BöLÜm a gençLİk programi hakkinda genel biLGİ 5

Resmi başvuru formunu kullanınız

Başvuru;

Bu amaç için hazırlanmış olan başvuru formu kullanılarak yapılmalıdır. Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajans ile temas kurarak formları temin edebilirsiniz. Aynı zamanda bu formlar Avrupa Komisyonu, Yürütme Ajansı veya bir Ulusal Ajansın internet sitesinden indirilebilir (lütfen bu Kılavuzda Ek I’i inceleyiniz)

AB resmi dillerinden birinde doldurulmuş olmalıdır (Özel Not: Türk Ulusal Ajansına sunulan başvurular, Eylem 2 Niyet Beyanı Formu hariç Türkçe olmalıdır)

Bilgisayarda yazılmış olmalıdır

Başvuranın dilekçesi eşliğinde sunulmalıdır.
Başvuru formu, içinde belirtilen bütün belgeleri de içermelidir.

Yasal statünüzü belgeleyiniz

Başvuru, aşağıdakileri sağlamalıdır:
Hükümet dışı kuruluşlar:

Tam olarak doldurulmuş ve imzalanmış banka detay formu (başvuru formunda yer almaktadır)

Kuruluşa dair Resmi gazete/ticaret sicil gazetesi örneği ve KDV’ye tabi olduğunu belirtir belge (bazı ülkelerde sicil numarası ve vergi numarası aynıdır; dolayısıyla bu ülkelerde bu belgelerden yalnızca biri yeterlidir)
Kamu kurumu:

Tam olarak doldurulmuş ve imzalanmış banka detay formu (başvuru formunda yer almaktadır)

Yasal kuruluş dokümanları.
Birey:

Tam olarak doldurulmuş ve imzalanmış banka detay formu (başvuru formunda yer almaktadır)

Kimlik belgesi ve/veya pasaport fotokopisi.

Tahmini bütçe

Başvurular başvuru formu içerisinde bütün kalemlerin Euro olarak belirtildiği detaylı bir tahmini bütçe içermelidir. Euro bölgesi dışındaki ülkelerden gelen başvurularda, Avrupa Birliği Resmi Gazetesinde yayımlanan ve başvurunun yapıldığı aya ait kur oranları kullanılmalıdır. Bu ülkelerdeki Ulusal Ajanslar Avrupa Komisyonunca belirlenen hesaplama oranlarını uygulayacaktır. Hesaplama oranları her proje seçim dönemine (aylık hesaplama sisteminde son başvuru tarihinden önceki aya ait oranlar kullanılır) göre düzenlenebilir veya bunun yapılamaması durumunda Avrupa Komisyonunun internet sayfasında yayımlanan aylık hesaplama oranlarına bakılarak ödeme talimatı verilen tarihe ait kur kullanılabilir. Kur oranları hakkında detaylı bilgi için lütfen Komisyonun ilgili sayfasını (www.ec.europa.eu/budget/inforeuro/) inceleyiniz ve geçerli bütçe kurunu öğrenmek için Ulusal Ajansa başvurunuz.
Projenin bütçesi ilgili Eylem veya alt-Eyleme ait finansman kuralları çerçevesinde hazırlanmalı ve Avrupa Komisyonun geçerli kabul edilen masraf kalemlerini içermelidir.

Başvuru ölçütlerine uyunuz

Orijinal başvuru formu projenin seçiminde sorumlu olan kuruma (Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajans) teslim edilmelidir. Proje seçiminden sorumlu kurumu öğrenmek için lütfen bu Kılavuzun B Bölümünü inceleyiniz.

Başvurular aşağıdaki şekillerde yapılabilir:

Postalandığı tarihi belli edecek şekilde postayla

Kuryeye teslim tarihini belli edecek şekilde kurye servisleriyle.

Bazı Ulusal Ajanslar aşağıda şekillerde de başvuru formunu kabul edebilmektedir:
Uygun tarihte elden teslim ederek

Online olarak.

