Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik 2

Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları

A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik 2

1- Sekreterliğin Tanımı 2

2- Sekreterliğin İşlevleri 2

3. Sekreterlik Türleri 3

Büro Hizmetleri Sekreterliği 3

Yönetici Sekreterliği 3

Üst Düzey Yönetici Sekreterliği 4

Yönetim Kurulu Sekreterliği (Raportör Sekreterlik) 4

4. Yönetici Asistanlarının Sahip Olması Gereken Özellikler 5

Yönetici Sekreterinin Kişisel Özellikleri 5

Yönetici Sekreterinin İşe Dönük Özellikleri 5

5. Yönetici Sekreterinin Örgütsel Görevleri 5

Yönetici İletişimini Sağlamak 6

Randevuları Düzenlemek 6

Ziyaretçilerle İlgili İşleri Yerine Getirmek 6

İş Seyahatlerini Organize Etmek 6

Toplantıları Organize Etmek 7

Dosyalama ve Arşivleme Yapmak 7

Kontrol 7

6. Görgü, Nezaket ve Protokol Kavramları 8

İş Yaşamında Nezaket ve Protokol 8

Teşekkür ve teşekküre cevap 8

İyi dilekleri ifade etmek 9

Lütfen 9

İsimle hitap etmek 9

Selamlaşmak 9

Hatır sorma 9

Tanıştırma 9

Hitap etme 10

7. Toplantı Yönetimi 11

Toplantı ve Önemi 11

Toplantı Öncesi Hazırlık 11

Toplantı Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar 11

Toplantı Sonrasında Gerçekleştirilecek Hususlar 12

B- Büro Yönetimi 13

1. Büro Kavramı 13

2. Büronun Amacı ve İşlevleri 13

3. Büro Çalışanları 14

4. Büro Yönetiminin Amacı 14

5. Büro Yöneticisinin Görevleri ve Yetkileri 15

6. Büro Çalışanlarının Temel Görevleri 16

7. Ast-Üst İlişkilerini Etkileyen Faktörler 17

7.1. Örgütsel Faktörler 17

7.2. Dış Faktörler 18

7.3. Özel ve Kişisel Faktörler 18

8. Üstlerin Astlarıyla İlişkileri 19

9. Astların Üstleriyle İlişkileri 20

10. Bürolarda Çalışanların Gereksinimleri ve Beklentilerinin Temel Boyutları 20

11. Bürolarda Çalışanları Gereksinimleri ve Beklentileri 21

12. Mobbing 22

11.2. Bürolarda Yaşanan Mobbing Davranışları 22

13. Bürolarda Yaşanan Mobbing Türleri 23

Mobbingin Dereceleri 24

Mobbingin Aşamaları 24

Bürolarda Mobbing Olaylarının Yaşanma Nedenleri 25

Mobbingin Büro Çalışanları Üzerindeki Etkisi 25

Mobbing Mağdurlarında Görülen Sorunlar 26

Bürolarda Yaşanan Belli Başlı Mobbing Davranışları 26

Mobbingin Kurumlar Üzerindeki Etkisi 27

C- Mesleki Yazışmalar 28

1- Resmi Yazıların Bölümleri 28

Başlık 30

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası 31

Tarih 31

Konu 32

Gönderilen Makam 32

İlgi 33

Metin 33

İmza 34

Onay 35

Ekler 35

Dağıtım 36

Paraf 36

Koordinasyon 36

Adres 36

Gizlilik, İvedilik ve Gün Belirleme 37

Sayfa Numarası ve Aslına Uygunluk Onayı 37

Kayıt Kaşesi 38

RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ 38

2. Resmi Yazı Türleri 39

Dilekçe 40

Form Örneği 45

A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik

1- Sekreterliğin Tanımı

Sekreter sözcüğü İngilizce'den dilimize geçmiştir. İngilizce'de 'secret’ gizli, sır anlamında, 'secreter' ise sır saklayan, gizliliği koruyan kişi anlamına gelmektedir.

