Couperin département Coordination & négociations documentaires Rapport annuel 2004
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COUPERIN Département Coordination & négociations documentaires Rapport annuel 2004 9 mai 2005 2004 est, à plus d’un titre, une année importante pour Couperin et son département Coordination et Négociations Documentaires (C&ND) marquée par : - l’expansion continue du périmètre de ce consortium qui passe de 140 à 185 membres - le démarrage de négociations au niveau national pour les établissements d’enseignement supérieur et les EPST - l’évolution du positionnement des organismes de recherche et du Cnrs en particulier - La discussion sur l’avenir du consortium et son statut
1.1 Améliorer la conduite des négociations, leur suivi et leur lisibilité * Etablir un calendrier détaillé des négociations par pôle * Réaliser des documents cadres : Grille et procédures de négociations * Etablir un calendrier de travail du Département : 2-3 réunions par an + calendrier des réunions des pôles animées par leur responsable * Former les négociateurs * Coordonner les négociations des outils & plateformes documentaires 1.2- Améliorer l'information des adhérents * Alimenter le site web * Formaliser le partenariat sur la veille * Etablir un calendrier des AG annuelles (1-2/an) * Communiquer les statistiques annuelles * Améliorer la collecte et la mise en forme des statistiques * Contribuer à la normalisation des statistiques
* Rassembler les archives des négociations (Couperin1 : SCD de Strasbourg1) * Disposer de procédures : inscriptions, réponses aux différentes demandes
Fournir une simulation 2-1 Concevoir et mettre en œuvre une politique documentaire de consortium en relation avec les consortiums européens et mondiaux * Promouvoir l'Open Access ; adhérer aux déclarations et programmes internationaux : Déclaration de Berlin et OAI ; Sparc * Promouvoir l’Archivage électronique des ressources acquises : Intégrer une clause contractuelle * Participer aux travaux de l’ICOLC (International Coalition of Library Consortia) et développer les contacts internationaux. Choisir notre participation aux Advisory Boards des éditeurs. 2.2 Mettre en place une activité de type Observatoire de la documentation électronique" Production de documents de synthèse
Les activités « internes » d’amélioration de la gestion du Département, de la communication et du suivi des négociations (objectifs 1.1 à 1.3) ont été initiées par Laure ENDRIZZI, conservateur contractuel qui a travaillé 6 mois pour COUPERIN et beaucoup contribué à la structuration de son activité. Celle-ci a été reprise et encore considérablement améliorée par Nathalie MARCEROU qui a débuté dans ses fonctions le 3 janvier 2004. Ces objectifs sont donc globalement atteints en dehors de ceux concernant la veille ou la normalisation des statistiques comme nous le verrons plus loin. L’objectif concernant le GIP a été pris en charge par Louis KLEE et débattu en Conseil d’orientation ; le GIP ne constitue d’ailleurs pas la seule hypothèse formalisation de l’activité de Couperin. Concernant le volet international de notre activité, la participation au Congrès ICOLC a permis de nouer de premiers contacts à entretenir. Les objectifs 2.2 (Observatoire de la documentation électronique) et 2.3 (Expertise juridique) sont des objectifs de moyen et long terme qui nécessitent la mise en œuvre de moyens qui ne sont donnés à Couperin aujourd’hui.
Depuis octobre 2003, le département est organisé en pôles. Coordinateur : F. Cavalier (Université Lyon1) Coordination technique : Nathalie Marcerou-Ramel (Université Lyon1) Pôle LSHS Pôle STM Pôle Sc. Vie Pôle Droit, Pôle LEC(Hors DSE) & Pluridisc. & Santé Sc. Eco., Politiques & de gestion Responsable :S. DESSEIGNE M. JOLY G. COBOLET A. MAXIMIN (Cujas) C. FORESTIER(U. Franche-Comté) Insa Lyon BIUM I. SABATIER (Dauphine) (INP Toulouse) Négociateurs Négociateurs Négociateurs Négociateurs Négociateurs - - - - - - - - - -
Le suivi des négociations a été assuré au jour le jour par la coordonnatrice technique, Nathalie MARCEROU dont l’activité est décrite dans le document qu’elle présente à la suite de ce rapport. Son rôle est éminemment précieux au fonctionnement du Département car elle incarne le lien indispensable entre les adhérents et le consortium et garantit l’actualité de l’information mise en ligne sur le site. Le rôle de la coordonnatrice technique dépasse toutefois ce périmètre déjà fort chargé et Nathalie MARCEROU a su apporter au Bureau professionnel son professionnalisme et sa capacité d’innovation pour participer à la réflexion stratégique de Couperin.
