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Bulletin d’information mensuel sur le Sudoc

n°82 janvier 2006


ACTUALITÉ 1

Nouvelle vague : journée de lancement 1



Nouvelle vague : journée de lancement 1

STAR présenté aux directeurs de bibliothèques universitaires 1



STAR présenté aux directeurs de bibliothèques universitaires 1

Journées réseau 2006, le programme s’élabore… 3



Journées réseau 2006, le programme s’élabore… 3

LE POINT SUR… 4

Nouveau catalogage de l’adresse bibliographique 4



Nouveau catalogage de l’adresse bibliographique 4

L’évaluation des formations à l’utilisation professionnelle du Sudoc 6



L’évaluation des formations à l’utilisation professionnelle du Sudoc 6

EN BREF 7

Enquête « portail documentaire Sudoc » 7



Enquête « portail documentaire Sudoc » 7

Bienvenue aux notices du Littoral 7



Bienvenue aux notices du Littoral 7

Les chiffres de la base au 1er janvier 2006 7



Les chiffres de la base au 1er janvier 2006 7



ACTUALITÉ

Nouvelle vague : journée de lancement


Déplacée du 2 au 9 février 2006 pour cause de mouvement social, la journée de lancement du 5e déploiement de bibliothèques dans le Système universitaire de documentation se déroulera dans les locaux de l’AMUE à Paris.

Cette année, elle permettra d’accueillir dans le réseau sept nouveaux établissements représentant près de trente bibliothèques.

Ces nouveaux sont : une école normale supérieure (ULM), la bibliothèque du groupe HEC, le groupe des écoles des télécommunications (GET), les IUFM de Paris et de Bretagne, la maison des sciences de l’homme de Paris, l’École française d’Athènes.

Le programme prévu permettra d’aborder les différents aspects du travail en réseau tant du point de vue des échanges de données que du catalogage, des reprises de données, des formations, du déploiement logiciel.


STAR présenté aux directeurs de bibliothèques universitaires


STAR a été présenté aux directeurs des bibliothèques des établissements d’enseignement supérieur le 26 janvier 2006 à l’occasion de leur rencontre annuelle.

La circulaire n°05-094 a chargé l’ABES de mettre en place une chaîne de dépôt national des thèses électroniques.

Cette application a comme objectif l’enregistrement du dépôt, la collecte et l’extraction des métadonnées pour le signalement, l’indexation et l’archivage et, enfin, l’attribution d’un identifiant pérenne.

Il s’agit de mettre en place un outil national devant permettre de valoriser les thèses et de les conserver de façon pérenne.

Après une étude préalable et la rédaction d’un cahier des charges, l’ABES a choisi d’utiliser certains outils déjà implémentés dans le cadre du projet « portail documentaire Sudoc » avec la société Archimed. Le travail de développement a effectivement commencé en septembre 2005.

Le projet a été scindé en deux étapes principales : alimentation par bordereaux électroniques et alimentation par transferts de fichiers.

La première étape est en cours de finalisation ; elle a consisté en la mise en place d’une base de données qui s’appuie sur la recommandation TEF (Thèses électroniques françaises – voir note en bas de page) et qui est alimentée par des bordereaux de saisie des métadonnées et de dépôt de fichiers. Ces bordereaux sont accessibles sur le web. Le système met des espaces de travail à disposition de chaque établissement habilité à délivrer des doctorats en prenant en compte les différents intervenants locaux (doctorant, école doctoral, services de scolarité, CRI, bibliothèque…).

