Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik 2

6. Büro Çalışanlarının Temel Görevleri

Bir büroda işçilerin temel görevleri şunlardır:

• 
  Yöneticiye bağlı olmak, gücüne ve yetkisine saygı duymak ve uyum sağlamak,
  
• 
  Yöneticiyi temsil etmek,
  
• 
  Kendisine verilen iş ve görevleri tam ve zamanında teslim etmek,
  
• 
  Örgütte iş disiplinine, çalışma düzenine ve hiyerarşiye uymak,
  
• 
  Yöneticiye sık sık sorun değil sonuç götürmek ve rapor vermek,
  
• 
  Örgütsel yaşamda sosyal ilişkilere ve insan ilişkilerine önem vermek,
  
• 
  Protokol, saygı ve nezaket kurallarına uymak,
  
• 
  Alanındaki bilgisel ve teknik gelişmelere ayak uydurmak için çaba harcamaktır.
  

7. Ast-Üst İlişkilerini Etkileyen Faktörler

Bir yönetici ve ona bağlı çalışan astların ilişkileri demek; birbirlerine karşı gösterdikleri davranışların düzeyi demektir. Bu ilişki sadece, üstün yani yöneticinin emir verme ve itaat isteme, astların ise emirleri yerine getirmesi ve rapor vermesi ile sınırlı tutulabilecek bir ilişki değildir. Ast üst ilişkileri yöneticilerin belirli düzeylerde saygı beklemeleri ve astların da kendilerinden beklenen bu saygıyı göstermelerinin yanı sıra, astlarla üstler arasında ki iletişim tarzlarını, üstlerin yönetim tarzlarını ve astların bağımsız bir şekilde iş yapabilme durumlarını da içermektedir.

Yönetimde, her yönetici astlarının çalışmalarını, tutum ve davranışlarını etkileyen, onları yöneten ve yönlendiren kişidir. Çünkü örgütsel yaşamda üst yöneten; ast da yönetilen konumundadır. Ancak, bu konum, üstün her istek ve emrinin harfiyen yerine getirileceği ve kendisine kayıtsız şartsız itaat ve hürmet edileceği anlamına gelmez. Ast ve üst arasındaki ilişkiler daima mevzuat, plan-program, örgüt kültürü, örf-adet, saygı ve nezaket kuralları çerçevesinde gerçekleşir. Bununla beraber, tüm örgütlerde ast ve üst ilişkilerini olumlu ya da olumsuz etkileyen bir takım faktörler vardır. Bunlar; örgütsel faktörler, dış faktörler ve özel (kişisel) faktörler olarak üç grup da incelenebilir.

7.1. Örgütsel Faktörler

Ast ve üstlerin birbirlerine karşı davranışlarını etkileyen örgütsel faktörler mevzuat, örgüt kültürü, yönetim ve yöneticilik tarzı, örgütsel değişiklikler, yenilikler ve düzenlemeler ve kullanılan teknolojiler olarak sıralanabilir. Bunları kısaca açıklayacak olursak:

1. 
   Mevzuat: Yürürlükte bulunan ve belirli bir örgüte yönelik olan yazılı hukuk kurallarıdır. Özelikle kamu örgütlerinde tüm yöneticilerin astları üzerinde yetki ve sorumlulukları mevzuat ile düzenlenmiştir.
   
2. 
   Örgüt Kültürü: Örgütteki bireyler ve takımlar arasındaki ilişkileri, düzenleyen, örgüt üyeleri arasında kabul görmüş ve onları bir arada tutma özelliğine sahip normlar, davranışlar, değerler, inançlar ve alışkanlıklardan oluşan temel sayıltılar, semboller ve uygulamalar bütünüdür. Örgütsel kültür, örgütte çalışmaya başlayanlar tarafından sonradan öğrenilmeye başlamış ve kabul edilir ve paylaşılır olmalıdır. Bu nedenle de çoğunlukla bir örgütte ast ve üstlerin davranışları o örgütün kültürünce belirlenir.
   
3. 
   Yönetim ve Yöneticilik Tarzı: Örgütlerde demokratik, otokratik ve liberal olmak üzere üç tarz yönetim anlayışından bahsedilebilir. Demokratik tarz; üstlerin astları işlerinde kontrollü olarak serbest bıraktığı ve yol gösterici olduğu bir yönetim şeklidir. Otokratik tarz ise aşırı disiplinli ve üstlerin sert emirler verip astlarını sadece bu emirlere uyarken görmek istediği bir yönetim tarzıdır. Liberal tarz ise, üstlerin astlara yol göstermeden ve onları denetlemeden tamamen serbest bıraktıkları bir yönetim tarzıdır. Üstün hangi tarz yönetim takındığı astlarıyla olan ilişkilerinin düzeyini etkileyecektir.
   
4. 
   Örgütsel Değişiklikler, Yenilikler ve Düzenlemeler: Örgütte geçmişte olan bazı unsurların (davranış kalıpları, iş yapma şekilleri vs.) üstlerle astlar arasında ilişkileri etkileyecektir.
   
5. 
   Kullanılan Teknoloji: Örgütlerin ürün ve hizmetleri gerçekleştirirken kullandıkları teknoloji astların vasıflı ya da vasıfsız olmasını sağlayacaktır. Yöneticiler vasıflı ya da vasıfsız çalışanlara aynı düzeyde davranamayacaklardır.
   

7.2. Dış Faktörler

Örgütlerde ast ve üst ilişkilerini etkileyen dış faktörler şunlardır:

1. 
   Siyasal Yapı ve Rejim (Hükümet): Siyasal yapının alacağı kararlar özellikle kamu örgütlerinde ast-üst ilişkilerini derinden etkileme gücüne sahiptir.
   
2. 
   Ekonomik Yapı: Ekonominin içinde bulunduğu durum mesela, kriz vs. gibi, örgütlerde ast-üst ilişkilerini etkileyecektir.
   
3. 
   Sosyokültürel Yapı: Toplumun kültürü, anane ve gelenekleri de ast üst ilişkilerini etkiler.
   
4. 
   Çevresel Faktörler: Mesela sivil toplum kuruluşları (dernekler, meslek odaları vs.), iş sahipleri ve müşteriler gibi çevresel unsurlarda ast-üst ilişkilerini etkileyecektir.
   

7.3. Özel ve Kişisel Faktörler

Ast ve üst ilişkilerini etkileyen kişisel faktörler aşağıdaki gibi açıklanabilir:

1. 
   Kişilik Farklılıkları: Cinsiyet, yaş ve karakter farklılıkları ast-üst ilişkilerinin düzeyini belirleyen önemli etkenlerdendir.
   
2. 
   Eğitim ve Öğretim Farklılıkları: çalışanların ve yöneticilerin ilkokul ya da üniversite mezunu olması hatta yükseköğretimde sosyal bilimler ya da mühendislik bilimlerinde okumuş olması gibi eğitim ile ilgili özellikler ast-üst ilişkisinde etkili olacaktır.
   
3. 
   Meslek Farklılıkları: Her mesleğin kendine has bir davranış kalıbı olduğu gözlemlenmektedir.
   
4. 
   Amaç ve Çıkar Farklılıkları: Örgütte her bireyin ayrı ayrı amacı ve çıkarları söz konusudur. Bunlar da ast-üst ilişkilerini etkileyecektir.
   
5. 
   Bilgi ve Beceri Farklılıkları: Örgütte her bir bireyin kendisine has bilgi, beceri, uzmanlık ve deneyim farklılıkları vardır. Bir örgüt bir çalışanın becerilerine çok ihtiyaç duyuyorsa o çalışana karşı yöneticilerin tavırları daha farklı olacaktır.