77 négociations ont été conclues par les négociateurs bénévoles de Couperin en 2004, tous domaines disciplinaires confondus ; 30 restaient en cours à la fin de l’année.
Couperin assure la collecte des informations auprès des éditeurs, leur mise en forme et leur communication aux adhérents du consortium (Cf. Rapport statistique 2003 diffusé aux adhérents le 18 octobre 2004). La diversité des productions éditoriales en ce domaine (respect ou non de la norme internationale COUNTER) et, dans certains cas, la mise en place, en cours d’année de nouveaux outils de comptage par le fournisseur rende cette tâche longue et difficile. Par ailleurs, nous pensons que les outils éditoriaux ne dédouanent pas les établissements d’assurer, par eux-mêmes, un meilleur traçage des interrogations et téléchargements. La mise en place de proxys constitue une solution possible qui sera mise en œuvre au sein de l’UCBL. Couperin est conscient de la nécessité de disposer d’outils plus performants : Un groupe de travail animé par Pierre CARBONE (SCDU Paris12) s’est réuni en mars 2004 pour poser le cadre du dispositif. Une partie des membres du Groupe, totalement absorbés par la négociation Elsevier, n’a pas progressé dans la réalisation du programme qui devra être relancé en 2005. Les usages de la documentation électronique sont en pleine progression : Le nombre de téléchargements s’élève à 13 millions en 2004 et ne concernent que les éditeurs capables de nous fournir des statistiques les contrats déclarés à Couperin. Pour les 5 fournisseurs les plus utilisés (Elsevier, ACS, IOP, Blackwell et WILEY), la progression des téléchargements dépasse 69% entre 2002 et 2003.
La veille documentaire est aussi un axe de travail à développer avec la SDBD. Celui-ci n’a pu être mis en chantier en 2004 du fait d’un programme de travail très chargé mais devra être relancé en 2005 ; la participation du Département « Etude et Prospective » sera indispensable. 4-2 L’ABES : A côté du partenariat développé avec le Département « Etudes et Prospective » (Cf. Rapport de Michel ROLAND), l’ABES et le Département C&ND ont renforcé leur collaboration : Dans l’établissement de Groupements de commande. L’ABES est porteur de 5 Groupements de commande. Mais aussi dans la négociation ELSEVIER pour la discussion de la licence et du Cahier des Clauses Techniques. Sabine BARAL et Philippe BERATO ont joué un rôle important dans cette phase de la négociation.
En effet, il était inimaginable que les universités puissent avoir deux opérateurs pour négocier la documentation électronique une fois pour la communauté mathématique, une autre fois pour le reste des chercheurs. La discussion avec le RNBM a été constructive et positive : Couperin a proposé au RNBM de continuer son activité auprès des fournisseurs qui l’intéresse en élargissant la négociation au reste de la communauté de recherche de l’enseignement supérieur. Ce partenariat et l’engagement de s’informer réciproquement garantissent une approche convergente et évitera la dispersion des négociations qui ne sauraient qu’être préjudiciables à nos communautés.
Elle s’est poursuivie avec la négociation Elsevier (Cf. Infra) et la discussion avec THOMSON-ISI (Web of science) lors d’une rencontre organisée avec MM HENRIOT (CNRS) et GUICHARD (INIST). Concernant les autres EPST, plusieurs d’entre eux sont déjà adhérents de Couperin depuis de nombreuses années. A signaler, la négociation menée avec l’INSERM dans le cadre du Groupement de commandes « ScienceDirect » pour Elsevier.
