TR2013/0119.03.01-02-ÇALIŞMA HAYATINDA SOSYAL DİYALOĞUN GELİŞTİRİLMESİ HİBE PROGRAMI
SATINALMA REHBERİ
(Rekabetçi Pazarlık Usulü için)
Haziran 2017
Bu Rehber MFİB tarafından “Çalışma Hayatında Sosyal Diyaloğun Geliştirilmesi Hibe Programı” için hazırlanmıştır. Ayrıca, www.sosyaldiyalog.org ile www.csgb.gov.tr internet sitelerinde mevcuttur.
Bu Rehber ile hibe sözleşmesi ve ekleri arasında herhangi bir tutarsızlık olması halinde, hibe sözleşmesi ve eklerinin geçerli olduğunu ve yasal açıdan bağlayıcı doküman olarak kaldığını lütfen unutmayınız.
Bu yayının içeriği hiçbir şekilde Avrupa Birliği’nin görüşlerini yansıtmamaktadır.
İÇİNDEKİLER
SAYFA
1 ÖNSÖZ 4
2 SATINALMA PROSEDÜRLERİNE AİT GENEL AÇIKLAMA 5
2.1 Temel Terminoloji 5
2.2 Ex-post (Sözleşme Sonrası) Kontroller 7
2.3 İyi Satınalma İlkeleri 7
3 HİZMET ALIMI VE MAL ALIMI İÇİN TEMEL KURALLAR 10
3.1 Genel Bakış 10
3.2 Uygunluk Kriterleri ve Diğer Önemli Hususlar 10
3.3 İhale Dışı Bırakılma Nedenleri 11
3.4 İdari ve Mali Cezalar 12
3.5 Görünürlük 12
4 SATINALMA PROSEDÜRLERİ 14
4.1 Satınalma Planı 14
4.2 Satınalma Süreci 15
4.2.1 Temel Kurallar 15
4.2.2 Değerlendirme Komitesi 15
4.2.3 Seçim ve İhale Verme Kriterleri 17
4.2.3.1 Seçim Kriterleri 17
5 İŞ TANIMI VE TEKNİK ŞARTNAMELER 21
5.1 Geçerlilik Süresi 21
5.2 İhalenin Verilmesi 22
5.2.1 Kazanan İstekliye Bildirim 22
5.2.2 Sözleşmenin Hazırlanması ve İmzalanması 22
5.2.3 İhale Sonucunun İlan Edilmesi 22
5.3 Sözleşme Değişiklikleri 23
5.3.1 Genel İlkeler 23
5.3.2 Sözleşmeler için Zeyilname hazırlanması 24
6 HİZMET SÖZLEŞMELERİ 25
6.1 20.000 Euro - 300.000 Euro Arası Hizmet Alımı - “Rekabetçi Pazarlık Usulü” 25
6.2 20.000 Euro Veya Daha Düşük Bedelli Hizmet Alımı – “Doğrudan Temin Usulü” 29
6.3 Hibe Faydalanıcıları için Önemli Notlar 29
7 MAL ALIM SÜRECİ 30
7.1 20.000 Euro - 100.000 Euro Arası Mal Alımları - Rekabetçi Pazarlık Usulü 30
7.2 20.000 Euro veya Daha Düşük Bedelli Mal Alımı – “Doğrudan Alım” 33
7.3 Important Notes to the Grant Beneficiaries 33
8 EKLER 34
1ÖNSÖZ
Bu Satınalma Rehberinin (bundan sonra “Rehber” olarak adlandırılacaktır) amacı, “Çalışma Hayatında Sosyal Diyaloğun Geliştirilmesi Hibe Programı” kapsamındaki Hibe Faydalanıcılarına doğru satın alma işlemleri için gerekli bilgileri sağlamaktır.
Bu Rehber; temel kaynak dokümanlar olan Hibe Sözleşmesi Ek IV ve “Avrupa Birliği Dış Yardımlarında İhale Usulleri için Uygulama Rehberi” (PRAG) doğrultusunda AB ihale kuralları ve satın alma süreci için gerekli tüm bilgileri sunmaktadır.
“Satın alma”, aşağıdaki ilkeler doğrultusunda mal ve hizmet temini ile yapım işlerinin zamanında gerçekleştirilmesidir:
ilgili kurumun amaçları,
rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflık,
ekonomi ve etkililik,
paranın karşılığının en iyi şekilde alınması.
Üç tür ihale vardır:
“Mal alımı” ihaleleri, esas olarak ekipman temini (ve yerine göre kurulması) veya kiralanmasına ilişkindir.
“Hizmet alımı” ihaleleri, etkinliklerin düzenlenmesi, konferanslar, ekipman bakımı, nakliye, danışmanlık, teknik hizmetler, vb. hizmetleri içerir.
“Yapım işi” ihaleleri, ekonomik ve teknik bir işlevi yerine getirmek üzere kendi başına yeterli olacak şekilde bir bütün halinde alınan yapım ve inşaat mühendisliği çıktıları için kullanılır.
