qeydlər 4

6. Kİ Qeydlərinin minimum saxlanılma müddəti 4

7. Kİ Qeydlərinin Vaxtaşırı Ləğvi 4

Əlavə 1 5

Bank Sistemində Arxiv İşinin Aparılması Haqqında Təlimat 5

Kredit İttifaqları üçün Qeydlərin Saxlanılması Proqramı Modeli

1. Qısa Təsviri

Qeydlərin Saxlanılması Proqramı kredit ittifaqında qurulur ki, bədbəxt hadisə (yangın, daşqın) baş verdikdən sonra yerli sənədlər məhv olsa, kredit ittifaqı əməliyyatlarının davam etdirə bilsin. Qeydlərin saxlanılması proqramı kredit ittifaqı üzvlərinin hesabı, kredit ittifaqının maliyyə fəaliyyəti onun siyasətləri və prosedurları kimi informasiyanın yenidən qurulmasında mənbəə kimi istifadə olunacaq əhəmiyyətlı, rəsmi və əsas əməliyyatlar üzrə kənarda saxlanılan qeydləri təmin edir. Qeydlərin Saxlanılması Proqramına əsaslanaraq, kredit ittifaqı bədbəxt hadisədən sonra qısa müddətdə əməliyyatları bərpa edə bilər.

Hər bir kredit ittifaqaı müvafiq Azərbaycan Qanunlarına və özünəməxsus kredit ittifaqı əməliyyatlarına əsaslanaraq, öz Qeydlərin Saxlanılması Proqramını qurmalıdır.

2. Kənarda Yerləşdirmə

Kredit ittifaqının meneceri və ya mühasibi qeydlərin kənarda saxlanılması üçün məsuliyyət daşıyır. Bu proqram kredit ittifaqı əməliyyatlara başlayanda 3 ay ərzində fəallaşdırılmalıdır. Kənarda yerləşdirmə kredit ittifaqı ofisindən coğrafi cəhətdən uzaq məsafədə olmalıdır. Belə ki, qeydlərin kredit ittifaqı ofisindən kifayət qədər uzaqda yerləşdirmə bədbəxt hadisə baş verən zaman sənədlərin hər iki dəstinin itirilməsinin qarşısını alır.

3. Əhəmiyyətli Qeydlər

Aşağıda cari ayın sonundan başlayaraq, Kredit İttifaqı tərəfindən kənarda saxlanılmalı əhəmiyyətli qeydlərin siyahısı verilmişdir:

• 
  Payların siyahısı və aşağıdakıları göstərən hər üzvün hesabı üçün kredit balansı:
  

• 
  Ad və ya hesab nömrə ilə müəyyənləşən hər bir fərdin nəğd pul balansını göstərən
  
• 
  Kredit ittifaqına hər üzvü yerləşdirməyə qabil edəcək ünvan və telefon nömrəsi kimi müvafiq informasiyadan ibarət.
  

• 
  Kredit ittifaqının aktiv və passiv hesablarını və bank üzləşdirilmələrinin siyahısını verən maliyyə hesabatı.
  
• 
  Kredit ittifaqının bank hesablarının, sığorta polislərinin və investisiyaların siyahısı. Bu informasiya yalnız dəyişliklər tələb olunan zaman düzəliş olunacağından üzrəində “daimi” sözü ilə işarələnməli və ayrıca saxlanılmalıdır.
  

Hər ay əhəmiyyətli qeydlər cari ayın sonuna olan informasiya ilə təzələnməlidir.

4. Əsas Əməliyyat Qeydləri

Kredit İttifaqının əsas əməliyyat qeydləri bunlardır:

• 
  Üzvlərin, idarə heyətinin, kredit komisiyasının və müşahidə şurasının iclaslarının protokolları;
  
• 
  Müşahidə şurasının ətraflı illik audit hesabatı və onun əlavələrinin surəti;
  
• 
  Hesabların təsdiqi kimi müşahidə şurasının qeydləri;
  
• 
  Kİ Siyasəti və Prosedurları üzrə Təlimat;
  
• 
  Üzvlərin müraciət formaları;
  
• 
  Jurnal və nəğd pul qeydləri;
  
• 
  Ümumi Mühasibatlıq Kitrabı;
  
• 
  Hər bir üzvə məxsus pay və kredit kitabının surəti;
  
• 
  Bank tutuşdurmaları və
  
• 
  Ləğv edilmiş qeydlərin siyahısı.
  

Əsas əməliyyat qeydləri hər 3 aydan bir, 3 ay müddətinin sonundan sonra 30 gün daxilində, kənarda saxlanılmalıdır. “daimi” sözü ilə işarələnmişlərdən fərqli olaraq, əvvəlcədən saxlanılan qeydlər cari qeydlər olunan kimi silinə bilər.