Il est manifeste que certains pays ne sont pas prêts pour ce type de collaboration, craignant peut-être des conséquences néfastes pour leur relation avec les fournisseurs. Une certaine timidité est patente qui, à notre sens, est plus favorable aux partenaires commerciaux qu’à la communauté de la recherche et de l’enseignement supérieur. Nous relancerons cette initiative en reprenant le débat car la dimension européenne constitue très certainement l’avenir des grandes négociations qui se déroulent aujourd’hui à l’échelle nationale.
Coordonnée et animée par Catherine FORESTIER qui en a pris l’initiative, la journée « Livre électronique » qui s’est tenue à la Sorbonne a réuni de nombreux éditeurs français et étrangers ainsi qu’un vaste public de professionnels permettant aux bibliothécaires de disposer d’un état de l’art dans ce domaine et de pistes pour développer ce type de documentation au sein de leur établissement.
Le Département C&ND a participé : - A un conseil d’orientation début 2004 consacré à l’organisation de Couperin et à la perspective du GIP. - Aux deux assemblées générales de Couperin Le 8 juillet à Paris : Présentation du modèle tarifaire Elsevier et des enjeux de la négociation Le 18 octobre à Paris : Avancées de la négociation Elsevier 5- Formation des négociateurs : En partenariat avec l’ENSSIB, le Département a organisé une formation à la Négociation de la documentation électronique qui s’est déroulé du « au 5 novembre 2004. Celle-ci était placée sous la direction scientifique de Raymond BERARD et François CAVALIER. Elle a connu un réel succès avec 18 stagiaires (un grand nombre de demandes a été écarté faute de places) et un bilan largement positif. L’Enssib, qui n’a pas programmé une session en 2005, serait bien avisée d’intégrer cette formation dans son programme régulier.
Au bout de trois mois, nous avons été rejoint par les organismes de recherche ; cette coordination est souhaitée de longue date par Couperin car elle seule peut garantir d’éviter le double paiement que des contrats négociés et signés séparément peuvent induire. Un comité de pilotage associant les instances ministérielles a été créé à cette intention. Il regroupait 11 personnes: MEN : DES-SDBD : Claude JOLLY- DR : Claude LEGRIS COUPERIN : Geneviève GOURDET, Louis KLEE, Nathalie MARCEROU, François CAVALIER CNRS Bernard PAU, Sylvie MOREAU INSERM : Stéphanie LUX, Nicole PINHAS INRA Odile HOLOGNE A noter, l’Inra, membre de Couperin a néanmoins été intégré au Comité de Pilotage. Ce Comité a défini une méthode de travail : Il a mandaté un Groupe de négociation coordonné par FC pour mener la discussion avec le fournisseur. Il s’est attribué le rôle d’évaluer les propositions et de mener à terme la discussion finale. Celle-ci fut longue et difficile. Parce que le Groupement de commandes en gestation concernait un nombre très important d’établissements (110 contrats en cours + Bibliovie) dont les attentes n’étaient ni uniformes ni homogènes. Parce que nul n’avait d’expérience de négociation inter-établissements d’ES et EPST Parce que le fournisseur, en pleine évolution de son système tarifaire, promouvait une approche visant à segmenter son marché en augmentant considérablement les prix. Expérience de toutes les difficultés, cette négociation présentait des risques d’échec variés dont nous avions conscience.
Celle-ci a représenté un investissement temps très lourd pour l’équipe de Couperin : 40 réunions ont été nécessaires pour la préparation, le suivi, la négociation elle-même et la tenue des Comités de pilotage. La stratégie : Nous avons choisi de négocier une sélection du catalogue d’Elsevier.
