Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne

Calculul costurilor de personal: Costurile de personal suportate în legătură cu proiectul trebuie calculate şi raportate pe baza costurilor efective suportate de organizaţie/ beneficiarul final. Sumele bugetate sau estimate nu pot fi avute în vedere în scopul raportării costurilor către UE. Costurile de personal trebuie calculate ca şi combinaţie între unitățile de timp petrecute în cadrul proiectului (de exemplu nr. de ore) şi valoarea unitară (de exemplu salariile orare). Costurile de personal raportate de beneficiar/organizaţie trebuie să folosească aceeaşi metodă de calcul pe toată durata proiectului/programului anual. Se recomandă folosirea aceleiaşi metode şi pentru exerciţiul bugetar.

Cele trei metode prezentate mai jos sunt exemple recomandate de calcul al costurilor de personal pentru a asigura o abatere minimă a costurilor efective de la cele raportate. Dimensiunea organizaţiei şi procedurile interne de management şi control existente vor fi avute în vedere la selectarea metodei de calcul. Unele organizaţii pot avea deja la dispoziţie metode mai sofisticate. Din motive practice, aceste metode trebuie preferate, cu condiţia ca rezultatul se se conformeze regulilor prevăzute în secţiunile 1 şi 2.

Cu toate acestea însă, sunt posibile şi alte metode, atâta vreme cât este sunt consemnate în documente şi respectă cadrul legal al UE aplicabil Fondurilor şi regulile naţionale.

Metoda nr. 1 - calcul individual simplificat

Această metodă poate fi rezumată după cum urmează: (Costuri totale pe perioada proiectului) * (procentul de timp lucrat pentru proiect).

Exemplu:

1. 
   Perioada proiectului este de 9 luni, de la 1/2/n la 30/11/n.
   
2. 
   Membrul A al personalului este angajat permanent, cu normă fracţionată de muncă (4/5) al organizaţiei.
   
3. 
   Pe baza sistemului de urmărire a timpului de muncă, membrul A al personalului a petrecut 60% din timpul său lucrând în proiect.
   
4. 
   Costul total pentru membrul A al personalului, pentru cele 9 luni ale proiectului este după cum urmează:
   

Salariu brut: 13.500 euro⁴³

Contribuţii la asigurările sociale: 9.000 euro⁴⁴

Contribuţii angajator: 4.500 euro

Al 13-lea salariu, proporţional:⁴⁵ 1.125 euro

Costul total pentru perioadă: 28.125 euro

Costurile totale pentru membrul A al personalului suportate pentru proiect: 28.125 euro* 60% = 16.875 euro.

Pentru a se asigura că raportarea costurilor de personal se face pe principiul celei mai bune estimări (fără supra sau subestimări semnificative), se recomandă ca timpul de muncă petrecut în cadrul proiectului să fie calculat cu rigurozitate şi să se păstreze documentele justificative (foi de pontaj sau rapoarte de activitate angajat). Estimările aproximative nu pot fi acceptate ca şi bază pentru calculul costurilor de personal.

Metoda nr. 2 - calcul individual detaliat (opţiunea preferată)

Această metodă poate fi rezumată după cum urmează: (Numărul de zile sau ore lucrate pentru proiect) * (Tariful zilnic sau orar). Această metodă asigură un calcul preliminar pentru salariul zilnic/orar care poate fi prezentat după cum urmează: Salariul zilnic = costurile totale anuale/numărul total de zile productive ⁴⁶pe an

CALCULUL NUMĂRULUI DE ZILE/ORE PRODUCTIVE

Numărul de zile/ore productive poate fi calculat după cum urmează:

⁴³ 9 salarii lunare brute de 1.500 euro.

⁴⁴ Atunci când valoarea contribuţiilor sociale şi altor taxe aferente salariilor nu poate fi stabilită individual, folosirea indicatorilor calculați la nivelul general al organizaţiei este acceptată (de exemplu dacă procentul contribuţiilor sociale este 45% din salariile brute la nivel de organizaţie, atunci de va folosi 45% pentru a obţine sumele individuale).