À l’issue du dépôt des métadonnées et du document thèse, le système STAR pourra exporter :



  • les métadonnées de gestion et les fichiers de la thèse au CINES pour archivage,

  • les métadonnées descriptives au catalogue Sudoc,

  • tout autre export que pourra demander l’établissement (établissements de diffusions, « portail Sudoc »…)

Courant mars, six établissements pilotes (INP de Toulouse et de Limoges, INSA de Lyon, Strasbourg-I, Bordeaux-I, Paris-V) effectueront une expérimentation de l’ensemble du workflow mis en place. À l’issue de cette expérimentation, les établissements qui le souhaitent pourront utiliser cette chaîne.
Avant la fin de l'année 2006, STAR offrira un second mode d'alimentation. Au lieu de passer par les formulaires en ligne, un établissement pourra transmettre à STAR les métadonnées et les fichiers de thèse. Cette procédure alternative évitera une nouvelle et coûteuse saisie dans STAR aux établissements qui possèdent déjà un outil de dépôt de documents et de gestion des métadonnées, qu'il soit dédié aux thèses ou non.

Toutes les modalités de ce versement dans STAR ne sont pas encore définies. Elles le seront en concertation avec les établissements partenaires. Mais, dès aujourd'hui, on connaît à la fois le format des documents et le format des métadonnées. Les documents transmis à STAR devront être conformes aux formats précisés dans la circulaire n°05-094 (XML ou PDF pour les éditions d'archivage, HTML ou PDF pour les éditions de diffusion). Les métadonnées transmises devront être conformes à la recommandation TEF produite par le groupe AFNOR CG46/CN357/GE5 (voir note en bas de page).

TEF n'est qu'un format d'échange. Nul besoin d'avoir un outil ayant TEF comme format interne pour échanger des métadonnées TEF avec STAR. L'ABES a déjà commencé à travailler avec des établissements pour faire en sorte que TEF devienne un des formats d'export de leur outil local (DSpace, Eprints…). La collaboration se poursuit.
Note : TEF n'est pas un format de métadonnées de plus. C'est une sorte de « paquet » XML qui rassemble divers types de métadonnées relatives aux thèses électroniques françaises. À partir d'un noyau Dublin Core, se greffent des extensions qui visent à satisfaire des besoins particuliers :


  • informations propres aux thèses (diplôme, soutenance, jury…),

  • métadonnées de droits (autorisations de diffusion, date de confidentialité…),

  • métadonnées de conservation,

  • autorités (SUDOC ou autres)

Une notice TEF doit rassembler toutes les métadonnées nécessaires et suffisantes pour qu'un tiers puisse identifier et signaler la thèse, la diffuser en toute légalité et la conserver. TEF est donc bien un outil d'échanges pour que les thèses puissent être exploitées le plus largement possible, par l'établissement de soutenance et par d'autres. Les métadonnées TEF permettront notamment d'alimenter automatiquement le catalogue SUDOC.

En 2005, une première version de TEF est sortie, qui ne traitait que des métadonnées descriptives (ou bibliographiques). La publication de la version complète de TEF est imminente ; un appel à commentaires sera lancé en mars 2006. L’ABES invite tous les établissements de soutenance à y participer activement, en soumettant leurs remarques sur tous les aspects : aspects bibliographiques, aspects administratifs et juridiques, aspects techniques (schémas XML).



Journées réseau 2006, le programme s’élabore…


Les prochaines Journées réseau auront lieu à Montpellier les 6 et 7 avril prochains.

Le programme regroupe des interventions d’intérêt général, destinées aussi bien aux coordinateurs locaux qu’aux personnes occupant d’autres fonctions dans le réseau et aux directeurs d’établissement. Les interventions intéressant plus spécialement les directeurs ont été regroupées le jeudi après-midi. Il sera question notamment de l’évolution du réseau et du catalogue Sudoc, du portail, ainsi que de la nouvelle application STAR (Signalement des thèses, archivage et recherche). La matinée du vendredi donnera lieu à des discussions plus techniques sur la conversion rétrospective du Catalogue général des manuscrits (CGM) ou sur le catalogage multiécriture dans le Sudoc.

Ces journées 2006 se clôtureront le vendredi vers 12 h 30.

L’équipe et la direction de l’ABES espèrent rencontrer, à l’occasion de ces journées, de nombreux interlocuteurs du réseau.