Sekreterler yöneticiye çok yakın oldukları için örgüt ve yönetici ile ilgili sırları bilirler. Ancak iyi bir sekreter, gizli kalması gereken bilgileri kendisine saklar, en yakınlarına bile aktarmaz. Bu özellik sekreterin güvenilir olmasının ön koşuludur.

Sekreterler, yöneticilerinin gerek örgüt içi, gerekse örgüt dışı ilişkilerinin odak noktasında bulunurlar. Bu nedenle, iletişimi gözetimi altında tutan ve kesintisiz işlemesini sağlayan sekreterler yöneticinin dünya ile ilişkisinin kurulmasında da önemli rol oynarlar.

Tüm bu tanımlamaların ışığında sekreter; çalıştığı örgütü ve yöneticisini temsil eden, yönetim ve örgütün sırlarını saklayan yöneticisinin gündelik işlerini organize eden, örgüt içi ve dışı iletişim sağlayan, zamanını düzenleyen, prestijini koruyan, gerekli bilgi dokümanını hazırlayan, yazışma ve dosyalama işlemlerini yürüten yönetim bürosunu yöneten, yöneticinin en yakın çalışma arkadaşı olarak tanımlanabilir.

2- Sekreterliğin İşlevleri

Yöneticiler örgütleriyle ilgili olarak bilgi sağlama ve dağıtma, içte ve dışta insan ilişkileri kurma ve karar verme rollerini yerine getirirler. Bu rolleri yerine getiren yöneticinin gerek örgüt içi, gerekse örgüt dışı ilişkilerinin yoğunluğu göze çarpar. Yöneticiler hem iç hem de dış dünya ile sürekli iletişim halindedirler. Bu iletişim telefon, faks, mail, yazışmalar, toplantılar ve ziyaretçilerle yapılan yüz yüze görüşmeler aracılığı ile gerçekleştirilir. Yönetici bürolarında bu iletişimin en verimli biçimde işletilmesi, bilgilerin ve yazıların depolanması, gerektiğinde tekrar ortaya çıkarılmaları (dosyalama-arşiv), toplantı ve randevuların düzenlenmesi, yöneticinin zamanının planlanması sekreterin başlıca görevleri arasında yer alır.

Günümüzde sekretersiz bir yöneticinin iletişimini düzenlemesi, zamanını verimli kullanması dahası yöneticilik yapabilmesi hemen hemen imkânsızdır. Yönetim bürolarında ziyaretçilerin karşılanması, randevuların ayarlanması, faks, bilgisayar gibi iletişim araçlarının kullanılması, rutin yazışmaların yanıtlarının kaleme alınması, dosyalama ve arşiv hizmetlerinin yürütülmesi, telefon görüşmelerinin sağlanması ve bütün bu görevler yerine getirilirken gerek iş akışı ve protokol bilgisiyle gerekse güler yüzü, ciddiyeti ve örnek kişiliğiyle sekreterler çok önemli sorumluluk ve özveri isteyen bir görevi yerine getirmeye çalışmaktadırlar.

3. Sekreterlik Türleri

Sekreterlik mesleğini görev yeri, yetki ve sorumlulukları açısından dört türe ayırabiliriz:

• 
  Büro Hizmetleri Sekreterliği,
  
• 
  Yönetici Sekreterliği,
  
• 
  Üst Düzey Yönetici Sekreterliği,
  
• 
  Yönetim Kurulu Sekreterliği.
  

Büro Hizmetleri Sekreterliği

Büro hizmetleri sekreterliğini yürüten sekreterler doğrudan tek bir yöneticiye sekreterlik yapmazlar. Onlar tüm büro çalışanlarının özellikle yazışmalarını sağlamak, iş ya da araştırma raporlarını yazmak, dosyalama ve arşiv işlemlerini yürütmek gibi görevleri üstlenmişlerdir. Kimi örgütün de faks, telefon ve fotokopi hizmetlerini üstlendikleri gibi kimi örgütlerde telefon konusunda da servis arkadaşlarına yardımcı olurlar.