⁴⁵ Alte drepturi legale stipulate în contractul de muncă în sumă de un salariu lunar (1.500 euro). Proporţional cu durata proiectului: 1.500 euro/ 12 * 9 = 1.125 euro.

⁴⁶ Sau ore, în cazul calculului remuneraţiei pe oră.

Calcularea zilelor/orelor productive	Anul n^47
A. Zile lucrătoare^48	260
B. Concedii^49	10
C. Sărbători legale	30
D. Zile productive (A-B-C)	220
E. Ore lucrate pe zi	7,4
F. Nr. total de zile productive pe an (D*E)	1.702

1. 
   Alte zile de absenţă pot fi deduse, cum ar fi participarea la instructaje obligatorii şi absenţele legale, cu condiţia ca aceste zile neproductive să fie justificate cu documentaţia adecvată. (de exemplu certificate emise de departamentele de resurse umane). Valorile etalon de comparaţie pentru numărul de zile/ore productive variază de la 215 la 225 de zile productive - adică 1.500 la 1.800 de ore.
   
2. 
   În scopul calculării costurilor de personal, nr. total de zile/ore alocate unui proiect nu poate depăşi numărul de zile/ore productive.
   
3. 
   În cazul angajaților cu normă fracţionată, numărul de zile/ore productive trebuie să fie proporţional cu timpul de muncă (de exemplu dacă numărul de zile productive în organizaţie este de 220, numărul proporţional de zile productive pentru un angajat cu normă fracţionată de 4/5 va fi 200*4/5 = 176).
   
4. 
   Acolo unde angajații nu lucrează pe toată perioada anului, numărul de zile/ore productive trebuie să fie stabilit în mod proporţional cu perioada efectiv lucrată (de exemplu dacă numărul de zile productive în organizaţie este de 220, numărul proporţional de zile productive pentru un angajat care a lucrat normă întreagă o perioadă de 6 luni de la 1/3/n la 31/8/n va fi 220*6/12 = 110).
   

CALCULUL COSTURILOR ANUALE DE PERSONAL

Costurile anuale de personal sunt calculate individual în conformitate cu cu costurile acceptate descrise în secţiunea 2.b.

Exemplu:

1. 
   1. Proiectul a avut loc în anul n.
   
2. 
   Numărul de zile lucrătoare în cadrul organizaţiei este de 220.
   
3. 
   Membrul A al personalului a fost angajat temporar şi cu normă fracţionată (4/5) al organizaţiei timp de 6 luni, de la 1/3/n la 31/8/n.
   
4. 
   Membrul A al personalului a lucrat 80 de zile în proiect.
   
5. 
   Costul total pentru membrul A al personalului, pentru cele 6 luni pe care le-a lucrat în organizaţie:
   

Salariul brut:	12.000 €^50
Taxe cu caracter social:	9.000 €
Contribuţii angajator:	6.000 €
Plată la final de contract pe durată determinată:^51	2.000 €
Costul total pentru perioadă:	29.000 €

Remuneraţia zilnică pentru membrul A al personalului: (29.000 euro) / (220 * 4/5 * 6/12) = 329,5 euro/ zi

Costurile totale pentru membrul A al personalului suportate pentru proiect: 80 zile * 329,5 € = 26.360 €.

Metoda nr. 3 - calcul mediu

Această metodă se bazează pe metoda nr. 2 descrisă mai sus. Se recomandă, de regulă, ca remuneraţiile personalului să fie calculate individual (remuneraţie stabilită pentru fiecare persoană în parte). Cu toate acestea, atunci când numărul de persoane implicate în proiect depăşește un prag rezonabil (numărul de persoane implicate de mai sus pentru care un calcul individual ar fi nejustificat de lung), se acceptă folosirea unor remuneraţii medii per categorie de angajați. Folosirea remuneraţiilor medii se acceptă însă cu condiţia ca

⁴⁷ Valorile prezentate în această coloană reprezintă un calcul eşantionat.

⁴⁸ Numărul de zile lucrătoare este numărul de zile din cursul săptămânii din fiecare an (variază de la 259 la 261).

⁴⁹ Numărul de zile de concediu (concedii legale) şi sărbători legale (de exemplu zile libere bancare, ziua naţională) se stabilește în conformitate cu regulile naţionale şi politica internă a organizaţiei/beneficiarului.

⁵⁰ 6 salarii brute lunare de 2.000 €.

⁵¹ Drepturi suplimentare aşa cum se stipulează în contractul de muncă pe durată determinată pentru valoarea salariului lunar (2.000 euro).

aceste categorii să fie definite pe baza remuneraţiei angajaților şi ca diferenţa între remuneraţiile individuale (aşa cum au fost ele calculate prin metoda nr. 2) şi remuneraţia medie a unei categorii să nu depăşească 5%. Drept urmare, se recomandă definirea unui numărul suficient de categorii. Folosirea remuneraţiilor medii se recomandă în special în cazul organizaţiilor mari. Folosirea remuneraţiilor medii în organizaţii de dimensiuni mici/medii nu este în mod uzual recomandată.

Exemplu:

1. 
   Proiectul a avut loc în anul n.
   
2. 
   Numărul de zile lucrătoare în cadrul organizaţiei este de 220.
   
3. 
   Membrul A al personalului a lucrat 80 de zile care au fost alocate proiectului.
   
4. 
   Se pot defini 3 categorii de personal (L1, L2 şi L3) în conformitate cu gradul angajatului şi nivelul remuneraţiei.
   
5. 
   Membrul A al personalului aparţine categoriei L2, care include 55 de angajați permanenți cu normă întreagă.
   
6. 
   Costurile totale de personal pentru categoria L2 în anul n:
   

Salarii brute: 1.200.000 euro

Contribuţii la asigurările sociale: 550.000 euro

Contribuţii angajator: 230.000 euro

Salariu legal suplimentar: 55.000 euro

Costul total pentru an: 2.035.000 euro

Remuneraţia zilnică pentru categoria L2: 2.035.000 euro/ 55 angajați/ 220 zile= 168,2 euro/ zi

Costurile totale pentru membrul A al personalului pentru proiect: 73 zile * 168,2 € = 12.278,6 €.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Cheltuielile cu salariile, cum ar fi prime, majorări, plata pentru concedii şi plăţile compensatorii sunt eligibile (de exemplu în cazul îmbolnăvirii unui angajat, îmbolnăvirea sau decesul unui membru al familiei unui angajat, o calamitate naturală, etc.)?

R: Dacă primele nu sunt prevăzute prin lege şi nu sunt acordate tuturor angajaților ele nu vor fi eligibile. Compensaţia la final de contract poate totuşi să fie considerată eligibilă atunci când condiţiile şi valorile acestor drepturi sunt legale sau prevăzute în contractul de muncă şi sunt rezonabile (se poate demonstra acest lucru prin calcul) şi se aplică tuturor angajaților comparabili.

Î: Există vreo limită în ceea ce privește numărul de persoane angajate?

R: Numărul de persoane implicate, profilul acestora şi valoarea costurilor de personal pentru proiect trebuie să fie definite în buget (măcar valorile estimative şi numărul de persoane). Atunci când sunt anticipate abateri importante de la buget pe durata proiectului, aceste modificări trebuie comunicate şi formalizate prin încheierea de acte adiţionale.

Î: În cazul oficialilor detaşați la un alt organism, dar plătiți în continuare de ministerul de care aparţin, costurile cu aceştia nu vor apărea pe ştatul de plată a beneficiarului final. Cum se poate gestiona acest lucru?

R: În cazul oficialilor detaşați, se poate accepta ca cheltuielile de personal cu un oficial detaşat să apară pe ştatul de plată al ministerului/administraţiei de care aparţin şi nu pe cel al beneficiarului final, cu condiţia ca detaşarea să fie justificată cu documente complete.

Î: Următoarele indemnizaţii sunt eligibile ca şi costuri de personal directe?

• 
  Indemnizaţia de misiune (prima de instalare)
  
• 
  Indemnizaţia de relocare (atunci când se mută de la o locaţie la alta)
  

R: Aceste costuri pot fi considerate eligibile dacă rezultă din prevederi legale. Totuşi, costul final alocat proiectului trebuie să reflecte timpul de muncă petrecut în cadrul proiectului, dacă durata misiunii depăşește durata proiectului sau dacă persoana lucrează doar cu normă fracţionată în cadrul proiectului.

Î: Costurile de personal pentru concedii medicale sau concedii de maternitate sunt eligibile? Sunt următoarele indemnizaţii sunt eligibile ca şi costuri de personal directe?

R: Aceste costuri sunt eligibile dacă sunt prevăzute prin lege şi efectiv suportate de beneficiarul final şi în conformitate cu reglementările privind asigurările sociale din ţara respectivă. Trebuie remarcat faptul că numărul de zile de absenţă ale persoanei trebuie deduse din numărul total de zile productive atunci când se face calculul costului per zi productivă al angajatului. Toate costurile legale suportate de angajator pot fi incluse în acest calcul.

Î: Sunt provizioanele constituite pentru drepturile salariale aferente concediilor eligibile?

R: Acest cost poate fi acceptat pentru că este un cost legal şi nu un provizion pentru obligaţii viitoare, de vreme ce este un cost sigur ce trebuie plătit de beneficiarul final. Totuşi, doar partea din plata pentru concediul legal care este în legătură cu durata proiectului şi suportată în decursul perioadei de eligibilitate poate fi eligibilă (adică dacă un angajat lucrează în proiect cu normă întreagă de la 1/6/N la 1/8/N, doar plata pentru concediu în legătură cu aceste două luni va fi alocată proiectului).

Î: Sunt costurile de personal eligibile atunci când un angajat a lucrat în mod izolat mai multe ore decât norma legală de muncă şi nu a fost remunerat pentru orele suplimentare (orele lucrate nu corespund cu orele menţionate în contractul de muncă (de exemplu a lucrat 40 de ore în loc de 36 de ore de muncă)?

R: Aceste costuri nu sunt eligibile. Costurile cu personalul alocate proiectului trebuie deci „suportate“ dacă angajatul nu a fost plătit pentru cele 4 ore suplimentare, aceste ore nu pot fi alocate proiectului.

Se cere ca un angajat să îşi semneze singur fişele de pontaj sau semnătura managerului de proiect este suficientă?

R: Fiecare fişă de pontaj trebuie semnate de angajat şi de managerul de proiect (într-un termen limitat de la data la care munca a fost prestată). Altfel, acestea nu mai au valoare.

Î: Un beneficiar invocă regulile contabile interne care generează aşa-numitele „remuneraţii la final de contract“ şi „cheltuieli neprevăzute“, care sunt de fapt cheltuieli cu personalul şi administrative care nu au legătură cu implementarea proiectului.

Remuneraţiile la final de contract sunt descrise ca şi procent din costurile de personal folosite pentru plata costurilor neprevizionate la nivel central (de exemplu rezilierea contractului înainte de termen, plata pentru zilele de concediu neefectuate, asigurare medicală pentru personalul pensionat).

Cheltuielile neprevăzute sunt descrise ca şi procent din cheltuielile proiectului, alocate ca şi costuri administrative la nivel central (de exemplu standardele minime de securitate ale sediilor şi sarcinile de supraveghere la nivel central), care nu pot fi distribuite în conformitate cu diferitele proiecte alocate unităților locale ale beneficiarului.

