Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne

Partenerii:¹⁰ Partenerii şi rolurile şi responsabilitățile aferente acestora vor fi incluse în contractul de finanţare nerambursabilă. Responsabilitățile cu caracter tehnice, costurile bugetare aferent per partener şi mecanismele de refinanţare (adică transferul contribuţiei UE către parteneri) trebuie specificate în mod clar (a se vedea capitolul privind partenerii).

Scopul modificărilor: Actele adiţionale trebuie folosite pentru a formaliza modificările importante aduse implementării proiectului. Cu toate acestea, acte adiţionale care să aibă ca obiect următoarele solicitări de modificare sunt interzise în principiu:

• 
  modificarea naturii contractului (adică transformarea contractului de finanţare nerambursabilă în contract de prestări servicii);
  
• 
  modificarea obiectului şi scopului contractului;
  
• 
  majorarea contribuţiei UE dincolo de limitele stabilite în timpul procedurii de selecţie;
  
• 
  orice alte modificări ce pot duce la reanalizarea criteriilor aplicate în decursul procedurii de evaluare;
  

Importanţa actelor adiţionale: Toate modificările majore cu privire la gestionarea tehnică, administrativă şi financiară a proiectului trebuie să fie formalizate în acte adiţionale. Nerespectarea sau comunicarea necorespunzătoare a modificărilor aduse proiectului pot conduce la rezultate sub sau supraestimate, litigii administrative şi subevaluare financiară. În particular, bugetul trebuie să fie specificat în mod clar în contractul de finanţare nerambursabilă în scopul analizei finanţării de către CE.

Termenii şi condiţiile modificărilor: Actele adiţionale trebuie realizate conform unor termeni şi condiţii similare şi semnate de persoane cu acelaşi nivel de autoritate, ca şi în cazul contractului de finanţare nerambursabilă.

Calendarul pentru actele adiţionale: Modificările semnificative ale termenilor iniţiali trebuie comunicate în mod corespunzător şi formalizate într-un act adiţional. Drept urmare, se recomandă ca orice cerere de încheiere a unui act adiţional să fie realizată cu suficient timp înainte de data estimată a modificării (de exemplu data limită pentru atingerea obiectivelor tehnice nu poate fi respectată). Modificările bugetului trebuie la rândul lor formalizate în timp util. Orice comunicare întârziată a depăşirii bugetului poate conduce la

⁹ Articolul 8(4) din Regulamentul de aplicare: „Toate prevederile relevante stipulate pentru un contract de finanţare nerambursabilă în Articolul
10(2) vor fi specificate într-un instrument juridic cu formă echivalentă“.

¹⁰ A se vedea Capitolul „Parteneriat“.

respingerea transferurilor (nu este suficient să se emită o solicitare de modificare a bugetului odată ce proiectul a fost finalizat).

Comunicarea corespunzătoare a condiţiile modificate: actele adiţionale care pot fi încheiate pe durata derulării proiectului trebuie să reflecte posibilele modificări ale direcţiei şi condiţiilor agreate iniţial pentru proiect. Condiţiile stipulate în actele adiţionale vor înlocui mai departe condiţiile agreate iniţial. Din acest motiv, comunicarea corespunzătoare a termenilor şi conţinutului care au suferit modificări în cadrul echipei de proiect (dacă se impune) este de o importanţă crucială.

5. 
   Întrebări frecvente
   

N/A.

C. Bugetul unui proiect

1. 
   Cadru de reglementare¹¹
   

„Bugetul proiectului va fi prezentat după cum urmează:

Cheltuieli		Venituri
+ costuri directe (CD) + costuri indirecte (procent fix din CD, definite în contractul de finanţare nerambursabilă)		+ contribuţia UE (definită ca cea mai mică dintre cele trei sume specificate în Articolul 12 al prezentei Decizii) + contribuţia beneficiarului final şi a partenerilor din proiect^1 + contribuţia terţilor + încasările generate de proiect
= Total Costuri Eligibile (TCE)		= Total venituri

Bugetul va fi unul echilibrat: costurile totale eligibile vor fi egale cu veniturile totale.“

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

Buget:

„Bugetul reprezintă o estimare a costurilor, veniturilor şi resurselor pe o perioadă de timp definită, reflectând estimările conducerii privind condiţiile financiare viitoare. Unul dintre cele mai importante instrumente administrative, bugetul, servește de asemenea ca şi plan de acţiune pentru atingerea obiectivelor cuantificate, ca standard pentru măsurarea performanţei şi care dispozitiv cu ajutorul căruia să se facă faţă la diferite situaţii adverse previzionabile“. 12 Contractul de finanţare nerambursabilă încheiat între Autoritatea responsabilă şi beneficiarii finali trebuie să includă bugetul previzionat agreat şi planul de finanţare (cheltuieli şi venituri13), inclusiv procentul costurilor indirecte.14Va exista un singur buget pentru fiecare proiect şi fiecare contract de finanţare nerambursabilă în parte.http://www.businessdictionary.com/definition/device.html Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a defini cerinţele informaţiilor impuse beneficiarilor finali în ceea ce privește informaţiile prezentate în buget. Totuşi, bugetul trebuie să fie suficient de detaliat pentru a permite identificarea corespunzătoare a cheltuielilor şi veniturilor.

Cotele maxime de co-finanţare

Cotele maxime de co-finanţate diferă în funcţie de tipul de măsură:

TIPURI DE ACŢIUNE	% FINANŢARE UE
ţările beneficiare ale Fondului de coeziune (management comun)	75%
Măsuri care implementează prioritățile specifice ale liniilor directoare strategice (management comun)	75%
Toate celelalte măsuri (management comun)	50%
Măsuri de urgenţă (FER)	80%
Măsuri stabilite în „Schema specială de tranzit“ (FFE)	100%
Măsuri specifice (FFE) şi Măsuri comunitare (FFE, FER, FI, FR)	Între 75 şi 90%
Asistenţă tehnică la iniţiativa SM	100%

¹¹ Articolul 12 din Regulamentul de aplicare şi Articolul II 1.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

¹² www.businessdictionary.com

¹³ A se vedea capitolul „Venituri şi principiul non-profit“ pentru definiţia „Veniturilor“.

¹⁴ Articolul 10(2)(e) din Regulamentul de aplicare.

Eligibilitatea cheltuielilor raportate:

Pentru a fi considerate eligibile, costurile solicitate la plată trebuie să fi fost prevăzute în bugetul previzionat, adică trebuie furnizate suficiente informaţii cu privire la natura, componentele şi sumele aferente cheltuielilor. Consecinţa nedefinirii costurilor în buget poate fi respingerea costurilor solicitate la plată prin raportul final. Deşi formatul obligatoriu de buget include doar 3 categorii de cheltuieli (şi 4 categorii de venituri), se recomandă folosirea unui format mai detaliat pentru a uşura identificarea costurilor (şi veniturilor) proiectului. A se vedea secţiunea 4 pentru un exemplu de format detaliat de buget.

Costurile care nu sunt enumerate în Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Toate costurile eligibile trebuie raportate în liniile bugetare definite prin Anexa 11 la Regulamentul de aplicare. Ca şi principiu general, costurile care nu corespund descrierilor prevăzute în Anexa 11 la Regulamentul de aplicare vor fi considerate neeligibile şi, în consecinţă, nu vor fi raportate pentru finanţate UE.

Analiza rentabilității:

Printre alte criterii, Statele membre trebuie să selecteze proiectele pe baza analizei rentabilităţii.¹⁵ Acest lucru implică deci că sunt furnizate suficiente informaţii despre cheltuielile bugetate astfel încât o asemenea analiză să fie posibilă.

Parteneri:

Aceste principii se aplică în egală măsură şi partenerilor. Deci, beneficiarii finali au responsabilitatea de a se asigura că partenerii lor furnizează permanent suficiente informaţii pentru consolidarea bugetului.

