Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne

Achiziţia, construcţia sau renovarea (FI)

Proprietatea va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile.

Închiriere (FFE, RF, FER, IF)

Închirierea unei proprietăți imobiliare este eligibilă pentru co-finanţare dacă există o legătură clară între respectiva închiriere şi obiectivele proiectului în cauză, în condiţiile de mai jos, fără a prejudicia în vreun fel aplicarea unor reguli naţionale mai stricte:

1. 
   proprietatea nu a fost achiziţionată cu fonduri comunitare nerambursabile.
   
2. 
   Proprietatea imobiliară va fi folosită doar pentru implementarea proiectului. Altfel, doar partea din costuri corespunzătoare folosirii în scopul proiectului este eligibilă.
   

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

• Reguli privind amortizarea:

Ca şi principiu general, se vor aplica regulile naţionale privind amortizarea din Statul membru unde se află imobilul. În cazul imobilelor din SM aflate în ţări terţe, se vor aplica regulile naţionale ale SM privind amortizarea.

Toți beneficiarii finali trebuie să folosească reguli naţionale comune privind amortizarea, chiar dacă beneficiarului final nu i se aplică reguli privind amortizarea (adică folosește contabilitatea pe baza fluxurilor de numerar). Acest principiu se aplică achiziţie sau construcţiei de proprietăţi imobiliare. În consecinţă, costurile de amortizare pentru o proprietate imobiliară construită sunt eligibile ca şi costuri directe, cu condiţia ca acest lucru să fie permis prin standardele naţionale de contabilitate. Acelaşi principiu se aplică şi renovării imobilelor „operaţionale“ (a se vedea paragraful 4 de mai jos).

• Închirieri:

În cazul închirieri unei proprietăți imobiliare, costul închirierii este eligibil dacă proprietatea imobiliară este folosită doar pentru proiect. Altfel, doar partea din costuri corespunzătoare folosirii în scopul proiectului este eligibilă.

• Exemplu de calcul pentru amortizarea costului proprietăților imobiliare:

Data începerii/finalizării proiectului: 1/4/N / 30/9/N+1 (18 luni)

Data achiziţiei proprietății imobiliare: 28/7/N

Valoarea de achiziţie a proprietății imobiliare: 400.000,00 EUR

Procentul de utilizare în cadrul proiectului: 70% (conform cerinţelor tehnice şi definiţiei)

Perioada amortizării totale a proprietății imobiliare: 120 luni, conform regulilor naţionale sau regulilor general acceptate (proprietatea imobiliară urmează a fi folosită pentru o perioadă de cel puţin cinci ani de la data de încheiere a proiectului) Perioada de amortizare: 15 luni (din iulie N până în septembrie N+1, de vreme ce luna iulie este calculată ca lună întreagă, deşi proprietatea imobiliară a fost achiziţionată la sfârşit de lună)

CALCULUL AMORTIZĂRII COSTULUI PROPRIETĂŢILOR IMOBILIARE:

400.000,00 euro/ 120 * 15 * 70% = 35.000,00 euro

• Reguli privind amortizarea renovărilor:

Costurile cu renovarea clădirilor operaţionale pot fi amortizare în conformitate cu regulile generale de amortizare la care se face referire în paragraful 1. Durata amortizării este stabilită prin intermediul duratei estimate de viaţă a renovării (de exemplu costurile renovărilor capitale necesare pentru a putea începe folosirea unei clădiri operaţionale trebuie amortizare cel puţin prin comparaţie cu durata amortizării imobilului). Decizia de amortizare a costurilor renovării trebuie să se ia şi cu privire la caracterul semnificativ al costurilor renovării (adică costurile cu renovările minore trebuie raportate în cadrul categoriei „Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale“). Se vor aplica regulile naţionale cu privire la nivelul de importanţă. Costurile renovării unei clădiri administrative nu sunt eligibile ca şi costuri directe pentru că sunt incluse în categoria costurilor indirecte.

• Cost de achiziţie integral:

Ca şi regulă generală, costul integral de achiziţie este valoarea totală a bunului (inclusiv costurile de transport, dar fără TVA⁵⁹). Toate serviciile asociate achiziţiei pot fi amortizate dacă acest lucru este stipulat ca atare în reglementările contabile ale organizaţiei şi/sau naţionale.

• 
  Principalele diferenţe între Fonduri:
  

Tabelul de mai jos prezintă principalele diferenţe între regulile stabilite pentru FFE, FER şi FR (FI nu permite construcţia, achiziţia şi renovarea proprietății imobiliare să fie eligibile, doar închirierea este eligibilă):

FFE	FR	FER
Aria teritorială:^60 Beneficiarii pot construi sau achiziţiona proprietăți imobiliare pe teritoriul unui Stat membru sau ţări terţe.		Aria teritorială:^61 Proprietatea imobiliară trebuie achiziţionată sau construită pe teritoriul unui Stat membru, cu excepţia situaţiei când destinaţia proprietății imobiliare este în scopul relocării.^62
Costuri eligibile: Costurile proprietății imobiliare sunt eligibile pentru cofinanţare pe baza costului integral sau parţial sau pe baza amortizării: În cazul costului integral sau parţial, doar partea din cost corespunzătoare procentului de folosinţă a imobilului va fi eligibilă. În cazul co-finanţării pe baza amortizării, doar partea din amortizarea acestor active corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă.	Costuri eligibile: Lucrările de renovare, modernizare sau dotare a imobilelor sunt eligibile, până la o valoare maximă de 100.000 euro. Sau - Amortizarea activelor imobiliare corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă.
Perioada de folosinţă a proprietății imobiliare: cel puţin 10 ani de la data de încheiere a proiectului, în cazul co-finanţării costurilor integrale sau parţiale. În cazul co-finanţării pe baza amortizării această perioadă este redusă la 5 ani.	Perioada de folosinţă a proprietății imobiliare: el puţin 5ani de la data de încheiere a proiectului.	FER: Nu există o perioadă minimă de folosinţă.

3. 
   Excepţii
   

N/A

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Mobilierul şi echipamentele suplimentare aferent proprietății imobiliare vor fi considerate eligibile dar doar ca echipament (a se vedea capitolul despre echipament). Doar echipamentele care nu pot fizici mutate din imobil (de exemplu lifturi sau sisteme de condiţionare a aerului) vor fi considerate parte a costului proprietății imobiliare. Pentru a stabili costul proprietății imobiliare în conformitate cu acest concept, beneficiarul final se va referi la regulile naţionale.

Valorile amortizării sunt calculate pe baza unei folosinţe timp de o lună întreagă (o lună întreagă de amortizare include luna achiziţiei, cu condiţia ca proprietatea imobiliară să fie achiziţionată înainte de sfârşitul lunii.

Procentul de folosinţă a unui imobil: Procentul de folosinţă a unui imobil se poate stabili ca şi în cazul altor costuri, pe baza principiilor contabilităţii costurilor. Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a realiza vizite periodice de monitorizare în vederea verificării acestui procent de folosinţă raportat.

⁵⁹ A se vedea Capitolul „Cheltuieli neeligibile“ pentru regulile privind TVA

₆₀ Articolul I.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

₆₁ Articolul I.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

₆₂ Articolul 3(5) din actul de bază FER.

Spaţiu de birouri: Ca şi regulă generală, spaţiul de birouri folosit pentru activități administrative nu poate fi inclus în categoria costurilor directe dat fiind faptul că ar fi foarte dificil să se aloce costul spaţiului de birouri folosit în scop administrativ pentru un anume proiect.

În anumite cazuri, spaţiul de birouri al beneficiarului final folosit pentru sarcini specifice în legătură directă cu proiectului (instruirea grupurilor ţintă, instruirea poliţiștilor de frontieră, consilierea grupurilor ţintă, înfiinţarea de centre comune de solicitate de viză şi renovarea consulatelor) pot fi considerate costuri directe aferente proprietății imobiliare. În acest caz, se va prezenta o justificare detaliată, însoţită de documente justificative.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Dacă proprietatea imobiliară a fost iniţial achiziţionată prin intermediul unui împrumut nerambursabil de la Comunitate, poate UE să îl refinanţeze în cazul renovării?

R: Costurile de renovare a proprietăților imobiliare iniţial achiziţionate prin intermediul unui împrumut nerambursabil de la Comunitate pot fi eligibile pentru finanţare UE cu condiţia ca renovarea să aducă o valoare adăugată semnificativă imobilului şi să fie necesară pentru proiect.

Î: Cum se poate dovedi şi estima folosirea unui imobil în scopul proiectului?

R: Ca şi în cazul altor costuri, principiile contabilităţii costurilor trebuie urmate, pe baza criteriilor relevante.

Î: Ce reguli se aplică atunci când proprietatea imobiliară este construită/renovată într-o ţară terţă?

R: În cazul FER, costurile renovării şi construcţiei de imobile în ţări terţe nu sunt eligibile, cu excepţia situaţiei când destinaţia proprietății imobiliare este în scopul relocării. Costurile renovării şi construcţiei de imobile în ţările terţe pot fi eligibile în cadrul FFE şi FR - a se vedea tabelul de la punctul 2).

Î: Care este procedura pentru obţinerea autorizaţiei Comisiei pentru reducerea perioadei de la cel puţin cinci/zece ani în timpul căreia proprietatea imobiliară trebuie să fie folosită doar în scopul declarat al proiectului, în cazul co-finanţării costurilor integrale sau parţiale?

R: Decizia cu privire la valoarea recuperării financiare cu privire la reducerea perioadei de la cel puţin cinci/zece ani de utilizare a proprietății imobiliare co-finanţate este luate de ofiţerul de autorizare al UE prin sub-delegarea persoanei responsabile de recuperările financiare aferente fondului.

Î: Care sunt categoriile de costuri care pot fi eligibile şi sub care Fond cu privire la construcţia şi reabilitarea zonelor şi centrelor pentru persoane ale căror intrare a fost refuzată şi pentru persoanele care sunt interceptate după ce au trecut ilegal graniţa sau când doreau să facă acest lucru pentru a intra ilegal pe teritoriul Statelor membre?

R: Construcţia şi reabilitarea zonelor şi centrelor pentru persoane ale căror intrare a fost refuzată şi pentru persoanele care sunt interceptate după ce au trecut ilegal graniţa sau când doreau să facă acest lucru pentru a intra ilegal pe teritoriul Statelor membre pot fi eligibile prin FFE în conformitate cu Articolul 4(3)(f) din Actul normativ primar.

O notă îndrumătoare cu privire la eligibilitatea măsurilor (şi costurilor aferente) în cadrul Fondului de Returnare în legătură cu directiva privind standardele comune pentru procedurile de returnare în Statele membre prezintă detalii asupra măsurilor eligibile prin Fondul de returnare (documentul SOLID-208-21). Printre altele, renovările/îmbunătăţirile în scopul asigurării separării persoanelor returnate de deţinuții obişnuiți în cazul folosirii penitenciarelor în scopul detenţiei şi asigurării faptul că familiile în detenţie sunt cazate astfel încât să fie separate de alte tipuri de persoane returnate sunt eligibile. Renovarea sau crearea de spaţii de joacă/recreere pentru minori în cadrul centrelor de detenţie este de asemenea eligibilă.

Î: În cadrul Fondului de integrare, poate fi garanţia oferită proprietarilor de imobile de locuit considerată cost eligibil?

R: Garanţiile pentru locuinţe nu reprezintă un cost definitiv şi pot fi recuperate la finalul perioadei de închiriere. Drept urmare, acestea nu pot fi considerate drept cost eligibil în cadrul niciunuia dintre cele patru Fonduri.

05. Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale

6. 
   Cadru de reglementare⁶³
   

„Costul consumabilelor, furniturilor şi serviciilor generale sunt eligibile cu condiţia să fie identificabile şi necesare în mod direct pentru implementarea proiectului.

Cu toate acestea, papetăria, precum şi tot sortimentul de mici consumabile administrative, bunuri aprovizionate, costuri de protocol şi servicii generale (cum ar fi telefon, internet, poştă, curăţenie, utilități, asigurare, formarea personalului, recrutare, etc.) nu sunt costuri directe eligibile; ele trebuie incluse în categoria costurilor indirecte, aşa cum se prevede la punctul II.2“.

7. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

• Costuri directe/costuri indirecte:

Consumabilele, bunurile aprovizionate şi serviciile generale pot fi incluse în bugetul proiectului ca şi costuri directe dacă sunt folosite în scopul direct şi operaţional al proiectului. Dacă este necesar, o metodă de atribuire trebuie să fie folosită pentru a reflecta folosirea/consumul efectiv pentru un anumit proiect. Dacă acest lucru se dovedește prea dificil sau prea complicat, aceste costuri nu pot fi alocate categoriei costurilor directe şi sunt considerate a face parte din costurile indirecte.

• Consumabile:

„Consumabilele sunt bunuri care sunt utilizate integral (nefiind returnate) după ieşirea din magazie, fiind incorporate în alte bunuri şi pierzându-și identitatea, sau care nu pot fi utilizate în scopul pentru care au fost concepute fără eliminarea sau transformarea substanţei acestora“.⁶⁴ Mai specific, consumabilele sunt bunuri care nu pot fi „reutilizate“. Exemple de consumabile sunt: produsele alimentare, nealimentare, îmbrăcămintea, combustibilul, etc....

• Furnituri:

Bunurile aprovizionate sunt consumabile cu caracter general care au o durată de folosinţă mai scurtă decât echipamentele şi instalaţiile şi sunt stocate pentru folosire recurentă.⁶⁵ Exemple de astfel de bunuri sunt aplicaţiile software, echipamentele IT de mici dimensiuni.

• Servicii generale:

Serviciile generale sunt servicii care sunt aplicabile întregii organizaţii şi care nu sunt limitate la un departament sau o funcţie (de exemplu securitate, curăţenie, întreţinere...).⁶⁶

8. 
   Excepţii__Papetăria'>Excepţii
   

Papetăria, precum şi tot sortimentul de mici consumabile administrative, bunuri aprovizionate, costuri de protocol şi servicii generale (cum ar fi telefon, internet, poştă, curăţenie, utilități, asigurare, formarea personalului, recrutare, etc.) nu sunt costuri directe eligibile; ca şi regulă generală, ele nu pot fi alocate categoriei costurilor directe.

9. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

N/A

10. 
    Întrebări frecvente
    

Î: Apa şi electricitatea alimentate în legătură cu proprietatea imobiliară sunt eligibile (în categoria consumabilelor sau costurilor indirecte)?

⁶³ Articolul II.1.5 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

⁶⁴ http://www.businessdictionary.com/definition/consumables.html

⁶⁵ http://www.businessdictionary.com/definition/supplies.html

⁶⁶ http://www.businessdictionary.com/definition/general-services.html

R: Ca şi principiu general, alimentarea cu apă şi electricitate nu este eligibilă ca şi cost direct pentru că poate fi inclusă în categoria costurilor indirecte (de exemplu costuri în legătură cu clădirea de birouri a poliţiei de frontieră, chiar dacă clădirea a fost finanţată din alt program UE). Cu toate acestea, în circumstanţe justificate, aceste costuri pot fi eligibile ca şi costuri directe (de exemplu alimentarea cu apă şi electricitate pentru clădirile folosite în mod specific pentru cazarea refugiaților).

Î: Sunt materialele publicitare/de branding eligibile?

R: Materialele publicitare şi de branding sunt eligibile în categoria „Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE“ (cu condiţia să se facă o referire clară la proiect şi la participarea UE).

06. Subcontractare

1. 
   Cadru de reglementare⁶⁷
   

Reguli generale

„Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de gestionare a proiectelor ei înşişi. Suma corespunzătoare sarcinilor care urmează a fi subcontractate în cadrul proiectului va fi specificată în mod clar în contractul de finanţare nerambursabilă.

Cheltuielile aferente următoarelor subcontractări nu sunt eligibile pentru co-finanţare din Fond:

1. 
   subcontractarea sarcinilor aferente managementului general al proiectului;
   
2. 
   subcontractarea care adăugă costuri proiectului fără a aduce în plus şi o valoare corespunzătoare;
   
3. 
   subcontractarea cu intermediari sau consultanți, unde plăţile sunt definite ca procent din costul total al proiectului, dacă nu cumva aceste plăţi sunt justificate de beneficiarul final prin referire la valoarea efectivă a lucrărilor sau serviciile executate.
   

În cazul tuturor subcontractorilor, aceştia se vor angaja să furnizeze organelor de audit şi control toate informaţiile necesare în legătură cu activitățile subcontractate.“

Contracte de finanţare nerambursabilă cu beneficiari finali, în cazul în care autoritatea responsabilă acţionează ca autoritate de acordare

„Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

Subcontractor: Un subcontractor este un terţ (adică o persoană juridică) care nu este nici beneficiar final, nici partener, care furnizează asistenţă cu privire la proiect prin executarea unor anumite lucrări sau servicii care nu pot (sau nu pot în mod eficient) fi realizate de beneficiarul final (de exemplu realizarea paginii web a proiectului). Prezentăm în continuare câteva dintre caracteristicile subcontractării:

• 
  contractul între beneficiarul final şi un subcontractor se bazează pe „condiţiile comerciale“ formalizate într-un contract legal care stabilește obligaţiile ambelor părţi, scopul şi condiţiile lucrării/serviciului şi condiţiile financiare;
  
• 
  subcontractorul percepe un preţ care de regulă include şi un profit;
  
• 
  subcontractorul acţionează fără a se afla sub directa supraveghere a beneficiarului final şi nu este subordonat acestuia;
  
• 
  responsabilitatea faţă de UE pentru lucrările subcontractate aparţine în totalitate beneficiarului final (a se vedea secţiunea 4 pentru informaţii despre responsabilitate prin subcontractare).
  