Ainsi, nous avons travaillé pendant plusieurs mois sur la constitution de 3 puis 4 listes :
Devant la complexité ainsi engendrée, compte tenu du nombre d’établissements susceptibles d’agréger le Groupement, nous avons fusionné ces listes au sein d’une sélection de 1300 titres choisis en fonction des statistiques d’utilisation. A noter que de nombreux établissements ainsi que plusieurs partenaires membres du Comité de Pilotage (Inserm, Inra…) souhaitaient la négociation de la totalité du catalogue. La gestion de cette liste de 1300 nécessitait cependant de pratiquer des ajustements à la marge pour compléter les titres nécessaires à chaque établissement. Elsevier, en phase finale de la négociation, proposa d’étendre l’offre commerciale pour ces 1300 titres à l’ensemble du catalogue, ce qui fut accepté par le Comité de pilotage. J’insiste néanmoins sur le travail réalisé par Couperin pour constituer une liste qui soit une sélection et non l’acceptation d’un bouquet prédéfini par le fournisseur. C’est le nombre et la diversité des membres du Groupement et la volonté des EPST qui nous ont amené à retenir le catalogue complet comme la moins mauvaise solution à un faisceau de besoins disparates. Cette situation devra être repensée à l’avenir car elle n’est pas satisfaisante intellectuellement. La négociation a connu un tournant important fin novembre 2004 avec la rencontre, à la Bibliothèque de la Sorbonne, du Comité de Pilotage et de M. Eduard COHEN, Directeur d’Elsevier pour l’Europe. Elle a ouvert la voie à la finalisation de l’accord conclu le 23 décembre par Geneviève GOURDET et François CAVALIER qui en avait reçu mandat par les autres membres du Groupement. Le détail de cet accord figure sur la liste Couperin Achats et sur le site Web (www.couperin.cines.fr)
Un élément fort du regroupement des établissements d’enseignement supérieur et des EPST est la solidarité affichée et concrète qui est établie avec le modèle de répartition des charges liées à l’accord. Les tarifs d’Elsevier n’ont pas été répartis suivant le modèle du fournisseur mais en fonction d’une clé de répartition basée sur le nombre d’enseignants-chercheurs et leur appartenance disciplinaire. Cette clé de répartition a amorti la charge des petits établissements privilégiés dans le contrat qui vient de s’achever (des petits établissements avaient obtenu le catalogue Elsevier pour moins de 3000€) mais qui étaient laminés dans le nouveau modèle. Il allège aussi la part des populations des disciplines de Lettres, Sciences humaines et sociales. Enfin, il instaure un seuil minimal afin que le poids de l’accord ne pèse pas excessivement sur les grands établissements.
Véritable négociation dans la négociation, cette étape a associé de nouveaux partenaires sous la conduite de Geneviève GOURDET ; il a fallu discuter de manière serrée les droits et devoirs des usagers. Des avancées importantes ont été réalisées :
A ce jour, les établissements participants à la négociation n’ont pas communiqué collectivement sur cette négociation contrairement aux recommandations de Bernard PAU reprises à son compte par Couperin. Le départ prématuré de B. PAU et S. MOREAU a nui à la conclusion de cette étape essentielle dont l’enjeu n’a pas encore été bien saisi par tous les acteurs. Elle demeure donc à mettre en œuvre en 2005. Quel bilan tirer? La mise au point du Groupement de commandes et la conduite d’une négociation commune aux établissements d’enseignement supérieur et aux EPST est une incontestable réussite. La mise à disposition de l’ensemble du catalogue Elsevier à la totalité de la communauté des chercheurs, enseignants et enseignants-chercheurs français en est une autre, battant en brèche l’approche de segmentation que le modèle Elsevier voulait imposer. Par ailleurs, l’adoption d’un modèle de répartition proposé par la Sous-Direction des Bibliothèques atteste aussi la capacité des partenaires de l’ES et des organismes de recherche à organiser leur contribution. D’autres éléments sont aussi positifs comme les gains négociés dans la licence (Cf. Supra). Concernant les tarifs, le bilan sera plus mitigé : Les membres du Groupement de commandes auront incontestablement limité les dégâts car le nouveau modèle était extrêmement défavorable aux établissements avec l’adjonction de nouveaux composants tarifaires comme l’accès à la partie non souscrite du catalogue, valorisé dans le nouveau modèle. Les tarifs négociés sont nettement inférieurs aux premières simulations fournies. L’aide