Compte-rendu de réunion

Autre scénario

Pavé conférence associable à tout type de publication

Métadonnées de catalogage – partie « référence bibliographique » pour les conférences et les communications : commentaire GTAO Cette partie veut décrire 2 notions (un événement, au sens anglais « event », mais aussi les travaux qui en sont issus et qui ont pu être publiés (des actes par exemple). Il faut bien distinguer les MD de la conférence et les MD de la publication commerciale des actes.
DOI	F		Recommander son usage quand il existe (permet en particulier de faire du dédoublonnage).
			Prévoir comme champ identifiant : ID , répétable et qualifiable. Monter aux métadonnées communes ?
(GTAO)			OK
Titre de l’ouvrage (ou de la conférence ?)	O		Mettre plutôt « Titre de la conférence »
(GTAO)			OK, toutefois si actes, utiliser le titre du document dans les métadonnées de catalogage communes
			Distinguer événement des actes. « Titre des actes »
Audience	O		(non spécifiée – internationale – nationale)
(GTAO)			OK, dans le cas d’une communication avec actes. Audience de la conférence
Editeur	O (communications)
(GTAO)			OK préciser éditeur commercial
(GTAO)		O	Ajouter champ ville de l’éditeur (pour l’éditeur commercial)
Ville	F (conférences)
(GTAO)		O	Préciser « ville de la conférence »
Pays	F (conférences)
(GTAO) pays		O	Préciser « pays de la conférence »
			Dates de la conférence : date de début et date de fin.
			Organisateur de la conférence : structure répétable (établissement, laboratoire…) ou individu (responsable scientifique ou organisation).
(GTAO)			La date de la conférence est à ajouter
Pagination	O
(GTAO)			OK
Editeur scientifique	F
(GTAO)			OK
Commentaire = Notes	F		Suggestion GTAO
(GTAO)			OK
			Cas à préciser : que fait-on lorsqu’une communication est publiée dans une revue scientifique ?
(GTAO)			OK, si le titre de l’article est différent de celui des actes, on déposait un second document, avec comme type : article dans revue ». On aura donc 2 documents, l’un qui décrit la conférence, l’autre l’article.

Annexe 1 : inventaire éthique


Annexe 2 : boîte à outils

Etapes	Actions	Acteurs	Public	Réalisations et outils
Création d’une équipe de projet
Etat des lieux	Action 1 Analyser les existants et les besoins dans l’établissement	Chef de projet, chercheurs, représentants des unités de recherche	Equipe de gouvernance, responsable du service documentaire	Enquête, questionnaire
	Action 2 Etudier des solutions / faire une veille sur les projets extérieurs	Chef de projet, service informatique	Equipe de gouvernance	Tableau comparatif Etude de faisabilité Dossier de synthèse
	Assurer les relations avec la plateforme nationale de dépôt	Chef de projet, CCSD
Définition de la politique d’établissement et validation du projet	Action 1 Convaincre la direction de l’établissement	Responsable du service documentation, chef de projet	Equipe de gouvernance	Argumentaire
	Réalisation intermédiaire : lettre de mission validée en CA	Equipe de gouvernance, D.R.	Correspondants dans les laboratoires	Lettre de mission
	Action 2 Cadrer les objectifs et les responsabilités	Chef de projet, responsables de laboratoires, DSI de l’établissement	Usagers de l’archive	Charte et déontologie
	Action 3 Créer un comité de pilotage et des groupes de travail	DR ; Services documentation, communication, informatique, correspondants laboratoire ; service juridique		Cahier des charges
	Action 4 Choix définitif	Comité de pilotage, DAF	Equipe de gouvernance	Tests Choix
Etape des personnes relais	Action 1 Identifier les personnes relais	Chef de projet, organismes et personnes ressources, documentalistes, DRH	Usagers de l’archive	Annuaire des personnes ressources relais en France
	Action 2 Former les personnes relais	Formateurs, documentalistes	Personnes relais	Supports pédagogiques, adaptés à la solution choisie
Définition d’une politique de sensibilisation des chercheurs	Action 1 Identifier des correspondants dans les laboratoires, développer des rôles de modérateurs	Direction de la recherche, responsable du service documentaire, chef de projet, responsables d’unités de recherche	Correspondants potentiels : correspondants documentaires des unités de recherche, chercheurs	Appel à candidature Lettre destinée aux correspondants
	Action 2 Communiquer vers la communauté universitaire	Chef de projet, service communication	Public cible : du chercheur au doctorant	Article dans la lettre d’information de l’établissement Site intranet Portail des publications
	Action 3 Former les déposants	Chef de projet, correspondants dans les unités de recherche	Communautés et personnels des unités de recherche	Argumentaire présenté en conseil de laboratoire
		Documentalistes, chercheurs	Communautés et personnels des unités de recherche	Fiche d’entretiens individuels
		Chef de projet, documentalistes, service juridique	Communautés et personnels des unités de recherche	Synthèse sur les aspects juridiques Référentiel sur les éditeurs et revues de l’établissement avec les politiques AO Sherpa Romeo Modèles de courriers type aux éditeurs
		Service documentaire, service communication		Guide du bon usage de l’archive
	Action 4 Remplir l’archive	Service de documentation
Bilan, suivi et gestion du dispositif	Action 1 Communiquer vers les lecteurs	Chef de projet	Lecteurs de l’archive
	Action 2 Elaborer des indicateurs statistiques	Chef de projet, informatique documentaire	Equipe de gouvernance	Graphiques fournis par la plateforme nationale de dépôt Tableaux de bord
	Action 3 Identifier des modérateurs juridiques, référents et tamponneurs de collections	Chef de projet, chercheurs référents		Guide des collections sur HAL
	Action 3 S’assurer de la qualité des métadonnées et des données
	Action 4 Correspondre avec les éditeurs non référencés dans Sherpa Romeo
Procédure de gestion des problèmes	Action 1 Correspondre avec les éditeurs non référencés dans Sherpa Romeo
	Action 2 Répondre aux questions des usagers
Suivi de l’évolution de l’archive en fonction des retours et demandes d’amélioration