Hansı qeydlərin olunduğunu, harada və nə zaman saxlanıldığını, saxlanılma üçün qeydlərin kim tərəfindən göndərildiyini göstərən qeydlərin saxlanılması jurnalı (kitab) Kİ-də olmalıdır.

Saxlanılan qeydlər Kİ-nin qeydlərinin yenidən bərpasında istifadə oluna biləcəck hər hansı formatda ola bilər. Qəbul edilə bilən formatlara sənədin əsli və ya surəti və ya kompüter diskləri daxildir.

Kİ-yə geri ödəniş etməyə üzvün məsuliyyətli saxlayan bütün kredit müqavilələri və ya vasitələrin surəti; bu informasiya kreditlər geri ödənilən və ya yeni kreditlər verilən zaman təkmilləşdirilməlidir.

5. Rəsmi Qeydlər

Kredit İttifaqının rəsmi qeydləri aşağıdakılardır:

• 
  Kredit İttifaqının Qeydiyyatı və Lisenziyası
  
• 
  Kredit İttifaqının Nizamnaməsi və düzəlişlər
  
• 
  Azərbaycan Milli Bankı və digər hökümət orqanlarından alınmış daimi xarakterli rəsmi təlimatlar.
  

Yuxarıda göstərilən sənədlərin əsli kredit ittifaqının yanğına davamlı seyfində saxlanılmalıdır. Yuxarıda göstərilən sənədlərin surətləri daimi olaraq ofisdən kənarda da saxlanılmalıdır.

6. Kİ Qeydlərinin minimum saxlanılma müddəti

Kredit İttifaqı qeydlərinin saxlanılması müddətini müəyyən etmək məqsədilə Azərbaycan Respublikasının Bank Sistemində Arxiv İşinin Aparılması Haqqında Təlimata (bax Əlavə 1) riayət etməlidir.

Sənədlərin saxlama müddəti onların karğüzarlıq müddəti qurtardığı ildən sonra yanvarın 1-dən hesablanır. Məsələn: Üzvün kredit müqaviləsi 30 iyun 2004-cü il tarixinə buraxılmışdır, bu sənəd 5 il müddətinə saxlanılmalıdır. Buna görə də, arxivləşdirmə müddəti 1 yanvar 2005-ci ildən ləğv edilmə tarixi, yəni 1 yanvar 2010-cu ilə qədər kredit ittifaqında arxivləşdirilir.

7. Kİ Qeydlərinin Vaxtaşırı Ləğvi

Kredit İttifaqının idarə heyəti xüsusi saxlama müddətinin başa çatması üzrə davamlı əsaslarla müəyyən qeydlərin ləğvinə icazə verən cədvəl təsdiq edə bilər. Vaxtaşırı ləğvedilmə elə Bank Sistemində Arxiv İşinin Aparılması Haqqında Təlimatda göstərilən müddətlərə müvafiq tənzimlənməlidir:

Idarə Heyəti Qeydlərin Saxlanılması Proqramını ______________tarixdə nəzərdən keçirdi və yenidən təkmilləşdirdi.

Əlavə 1

Bank Sistemində Arxiv İşinin Aparılması Haqqında Təlimat

Bu təlimat “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa, habelə Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 6 mart 2000-ci il tarixli 32 nömrəli Qərarına və Azərbaycan Respublikası Mülki Məcəlləsinə müvafiq olaraq hazırlanmışdır.

Bu sənədin hazırlanmasında əsas məqsədlərdən biri kredit təşkilatlarının fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin etibarlı mühafizəsini, habelə hüquqi və fiziki şəxslərin hüquq və qanuni mənafelərini təmin etməkdir.

Sənədlərin adı	Banklarda, o cümlədən xarici bankların filiallarında
III. Pul –kredit və iqtisadi məsələlər 39. İqtisadi məsələlər barədə beynəlxalq maliyyə-kredit təşkilatları ilə yazışma	5 il
42. kreditlərin verilməsi üzrə sənədlər; kredit müqavilələri, təminat məktubları, girov və ödəniş sənədləri, müştərilərlə müqavilələr və onalrın yerinə yetirilməsini təsdiq edən sənədlər, gömrük bəyəmnamələri, yazışma və digər sənədlər.	5 il
45. Perspektiv və illik kredit planlarının işlənib hazırlanması üçün cədvəllər, hesablamalar, məlumatlar və başqa sənədlər	5 il
46. Kredit alan şəxslərin maliyyə vəziyyəti və ödəniş intizamı haqqında məlumat	5 il
47. Kreditlərin qalıqları barədə aylıq məlumatlar	1 il
3. Mühasibat uçotu və hesabatları 109. Müxbir hesabları üzrə qalıqların təsdiqi cədvəli	5 il
110. Xarici valyutada sənədli və inkasso əməliyyatlarına dair sənədlərlə birlikdə kassa və hesabdankənar mədaxil və məxaric orderləri	5 il
111. Memorial orderlər, mədaxil və məxaric orderləri, məktublar, birja şəhadətnamələri, kassa-məxaric orderləri, köçürmə ərizələri	5 il
112. Xarici valyuta ilə əməliyyatlar üzrə şəxsi hesablar	5 il
113. Operativ mühasibat uçotuna dair ümumi məsələlrə barədə nazirlik, idarə, təşkilat və banklarla yazışma	5 il
114. Depozitlərin cəlb olunması və müxbir münasibətlərinin aparılması barədə xarici banklarla və təşkilatlarla yazışma	Daimi
115. Hesabat – tədiyyə balansı İllik Rüblük (tədiyyə balansına dair digər materiallar)	-- --
128. Nizamnamə və ehtiyat fondları uçotu üzrə şəxsi hesablar	Daimi
133. Açılmış hesabların analitik uçotu üzrə qeydiyyatı kitabları	Daimi
135. Fərdi hesabların ssudaları üzrə memorial və kassa sənədləri	30 il
137. Memorial və kassa sənədləri (əməliyyat gününün sənədləri) və müştərilərdən silinən ödəniş sənədləri (əvvəlki üç maddədə göstərilənlərdən və xarici valyuta əməliyyatlarına aid sənədlərdən başqa)	5 il
138. Təsərrüfat fəaliyyətləri ilə əlaqədar sənədlər və yazışma	10 il
140. Gündəlik balanslar və mühasibatlıq sənədləri	10 il
141. Ayın 1-i tarixinə balans və balansdankənar hesablar üzrə üzləşdirmə vərəqələri və yoxlama sənədləri.	10 il
142. Kömpüterdə tərtib edilmiş gündəlik yoxlama sənədləri	1 il
143. Hesab-fakturalar üzrə ödənişlər (memorial orderlərlə birlikdə)	5 il
147. Əməliyyatların bir bankdan digərinə verilməsi barədə aktlar, siyahılar, müştərilərin şəxsi hesablarının siyahısı, digər materiallar və hesablar	10 il
148. Bank hesablarının rəsmiləşdirilməsinə dair hüquqi sənədlər	3 il
149. Müştərilərin ləğv olunmuş imza nümunələri kartoçkaları	3 il
150. İnkasso əməliyyatları və qarşılıqlı hesablaşmalar üzrə qeydiyyat jurnalları, siyahı-jurnallar, ödəniş tapşırıqlarının surətləri, reyestrlər və digər sənədlər	1 il
151. Sosial ödənişlərin qurtarmasını göstərən birdəfəlik pensiya və müavinətlərin verilməsi üçün pensiya vərəqələri və ödəniş sənədləri	3 il
153. Müştərilərin hesabları üzrə qalıqların təsdiqi	5 il
154. Maddi dəyərlərin anbar uçotu kartoçkaları	3 il
155. İnventarın qəbulu, yoxlanılması və təftişi aktları, yararsız hala düşmüş əmlakın silinməsi və bu məsələlər barədə yazışma	10 il
157. Bank qulluqçuları və xidmətçilərinin əmək haqqları üzrə şəxsi hesablar	5 il
158. Əmək haqqı üzrə hesabat ödəniş cədvəlləri	3 il
159. Əmək haqqından müxtəlif tutmalar üzrə yazışma, məhkəmələrin qərarları, icra vərəqələri və cədvəllər	10 il
161. Hesabların, kassa orderlərinin, etibarnamələrin, ödəniş tapşırıqlarının və s. qeydiyyatı üçün jurnal və kitablar	5 il
162. Təsərrüfat müqavilələri, əmək sazişləri və bunlarla bağlı yazışma.	10 il
163. Xəstəlik vərəqələri və əmək qabiliyyətini itirmək barədə arayışlar	5 il
164. Müxbir hesabı üzrə hesablaşmaların vəziyyətinin yoxlanılması cədvəlləri	1 il
165. Hesabatlar: Banklarda Müvəkkil təşkilatlarda	10 il --
216. Məhkəmə işləri üzrə yazışmalar və məhkəmə işlərinin qovluqları	5 il
217. Hüquqi məsələlər üzrə yazışma	5 il