de la DES (SDBD) aux établissements d’enseignement supérieur permet à un large panel d’établissements de bénéficier de l’accord. On peut regretter l’absence de subvention de la recherche aux EPST de plus petite taille qui ont dû prendre en charge des augmentations importantes. La lecture de l’accord : Les discours tranchés et définitifs que l’on a pu entendre du type : « nous devons imposer nos conditions à Elsevier compte tenu du format national de la négociation » et du poids de la recherche française sont naïfs et mal informés : ils ne prennent pas en compte la réalité qui veut que les chercheurs, qui dénoncent le système actuel de la communication scientifique, l’entretiennent en appuyant l’évaluation de leur production et donc, de leur carrière, sur ce système. Ils ne prennent pas non plus en compte les réalités économiques qui font d’Elsevier un monopole de fait, sinon de droit, en détenant un nombre très important des revues scientifiques les plus prestigieuses dont toute recherche sérieuse ne peut, aujourd’hui, faire l’économie. Enfin, la France n’a pas de culture documentaire forte et, à la différence du monde anglo-saxon, néglige de donner à cet aspect de la politique de recherche l’importance et les moyens financiers nécessaires, à la hauteur des enjeux. Le silence assourdissant des Assises de la Recherche sur ces questions (Grenoble, 28-29 octobre 2004) en est le symptôme inquiétant. Le point positif de ce demi-succès en termes de conditions commerciales est d’avoir sensibilisé la communauté des chercheurs à créer des archives ouvertes. Mais le chemin qui reste à parcourir sera long : non seulement parce qu’il faudra trouver les moyens à mettre en place mais aussi parce que le positionnement des éditeurs devra aussi évoluer. A court et moyen terme, les éditeurs joueront toujours un rôle prépondérant. Et ce n’est pas scandaleux, car leur apport est un apport de compétences spécifiques que ne possèdent pas les universités ou les autres établissements. Ce qui doit changer, c’est l’équilibre des forces pour redonner à la négociation commerciale un équilibre qu’elle a perdu. Quel avenir pour Couperin : Fort de 186 membres et d’une expérience solide de la négociation de l’offre électronique, Couperin a besoin aujourd’hui d’un relais politique plus fort : la complexité des négociations, la difficulté à en faire comprendre les enjeux complexes aux enseignants-chercheurs toujours plus exigeants et, enfin, l’entrée en lice des organismes de recherche nécessitent une réflexion nationale sur la documentation et, au-delà, sur la communication scientifique. Cette volonté est affichée au CNRS, suite au rapport de Bernard PAU. Mais aucun acteur, aussi puissant soit-il, ne peut se prévaloir seul d’une politique réellement nationale et efficace, sans coordonner son action avec celle des autres. La CPU a été informée de ces enjeux et devra prendre les dispositions qui permettront aux universités de jouer tout leur rôle dans ce domaine. Couperin est un atout non négligeable pour cette partie et il peut en être l’outil, pour peu que l’on renforce son statut juridique ainsi que les moyens mis à sa disposition pour pérenniser son action. François CAVALIER Coordonnateur du Département « Négociations et coordination documentaires »
Ce rapport 2004 s’efforce de décrire ma première année d’activité en tant que coordonnatrice technique du consortium Couperin. Pour mémoire, j’ai pris mes fonctions le 5 janvier 2004, après un bref, mais indispensable, contact avec mon prédécesseur, Laure Endrizzi, courant décembre 2003. Mon premier objectif a consisté à prendre rapidement connaissance des procédures et des dossiers en cours ; j’ai veillé à ce que la circulation quotidienne d’informations relatives aux négociations ne subisse pas d’interruption pénalisante : la diffusion de messages via la liste Couperin-achats a repris le 7 janvier. Entre janvier et mars 2004, j’ai pris contact avec le coordonnateur du Bureau professionnel, Louis Klee, et les différents responsables de pôles ou leurs adjoints. La réunion du 9 mars, à Nice, m’a permis de rencontrer la Présidente de Couperin, Geneviève Gourdet. La séance de travail qui a précédé ce rendez-vous, consacrée aux objectifs des deux départements de Couperin et à leur programme de fonctionnement pour 2004, m’a donné des repères utiles pour organiser ma propre activité. Mes fonctions se sont alors organisées selon trois grands axes :
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