3. 
   Excepţii
   

N/A.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Recomandările făcute autorităţii responsabile în scopul semnării Contractului de finanţare nerambursabilă cu beneficiarii finali: Formatul de buget prevăzut în cadrul de reglementare include 3 categorii de cheltuieli. Cu toate acestea, pentru a facilita identificarea costurilor bugetate, se recomandă ca măcar următoarele subcategorii de costuri directe să fie specificate în buget:

COSTURI DIRECTE:

1 — Costuri cu personalul

2. 
   — Echipament
   
3. 
   — Proprietăți imobiliare
   
4. 
   — Subcontractare
   

5 — Alte costuri directe (inclusiv „Deplasare şi diurnă“, „Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale“, „Costuri care derivă din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE“, „Onorariile experților“ şi „Cheltuieli specifice în legătură cu grupurile ţintă“).

Un format de buget mai detaliat poate fi aplicat folosind categoriile de costuri definite în Partea II din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

În continuare prezentăm un exemplu de buget detaliat pentru un proiect finanţat din FER, FI şi FR;<sup>15

15</sup> Articolele 14(5-b) (FER), 16(5-b) (FFE), 15(5-b) (FR) şi 13(5-b) (FI) din Actele de bază respective.

¹⁶ Pentru FFE, poate fi utilizat acelaşi exemplu, cu excepţia faptului că nu pot fi înregistrate costuri indirecte mai mari de 2,5% din total
costuri directe. A se vedea capitolul „Costuri indirecte“.

Cheltuieli	Venituri
Costuri directe	51.500	Contribuţia UE	32.500
- Costuri de personal - Echipament - Proprietăți imobiliare - Subcontractare - Alte costuri directe:	9.000 10.000 20.500 10.000 2.000	Contribuţia beneficiarului final şi partenerilor din proiect	12.500
		Contribuţiile terţilor	5.000
		Încasări generate de proiect	5.000
Costuri indirecte (până la 7% din CD^17)	3.500
Total Costuri Eligibile	55.000	Total venituri	55.000

Informaţiile detaliate furnizate pentru fiecare linie bugetară pot fi după cum urmează:

1. 
   1 — Costuri cu personalul: Numele persoanelor implicate în proiect şi profilul acestora (angajat permanent/temporar, cu normă întreagă/parţială, manager de proiect/specialist pe un anumit domeniu/tehnician...), numărul de zile planificate în proiect, remuneraţia zilnică bugetată.¹⁸ Dacă numele persoanelor implicate în proiect nu sunt cunoscute la momentul elaborării bugetului, măcar numărul de zile pentru persoanele ce corespund unui anumit profil, numărul planificat de zile şi remuneraţia bugetată vor fi furnizate.
   
2. 
   2 şi 3 — Echipamente şi proprietăți imobiliare Achiziţia de echipamente sau proprietăți imobiliare, data estimată a achiziţiei, data estimată a încetării folosinţei în scopul proiectului, valoarea estimată de achiziţiei, procentul estimat de folosire în cadrul proiectului şi costurile aferente.¹⁹
   
3. 
   4 — Subcontractare: Descrierea tipului de lucrări/servicii subcontractate vizate, numele subcontractorilor (dacă este cunoscut), valoarea totală estimată a contractului şi costul total.
   
4. 
   5 — Alte costuri directe: Pentru Costuri de deplasare şi diurnă“: Acolo unde este posibil, atelierele de lucru, întâlnirile, seminariile, conferinţele şi alte activități planificate care necesită deplasare, numele (sau profilurile) persoanelor implicate şi sumele aferente estimate. Pentru toate celelalte costuri directe: Descrierea generală a tipurilor de costuri anticipate (consumabile, consiliere juridică, onorarii pentru consultanţă...) şi sumele aferente.
   
5. 
   Costuri indirecte: Costurile indirecte nu vor reprezenta mai mult de 7% din costurile directe totale (2,5% pentru FFE).
   

Dovezile justificate pentru sumele prezentate în buget pot fi incluse într-un document anexat bugetului în scopul informării şi analizei preliminare.

Rezerve pentru situaţii de urgenţă: Cadrul de reglementare nu prevede o valoare a rezervelor ce trebuie inclusă în buget. Totuşi, se permite o anumită flexibilitate prin intermediul transferurilor limitate între capitolele bugetare (a se vedea mai jos).

