Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne
Yüklə 0,63 Mb.
|
|
R  ef. Ares (2011)371469 - 04.04.2011
COMISIA EUROPEANĂ Direcţia Generală pentru Afaceri Interne Manualul privind Regulile de Eligibilitate a costurilor raportate pentru asistenţa UE în contextul Programului General „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii“. Versiunea 4 - 16 martie 2011 Fondul pentru Frontiere Externe, Fondul de Returnare, Fondul de Integrare, Fondul pentru Refugiați ale Comisiei Europene DECLINAREA RĂSPUNDERII Acesta este un Document de lucru elaborat de serviciile Comisiei. Pe baza dreptului comunitar incident, acest manual oferă îndrumare Autorităților desemnate responsabile de Fonduri, parte a Programului General Solidaritate şi managementul fluxurilor migratorii, sub management comun, cu privire la modul de interpretare şi aplicare a regulilor comunitare în acest domeniu. Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a disemina informaţiile prevăzute în aceste documente către beneficiarii finali, în scopul îndrumării şi consilierii. Cu toate acestea însă, comunicarea prezentului document către beneficiarii finali, în forma sa curentă, fără instrucţiuni şi recomandări corespunzătoare pentru utilizarea lui adecvată, se poate dovedi necorespunzătoare. Scopul şi obiectivele Capitolelor incluse în Anexa la document sunt să prezintă îndrumări şi recomandării în vederea raportării costurilor pentru asistenţa UE. Îndrumările şi recomandările respectă baza legală a celor patru Fonduri şi se axează pe principiile general acceptate pentru managementul proiectelor finanţate de UE şi pe cele mai bune practici remarcate în timpul implementării diferitelor programe cu finanţare de la UE. Recomandările şi cele mai bune practici prezentate se pot aplica ca atare sau pot face obiectul unei analize aprofundate. Cu toate acestea, Capitolele nu se doresc a fi o lista exhaustivă de instrucţiuni care trebuie respectate cu stricteţe. Beneficiarii pot avea la dispoziţie şi folosi şi alte practici acceptate în scopul raportării costurilor pentru finanţare UE. Recomandările şi cele mai bune practici prezentate sunt exemple de practici care pot fi folosite, direct sau indirect, pentru a reduce riscurile de raportare necorespunzătoare a costurilor către UE (sub/supraestimarea costurilor). În niciun caz acest manual nu va fi folosit ca şi bază legală pentru proceduri de arbitraj sau alte acţiuni în instanţă iniţiate de sau în ceea ce privește beneficiarii finali ai împrumuturilor nerambursabile acordate de UE. Cadrul de reglementare disponibil pentru fiecare Fond (Actele normative primare şi Regulamentul de aplicare) vor continua să fie singura bază legală pentru implementarea programelor finanţate. Dacă anumite informaţii prezentate în conţinutul acestui manual sunt în contradicţie cu baza legală, baza legală va prevala. Referirile la baza legală sunt: ACTE NORMATIVE PRIMARE:
REGULAMENT DE APLICARE (FER): Decizia Comisiei din 19 decembrie 2007 de stabilire a normelor de aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului de stabilire a Fondului European pentru Refugiați http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L: 2008:007:0001:0068: EN: PDF (FFE): Decizia Comisiei din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului de stabilire a Fondului pentru frontiere Fond
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L: 2008:167:0001:0068: EN: PDF (FR): Decizia Comisiei din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de aplicare a Deciziei nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului de stabilire a Fondului de returnare http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L: 2008:167:0135:0200: EN: PDF 1/77