Genel kural olarak, faks ile veya e-posta ile gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Yine de bazı Ulusal Ajanslar orijinal kopyası başvuru tarihi içerisinde teslim edilmek kaydıyla faks veya e-posta ile gelen başvuruları da kabul edebilmektedir.
Başvurunun tesliminden sonra herhangi bir değişiklik yapılmamaktadır. Bununla birlikte, Yürütme Ajansı ve bir Ulusal Ajans başvuru sahiplerine hataları bildirmek suretiyle uygun bir süre içerisinde düzeltme yapma imkanı verebilmektedir. Bu durumda Yürütme Ajansı ve Ulusal Ajans başvru sahibi ile yazılı olarak irtibat kurmalıdır.

Başvuru tarihine uyunuz

Başvuru proje başlangıç tarihine bağlı olarak ilgili son başvuru tarihi için yapılmalıdır.
Bir Ulusal Ajansa proje sunmak için yıl içinde beş tane son başvuru tarihi vardır:

Proje başlangıç tarihi	Başvuru tarihi
1 Mayıs - 30 Eylül	1 Şubat
1 Temmuz - 30 Kasım	1 Nisan
1 Eylül - 31 Ocak	1 Haziran
1 Aralık - 30 Nisan	1 Eylül
1 Şubat - 31 Temmuz	1 Kasım

Yürütme Ajansına proje sunmak için yıl içinde üç tane son başvuru tarihi vardır:

Proje başlangıç tarihi	Başvuru tarihi
1 Ağustos ve 31 Aralık	1 Şubat
1 Aralık ve 30 Nisan	1 Haziran
1 Mart ve 31 Temmuz	1 Eylül

Proje tarihi ve Faaliyet tarihi arasındaki fark

Gençlik Programı (Youth in Action) kapsamında sunulan projelerin hepsi iki ayrı tarih aralığı belirtmek zorundadır: Proje tarihleri ve Faaliyet tarihleri.
Proje tarihleri

Bu tarihler, projenin başlama ve bitiş tarihlerini ifade etmektedir. Bu iki tarih arasındaki dönem, proje için uygunluk dönemidir; yani proje ile ilgili harcamalar bu iki tarih aralığında gerçekleştirilebilir. Bu dönem, projenin hazırlık ve nihai değerlendirme (muhtemel bir takip faaliyetinin yansıması da dahil) sürecini de kapsar.

Faaliyet tarihleri

Bu tarihler, ana Faaliyetlerin gerçekleştiği tarihleri (örn. bir Gençlik Değişiminin, seminerin vb. ilk ve son günleri) ifade etmektedir. Faaliyet tarihleri, projenin hazırlık ve nihai değerlendirme (muhtemel bir takip faaliyetinin yansıması da dahil) sürecini kapsamaz. Böylelikle, Faaliyet tarihleri proje tarihleri içerisinde gerçekleşir ama bununla birlikte harcamalar, Faaliyetlerin öncesi ve sonrasında da gerçekleşebileceğine göre, proje başlangıç ve bitiş tarihleriyle aynı olmaması tavsiye edilmektedir.

Harcamalar için uygunluk dönemi, hibe sözleşmesinde belirtilen başlangıç tarihinde başlar; bu, proje başlangıç tarihidir. Yararlanıcı, sözleşme imzalanmasında önce harcama yapma ihtiyacını gerekçelendirmesi durumunda sözleşme imzalanmadan önce proje için harcama yapmaya yetkilendirilebilir. Ancak proje sunulmasından önce yapılmış olan hiçbir harcama uygun kabul edilemeyecektir.
Bir masrafın uygun dönem içerisinde gerçekleşmesi gerekliliği, proje masrafları için yapılacak bütün ödemelerin uygun dönemler içerisinde gerçekleşmesi zorunluluğu anlamına gelmemektedir. Örneğin, bazı ön işlem masrafları (tercüme, konaklama, yeme-içme, seyahat, vb.) veya projede kullanılacak malzeme temini için faturalandırılan ve ön ödeme yapılması gereken durumlarda proje tarihi öncesi ve sonrasında harcama yapılabilir. Ancak bunun için aşağıdaki şartların mevcut olması gerekir:

• 
  Bu hizmet ve materyallerin uygun tarihler içerisinde teslim edilmiş/gerçekleşmiş olması,
  
• 
  Bu masraflar için ödemenin proje başvurusundan önce yapılmamış olması.