Bugetul modificat: Orice modificări majore ale defalcării financiare între cele cinci categorii de costuri directe la care s-a făcut referire mai sus şi ale naturii şi conţinutului costurilor bugetate trebuie să fie formalizate în timp util în acte adiţionale semnate în mod corespunzător.²⁰

Transferuri între capitolele bugetului: Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a defini regulile privind depăşirea bugetului. Totuşi, se recomandă ca depăşiri de maxim 10% din suma bugetată iniţial pentru fiecare dintre cele 5 subcategorii de costuri directe să fie acceptate fără încheierea unui act adiţional de modificare a bugetului, cu condiţia ca aportul UE să nu depăşească suma iniţial acordată, ca natura şi conţinutul categoriilor bugetare să nu fie modificate considerabil şi să se furnizeze informaţii adecvate.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Poate fi o rezervă pentru situaţii neprevăzute (de exemplu 5%) inclusă în buget?

R: Cadrul de reglementare nu prevede o rezervă ce trebuie inclusă în buget. Totuşi, în locul unei rezerve, se permit transferuri între capitolele bugetare cu condiţia ca cheltuielile totale bugetate să nu fie depăşite. Dacă depăşirea bugetului general sau

¹⁷ Până la 7% este regula generală pentru FER, FR şi FI. Pentru excepţii de la această regulă, a se vedea capitolul
„Costuri indirecte“.

¹⁸ A se vedea Capitolul „Costuri de personal“ pentru exemple de calcul al remuneraţiei zilnice a personalului.

¹⁹ A se vedea Capitolele „Echipamente“ şi „Proprietăți imobiliare“ pentru un calcul detaliat la costurilor.

²⁰ A se vedea Capitolul „Contractul de finanţare nerambursabilă şi acte adiţionale“.

a valorii anumitor capitole bugetare este mai mare de 10%, se recomandă formalizarea acestor depăşiri.

Î: Există o structură obligatorie a capitolelor bugetare (pe categorie de costuri de personal/subcontractare...)?

R: Nu există un format obligatoriu de buget. Cu toate acestea, se recomandă ca bugetul propus să includă categoriile de costuri definite în secţiunea 4.

Î: Toate costurile aferente proiectului trebuie prevăzute în buget pentru a fi eligibile?

R: Pentru a fi considerate eligibile, costurile trebuie detaliate suficient în buget. Costurile care nu sunt prevăzute sau care nu sunt suficient detaliate în buget pot fi respinse.

D. Perioada de eligibilitate

1. 
   Cadru de reglementare²¹
   

Act normativ primar:

„Cheltuielile pot fi considerate eligibile pentru finanţare din cadrul Fondului doar dacă au fost efectiv plătite după data de 1 ianuarie din anul de referinţă din decizia de finanţare pentru aprobarea programului anual la care se face referire la subalineatul trei din articolul 23(4). Măsurile co-finanţate trebuie să nu fi fost finalizate înainte de data de început a perioadei de eligibilitate.“

Regulament de aplicare:

„Costurile legate de un proiect trebuie suportate, iar plăţile aferente (cu excepţia amortizării) efectuate după data de 1 ianuarie din anul de referinţă din decizia de finanţare pentru aprobarea programului anual al statelor membre. Perioada de eligibilitate este până la 30 iunie a anului N+2, însemnând că costurile aferente proiectului trebuie suportate înainte de această dată.“

O excepţie de la perioada de eligibilitate de mai sus se face pentru:

• 
  măsurile de urgenţă (FER)
  
• 
  proiectele finanţate prin programul anual 2007 (FI, FFE)
  
• 
  asistenţa tehnică pentru Statele membre (toate fondurile).
  

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

Costuri suportate:

Ca şi principiu general, costurile sunt suportate la momentul folosirii sau „consumului“ (adică costul unui serviciu este suportat la momentul la care serviciul este prestat, iar costul unui bun este suportat atunci când bunul este consumat/livrat şi folosit în scopul proiectului). În cazul proiectelor mai scurte de 30 de luni (cu excepţia programelor anuale 2007, 36 de luni), durata proiectului este prevăzută în contractul de finanţare nerambursabilă semnat de autoritatea responsabilă şi beneficiar.