Annexe 3 : FAQ
Partie généralités
Qu'est-ce qu'une archive ouverte?

L'expression "Archive Ouverte" est la traduction la plus commune de l'expression anglaise "Open Archive". Il n'y a donc pas de lien avec les "archives des archivistes". L'expression Archive Ouverte est aujourd'hui assimilée à un serveur de documentation scientifiques (publications, mais aussi thèses, actes de congrès...), ouvert gratuitement sur le WEB et respectant, généralement, le protocole d'interopérabilité OAI-PMH. (source : lexique de l'archive ouverte Archimer de l'Ifremer, disponible sur http://www.ifremer.fr/docelec/lexique.htm)

1. 
   Qui peut déposer?
   

Tous les membres de la communauté scientifique peuvent déposer, en accord avec les règles de fonctionnement fixées par les établissements et l'archive dans laquelle s'effectue le dépôt.

Pour savoir si votre archive dispose d'une archive ouverte : lien vers la liste des toutes les AO existantes.

2. 
   Que peut-on déposer?
   

Les archives institutionnelles visent à être exhaustives. Il est possible de déposer des pré-publications et des publications, en mesure d'”assurer la qualité scientifique du contenu de l'archive”, selon le texte fondateur (disponible sur : http://www.archives-ouvertes.fr/spip.php?article6 )
la prépublication désigne les versions d’un texte produit par un (des) auteur(s) avant acceptation par un comité de rédaction et éventuellement par un comité de lecture (évaluation par les pairs) (source : glossaire de l'INIST, disponible sur http://openaccess.inist.fr/article.php3?id_article=109)
La postpublication est la version publiée dans une revue d’un texte produit par un (des) auteur(s) après acceptation par un comité de rédaction et éventuellement par un comité de lecture (évaluation par les pairs) (source : glossaire de l'INIST, disponible sur http://openaccess.inist.fr/article.php3?id_article=108 )

3. 
   Pourquoi déposer?
   

Le dépôt dans une archive ouverte permet de :

• 
  Respecter les prescriptions des organismes de financement de la Recherche
  
• 
  Favoriser la communication directe entre chercheurs
  
• 
  Accroître la visibilité par un accroissement du taux de citation et la rapidité de mise à disposition de l'information
  
• 
  Garantir la pérennité des données, en constituant une grande base de connaissance des travaux de la Recherche
  
• 
  Participer à la constitution de moteurs de recherche internationaux
  

4. 
   Qui finance? Qui en bénéficie?
   

Si l'accès aux documents déposés constitue un coût mineur (connexion internet), le coût d'un dépôt dans une archive ouverte requiert un investissement de la part de l'établissement qui doit organiser l'archive et du chercheur qui doit prendre le temps de déposer.

5. 
   Qui modère l'archive?
   

Tous les documents déposés dans archive-ouverte.fr font l'objet d'une validation scientifique élémentaire placée sous le contrôle d'acteurs scientifiques spécialistes du domaine.

L'établissement dont dépend l'archive peut également faire des choix scientifiques et rédiger une charte de diffusion que tous les chercheurs sont dans l'obligation de respecter.

6. 
   Comment mettre en oeuvre une AO?
   

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