Il est rappelé que pour assister à l’ensemble des présentations et participer au repas qui s’ensuivra le jeudi soir, une inscription préalable est nécessaire au moyen du coupon joint aux invitations adressées courant janvier aux directeurs d’établissements. Pour une meilleure organisation, la date limite d’inscription a été fixée au 3 mars 2006.

En raison du calendrier, l’ABES inaugure cette année une nouvelle formule : une journée et demie au lieu de deux, pour permettre aux participants un agréable début de week-end…ou de vacances de Pâques !


LE POINT SUR…

Nouveau catalogage de l’adresse bibliographique


La version française du format UNIMARC (à paraître en automne 2006) va introduire un changement important dans la zone de l’adresse bibliographique : celle-ci devient répétable, pour permettre la description de l’« histoire éditoriale » d’une publication.

Ceci va d’abord concerner toutes les ressources continues (publications en série ou ressources intégratrices), mais plus généralement tous les documents dont l’éditeur change en cours de publication.

Cette information n’est pas réellement nouvelle, elle pouvait déjà être donnée en note. Ce qui est nouveau, c’est qu’elle sera désormais indexable et que les recherches sur les éditeurs succédant à l’éditeur d’origine seront possibles.

La zone 210 telle qu’elle existait jusqu’à aujourd’hui (avec indicateurs « ## ») n’est en rien affectée par ce changement.


Exemple : pour cette collection de monographies, on rédigeait la notice ainsi :

200 1#$a@Collection linguistique$bTexte imprimé$fpubliée par la Société de linguistique de Paris

210 ##$aParis$cH. Champion$d1908-

306 ##$aAdresse bibliographique d’origine : Paris : H. Champion, 1908-1935

306 ##$aNouvelle adresse bibliographique : Paris : Klincksieck, 1938-1974

306 ##$aNouvelle adresse bibliographique : Paris : Peeters, 1975-



NB: Aucun ouvrage n’a été publié dans cette collection en 1936 et 1937.

Après la mise en production du nouveau format dans le Sudoc (dès le 1er février 2006), la même notice ressemblera à cela, en affichage Unimarc-catalogage :

200 1#$a@Collection linguistique$bTexte impriméfpubliée par la Société de linguistique de Paris

210 ##$aParis$cH. Champion$d1908-

210 1#$aParis$cH. Champion$d1908-1935

210 1#$aParis$cKlincksieck$d1938-1974

210 2#$aParis$cPeeters, 1975-

ou à ceci, en affichage ISBD :

Collection linguistique [Texte imprimé] / publiée par la Société de linguistique de Paris. - Paris : H. Champion, 1908-. - 25 cm. - Adresse(s) de départ ou intermédiaire(s) : Paris : H. Champion, 1908-1935 ; Paris : Klincksieck, 1938-1974. - Adresse courante ou dernière adresse : Paris : Peeters, 1975-


Le principe général de cette nouvelle façon de cataloguer est le suivant :

au départ, une publication a une adresse bibliographique, qui est indiquée en 210 avec indicateurs « ## ». C’était déjà comme ça avant, et ça ne change pas. Cette zone n’est (éventuellement) modifiée qu’une fois, le jour où la publication cesse de paraître [ajout de la date de fin dans $d, après le tiret].

  • Si l’éditeur change une première fois, cela entraîne la rédaction de deux nouvelles 210 [qui vont décrire l’« histoire éditoriale » de la publication] :

une première 210 avec indicateurs « 1# », avec les dates de début et de fin de publication par l’éditeur d’origine ; cette zone ne sera plus jamais modifiée ;

une deuxième 210 avec indicateurs « 2# », avec l’adresse courante, ainsi que la date de début de publication par l’éditeur courant.

Dans notre exemple [avant qu’on ait connaissance de l’éd. « Peeters »], on aurait :

200 1#$a@Collection linguistique$bTexte imprimé$fpubliée par la Société de linguistique de Paris

210 ##$aParis$cH. Champion$d1908-

210 1#$aParis$cH. Champion$d1908-1935

210 2#$aParis$cKlincksieck$d1938-


  • Si l’éditeur change une deuxième fois, cela a deux conséquences : la zone 210 avec indicateurs « 2# » est corrigée : les indicateurs deviennent « 1# », et une date de fin de publication par ce 2e éditeur est ajoutée en $d ; cette zone [publication par un éditeur intermédiaire] ne sera plus jamais modifiée ; une nouvelle zone 210 est crée avec indicateurs « 2# », avec l’adresse courante, ainsi que la date de début de publication par l’éditeur courant.

Voir exemple plus haut.

Et ainsi de suite…


En résumé, il y aura toujours dans une notice :

  • une seule zone 210 avec indicateurs « ## », la première des 210 ;

  • autant de zones 210 avec indicateurs « 1# » qu’il y a eu d’adresses précédant l’adresse courante [présente(s) seulement s’il y a eu au moins un changement d’éditeur] ;

  • une seule zone 210 avec indicateurs « 2# », [présente seulement s’il y a eu au moins un changement d’éditeur] ; cette zone sera toujours la dernière des 210.


Conséquences sur les exports

Dans la mesure où il faut laisser le temps aux fournisseurs de SIGB d’intégrer cette nouveauté, il n’y aura pour le moment aucune conséquence sur les exports, ni en UNIMARC, ni en Marc 21.

Les 210 avec indicateurs « 1# » et « 2# » continueront à être exportées comme des notes jusqu’à l’automne 2006 (la date précise de changement sera indiquée par le service réseau).

Dans l’exemple ci-dessus, on aura donc :



  • en Unimarc export :

200 1#$a@Collection linguistique$bTexte imprimé$fpubliée par la Société de linguistique de Paris

210 $aParis$cH. Champion$d1908-

306 $aAdresse de départ ou intermédiaire : Paris : H. Champion, 1908-1935

306 $aAdresse de départ ou intermédiaire : Paris : Klincksieck, 1938-1974

306 $aAdresse courante ou dernière adresse : Paris : Peeters, 1975-


  • en Marc 21 export :

245 10$aCollection linguistique$h[Texte imprimé] /$cpubliée par la Société de linguistique de Paris.

260 $aParis :$bH. Champion,$c1908-

500 $aAdresse de départ ou intermédiaire : Paris : H. Champion, 1908-1935

500 $aAdresse de départ ou intermédiaire : Paris : Klincksieck, 1938-1974

500 $aAdresse courante ou dernière adresse : Paris : Peeters, 1975-
Conséquences sur le catalogage multiécriture

Multiécriture ou pas, les règles sont les mêmes ; cependant, il faudra, en catalogage multiécriture, être très vigilant sur l’ordre de saisie des 210 (ordre que le système ne peut pas contrôler) : l’idée, c’est de rédiger d’abord toutes les 210 dans une écriture, puis d’intercaler leurs doubles (au-dessous si on catalogue d’abord en écriture originale) avec même $6 et mêmes indicateurs.

NB: Pendant la période de transition (jusqu’à l’automne 2006, voir ci-dessus), les 210 avec indicateurs « 1# » et « 2# » seront exportées en notes, et seulement en écriture latine.
Conséquence sur le signalement ISSN :

aucune.


La zone 210 sous autorité ISSN reste la zone avec indicateurs « ## »).

Celles de l’« histoire éditoriale » de la publication (avec indicateurs « 1# » ou « 2# ») restent des zones « Sudoc » [comme précédemment quand l’information était en note].

Autrement dit, seules la cessation de parution ou une erreur dans l’adresse de départ font l’objet d’une demande de correction ISSN.

L’évaluation des formations à l’utilisation professionnelle du Sudoc


« Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage (…) » . Chaque année, près de 300 collègues catalogueurs, coordinateurs locaux du Sudoc, responsables de PEB ou de centres régionaux suivent une des formations animées ou organisées par l’ABES.