Perioada de eligibilitate a proiectului/programului:

Perioada de eligibilitate a unui proiect este stipulată în contractul de finanţare nerambursabilă (atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de acordare) sau într-un contract juridic cu formă echivalentă (atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de execuţie), inclusiv posibilele acte adiţionale la acestea. Pentru a fi eligibile, cheltuielile nu trebuie să respecte doar toate regulile de eligibilitate, ci şi să fie realizate în cadrul perioadei de eligibilitate a proiectului. Orice cheltuieli care sunt realizate în afara perioadei de eligibilitate a proiectului sunt neeligibile, chiar dacă satisfac toate regulile de eligibilitate.

Perioada de eligibilitate a unui program anual este stipulată în decizie de finanţare care aprobă respectivul program anual, cu excepţia programelor anuale 2007 pentru care această perioadă este stipulată în actele normative primare ale FI şi FFE. Perioada de eligibilitate pentru programele anuale 2007 acoperă trei ani, de la 1/1/2007 până la 31/12/2009. Pentru toate celelalte programe N, perioada de eligibilitate a programului anual acoperă doi ani şi jumătate, de la 1/1/N până la 30/6/N+2. Perioada de eligibilitate a unui program anual este perioada în decursul căreia cheltuielile eligibile ale proiectului şi pentru asistenţă tehnice trebuie realizate, dacă se dorește a fi eligibile pentru finanţare UE în cadrul programului anual de care aparţin. Perioada de eligibilitate a unui proiect şi cea a unui program anual sunt, deci, concepte diferite.

Din motive practice, autoritățile responsabile stabilesc, în general, perioada de timp pentru proiectele care urmează a fi finanţate în cadrul unui anumit program anual, într-o asemenea manieră încât perioada de eligibilitate a proiectelor se va integra perioadei de eligibilitate a programului anual, dar lucrurile nu stau întotdeauna aşa. Spre exemplu, cheltuielile eligibile ale unui proiect care acoperă o perioadă de trei ani trebuie neapărat să fie alocate unei părţi a unui program anual şi altei părţi a altui program anual. Chiar şi în cazul unui proiect cu o durată mai redusă, calendarul proiectului poate fi în aşa fel încât cheltuielile eligibile ale proiectului să fie alocate mai multor programe anuale, în funcţie de perioada în cadrul căreia a fost realizată cheltuiala sa eligibilă. Etc.

²¹ Actul de bază: Articolul 37(3) FFE, Articolul 33(3) FI, Articolul 35(3) FR, Articolul 35(3) FER; Regulament de aplicare: Articolul I.4 din Anexa 11.

Se vor aplica următoarele reguli:

• 
  un element de cheltuială trebuie să fie alocat doar unui singur program anual în integralitatea sa (cu excepţia articolelor care sunt alocate proiectului pe baza amortizării);
  
• 
  doar partea din cheltuiala eligibilă care a fost realizată în decursul perioadei de eligibilitate a programului anual de care aparţine poate fi alocată respectivului program anual;
  
• 
  fiecare program anual căruia îi este alocată cheltuiala eligibilă trebuie să includă în descrierea măsurilor (sau în asistenţa tehnică, respectiv), modul de acoperire a cheltuielilor. Autoritățile responsabile sunt invitate să acorde o atenţie specială acestor cerinţe.
  

Plăţi:

Regulamentul de aplicare stipulează faptul că cheltuielile trebuie plătite după data de început a perioadei de eligibilitate (1 ianuarie a anului N). Drept urmare, cheltuielile efectuate în decursul perioadei de eligibilitate nu trebuie plătite înainte de 1/1/N pentru a fi considerate eligibile. Plăţile pot fi procesate după finalul perioadei de eligibilitate. Cu toate acestea însă, AR trebuie să se asigure că pentru toate cheltuielile solicitate la plată, în plus faţă de dovezile justificative, plăţile sunt procesate (sau iniţiate) cel mai târziu până la data emiterii rapoartelor financiare privind implementarea programului anual.

Tabelul de mai jos sintetizează posibilele situaţii aplicabile contabilităţii de angajamente: