Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne

În situaţia descrisă mai sus, costurile totale eligibile efective se ridică la suma de 48.000 euro; aplicarea regulii non-profit (venituri-cheltuieli) limitează contribuţia UE la 24.000 euro, adică 50% din costurile totale eligibile.

Scenariul 2: Contribuţia UE limitată la 40.000 euro

BUGET PREVIZIONAT					BUGET REALIZAT
Cheltuieli (mii EUR)			Venituri (mii EUR)		Cheltuieli (mii EUR)		Venituri (mii EUR)
Costuri directe	94	Contribuţia UE		40	Costuri directe	90	Contribuţia UE	40
Costuri indirecte (max. 7% din CD)	6				Costuri indirecte (max. 7% din CD)	5
		Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect		40			Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect	40
		Contribuţiile terţilor		10			Contribuţiile terţilor	5
		Încasări generate de proiect		10			Încasări generate de proiect	10
Costuri totale solicitate	100	Total venituri		100	Costuri totale solicitate	95	Total venituri	95

În situaţia descrisă mai sus, costurile totale eligibile efective se ridică la suma de 95.000 euro; aplicarea regulii non-profit (venituri-cheltuieli) limitează contribuţia UE la 40.000 euro, conform prevederilor din contractul de finanţare nerambursabilă.

Scenariul 3: Regula non-profit aplicată (contribuţia UE limitată la 50%)

Raportul financiar depus prezintă următoarele valori:

³⁵ respectiv 50% din costurile totale eligibile.

³⁶ Costurile raportate în conformitate cu regulile de eligibilitate.

BUGET PREVIZIONAT					BUGET REALIZAT
Cheltuieli (mii EUR)			Venituri (mii EUR)		Cheltuieli (mii EUR)		Venituri (mii EUR)
Costuri directe	94	Contribuţia UE		50	Costuri directe	67	Contribuţia UE	22
Costuri indirecte (max. 7% din CD)	6				Costuri indirecte (max. 7% din CD)	5
		Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect		30			Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect	0
		Contribuţiile terţilor		10			Contribuţiile terţilor	20
		Încasări generate de proiect		10			Încasări generate de proiect	30
Costuri totale solicitate	100 Total venituri			100	Costuri totale solicitate	72	Total venituri	72

În situaţia descrisă mai sus, veniturile proiectului, înainte de contribuţia UE, se ridicau la 50.000 euro. Calcularea contribuţia UE pe baza costului total solicitat la plată va conduce la o contribuţie UE de 36.000 euro. Principiul non-profit nu va fi deci respectat de vreme ce veniturile totale se ridică la 86.000 euro, depăşind astfel costurile totale solicitate la plată. În conformitate cu secţiunea I.3.3 din Anexa la Regulamentul de aplicare, contribuţia UE trebuie redusă corespunzător. Drept urmare, contribuţia UE trebuie să fie limitată la diferenţă (cheltuieli totale minus contribuţia terţilor minus încasările generate de proiect), adică 22.000 euro, iar valoarea în plus ce poate fi primită trebuie rambursată de beneficiar.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Pot Statele membre să aplice reguli mai restrictive faţă de beneficiarii finali (care să impusă o participare proporţională)?

R: Statele membre au responsabilitatea de a defini reguli de finanţare aplicabile beneficiarului final şi partenerilor acestuia.

Î: Pot fi vânzările de consumabile eligibile ca şi venituri pentru proiect?

R: Vânzările de bunuri pot fi considerate venituri ale proiectului doar dacă sunt generate de proiect (adică broşuri produse în cadrul proiectului). Consumabilele achiziţionate la demararea proiectului şi vândute la finalul acestuia nu se încadrează acestei definiţii.

H. Parteneriat

1. 
   Cadru de reglementare³⁷
   

Reguli de eligibilitate

„Regulamentul este aplicabil cheltuielilor suportate de beneficiarii finali şi se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii proiectului“.

Contracte de finanţare nerambursabilă cu beneficiari finali, în cazul în care autoritatea responsabilă acţionează ca autoritate de acordare

„Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

• Principiu de bază:

Ca şi principiu general, regulile de eligibilitate aplicabile beneficiarului final se vor aplica mutatis mutandis partenerilor implicați în proiect.

• Bugetul unui proiect:

Principiile aplicabile ³⁸ beneficiarului final se vor aplica şi partenerilor. Deci, beneficiarii finali au responsabilitatea de a se asigura că partenerii lor furnizează permanent suficiente informaţii pentru consolidarea bugetului. Partenerii din proiect pot contribui la proiect prin intermediul mecanismului de co-finanţare. Această contribuţie poate fi una proprie ca şi diferenţă între cheltuielile totale şi toate celelalte venituri ale proiectului.

Contribuţia acestora reprezintă o sursă de venit pentru proiect şi trebuie, deci, inclusă în bugetul previzionat.

• Păstrarea de documente justificative pentru cheltuielile suportate de parteneri:

Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile (facturi/chitanţe) justificative pentru cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză. Documentele justificative pentru aceste cheltuieli trebuie certificate de partenerii în sine sau, conform bunelor practici, de un organism oficial. La cerere (de exemplu înaintată de un organ de control), beneficiarul trebuie să poată să furnizeze dovezi ale contabilităţii şi plăţii (de exemplu pe baza extraselor din registrele contabile ale partenerilor). Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor.

• Răspunderea partenerilor în cazul contractelor de finanţare nerambursabilă:

Partenerii implicați într-un proiect, sub coordonarea generală a beneficiarului final, trebuie să respecte termenii şi condiţiile contractului de finanţare nerambursabilă semnat de beneficiarul final.

• Costuri de deplasare şi diurnă:

Regulile aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii proiectului. Principiile fundamentale³⁹ statuează că partenerilor din proiect li se aplică aceleaşi reguli ca şi beneficiarilor finali, cu excepţia organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.

• Costurile indirecte ale partenerilor:

³⁷ Articolele 10(4) şi 39(2) din Regulamentul de aplicare şi Articolul 11 (FER) / 10 (FI) / 12 (FFE, FR) din actul de bază.

³⁸ A se vedea Capitolul „Bugetul unui proiect“.

³⁹ Articolul I.1. din Anexa la Regulamentul de aplicare.

Regulile pentru costurile indirecte eligibile⁴⁰ se aplică de asemenea şi partenerilor beneficiarului. Partenerii pot raporta costuri indirecte eligibile pentru finanţare UE deşi beneficiarul principal nu poate (adică beneficiarul principal a primit un împrumut nerambursabil de exploatare ce acoperă 100% din costurile sale de exploatare pe perioada proiectului). Cu toate acestea, costurile indirecte raportate de parteneri nu trebuie să depăşească plafoanele stabilite per partener în cadrul bugetului. În niciun caz costurile indirecte nu pot să depăşească 7% din costurile directe eligibile (2,5% în cazul FFE).

3. 
   Excepţii
   

N/A.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Contract de finanţare nerambursabilă: Partenerii şi rolurile şi responsabilitățile aferente acestora vor fi incluse în contractul de finanţare nerambursabilă. Responsabilitățile cu caracter tehnic, costurile bugetate aferente per partener şi mecanismele de refinanţare (adică transferul contribuţiei UE către parteneri) trebuie specificate în mod clar.

Baza legală şi relaţia contractuală: Baza legală şi relaţia contractuală între beneficiar şi partenerii acestuia trebuie formalizate într-un document încheiat în mod corespunzător. Acest contract trebuie să includă principalii termeni şi cele mai importante condiţii ale participării partenerilor, precum şi obligaţiile ambelor părţi, inclusiv:

• 
  rolurile şi responsabilitățile partenerilor (de exemplu activitățile ce urmează a fi derulate şi rezultatele ce trebuie livrate);
  

• 
  perioada de participare la proiect;
  

• 
  contribuţia financiară (mecanismele de finanţare pentru „redistribuirea“ contribuţiei UE în conformitate cu criteriile definite);
  

• 
  obligaţiile beneficiarului în ceea ce privește condiţiile de plată a contribuţiei aferente;
  

- orice alte condiţii ce privesc implicarea partenerilor.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Sunt costurile de deplasare şi diurnă ale partenerilor acoperite de „alte persoane în afară de beneficiarul final“?

R: A se vedea secţiunea 2 de mai sus.

Î: Regulile stabilite pentru beneficiarii finali se aplică şi partenerilor?

R: În conformitate cu principiile fundamentale,⁴¹, aceste reguli se aplică mutatis mutandis partenerilor din proiect.

Î: Cheltuielile înregistrate în evidenţele partenerilor sunt eligibile dacă sunt furnizate documente justificative de către beneficiar?

R: Cheltuielile partenerilor sunt eligibile cu condiţia să se prezinte documente justificative corespunzătoare, aşa cum sunt acestea definite în secţiunea 2.

⁴⁰ A se vedea Capitolul „Costuri indirecte eligibile“.

⁴¹ Articolul I.1. din Anexa la Regulamentul de aplicare.

TEME VERTICALE

01. Costuri de personal

1. 
   Cadru de reglementare⁴²
   

Regulament de aplicare:

II.1.1. Costuri de personal

1. 
   Costurile cu personal alocat proiectului, constând din salariile efective, la care se adaugă contribuţiile la asigurările sociale şi alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiţia ca acestea să corespundă politicilor salariale uzuale ale beneficiarului.
   
2. 
   În cazul organizaţiilor internaţionale. costurile eligibile de personal pot include provizioane pentru acoperirea obligaţiilor statutare şi altor drepturi salariale.
   
3. 
   Costurile salariale corespondente ale personalului organismelor publice sunt eligibile în măsura în care ele au legătură cu costul activităților pe care organismele publice relevante nu le-ar derula dacă proiectul în cauză nu ar fi implementat; acest personal va fi detaşat sau alocat implementării proiectului pe baza unei decizii scrise a beneficiarului final.
   
4. 
   Costurile de personal vor fi detaliate în bugetul previzionat, specificând funcţiile şi numărul de persoane.
   

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

2.a. Personalul eligibil

• Statutul personalului eligibil: Doar costurile cu personalul pe ştatul de plată a organizaţiei/beneficiarului final (angajați permanenţi/temporari/detaşaţi) sau înregistrate în situaţiile financiar-contabile ale beneficiarului final sunt eligibile ca şi „Costuri de personal“. Costurile aferente personalului intermediar şi consultanților vor fi considerate drept costuri de subcontractare.

• Personal operaţional/de suport: Costurile cu personalul operaţional şi administrativ sunt eligibile ca şi costuri de personal atâta vreme cât personalul în cauză participă la proiect din punct de vedere operaţional sau realizează sarcini administrative sau de suport. În acest caz, costurile de personal trebuie să fie alocate în conformitate cu timpul petrecut de aceştia în cadrul proiectului.

2.b. Alocarea personalului în proiect

• Formalizarea alocărilor: personalul al cărui cost este înregistrat pe proiect trebuie să fie numit sau alocat pe proiect prin decizie scrisă a beneficiarului final.

2.c. Costuri eligibile ca şi costuri de personal

• Costuri cu personalul: Costurile de personal a ceea ce se consideră a fi parte din remuneraţia uzuală şi contribuţiile aferente din perspectivă contabilă şi fiscală suportate de angajator şi efectiv plătite de beneficiarul final. Provizioanele pentru posibile obligaţii viitoare nu sunt eligibile (a se vedea fişa 12 privind cheltuielile neeligibile). Costurile de personal sunt format din următoarele:

1. 
   salariul brut;
   
2. 
   drepturi legal suplimentare, cum ar fi:
   

• 
  al 13-lea salariu sau plata concediilor, aşa cum sunt acestea definite în contractul de muncă
  
• 
  alocare post-rectificare: majorarea salariului pentru traiul în străinătate
  
• 
  sporul pentru condiţii grele: compensaţie acordată permanent (adică lunar) pentru trai în ţări dificile
  

3. primele, dacă nu sunt corelate cu performanţa (de exemplu prime suplimentare la sfârşit de an definite în contractul de muncă ca şi procent maxim din salariul lunar);

⁴² Articolul II 1.1 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

4. 
   Provizioanele pentru drepturile/remuneraţiile de final de contract achitate, doar dacă sunt legale sau prevăzute în contractul de muncă şi sumele sunt rezonabile (se poate demonstra prin calcul în fiecare caz) şi dacă se aplică tuturor angajaților comparabili;
   
5. 
   Remuneraţia pentru concediu medical suportată de angajator şi care nu este acoperită din scheme de asigurări sociale;
   
6. 
   Remuneraţia pentru concediu de maternitate suportată de beneficiarul final şi care nu este acoperită din scheme de asigurări sociale;
   
7. 
   contribuţii angajator;
   
8. 
   contribuţii la asigurările sociale;
   
9. 
   taxe cu caracter social;
   
10. 
    impozite directe şi alte taxe legale plătite de angajator.
    

Următoarele nu sunt eligibile şi nu vor fi incluse în calculul costurilor de personal:

11. 
    prime pentru performanţă
    
12. 
    plăţi compensatorii care nu sunt acoperite de punctul 4;
    
13. 
    remuneraţia pentru concediu medical care nu este suportată de beneficiarul final (schema de asigurări sociale);
    
14. 
    remuneraţia pentru concediu de maternitate care nu este suportată de beneficiarul final (schema de asigurări sociale);
    
15. 
    sume plătite la pensionare;
    
16. 
    alte plăţi compensatorii;
    
17. 
    compensaţii la final de contract, cu excepţia celor acoperite de punctul 4;
    
18. 
    beneficii în natură (maşină, locuinţă).
    

2.d. Alte condiţii

• Costuri de personal detaliate în buget: Costurile de personal vor fi detaliate în bugetul previzionat, arătând funcţiile, numărul de persoane şi numele persoanelor implicate în proiect. Acolo unde numele nu sunt cunoscute sau nu pot fi dezvăluite, trebuie prezentat numărul estimat de membri ai personalului şi profilele aferente (capacităţile profesionale şi tehnice, la care se adaugă rolurile aferente în cadrul proiectului). Dacă modificări importante faţă de informaţiile prezentate în buget se anticipează a se produce pe durata proiectului, aceste trebuie cel puţin explicate în raportul final cu privire la implementarea proiectului, iar în cazul modificărilor de funcţii şi/sau calificărilor titularilor posturilor (de exemplu un inginer cu experienţă este înlocuit de un tehnician), acestea vor fi formalizate în acte adiţionale semnate.

3. 
   Excepţii
   

N/A

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Alocarea personalului în proiect pe baza unei decizii scrise: Alocarea personalului în proiect se va face pentru tot personalul ale cărui costuri vor fi alocate proiectului, fie ei personal operaţional şi/sau administrativ. Numele fiecărei persoane vizate va fi indicat în mod clar, împreună cu timpul petrecut de acesta în proiect, data de început şi de final a misiunii. Tot personal alocat unui proiect poate fi grupat să facă obiectul aceleiaşi decizii scrise care trebuie semnate înainte de demararea proiectului.

Pontaj: Timpul petrecut în cadrul diferitelor activităţi/pontajele (adică proiecte cu/fără finanţare UE, concedii, concedii medicale şi alte absenţe) trebuie înregistrat în mod corespunzător şi urmărit pe durata proiectului. Fişele de pontaj vor fi ţinute pentru toate persoanele implicate pentru a arăta timpul petrecut în fiecare zi în activitățile proiectului (adică timpul total înregistrat în fişele de pontaj trebuie să fie egal cu timpul „legal“ de muncă în perioada de raportare). Timpul de muncă alocat proiectului trebuie să fi revizuit şi supus aprobării (semnat) periodic (lunar) de către managerii de proiect respectivi. Managerii de proiect vor realiza verificări ale compatibilității prin evaluarea faptului că timpul de muncă raportat este relevant pentru activitățile proiectului (de exemplu prin comparaţie cu rezultatele livrabile, programele de conferinţe, procesele verbale de şedinţă, publicaţii şi rapoarte).