Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne

Au fost suportate.

30/6/N+2 31/12/N+1

1/1/N+1

1/1/N

	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL
	NEELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL
	NEELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL
	NEELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL	ELIGIBIL
	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL	NEELIGIBIL

1/1/N

1/1/N+1

31/12/N+1 30/6/N+2

Achitat

Cost suportat înainte de 1/1/N	-> NEELIGIBIL
Cost suportat între [1/1/N şi 30/06/N+2] şi achitat înainte de 1/1/N	-> NEELIGIBIL
Cost suportat între [1/1/N şi 30/06/N+2] şi achitat între [1/1/N şi 30/06/N+2]	-> ELIGIBIL
Cost suportat între [1/1/N şi 30/06/N+2] şi achitate după 30/06/N+2	-> ELIGIBIL
Cost suportat după 30/06/N+2	-> NEELIGIBIL

Impactul alegerii metodei de contabilitate a cheltuielilor:

Sistemele contabile nu permit întotdeauna o urmărire cu maximă acurateţe a perioadei efective de folosire/consum a bunului/serviciului. Drept urmare, ca şi principiu general acceptat şi din motive practice (în eventualitatea unui volum mare de tranzacţii), costurile pot fi considerate suportate, aşa cum sunt recunoscute în sistemele de contabilitate sau control folosite pentru raportarea costurilor către UE, dar supuse unei anumite reprocesări.

• 
  În cazul organizaţiilor care folosesc metoda de raportare bazată pe angajamente, valoarea contabilizată în perioada proiectului trebuie să fie folosită acordând o atenţie specială cheltuielilor plătite înainte de 1/1/N, care nu sunt eligibile. În cadrul acestei metode, cheltuielile sunt înregistrate la momentul folosinţei sau „consumului“, chiar dacă nu s-a realizat nicio plată.
  
• 
  În cazul organizaţiilor care folosesc alte metode de raportare (adică pe baza fluxurilor de numerar), doar costurile efectiv suportate în decursul perioadei de eligibilitate pot fi alocate proiectului. În cazul metodei contabile bazate pe fluxurile de numerar, toate cheltuielile înregistrate în anul N sunt achitate între 1/1/N şi 31/12/N. Cu toate acestea, costurile achitate (şi, deci contabilizate) în decursul acestei perioada pot să fie suportate înainte de 1/1/N. O atenţie specifică trebuie acordată identificării şi excluderii costurilor achitate înainte de 1/1/N, dar suportate înainte (sau după, în cazul avansurilor) perioada de eligibilitate. Metoda folosită pentru efectuarea acestei analize trebuie descrise şi/sau explicate partea a mecanismului de raportare către autoritatea responsabilă.
  

Plăţile realizate de autoritatea responsabilă către Beneficiarul final:

Autoritatea responsabilă trebuie să determine, prin intermediul controalelor ex-ante sau ex-post, care dintre cheltuielile co-finanţate din Fonduri şi rambursate beneficiarului final sunt efectiv achitate de beneficiarul final. Autoritatea responsabilă trebuie de asemenea să recupereze şi ulterior să achite Comisiei orice cheltuieli care nu au fost achitate de însuşi beneficiarul final.

1. 
   Excepţii
   

• 
  Măsurile de urgenţă (FER):²² Perioada de eligibilitate pentru măsurile de urgenţă este limitată la 6 luni. Dacă nu specifică în mod expres în decizia Comisiei care aprobă programul aferent măsurilor de urgenţă, nu există nicio constrângere cu privire la data plăţii cheltuielilor eligibile.
  
• 
  Proiectele finanţate în cadrul programelor anuale 2007 (FI, FFE):²³ Perioada de eligibilitate pentru proiecte (inclusiv asistenţa tehnică) finanţate în cadrul programelor anuale 2007 pentru Fondul de integrare şi Fondul pentru frontierele externe este extinsă la 3 ani şi, în consecinţă, se întinde de la 1/1/2007 la 31/12/2009.
  
• 
  Asistenţa tehnică:²⁴ Perioada de eligibilitate pentru activitățile aferente asistenţei tehnice durează până la termenul limită pentru depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual.
  
