Capitolul aspecte teoretice despre integrarea aplicaţiilor informatice

1.5. Evoluţia aplicaţiilor integrate de gestiune a firmelor

Schimbările tot mai rapide din mediul de afaceri şi creşterea în complexitate a activităţilor din cadrul unei companii necesită o adaptare permanentă, într-un ritm alert, care, adeseori, pune la încercare capacităţile de efort şi analiză ale factorului uman. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluţie la aceste provocări, fiind capabile să proceseze un volum foarte mare de date şi informaţii agregate în scopul optimizării şi eficientizării proceselor. Ideea centrală în evoluţia sistemelor de aplicaţii pentru întreprindere este caracterul evolutiv. Punctul de plecare în evoluţia actualelor aplicaţii pentru întreprindere ăl constituie anii ’60 şi apoi, pe parcursul a patru decenii, urmând îndeaproape dezvoltările din domeniul sistemelor hardware şi software, a continuat evoluţia până la sistemele ERP.

Anii ’60 se caracterizează prin faptul că majoritatea întreprinderilor realizau aplicaţii centralizate, prin forţe proprii, ceea ce presupune că proiectarea, dezvoltarea şi implementarea lor era făcută in–house. Cele mai multe aplicaţii se axau pe controlul stocurilor şi automatizarea gestiunii, dar se încerca şi crearea aplicaţiilor pentru calculul automat al salariilor şi pentru contabilitate generală. Ca şi limbaje de programare folosite în acea perioadă menţionăm COBOL, ALGOL şi FORTRAN.

În anii ’70, urmează conturarea sistemelor Material Requirements Planning (MRP). În literatura de specialitate [FOHU04], aceste aplicaţii sunt considerate ca un set de tehnici care utilizează inventarul, datele despre stocuri şi programul de producţie pentru calculul necesarului de materiale, lansarea aprovizionării şi asigurarea acesteia pe parcursul procesului de fabricaţie. Văzute prin prisma trecerii timpului şi a evoluţiei de la aplicaţiile simple de control al stocurilor, aplicaţiile MRP au reprezentat metamorfoza sistemului de control al stocurilor sub influenţa calculatorului şi a aplicaţiilor acestuia.

Odată cu maturizarea sistemelor MRP-uri, anii ’80 au marcat evoluţia spre MRP II sau Manufacturing Resource Planning care este conceput în jurul ideii de optimizare a proceselor de fabricaţie prin sincronizarea necesarului de materiale cu cerinţele producţiei. Zonele de aplicaţie a acestor sisteme s-au extins mult peste departamentul producţiei şi au ajuns să aibă aplicabilitate şi departamentele: financiar, resurse umane, distribuţie, vânzare, gestiunea proiectelor.

La acel moment, MRP II era soluţia pentru planificarea eficientă a tuturor resurselor întreprinderii şi asigura planificarea operaţională a necesarului care susţine procesele de producţie, planificarea financiară şi elaborarea de scenarii de tipul “ce ar fi dacă?”. Funcţiunile integrate ale acestor sisteme vizau: planificarea producţiei, planul de vânzări, programarea producţiei, planificarea necesarului de materiale, planificarea capacităţilor de producţie, ca şi urmărirea execuţiei – aprovizionare, fabricaţie, vânzare. Deosebit de importante sunt ieşirile oferite de aceste sisteme: rapoarte financiare, plan de vânzări, plan de aprovizionare, proiecţii de stocuri, buget de expediţie şi transport.

Pe baza acestor câtorva caracteristici prezentate, putem afirma faptul că MRP II nu este doar un instrument de planificare şi urmărire a producţiei, el fiind un sistem mult mai complex care a evoluat către ceva şi mai cuprinzător şi anume, Enterprise Resource Planning. În [FOHU04] se arată că la acel moment s-a propus un alt nume, care a funcţionat pentru un timp: BRP (Business Resource Planning), denumire care subliniază faptul că este mai mult decât un sistem care se adresează exclusiv producţiei. Potrivit resurselor de pe internet, şi anume site-ului www.technologyevaluation.com , cei care au introdus conceptul de ERP sunt cei de la Gartner Group.

Deci, sfârşitul anilor ’80 şi anii ’90 au fost marcaţi de apariţia sistemelor ERP, ele fiind rezultatul extinderii funcţionalităţii suitelor MRPII. Având ca şi punct de plecare, fundaţia tehnologică a MRP II, sistemele ERP integreaza toate procesele economice: producţie, distribuţie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service şi întreţinere, logistică şi gestiune proiecte, asigurând consistenţa informaţională, accesul şi vizibilitatea în întreaga organizaţie.

Menţinând caracterul evolutiv, producătorii de soluţii ERP, au adăugat suitelor lor, noi module şi funcţionalităţi, şi s-a produs astfel trecerea la o nouă etapă în evoluţia sistemelor ERP şi anume “ERP extins”. Anii 2000 sunt caracterizaţi prin aplicaţii precum APS (Advanced Planning and Scheduling), soluţii e-business pe zona relaţiilor cu clienţii – CRM (Customer Relationship Management) sau pe furnizori-aprovizionare – SCM (Supply Chain Management). Tot în acestă perioadă au apărut şi concepte noi, cum sunt BPI (Business Process Integration), EAI (Enterprise Application Integration), ENS (Enterprise Nervous System).

Pentru a ilustra grafic evoluţia sistemelor ERP de-a lungul celor 4 decenii, prezentăm, în continuare, următoarea figură:

Figura 1.1 Evoluţia aplicaţiilor integrate de gestiune a firmelor

( prelucrare şi adaptare după [FOHU04] )

1.6. ERP (Enterprise Resource Planning)

1.6.1. Ce este un sistem ERP?

Un ERP, „considerat expresia cea mai fidelă a iterdependenţei dintre economic şi tehnologia informaţională, reprezintă o infrastructură software, multi-modulara ce oferă suport de gestiune şi coordonare a diferitelor structuri şi procese din companie, în vederea realizării obiectivelor de afaceri” [FOHU04]. Scopul unui sistem ERP (sistem de gestiune integrată a proceselor de afaceri) este realizarea unei mai bune comunicări în companie, îmbunătăţirea cooperării şi interacţiunii dintre diferite departamente precum cele de planificare a producţiei, achiziţii, producţie, vânzări şi relaţii cu clienţii. Pe scurt, un sistem de gestiune a companiei de tip ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanţi pentru o afacere de succes: factorul uman, financiar, tehnic şi de resurse (cei 4 M - Man, Money, Machines şi Materials), dupa sursa http://www.cio.com/research/erp/.

Davenport T.H., specialist de renume în domeniile de management şi sisteme informaţionale pentu afaceri propune ca definiţie pentru ERP: ”un pachet care promite integrarea completă a tuturor informaţiilor din cadrul unei oraganizaţii [FOHU04]. Acest concept este ilustrat în Figura 1.2.

Aplicaţii front-office

Aplicaţii back-office


Figura 1.2 Schema conceptuală unui sistem ERP [RASH02]
ERP integrează toate procesele economice: producţie, distribuţie, contabilitate, finaciar, personal, stocuri, service şi mentenanţă, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate şi consistenţa informaţională în întreaga organizaţie. ERP înseamnă integrarea tuturor aplicaţiilor într-o soluţie globală, care acoperă toate procesele intercorelate prin care concretizează activitatea organizaţiei, eliminând graniţele dintre departamente şi delimitările funcţionale, ca şi pe cele ale organizaţiei cu mediul şi oferind posibilităţi de lucru multiutilizator, multiscop şi multispatiu.
Prin definiţie, un sistem de tip ERP reprezintă o soluţie software complexă, bazată pe arhitectura client-server ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzacţiilor şi facilitarea integrarii tuturor procelor necesare în cadrul unei afaceri, centralizându-le, facilitând împărtăşirea datelor şi eliminând redundanţa [FOHU04]. Fiecare pachet ERP oferă funcţionalităţi diferite pentru industrii diferite.

Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice şi optimizarea resurselor disponibile.

Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcţiilor de conducere ale unei companii, plecând de la :

• 
  planificare;
  
• 
  asigurarea stocului de materii prime şi materiale;
  
• 
  definirea tehnologiilor;
  
• 
  coordonarea proceselor de producţie;
  
• 
  gestiunea financiar- contabilă, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite;
  
• 
  dezvoltarea şi menţinerea relaţiilor cu clienţii şi partenerii de afaceri.
  

Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizării planului de afaceri. Prin opţiunile de simulare a activităţilor şi prin caracterul flexibil şi dinamic al aplicaţiilor se pot realiza :

• 
  planuri de previziune;
  
• 
  evaluări şi predefiniri ale tendinţelor de evoluţie ale industriei din care face parte compania;
  
• 
  analize calitative;
  
• 
  integrarea cu noile tehnologii e-business;
  
• 
  comunicare on-line.
  

La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite cel mai frecvent sunt: Oracle, DB2, Informix, MS SQL Server, SQL Base şi Sybase. Baza de date necesită o setare iniţială conform proceselor organizaţiei şi trebuie sa asigure acces direct la informaţii în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toţi membrii organizaţiei. Odată terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informaţiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc.

Aplicaţiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifică munca programatorilor, preluând regulile şi generând automat codul sursă. Avantajele sunt:reducerea timpului de dezvoltare şi obţinerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. În plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijină consistenţa aplicaţiilor şi standardizarea sub aspect funcţional.

Sub o formă simplificată un sistem ERP poate fi definit prin prisma a două proprietăţi fundamentale: funcţionalitatea şi integrarea.


Figura 1.3 Reprezentarea simplificată a unui sistem ERP
Cele două părţi se condiţionează reciproc.

Integrarea asigură conectivitatea între fluxurile de procese economice funcţionale. Ea poate fi gândită ca o tehnică de comunicare.Câteva modalităţi obişnuite prin care comunicarea are loc prin şi pentru integrare sunt: codul sursă, reţele locale şi extinse de calculatoare, Internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automată, protocoale, baze de date. Putem spune că integrarea este realizată prin comunicare, iar comunicarea este realizată prin integrare.

Partea funcţională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul fiecărei funcţiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se regăsesc de la câteva, până la zeci de module funcţionale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea producţiei, logistică, comenzi şi vânzare) [FOHU04].