Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik 2

B- Büro Yönetimi

1. Büro Kavramı

Türkçe de büro yerine işletmelerde ya da kamu örgütlerinde bölüm, departman, şube, kısım, servis, ofis, kalem, yazıhane, çalışma odası, işyeri gibi kelimeler kullanılmaktadır.

Büro, örgütlerde evrak ve belgelerin kaydedildiği, resmi yazışmaların yürütüldüğü, bürokratik ve teknik iş ve işlemlerin yapıldığı, dosyaların tutulduğu ve arşivlendiği mekân anlamında kullanılmaktadır.

Büro örgütte ya da birimde belli iş, işlemlerin ve hizmetlerin yerine getirilmesini sağlamak için, bir şefin, amirin ya da müdürün sevk ve idaresi altında, gerekli ekipman ve personelle donatılmış çalışma yeri ve en küçük yönetim ünitesidir. Geçmişte sadece yazışmaların yapıldığı yer olan bürolar günümüzde bilginin öneminin artmasıyla birlikte bilgi toplayan, işleyen ve dağıtan birimler haline gelmişlerdir.

2. Büronun Amacı ve İşlevleri

Büronun amaçları şunlardır:

• Örgütteki diğer birimlerin görevlerini yapmasını kolaylaştırmak,

• Örgütte verilen kararların daha bilimsel olmasını sağlamak,

• Örgütte birimler arası iletişimi kolaylaştırmak

Büronun işlevleri (fonksiyonları) yaptıkları işleri ve yerine getirdikleri görevleri ifade etmektedir. Örgütlerde yürütülen büro hizmetleri şunlardır:

• Gelen giden evrak kayıt işleri,

• İletişim; yazı ve rapor işleri

• Bilgi toplama ve değerlendirme işleri,

• Veri kayıt ve bilgi işlem işleri,

• Mali işler (bütçe, ödenek, tahakkuk işleri)

• Personel işleri (birim personelinin özlük ve sicil işlemleri; sağlık, izin, rapor, kadro, terfi, görevlendirme, yer değiştirme, ödül ve disiplin iş ve işlemleri),

• Ayniyat ve demirbaş işlemleri,

• Büro makine ve malzemelerinin alımı, kullanımı, bakımı, onarımı ve koruması işlemleri,

• Form, tablo, grafik ve şema hazırlama/çizelge işleri,

• Fotokopi ve faks işleri

3. Büro Çalışanları

Büro çalışanları yöneticiler, uzmanlar, sekreterler, memurlar ve diğer çalışanlardır.

Yöneticiler: Örgütte planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol işlemlerini yürüten genel müdür, genel müdür yardımcısı, müdür, müdür yardımcısı, daire başkanı gibi unvanlara sahip insanlardır.

Uzmanlar: Belirli bir alanda teknik bilgiye, planlama ve uygulama uzmanlığına sahip insanlardır. Hesap uzmanları, istatistik uzmanı vs. bunlara en güzel örnektir.

Sekreterler: Bürolarda yönetici sekreteri ve sekreter olmak üzere iki tür sekreterlik çalışanı vardır. Yönetici sekreteri her türlü konuda yöneticinin günlük rutin işlerdeki yükünü hafifleten çalışanlardır. Mesela, özel kalem müdürü, fakülte sekreteri gibi. Sekreterler ise, bürolarda telefona bakmak, randevu düzenlemek, yazışmaları gerçekleştirmek vb. gibi işleri yürüten çalışanlardır.

Memurlar: Bürolarda kuruluş amaçlarına göre yerine getirilmesi gereken işleri yapan çalışanlardır. Bir bankada veznedar, satın alma memuru vs. gibi unvanlar bunlara örnek gösterilebilir.

Diğer Çalışanlar: Özellikle büyük bürolarda santral memuru, güvenlik memuru, temizlikçi, geri hizmet çalışanı vs. çalışanlar bulunmaktadır.

4. Büro Yönetiminin Amacı

Büro yönetiminin amaçları özel veya genel, yazılı veya yazısız, uzun veya kısa dönemli, geçici, sürekli ya da sadece belli kesimlerine uygulanabilir bir nitelik gösterebilir.