• 
  Amortizare echipamente: Regula privind plăţile prezentată în secţiunile 1 şi 2 (costurile nu sunt eligibile dacă au fost achitate înainte de 1/1/N), nu se aplică plăţile aferente echipamentelor achiziţionate înainte de începutul perioadei de eligibilitate şi folosite în scopul proiectului şi pentru care sunt raportate valori ale amortizării. Plăţile pot fi procesate înainte de începutul perioadei de eligibilitate.
  
• 
  Garanţii bancare: Garanţiile bancare constituite pentru îndeplinirea cerinţelor în legătură cu co-finanţarea UE pot fi eligibile chiar dacă au fost suportate după finalul perioadei de eligibilitate, dar în niciun caz suportate după data depunerii raportului final.
  
• 
  Achiziţia de echipamente/sisteme de mari dimensiuni prin intermediul mai multor programe anuale: SM poate
  

finanţa proiecte specifice (active de mare valoare) folosind alocările aferente unor programe anuale succesive sau ani succesivi (chiar dacă acești ani nu sunt în legătură cu programe anuale succesive, de exemplu ultimul an al programului anual 2007 şi primul an al programului anual 2010: 2009 şi 2010). Acest lucru poate fi posibil în condiţiile în care costul total este alocat unor programe anuale sau ani succesivi de la data semnării contractului şi până la livrarea echipamentelor. Plăţile stabilite la semnarea contractului sau comenzile corespunzătoare ratelor anunţate în fiecare program anual trebuie realizate în perioada de eligibilitate a fiecărui program anual în cauză, chiar dacă echipamentul/serviciul este livrat la finalul perioadei multianuale. În fiecare program anual şi fiecărui raport final, trebuie prezentate informaţii detaliate cu privire la stadiul proiectului şi la rezultatele livrabile corespunzătoare. În mod ideal, plăţile efectuate în cadrul fiecărui program anual trebuie să corespundă stadiului de finalizare a proiectului.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Atunci când volumul tranzacţiilor este limitat (adică număr limitat de facturi...), iar sistemul existent nu permite urmărirea costurilor per perioada/data folosirii/consumului, se recomandă să se realizeze o verificare manuală a costurilor raportate pentru a se asigura că principiul general prevăzut în secţiunile 1 şi 2 de mai sus este aplicat. În cazul unui volum mare al tranzacţiilor, se recomandă crearea unui cod analitic în sistemul contabil pentru fiecare program în parte, astfel încât să permită oricărui solicitant să urmărească datele financiare din registrul general.

În cazul beneficiarilor care folosesc sistemele de contabilitate pe bază de angajamente sau pe bază de fluxuri de numerar, o atenţie aparte trebuie acordată cheltuielilor înregistrate în contabilitate în apropierea începutului şi finalului perioadei de eligibilitate.

(de exemplu între 1/1/N şi 30/6/N+2). Se recomandă apoi o analiză detaliată a acestor costuri pentru a se asigura că costurile au fost efectiv suportate după începutului perioadei de eligibilitate.

²² Articolul 21(3) din actul de bază.

²³ Articolul 33(3) din actul de bază (FI) / 37(3) FFE.

²⁴ Articolul V.3. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Suprapunerea perioadelor de eligibilitate: Pentru a se asigura faptul că costurile aceluiaşi proiect nu sunt raportate în cadrul a două programe succesive cu suprapunerea perioadelor de eligibilitate, o atenţie aparte trebuie acordată costurilor raportate în cadrul acestei perioade de suprapunere. Este foarte important să se asigure că costurile suportate într-o anumită perioadă sunt aferent proiectului şi, în consecinţă, şi programului.

Perioada de suprapunere




Proiecte multi-anuale: În cazul proiectelor multianuale, AR trebuie să cunoască faptul că bugetul alocat oricărei perioade eligibilă nu poate fi transferat, parţial sau integral, către următorul program anual. Costul fiecărei perioade eligibile trebuie să fie raportat pentru programul anual aferent în mod independent.