Cheltuielile/ contractul de finanţare nerambursabilă subcontractat: Ca şi principiu general, beneficiarul final trebuie să aibă capacitatea de a derula activitățile aferente proiectului cu resurse proprii. Totuşi, se permite subcontractarea unei părţi sau a tuturor acestor activități doar dacă valoarea sarcinilor subcontractate a fost specificată în mod clar în contractul de finanţare nerambursabilă şi ulterior aprobată de autoritatea responsabilă.

Cheltuieli de subcontractare neeligibile: Cheltuielile aferente următoarelor subcontractări nu sunt eligibile:

• 
  subcontractarea sarcinilor aferente managementului general al proiectului care trebuie să fie realizate de persoane care joacă un rol cheie şi direct în implementarea proiectului, cum ar fi manageri de proiect şi alt personal operaţional implicat în proiect (responsabilitățile de management rămân în mâinile beneficiarului final);
  
• 
  subcontractarea activităților care nu sunt necesare pentru implementarea proiectului;⁶⁸
  

⁶⁷ Articolul 10(4) la Regulamentul de aplicare şi Articolul II 1.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

⁶⁸ A se vedea paragraful „Caracterul rezonabil al cheltuielilor“ din secţiunea 2 a Capitolului „Cheltuieli neeligibile“

• subcontractarea cu intermediari sau consultanți, unde onorariile sunt definite ca procent din costul total al proiectului. Totuşi, aceste costuri pot fi eligibile dacă onorariile sunt justificate de beneficiarul final ca fiind la costurile pieţei pentru lucrări sau servicii similare (principiul „raportului calitate-preţ“).

Informaţii justificative:

Cheltuielile de subcontractare trebuie însoţite de documentaţia adecvată. Pentru fiecare activitate subcontractată se va încheia un contact semnat de ambele părţi. Costurile solicitate la plată pentru subcontractare trebuie să corespundă facturilor depuse de subcontractori. Ori de câte ori este solicitat, subcontractorii trebuie să poată să furnizeze organelor de control şi audit (Curtea Europeană a Auditorilor, etc.) toate informaţiile necesare cu privire la activitățile subcontractate.

Informarea Autorităţii responsabile: În plus, nivelul activităților subcontractate trebuie să fie clar indicat în contractul de finanţare nerambursabilă încheiat între Autoritatea responsabilă şi Beneficiarul final în vederea informării AR cu privire la valoarea subcontractată din proiect.

3. 
   Excepţii
   

N/A

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Buget şi modificări: Detalii cu privire la subcontractare (sarcinile care se anticipează că vor fi subcontractate sau subcontractorii selectați) trebuie incluse în bugetul previzionat agreat. Orice abatere majoră survenită în timpul proiectului (modificare unui furnizor major, numirea unui furnizor major, depăşirea cheltuielilor de subcontractare) trebuie notificată în mod corespunzător către autoritatea responsabilă şi formalizată în act adiţionale valabile.

Selecţia subcontractorilor: Contractele de subcontractare vor fi acordate în conformitate cu procedurile uzuale cu condiţia ca aceste reguli să respecte regulile aplicabile în achiziţiile publice la nivel naţional şi în UE. Ca şi regulă generală, beneficiarii finali trebuie să selecteze subcontractorii care oferă cel mai bun raport calitate-preţ şi care respectă principiile transparenţei şi tratamentului egal.

În cazul entităților care nu se supun legii şi principiilor achiziţiilor publice aplicabile la nivel naţional şi în UE, se vor urma principiile de mai jos:

• 
  Contractele care sunt previzionate a fi mai mici de 5.000 de euro vor fi acordate doar pe baza unei singure oferte, fără cereri de ofertă.⁶⁹
  
• 
  Contractele cu o valoare mai mică de 100.000 euro pot fi acordate pe baza emiterii a cel puţin trei cereri de ofertă.
  

- Contractul cu o valoare mai mare de 100.000 de euro va fi acordate în urma unui proces adecvat de anunţare în vederea asigurării conformității cu principiile transparenţei, nediscriminării şi tratamentului egal.