(FI): Decizia Comisiei din 8 martie 2008 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei Consiliului nr. 2007/435/CE de instituire a Fondului European pentru Integrarea resortisanților ţărilor terţe http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:167:0069:0134:EN:PDF CUPRINS 1 PREZENTAREA PROGRAMULUI GENERAL „SOLIDARITATEA ŞI MANAGEMENTUL FLUXURILOR MIGRATORII“ 4
managementul fluxurilor migratorii“
2 ELIGIBILITATEA COSTURILOR PENTRU FINANŢARE COMUNITARĂ 6
TEME ORIZONTALE 7 A. Principii fundamentale 8 B. Contract de finanţare nerambursabilă cu beneficiarul final şi act adiţional 12 C. Bugetul unui proiect 15 D. Perioada de eligibilitate 19 E. Înregistrarea cheltuielilor şi pista de audit 24 F. Arie teritorială 27 G. Venituri, principiul non-profit şi calculul contribuţiei finale a UE 30 H. Parteneriat 34 TEME VERTICALE 36
Programul general „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii“ a fost instituit pentru a sprijini politica comună cu privire la managementul frontierelor externe ale Uniunii Europene şi pentru a ajuta la implementarea politicilor comune privind azilul şi integrarea. Drept urmare, programul general este compus din patru Fonduri (Fondul european pentru refugiați - „FER“, Fondul pentru Integrare - „FI“, Fondul pentru frontierele externe - „FFE“ şi Fondul pentru returnare - „FR“), care au fost create prin intermediul a patru acte normative primare în anul 2007 şi acoperă perioada 2008-2013 (FER şi FR) sau 2007-2013 (FFE şi FI). Această finanţare bugetară este gestionată în principal de Statele membre prin intermediul programelor multi-anuale şi anuale. Deşi Statele membre sunt responsabile de punerea în aplicare a acţiunilor finanţate prevăzute în programe, Comisia Europeană (Direcţia Generală pentru Afaceri Interne — DG HOME) rămâne responsabilă de execuţia generală a bugetului fiecăruia dintre aceste patru Fonduri. În acest context, DG HOME este responsabilă pentru definirea cadrului general de control, verificarea funcţionării corespunzătoare a sistemelor de management şi control şi a proceselor stabilite de către Statele membre pentru gestionarea Fondurilor şi pentru furnizarea de îndrumări Statelor membre pentru un management solid al Fondurilor Comunitare. Suma totală alocată Programului General „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii“ este de 4.020,37 mii euro pentru întreaga perioadă 2007-2013.
Principii generale şi funcţionare Peste 90% din Fondurile alocate Programului General „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii” este gestionat de Statele membre prin delegarea dată de Comisie, organism care va rămâne responsabil pentru execuţia bugetului general. Doar o parte minoră va fi gestionată direct de Comisiei (măsurile comunitare, iar în cazul FFE, şi măsurile specifice, între 4% şi 10% din valoarea totală a Fondurilor), pe baza cererilor de propuneri şi/sau cererilor de oferte. Resursele gestionate vor fi împărţite anuale între Statele membre pe baza criteriilor de alocare definite în respectivele Acte normative primare ale celor patru Fonduri. Statele membre sunt astfel responsabile împreună cu Comisia pentru gestionarea celor patru Fonduri. Responsabilitățile Statelor membre
Regulile revizuite privind eligibilitatea cheltuielilor, aşa cum au fost acestea adoptate de Comisie în X, se vor aplica programelor anuale începând cu anul 2011. Cu toate acestea însă, Statele membre pot decide să aplice aceste noi reguli (în integralitatea lor) proiectelor ce fac parte din programele anuale 2009 şi 2010, cu condiţia ca acest lucru să fie specificat în contractul de împrumut nerambursabil şi în raportul final al respectivului program. Regulile revizuite privind eligibilitatea cheltuielilor în acţiunile de asistenţă tehnice se aplică începând cu programul anual 2008.
Regulile privind eligibilitatea pentru fiecare dintre cele patru Fonduri sunt prevăzute în Regulamentul de aplicare (Anexa 11). Capitolele au fost elaborate astfel încât să acopere aceste teme prezentate în Regulamentul de aplicare. Există 21 de astfel de capitole structurate pe două teme: Teme orizontale (8) şi Teme verticale (13). Temele verticale corespund categoriilor de costuri definite în Regulamentul de aplicare. Temele orizontale prezintă regulile de eligibilitate aplicabile tuturor categoriilor de costuri şi se referă la probleme transversale şi generale. Capitolele au fost elaborate pentru fiecare temă în parte respectând următoarea structură:
FFE: Fondul pentru Frontierele Externe FR: Fondul de Returnare FI: Fondul de Integrare FER: Fondul european pentru refugiați SM: Statele membre CE: Comisia Europeană AR: Autoritatea responsabilă AA: Autoritatea de audit AC: Autoritate de certificare AD: Autoritate delegată BF: Beneficiar final
Toate Fondurile „În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie:
În cazul măsurilor multianuale, în sensul Articolului 14(6) (FER) / 13(6) (FI) / 15(6) (FR) / 16(6) (FFE) din actul normativ primar, doar partea măsurii co-finanţată printr-un program anual va fi considerată un proiect pentru aplicarea acestor reguli de eligibilitate. Proiectele finanţate din Fond nu vor fi co-finanţate din alte surse acoperite din bugetul comunitar. Proiectele finanţate din Fond vor fi finanţate din surse publice sau private.“ Criterii specifice suplimentare „În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie:
Scopul şi justificarea cheltuielilor: Pentru a fi eligibile pentru finanţare de la UE, cheltuielile raportate trebuie să:
- suportate în conformitate cu reglementările contabile naţionale;
Caracterul rezonabil al cheltuielilor: Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile trebuie să se dovedească necesare pentru implementarea proiectului, rezonabile şi în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. Pentru mai multe informaţii despre caracterul rezonabil al costurilor, a se vedea secţiunea 4. Eligibilitatea măsurilor şi eligibilitatea cheltuielilor: 1 Articolul I.1. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare. 2 Consultați capitolul „Perioada de eligibilitate“ 3 Consultați capitolul „Bugetul unui proiect“ 3 Consultați capitolul „Înregistrarea cheltuielilor şi pista de audit“ Înainte de a verifica eligibilitatea cheltuielilor, Statele membre trebuie să verifice eligibilitatea măsurii vizate. Acest lucru se va face faţă de articolele relevante ale actelor normative primare prin care s-au constituit cele patru Fonduri: FR: articolele 4 şi 5 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul. FFE: articolele 3, 4 şi 5 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul. FER III: articolele 2 şi 3 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul. FI: articolele 2, 3 şi 4 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul. În cazul în care măsura este considerată eligibilă, cheltuielile aferente măsurii trebuie verificate prin comparaţie cu regulile relevante pentru a se vedea dacă se poate solicita co-finanţare din parte UE. Parteneri: Toate regulile aplicabile beneficiarului final se vor aplica mutatis mutandis partenerilor implicați în proiect Buget: Pentru a fi considerate costuri eligibile, costurile solicitate la plată trebuie să fi fost prevăzute în bugetul proiectului.6 Organizaţiile internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii. În articolul I.1., regulile revizuite fac referire la „organizaţiile internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.“ Această modificare extinde lista organizaţiilor care nu trebuie să fie înregistrate în cel puţin un Stat membru pentru a participa la proiect din punct de vedere al costurilor. Complementaritate: Proiectele care sunt deja finanţate din Fond nu mai pot fi finanţate din nicio altă sursă acoperite din bugetul UE. Co-finanţarea trebuie să fie completată din alte Fonduri publice, surse private şi contribuţii proprii. Cursul de schimb pentru autoritatea responsabilă:7 Statele membre care nu au adoptat euro ca şi monedă naţională la data solicitării de plată către UE, trebuie să convertească valoarea cheltuielilor făcute în moneda naţională în euro. Conversia în euro trebuie să aibă la bază rata lunară de schimb în scop contabil a Comisie pentru una în care cheltuielile respective au fost înregistrate în conturile contabile ale autorităţii responsabile de programul în cauză. Acest curs de schimb este publicat în format electronic de Comisie în fiecare lună (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/). Ca şi modalitate de execuţie, în cazul în care Autoritatea responsabilă nu înregistrează tranzacţia în situaţiile sale contabile, luna selectată va fi cea în care s-a efectuat plata, iar dacă situaţiile contabile sunt ţinute de organismul asociat, regula cu privire la cursul de schimb se poate aplica organismului asociat.
În cazul proiectelor multianuale, AR trebuie să cunoască faptul că bugetul alocat pentru o anumită perioadă eligibilă nu poate fi transferat, parţial sau integral, către următorul program anual. Costul fiecărei perioade eligibile trebuie să fie raportat pentru programul anual aferent în mod independent. State participante: Participarea Statelor membre şi a Statelor asociate la Fonduri este sintetizată în tabelul de mai jos:
5 Consultați capitolul „Parteneriat“ 6 Consultați capitolul „Bugetul unui proiect“. 7 Articolul 37(3) (FER, FFE, FR) / 35(3) (FI) din actul de bază. Fondul pentru Frontiere Externe, Fondul de Returnare, Fondul de Integrare, Fondul pentru Refugiați ale Comisiei Europene
Statele asociate (de la data semnării actului adiţional):
Ori de câte ori se face o referire la Statele membre în prezentul manual, aceasta se va aplica statelor beneficiare enumerate în acest tabel. Metode de implementare: Organismul de execuţie şi acordare Există două metode pentru implementarea măsurilor finanţate din Fonduri: autoritatea responsabilă acţionează ca şi organism de acordare sau ca organism de execuţie. Prima metodă (“autoritatea responsabilă acţionează ca şi organism de acordare”) are la bază solicitările anuale deschise de propuneri. Cea de-a doua metodă (“autoritatea responsabilă acţionează ca şi organism de execuţie“) — acolo unde autoritatea responsabilă dorește să implementeze proiectul singură sau în asociere cu o altă entitate naţională (Articolul 8(3) RA) — trebuie să fie corespunzător justificată în conformitate cu Regulamentul de aplicare (Articolul 8(1) RA). Articolul 7(3) din Regulamentul de aplicare prevede că autoritatea responsabilă va acţiona ca şi organism de execuţie „în cazurile în care decide să implementeze proiecte direct datorită faptului că atributele proiectului nu permit altă variantă de implementare, cum ar fi situaţiile de monopol de jure, sau din motive de securitate.“ Pentru această metodă, Articolul 8(3) din IR prevede două posibilități.. Fie autoritatea responsabilă implementează singură proiectul direct sau implementează proiectul indirect, şi anume prim implicarea unei autorități naţionale cu competenţe (expertiză tehnică, un grad înalt de specializare sau puteri administrative) în domeniul vizat. În acest al doilea caz, un instrument juridic echivalent contractului de împrumut nerambursabil definit în Articolul 10(2) trebuie încheiat între autoritatea responsabilă şi cealaltă autoritate competentă (de exemplu un memorandum de înţelegere).
Nu este cazul.
Caracterul rezonabil al cheltuielilor:
Pentru a asigura conformitatea cu regula complementarității, se recomandă includerea unei prezentări de ansamblu clară şi pertinentă a schemelor de finanţare pentru fiecare proiect în parte.
Î: Cum poate fi dovedit caracterul rezonabil al cheltuielii? R: Cheltuiala este considerată rezonabilă atunci când este necesară pentru proiect şi este achiziţia făcută la costurile pieţei. Pentru a demonstra că un bun/serviciu a fost achiziţionat la preţul pieţei, se recomandă ca cererile de oferte de preţ să fie transmise la diferiți furnizori înainte de achiziţie. Aceste cereri de oferte de preţ pot fi folosite ca dovezi care să susţină costurile de piaţă ale bunului sau serviciului achiziţionat. A s\e vedea şi „Caracterul rezonabil al costurilor“ din Secţiunea 4. B. Contractul de finanţare nerambursabilă încheiat cu beneficiarul final şi actele adiţionale
Contracte de finanţare nerambursabilă cu beneficiari finali, în cazul în care autoritatea responsabilă acţionează ca autoritate de acordare „Autoritatea responsabilă va preciza procedurile detaliate de project management care vor acoperi, printre altele:
Contractele de finanţare nerambursabilă vor specifica, printre altele:
Dacă este cazul, beneficiarii finali se vor asigura că toți partenerii proiectului fac obiectul aceloraşi obligaţii ca şi aceştia. Partenerii îşi vor angaja răspunderea prin intermediul beneficiarului final, care rămâne răspunzător, în ultimă instanţă, pentru respectarea condiţiilor contractuale de către acesta şi de către toți partenerii proiectului. Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile justificative pentru veniturile şi cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză. Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.
Definiţie generală şi scop: Contractul de finanţare nerambursabilă reprezintă referirea contractuală oficială pentru gestionarea şi implementarea proiectului. Documentul nu stipulează doar condiţiile şi obiectivele stabilite la semnarea contractului, ci are şi rolul de punct cheie de referinţă pe întreaga durată a proiectului. Articolele şi condiţiile prevăzute în contractul de finanţare nerambursabilă reprezintă obligaţii contractuale ale beneficiarului faţă de autoritatea responsabilă şi vice-versa. Conformitatea cu cadrul de reglementare: Contractele de finanţare nerambursabilă semnate între Autoritatea responsabilă şi beneficiari trebuie să respecte Actele normative primare şi Regulamentul de aplicare. Responsabilitățile partenerilor: Toți partenerii implicați într-un proiect, sub coordonarea generală a beneficiarului, trebuie să respecte termenii şi condiţiile contractului de finanţare nerambursabilă semnat de beneficiarul final. 8 Articolul 10.2 din Regulamentul de aplicare. Componentele contractului de finanţare nerambursabilă: Toate anexele (inclusiv anexele privind bugetul şi anexele tehnice) fac parte integrantă din contractul de finanţare nerambursabilă. Numărul contractelor de finanţare nerambursabilă: Un contract de finanţare nerambursabilă vizează un singur proiect şi, drept urmare, include un singur buget. Dacă acelaşi beneficiar final vizează mai multe proiecte diferite, se vor încheia contracte de finanţare nerambursabilă distincte pentru fiecare proiect în parte. În cazul cheltuielilor care sunt comune mai multor proiecte, se vor folosit metode clare, consemnate în documente, de alocare a acestora.
Autoritatea responsabilă acţionează ca organism de execuţie: Responsabilitățile şi sarcinile alocate autorităţii responsabile şi altor entități administrative naţionale, implicate în asociere cu autoritatea responsabilă în implementarea unui proiect trebuie să fie formalizate într-un document specific semnat de diferitele entităţi.9În cadrul modului de execuţie, se vor aplica aceleaşi principii şi aceleaşi cele mai bune practici.
Analiza preliminară şi periodică: Contractul de finanţare nerambursabilă şi actele adiţionale ulterioare la acesta vor servi drept bază pentru implementarea proiectului în ceea ce privește aspectele sale tehnice, administrative şi financiare. Drept urmare, se recomandă ca contractul de finanţare nerambursabilă şi actele adiţionale ulterioare la acesta să fie temeinic analizate înainte de demararea proiectului sau a fiecărui pas din implementarea sa. Informarea permanentă: De asemenea, se mai recomandă şi ca contractul de finanţare nerambursabilă să fie consultat periodic în scopul prevenirii abaterilor majore de la obligaţiile contractuale. În acest scop, principalii membri ai personalului/oficiali implicați pot primi sinteze ale obligaţiilor şi condiţiilor principale şi sensibile ale acestuia. Yüklə 0,63 Mb. Dostları ilə paylaş:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||