Achiziţie la sfârşitul proiectului: În ceea ce privește serviciile/bunurile achiziţionate la sfârşitul

proiectului, doar acele cele în legătură directă cu proiectul şi utilizate pot fi acceptate ca şi costuri eligibile. Această bună practică se referă la art. I.1 din Anexa la Regulamentul de aplicare, unde se specifică că „achiziţia trebuie să fie necesară pentru derularea proiectului“. Se recomandă ca autoritatea responsabilă să acorde atenţie posibilelor achiziţii întârziate a căror eligibilitate poate fi pusă la îndoială în cazul unui audit ex-post.

Servicii de contabilitate: Din motive practice şi în scopul unei mai bune raportări financiare, serviciile de contabilitate aferente rapoartelor financiare finale şi certificatelor de audit pot fi suportate după sfârşitul perioadei de eligibilitate (până la 3 luni după finalul perioadei de eligibilitate sau oricărei alte date compatibile cu raportul final). Această derogare nu poate fi extinsă şi asupra altor tipuri de cheltuieli, cum ar fi costurile cu personalul, costurile de diseminare, etc.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Sunt costurile aferente serviciilor de contabilitate pentru certificarea/controlul situaţiilor financiare aferente perioadei programului (perioada de eligibilitate de la 1/1/N la 30/06/N+2) eligibile, chiar şi dacă au fost suportate după sfârşitul perioadei de eligibilitate (după 30/06/N+2)?

R: - În cazul beneficiarilor finali, a se vedea punctul 4 „Servicii de contabilitate“.

În cazul autorităților desemnate, aceste costuri vor fi considerare asistenţă tehnică şi sunt, în consecinţă, eligibile dacă au fost suportate înainte de termenul limită pentru depunerea raportului final (31/3/N+3 pentru toate programele anuale începând cu cel pentru anul 2008).

Î: Data la care contractul de finanţare nerambursabilă este semnat are vreun impact asupra perioadei de eligibilitate?

R: Nu, dar se recomandă ca contractele de finanţare nerambursabilă să fie semnate înainte de demararea proiectului.

Î: Atunci când se folosește opţiunea leasing-ului, ce trebuie raportat ca şi indicator/rezultat livrabil în programul anual?

R: În cazul operaţiunilor de leasing, echipamentul este livrat şi ulterior beneficiarul final va trebui să plătească ratele corespunzătoare contractului de leasing. Acolo unde costul alocat unui proiect din programul anual este reprezentat de o rată de leasing, acesta trebuie să se refere la echipamentul achiziţionat în leasing care poate să fi fost livrat în cadrul programului anual anterior. Având în vedere caracterul specific al contractelor de leasing, bunurile sunt întotdeauna livrate (suportate ca şi costuri) la începutul proiectului, iar costurile lor alocate diferitelor programe anuale succesive sau anilor succesivi.

Î: În ceea ce privește termenul limită pentru transmiterea raportului final, am dori să vă rugăm să spuneți SM dacă termenul este stabilit luând în considerare perioada de eligibilitate pentru măsuri sau perioada de eligibilitate pentru asistenţa tehnică?

R: În conformitate cu actul normativ primar, SM va depune, nu mai târziu de nouă luni de la data finalului perioadei de eligibilitate, un raport final cu privire la execuţia programului, împreună cu raportul autorităţii de audit şi declaraţia certificată de cheltuieli. Termenul limită pentru eligibilitatea măsurilor va fi 30 iunie a anului N+2 pentru un program depus în anul N. În termenul de nouă luni de la data mai-sus menţionată, raportul final pentru anul N va fi transmis (adică cel mai târziu până la data de 31 martie 2011 pentru PA 2008). Perioada de eligibilitate pentru cheltuielile de asistenţa tehnică va dura până la depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual (adică cel mai târziu până la data de 31 martie 2011 pentru PA 2008).

E. Înregistrarea cheltuielilor şi pista de audit

1. 
   Cadrul de reglementare25
   

Înregistrarea cheltuielilor

„Cheltuielile trebuie să corespundă plăţilor efectuate de beneficiarul final. Acestea trebuie să fie în forma tranzacţiilor financiare (în numerar), cu excepţia amortizării.

Ca şi regulă, cheltuielile vor fi justificate cu facturi oficiale. Acolo unde acest lucru nu se poate realiza, cheltuielile vor fi justificate cu documente contabile sau cu documentele cu o valoare probatorie echivalentă.