Yönetici Sekreterliği

Yönetici sekreterliği görevini üstlenen sekreterler doğrudan tek bir yöneticinin sekreterlik hizmetlerini yürütürler. Yöneticinin tüm iletişim kanallarının düzenlenmesi ve işletilmesi yönetici sekreterinin görevleri arasındadır. Yazışmaların yürütülmesi, dosyalama ve arşiv işlemlerinin sürdürülmesi yönetici sekreterinin gündelik işleri arasında yer alır.

Ziyaretçilerin karşılanması, randevuların ayarlanması, toplantı saatlerinden önceki gerekli evrakın ve dokümanın temini, yönetici odasının her sabah denetlenmesi, varsa eksik işlemlerin tamamlanmasına nezaret edilmesi, günlük iş programının takdimi gibi konular yönetici sekreterince yerine getirilir.

Yönetici sekreteri akıllı, inisiyatif sahibi, atak, ölçülü ve görgülü, nazik ve güler yüzlü, saygılı ve protokol bilgisi tam, iyi görünümlü ve çalışkan olmalıdır.

Üst Düzey Yönetici Sekreterliği

Üst düzey yönetici sekreterliği de aynı yönetici sekreterliği gibidir. Ancak üst düzey yönetici sekreteri protokol konusunda eksiksiz bilgi sahibi olmalı ve bu bilgileri yaşama aktarabilmelidir. Üst düzey yönetici sekreteri protokole uygun davranmaya çalışmakla kalmamalı, protokol kurallarını düzenleyici ve öğretici olabilmelidir.

Üst düzey yönetici sekreteri, diğer yöneticilerin sekreterleri ile uyumlu, ölçülü ve olumlu ilişkiler kurmalı, yöneticiler arasında iyi işleyen iletişim sisteminin yerleşmesinde aktif rol oynamalıdır.

Üst düzey yönetici sekreteri, yönetici bürosunun ve bu büroya hizmet veren personelin yönlendirilmesi ile de görevli olacağı için yöneticilik vasıflarına sahip olmalıdır.

Yönetim Kurulu Sekreterliği (Raportör Sekreterlik)

Yönetim kurulu bulunan örgütlerde, yönetim kurulu sekreteri (raportör sekreter) görev yapar. Yönetim kurulu sekreterleri yönetim kurulu başkanlarının sekreterliğini yürütürler.

Yönetim kurulu sekreterleri doğrudan yönetim kurulu başkanına bağlıdır. İzin, atama, ücret gibi özlük hakları konusunda da yalnız yönetim kurulu başkanı yetkilidir. Yönetim kurulu başkanı sekreteri, başkan dışında hiçbir yöneticiden emir almaz. Ancak bu kural, başkan sekreterinin hiyerarşik yapıda diğer yöneticilerin üstünde olduğu anlamına gelmez.

Yönetim kurulu sekreteri kimi örgütlerde "Başkan Sekreteri", "Özel Kalem Müdürü", "Raportör Sekreter" gibi unvanlar taşıyabilirler. Hangi adla olursa olsun hepsinin yetkileri aynıdır.

Yönetim kurulu sekreteri yönetim kurulu toplantılarına raportör olarak katılır. Yönetim kurulu kararlarını kaleme alıp, yazdırılmasını, çoğaltılmasını ve saklanmasını sağlar. Yönetim kurulu sekreteri örgütün üst düzey sırlarına vakıf olduğundan ağzı sıkı ve güvenilir olmak zorundadır. Örgütün en gizli belgeleri dahi onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Bu nedenle örgütün genel arşivi dışında kendilerine özgü bir arşiv yeteneğine sahiptirler.