Büro yönetiminin önceden belirlenmiş amaçlarına şu örnekler verilebilir:

• Örgütün etkili bir işleyişi için gereksinim duyduğu tüm bilgileri yeri ve zamanına uygun olarak ilgililere sunmak,

• En az giderle yeterli kayıt ve raporları sağlamak,

• Örgütün rekabetçi gücünü destelemek,

• Evrak işlerini doğru yürütmek ve müşteri hizmetlerinin karşılanmasına yardımcı olmak,

• Mümkün olduğu kadar düşük giderle yazılı kayıtları en iyi biçimde tutmak

Büro yönetiminin amaçları aynı zamanda öncelik sırasına göre şu şekilde sınıflandırılabilir:

1. 
   Hizmet Sağlama: Örgütte yer alan diğer büroların işlerini kolaylaştırıcı şekilde hizmetler sağlamaktır.
   
2. 
   Sosyal sorumluluk: Örgüt, onun faaliyette bulunduğu endüstri kolu ve toplum tarafından benimsenen ahlaki ve törel kurallara bağlılık demektir. Örneğin zimmete para geçirmeme, rüşvet almama vs. gibi
   
3. 
   Kâr: Büro faaliyetlerini etkin, verimli ve en düşük maliyetle yaparak örgütün karına katkı sağlamak demektir.
   

5. Büro Yöneticisinin Görevleri ve Yetkileri

Bürolar organizasyonun sahip olduğu bazı amaçların yerine getirilmesi için oluşturulan birimlerdir. Bu amaçların yerine getirilebilmesi için büro işlerinin yürütülmesi gerekmektedir. Büro yöneticileri bürodaki işlerin yürütülmesinden sorumlu olan insanlardır. Bu sorumluluklarını yerine tam manası ile getirebilmeleri için bir takım görevleri ifa ederler ve bir takım yetkilere ihtiyaç duyarlar.

Bir büro yöneticisinin temel görevleri şunlardır:

Planlama ve Programlama: Büroda yapılacak işleri önceden planlamak ve programlar haline getirmek.

Kaynakları Sağlama ve Kullanma: Yönetici, faaliyetler için gerekli maddi, beşeri, fiziki ve hukuki kaynakları bulmalıdır ve bunları uyumlu bir şekilde kullanmalıdır.

İş Düzenleme: Büroda yapılacak işleri personel arasında adil, objektif ve dengeli bir şekilde dağıtmalıdır.

İşbirliği ve Eşgüdümleme Sağlama: Bürodaki çalışanlar arasında ve bürodaki çalışanlar ile diğer birimler arasında eşgüdüm sağlamalıdır.

Çalışma Ekipleri Kurma: Çalışkan, dinamik ve uyumlu kişilerden oluşan iş yapma takımları kurmalı ve onları çalıştırmalıdır.

İyi ve Etkili İletişim Kurma: Astlar, diğer yöneticiler, üstler, iş sahipleri, müşteriler ve diğer birimlerle iyi iletişim kurmalıdır.

Resmi Yazışma, Dosyalama ve Arşivleme: Bürolar evrak ve kırtasiye üretim merkezidir. Büro yöneticisi bu yazışma ve dosyalama işlemlerini yürütmekten sorumludur.

Büro Personelini Etkili ve Verimli Yönetme: Yürütme araçlarını iyi kullanmalıdır.

Büro işlerini Etkili ve Verimli Yönetme: Bürodaki işlerin ne olduğunu iyi bilmeli ve onları uyumlu yönetmelidir.

Büro yöneticisinin temel yetkileri ise şunlardır:

Temsil Etme: Bürosunu ve personelini üstlerine ve üstlerini de büro çalışanlarına karşı temsil eder.

Teklif Etme: Üstlerine görevler ve personel ile ilgili öneriler sunmaktadır.

Sorun Çözme ve Karar Verme: Bürodaki tüm sorunları, çatışmaları çözer ve yapılacak işlerle ilgili evet/hayır diyen kişidir.

İnisiyatif Kullanma: Büro yöneticisi büroda ki işlerin nasıl yapılacağını takdir eder.

Yönetme ve Yöneltme: Büro çalışanlarını harekete geçirir.

Görevlendirme: Çalışanlara görev dağıtır.

İzin Verme: Çalışanların izinlerini düzenler.

Değerlendirme ve Sicil Verme: İş dönemi sonunda çalışanı iş performansı, tutum ve davranışlarını değerlendirmelidir.

Uygulama ve Uygulatma: Personele üstlerden gelen emirleri, kendi kararlarını uygulatır.

Kontrol ve Nezaret Etme: Çalışanlara işlerinde eşlik eder ve işleri nasıl yaptıklarını denetler.

İmza Yetkisi: İmza yetkisi olmayan bir yönetici gerçek anlamda yönetici değildir.