Cheltuielile trebuie să fie identificabile şi verificabile. În special:

3. 
   trebuie înregistrate în evidenţele contabile ale beneficiarului final;
   
4. 
   trebuie determinate în conformitate cu standardele contabile aplicabile ale ţării unde beneficiarul final este stabilit şi cu practicile uzuale ale contabilităţii costurilor ale beneficiarului final; şi
   
5. 
   trebuie declarat în conformitate cu cerinţele legislaţiei fiscale şi sociale incidente.
   

Dacă se dovedește necesar, beneficiarii finali au obligaţia de a păstra copii certificate ale documentelor contabile justificative pentru veniturile şi cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză.

Păstrarea şi procesarea acestor evidenţe trebuie să respecta legislaţia naţională privind protecţia datelor personale“.

Pista de audit:

„O pistă de audit va fi considerată adecvată dacă respectă următoarele criterii:

1. 
   permite reconcilierea sumelor certificate de Comisie cu evidenţele contabile detaliate şi documentele justificative deţinute de autoritatea de certificate, autoritatea responsabilă, autoritățile delegate şi beneficiarii finali cu privire la proiectele finanţate din Fond;
   
2. 
   permite verificarea plăţii contribuţiei publice către beneficiarul final, a alocării şi transferului finanţării comunitare acordate din Fond şi a surselor de co-finanţare a proiectului;
   
3. 
   permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecţie stabilite pentru programul anual;
   
4. 
   conţine, cu privire la fiecare proiect în parte, specificaţiile tehnice şi planul de finanţare, documentele privind aprobarea finanţării nerambursabile, documentele privind procedurile de achiziţii publice şi rapoartele verificărilor şi auditurilor efectuate.
   

Autoritatea responsabilă se va asigura că există evidenţe ale tuturor documentelor în legătură plăţile specifice realizate din Fond.“

AR acţionează ca şi organism de acordare:

„Dacă este cazul, beneficiarii finali se vor asigura că toți partenerii proiectului fac obiectul aceloraşi obligaţii ca şi aceştia. Partenerii îşi vor angaja răspunderea prin intermediul beneficiarului final, care rămâne răspunzător, în ultimă instanţă, pentru respectarea condiţiilor contractuale de către acesta şi de către toți partenerii proiectului.

Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile justificative pentru veniturile şi cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză.

Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.

²⁵ Articolele 10(3), 10(4) şi 16 din Regulamentul de aplicare şi Articolul I.5 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

Justificarea cheltuielilor:

Ca şi regulă generală, toate cheltuielile trebuie justificate cu documente justificative (adică facturi), cu excepţia costurile indirecte eligibile care sunt supuse regulii finanţării în cotă fixă.

Documente justificative:

Facturile sunt un exemplu de documente justificate: „O factură identifică ambele părţi contractante şi include o listă, descriere şi cantitate a elementelor vândute, indică data expediţiei şi modalitatea de transport, preţurile şi rabaturile (dacă este cazul), precum şi termenele de livrare şi plată”.²⁶ În anumite cazuri (în special atunci când este semnată de vânzător sau de agentul vânzătorului), servește ca cerere de plată şi devine document de atestare a titlului de proprietate la plata integrală. Pentru a fi considerate eligibile, facturile trebuie adresate beneficiarului (numele şi datele de identificare ale beneficiarului trebuie să apară ca şi destinatar).

Arhivare:

Documentaţia adecvată (originalele şi copiile certificate) poate fi ţinută la orice nivel (autoritatea responsabilă, Autoritatea delegată, beneficiari, etc.) Cu toate acestea însă, autoritatea responsabilă trebuie să ştie permanent unde sunt ţinute originale şi/sau copiile certificate, iar aceste documente trebuie puse la dispoziţia organelor de control (Autoritatea de audit, Comisie, Curtea auditorilor) în orice moment timp de cinci ani de la încetarea programului (adică de la data plăţii finale/recuperării finale emise de Comisie către autoritatea responsabilă).