À long terme, c’est la qualité des notices produites et la teneur des questions posées au service d’assistance qui permettent aux formateurs d’évaluer si leur enseignement a porté ses fruits.

À plus court terme, ce sont les questionnaires remplis par les stagiaires à l’issue de la session qui servent d’indicateurs. Très soigneusement dépouillés et analysés, ces questionnaires permettent d’ajuster, de modifier les supports de cours en fonction des attentes des collègues. Cette tâche n’est pas aisée : les seuls changements sur le fond que s’autorisent les formateurs sont ceux liés aux évolutions du format UNIMARC, des normes AFNOR ou ceux induits par une nouvelle version de WinIBW.

En revanche, la forme des cours et la pédagogie ne cessent d’évoluer. Dans leurs questionnaires, par exemple, les stagiaires plébiscitent les travaux pratiques.

Le programme des formations 2006 fera donc, plus que jamais, la part belle aux exemples, aux références à des situations concrètes de catalogage et à un ancrage des enseignements dans la réalité catalographique vécue dans les établissements du réseau. Utilisation des scripts, consignes de catalogage des documents en ligne ou multiécriture, application des nouvelles normes sont les plus significatives illustrations de cette douce évolution.

EN BREF

Enquête « portail documentaire Sudoc »


Une enquête a été lancée depuis le 19 janvier 2006 par l’ABES. Préparée en collaboration avec le groupe de travail « portail Sudoc », elle a pour objectif de faire coïncider au mieux les possibilités techniques du portail documentaire du Sudoc aux besoins spécifiques des bibliothèques du réseau du Sudoc.

L’essentiel des questions portent sur les modes d’accès aux documents numériques dans les établissements documentaires, l’accès au portail documentaire du Sudoc et ses services, l’amélioration de son contenu, et enfin, sur les relations entre les portails des bibliothèques et le Sudoc.

Pour toute question relative à cette enquête, il est possible de contacter l’ABES à l’adresse suivante : enquete@abes.fr

Les réponses à ce questionnaire peuvent être envoyées jusqu’au 15 février 2006, par voie électronique à enquete@abes.fr ou par voie postale.


Bienvenue aux notices du Littoral


Après avoir vaincu quelques difficultés, les notices d'une seconde bibliothèque AB6 ont été importées dans le catalogue Sudoc, soit 63 849 notices.

85 % de ces notices ont fusionné avec des notices déjà présentes dans la base.

Le reste se partage entre 6 % de nouvelles notices et 9 % de candidats doublons, que l'ABES a traités dans la foulée.

Grâce à ce travail, plus de 2 300 notices de cartes vont enrichir le Sudoc (dédoublonnage en perspective !) ainsi que 1 500 notices de vidéos.


Les chiffres de la base au 1er janvier 2006


Les trois indicateurs retenus pour mesurer l’évolution quantitative du catalogue Sudoc font apparaître des augmentations 2005-2006 très supérieures à celles enregistrées de 2004 à 2005.





2006

2005

Augmentation

Nombre de notices bibliographiques localisées

6 301 242


5 678 250


10 %


Nombre total de notices autorités

1 455 311


1 219 929


16 %



Nombre de localisations

19 192 152


16 796.806


12 %

En ce qui concerne les périodiques, 7 392 demandes de numérotation et 2 114 demandes de correction ont été transmises à l’ISSN en 2005, ce qui représente des augmentations de 75 et 115 % par rapport à 2004.

Pour information, l'import ISSN de 300 000 notices arrivées fin octobre 2005 est terminé.

Pour l'année 2005, on dénombre :

125 535 nouvelles notices (+ 286 % par rapport à 2004)

21 790 statuts B (traités)

274 673 mises à jour (+ 410 % par rapport à 2004).



Ce travail sur les périodiques se retrouve dans le nombre total de notices bibliographiques du Sudoc.



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