Conform beneficiarului, aceste costuri trebuie considerate drept costuri indirecte eligibile.

R: În ceea ce privește cheltuielile neprevăzute, ele trebuie incluse în procentul autorizat pentru fiecare Fond, aşa cum se descrie în Articolul II.2 din Regulamentul de aplicare. Toate cheltuielile neprevăzute alocate proiectului care vor depăşi acest procent vor fi neeligibile.

Remuneraţiile la final de contract pot fi eligibile cu condiţia să fie complet justificate de situaţia legală şi contractuală a angajatului şi ca organizaţia care îl angajează să aibă obligaţia de a acoperi aceste costuri. Aceste costuri trebuie să fie rezonabile, adică pentru fiecare contract în parte, calculul costurilor alocate proiectului în cadrul acestei categorii poate fi demonstrat şi trebuie aplicate tuturor angajaților comparabili.

Î: Sunt costurile cu personalul care participă la activități de formare eligibile care şi costuri de personal directe?

R: Regulile nu au fost elaborate pentru a susţine acest tip de cost în cadrul unui proiect de formare. Costurile salariale ale personalului care participă la cursuri de formare nu trebuie alocate proiectului. Totuşi, costurile de deplasare pot fi eligibile dacă aceste costuri de deplasare sunt necesare pentru implementarea proiectului.⁵².

⁵² În conformitate cu tema verticală 02 „Costuri de deplasare şi diurna“

02. Costuri de deplasare şi diurna

1. 
   Cadru de reglementare⁵³
   

“1. Costuri de deplasare şi diurna sunt eligibile ca şi costuri directe pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile proiectului şi a căror deplasare este necesară pentru implementarea proiectului.

2. 
   Costurile de deplasare vor fi eligibile pe baza costurilor efective suportate. Cotele de rambursare vor avea la bază modul de transport public cel mai ieftin, iar zborurile, care şi regulă, vor fi permise doar în cazul deplasărilor de peste 800 km (dus-întors) sau acolo unde destinaţiile geografice justifică deplasarea cu avionul. Acolo unde se folosește maşina personală, rambursarea se va face fie pe baza costului transportului public, fie pe baza costului per km, în conformitate cu regulile oficiale publicate în Statul membru în cauză sau folosite de beneficiarul final.
   
3. 
   Diurna va fi eligibilă pe baza costurilor reale sau a alocaţiei zilnice. Dacă organizaţia folosește nişte reguli proprii privind aceste costuri (diurna), ele se vor aplica în limitele plafoanelor stabilite de Statul membru, în conformitate cu legislaţia şi practica naţională. Diurna, în mod normal, va acoperi transportul local (inclusiv cu taxi), cazarea, masa, apelurile telefonice locale şi cheltuieli diverse.
   

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

• Costuri de deplasare:

Ca şi principiu general, costuri de deplasare şi diurna sunt eligibile pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile unui proiect şi a căror deplasare este necesară pentru implementarea proiectului (de exemplu persoane care participă la un proiect de formare, voluntari implicați în implementarea unui proiect de către un ONG, etc....).

• Diurnă:

Ca şi principiu general, costurile eligibile ca şi diurnă vor fi fie costurile reale, fie o indemnizaţie zilnică. Indemnizaţiile zilnice trebuie raportate în conformitate cu politica uzuală a beneficiarului final, nu trebuie să depăşească plafoanele stabilite de Statul membru şi trebuie să respecte regulile naţionale.

3. 
   Excepţii
   

N/A

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Documente justificative: Biletele, chitanţele, bonurile, etc. în original trebuie păstrate ca dovadă a costurilor suportate. În cazul zborurilor, biletele şi cărţile de îmbarcare trebuie prezentate ca

dovezi.^54.

Documente justificative: Cererile de rambursare trebuie însoţite de un scurt raport care să descrie scopul deplasării şi legătura cu proiectul. În particular, valoarea adăugată a deplasării către ţări terţe trebuie demonstrată în mod clar.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Limita de 800 km pentru zboruri se referă la un bilet dus sau dus-întors?

R: Limita se aplică unui bilet dus-întors. În orice caz, se va selecta opţiunea cea mai ieftină.

⁵³ Articolul II.1.2. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

⁵⁴ A se vedea şi Articolul I.5. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Î: Costurile de navetă sunt eligibile?

R: Costuri de navetă nu sunt eligibile ca şi costuri de deplasare şi diurnă. Cu toate acestea, dacă aceste costuri sunt impuse de legislaţia muncii sau de contractele colective de muncă şi sunt incluse pe ştatul de plată, ele pot fi eligibile cu condiţia aprobării lor de către autoritatea responsabilă.

Î: Sunt costurile de deplasarea suportate de beneficiarul final şi achitate de voluntarii care participă la proiect eligibile ca şi costuri directe de deplasare?

R: Da, dacă deplasarea lor este necesară pentru implementarea proiectului.

Î: Pot fi costurile de deplasare pentru persoanele returnate şi escorte alocate categoriei „costuri de deplasare“?

R: Nu, ele trebuie alocate categoriei „Cheltuieli specific în legătură cu grupurile ţintă“, după cum se menţionează în art. 5 al Deciziei 575/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului.

Pentru mai multe detalii cu privire la justificarea acestor cheltuieli specifice, a se vedea FAQ din capitolul „Cheltuieli specific în legătură cu grupurile ţintă“.

Î: Cum se poate dovedi cu documente numărul de km parcurși atunci când se folosește maşina personală? Imprimarea itinerarului disponibil pe internet este suficientă?

R: Acest lucru poate fi acceptat.

Î: Închirierea unei maşini este eligibilă atunci când se realizează într-o ţară terţă unde nu există mijloace corespunzătoare de transport în comun? R: Da, dar trebuie prezentată documentaţia justificativă (facturi, etc....)

03. Echipament

1. 
   Cadru de reglementare⁵⁵
   

FER, FI, FR

“1. Costurile aferente achiziţiei de echipamente sunt eligibile doar dacă acestea sunt esenţiale pentru implementarea proiectului. Echipamentul va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile.

2. Alegerea între leasing, închiriere sau cumpărare se va baza întotdeauna pe opţiunea cel mai puţin costisitoare. Cu toate acestea, dacă leasingul sau închirierea nu sunt posibile datorită perioadei scurte a proiectului sau deprecierii rapide a valorii, se acceptă opţiunea cumpărării.

11.1.3.2. Închiriere şi leasing

Cheltuielile în legătură cu închirierea şi operaţiunile de leasing sunt eligibile pentru co-finanţare în conformitate cu regulile existente în Statul membru, în legislaţia şi practica naţională şi pe durata închirierii sau folosirii în sistem leasing în scopul proiectului.

11.1.3.3. Achiziţie

1. 
   Atunci când echipamentul este achiziţionat pe durata de viaţă a proiectului, bugetul trebuie să specifice dacă se include costul integral sau doar o parte a amortizării corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului. Aceasta din urmă se va calcula în conformitate cu regulile naţionale incidente.
   
2. 
   Echipamentul care a fost achiziţionat înainte de iniţierea proiectului, dar care este utilizat pentru proiect, este eligibil sub rezerva amortizării. Cu toate acestea, aceste costuri nu sunt eligibile dacă echipamentul a fost achiziţionat iniţial prin intermediul unui împrumut comunitar nerambursabil.
   
3. 
   În cazul articolelor individuale ale cărui cost este sub 20.000 euro, costul total de achiziţie este eligibil, cu condiţia ca echipamentul să fie achiziţionat înainte de ultimele trei luni ale proiectului. Articolele individuale care costă 20.000 de euro sau mai mult sunt eligibile doar pe baza amortizării.“