Înregistrarea cheltuielilor în cazul unui Parteneriat:²⁷

Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile (facturi/chitanţe) justificative pentru cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză. Documentele justificative pentru aceste cheltuieli trebuie certificate de partenerii în sine sau, conform bunelor practici, de un organism oficial. La cerere (de exemplu înaintată de un organ de control), beneficiarul trebuie să poată să furnizeze dovezi ale contabilităţii şi plăţii (de exemplu pe baza extraselor din registrele contabile ale partenerilor). Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor.

1. 
   Excepţii
   

• 
  Costuri de amortizare: De vreme ce nu există nicio tranzacţiei financiar cu privire la amortizare, aceste costuri trebuie justificate doar cu documente contabile sau cu documente justificative cu o valoare probatorie echivalentă.
  
• 
  Costuri indirecte: Costurile indirecte nu trebuie justificate cu documente contabile pentru că sunt considerate a fi în sumă fixă, ceea ce nu trebuie justificat cu niciun document justificativ sau cu un anume calcul.
  

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

• Pista de audit adecvată: O pistă de audit adecvată este una dintre cele mai importante obligaţii ale beneficiarului final cu privire la aspectele financiare. O pistă de audit este o pistă în format fizic sau electronic care prezintă, pas cu pas, istoricul unei tranzacţii. Se recomandă clasificarea cronologică a tuturor documentelor (facturi, copii certificate (acolo unde se aplică), chitanţe, vouchere, etc.) cu privire la un anumit proiect. Această procedură va permite urmărirea datelor financiare din registrul jurnal înapoi la sursa documentului, pentru toate costurile din perioada de eligibilitate.

Perioada de arhivare: Documentaţia justificativă trebuie păstrată cel puţin 5 ani de la ultima plată/recuperare de către UE pentru programul anual. În continuare prezentăm câteva exemple de cum se poate stabili perioada minimă de arhivare:

• 
  Sfârşitul perioadei de eligibilitate: 30/06/N+2 (sau 31.12.2009 pentru programele anuale FFE şi FI 2007);
  

• 
  Depunerea raportului final: 31/3/N+3 (pentru PA 2007: 30.09.2010);
  
• 
  Plată finală UE: 31/8/N+3;
  
• 
  Sfârşitul perioadei minime de arhivare: 31/8/N+8.
  

²⁶ http://www.businessdictionary.com/definition/invoice.html

²⁷ Articolul 11 (FER), 12 (FFE, FR), 10 (FI) din actul de bază.

Autoritatea responsabilă trebuie să informeze beneficiarii finali cu privire la aceste condiţii de arhivare (de exemplu data finală până la care BF este obligat să păstreze documentul trebuie să fie specificată în mod clar atunci când se încasează plata finală de la UE).

• Pierderea pistei de audit adecvate: Dacă o facturi originală se pierde, se va solicita un duplicat de la furnizorul original. Duplicatul trebuie să poarte ştampila datată şi/sau semnătura. Dacă un document original se pierde, o declaraţie pe propria răspundere nu poate fi considerată drept o dovadă justificativă suficientă. În situații justificate (imposibilitatea obţinerii unui duplicat de la furnizor), documentele contabile/justificative alternative (note de debit, comenzi, note de livrare, evidenţe contabile...) pot fi considerate dovezi acceptabile.

5. 
   Întrebări frecvente
   

• Î: Sunt evidenţele/documentele contabile suficiente pentru a justifica un cost? Ce documente alternative pot fi acceptate pentru a justifica costurile?

R: Consultați punctul 4.

• Î: Sunt beneficiarii finali solicitați să păstreze copii certificate ale tuturor documentelor?

R: nr. Copiile certificate sunt solicitate atunci când nu se pot prezenta originalele facturilor/documentelor justificative.

• Î: Cheltuielile înregistrate în evidenţele partenerilor sunt eligibile dacă sunt furnizate documente justificative de către beneficiar?

R: Cheltuielile partenerilor sunt eligibile cu condiţia să se prezinte documente corespunzătoare, aşa cum se specifică mai sus.

• Î: Este un sistem contabil electronic suficient (adică unde toate chitanţele sunt salvate şi arhivate doar în format electronic)?

R: Arhivarea electronică a documentelor justificative poate fi acceptată cu condiţia ca, în scopul controlului, toate informaţiile incluse în originale să se regăsească şi în versiunea electronică a documentelor justificative.