Sözleşmelerin bağıtlanması ile ilgili temel ilke “rekabetçi ihale” ilkesidir. Bu bağlamda, iki ana amaç bulunmaktadır:
İşlemlerin şeffaflığını güvence altına almak, ve
Mal ve hizmet temini ile yapım işlerinde istenen kaliteyi mümkün olan en uygun fiyata sağlamak.
Yapım işleri çerçevesinde uygun bir faaliyet olmadığından bu Rehberde bu kapsamda bilgi bulunmamaktadır.
2SATINALMA PROSEDÜRLERİNE AİT GENEL AÇIKLAMA
2.1 Temel Terminoloji
AB satın alımları kapsamındaki temel terminoloji aşağıda sunulmuştur:
Toplam fiyatın dökümü: Götürü bedelli bir sözleşme için fiyatı teşkil eden oran ve maliyetlerin başlıklar halinde hazırlanmış listesidir.
Aday: Kısıtlı ihale usulü veya pazarlık usulü ihalelere katılması için davet edilen herhangi bir tüzel kişidir.
Ticari Garanti: Malın standardın altında veya işçilik nedeniyle yapısal kusurlar içermediğine dair imalatçının normal ticari kullanım ve hizmet koşulları altında belirli bir süre için sağladığı garantidir. Ticari garanti, sözleşmenin garanti süresi ile karıştırılmamalıdır –bu süreden çok daha uzun olabilir.
Rekabetçi pazarlık usulü: İhale öncesinde ihale ilanı yayımlanmayan, sadece Sözleşme Makamının davet ettiği adayların teklif sunabildiği usuldür.
Çıkar çatışması: Bir aday, istekli veya yüklenicinin adil ve tarafsız görüş verme kapasitesini etkileyen veya Sözleşme Makamının çıkarlarına öncelik vermesini önleyen herhangi bir olaydır. Bir adayın, isteklinin veya yüklenicinin günümüzde veya geçmişte çıkar ilişkisinde bulunması ya da bu yönde gelecekte olası anlaşmalar yapmasıyla ilgili herhangi bir mülahazadır. Bu kısıtlamalar ayrıca adayın, isteklinin veya yüklenicinin alt-yüklenicileri ve çalışanları için de geçerlidir. Mali yönetmeliğin 52. Maddesi bağlamında, bir bütçenin uygulanmasındaki bir oyuncunun veya bir denetçinin işlevlerinin tarafsız ve nesnel yürütülmesi, aile, duygusal yaşam, siyasi veya milli bağlılık, ekonomik çıkar ya da lehtarla paylaşılan herhangi diğer çıkar sebebiyle taviz verilmesinden dolayı çıkar çatışması mevcuttur.
Danışman: Hizmetleri uygulamak için sözleşme imzalayan taraftır.
Sözleşme: Hibe Faydalanıcısı tarafından satın alma faaliyetleri sonucunda düzenlenen Hizmet Alımı/Mal Alımı/Yapım İşi Sözleşmeleridir. “Hibe Sözleşmesi” ile karıştırılmamalıdır.
Yüklenici ya da Alt-Yüklenici: Hizmet/mal/yapım işi sağlayan tüzel kişilik.
Sözleşme Makamı: Tedarikçi, hizmet sağlayıcı ya da yüklenici ile sözleşme yapan taraf. Hibe Faydalanıcısı (Kuruluşunuz) hizmet ve mal alacağı ihalelerde Sözleşme Makamı olarak hareket eder.
Sözleşme bedeli: Sözleşme içerisinde belirtilen, tedariki sağlamak için ödenecek ilk tahmini tutar veya sözleşme sonunda sözleşme kapsamında ödenmesi gerektiği tespit edilen diğer bu tür tutarlar.
Değerlendirme Komitesi: Sözleşme Makamı tarafından tayin edilen ve teklifler konusunda bilinçli görüş sunabilmek için gereken teknik ve idari kapasite ile dil bilgisine sahip, oy vermeyen Başkan ve Sekreter ile tek sayıda (en az üç) oy veren üyeden oluşan bir komitedir.
Yürütme süresi: Sözleşme imzalanmasından nihai ödemenin yapılmasına kadar olan süredir. Hiçbir durumda yapım işlerinin veya mal alımlarının geçici kabulünden itibaren 18 ayı geçemez. Bu süre yapım işlerinin veya mal alımlarının garanti ve nihai kabullerini içerir. Hizmet alımları için: Sözleşme imzalanmasından nihai ödemenin yapılmasına kadar olan süredir. Hiçbir durumda uygulama süresinin bitiminden itibaren 18 ayı geçemez.
Yabancı para birimi: Euro dışında, geçerli hüküm ve düzenlemeler kapsamında izin verilen ve teklifte belirtilmiş olan diğer herhangi para birimidir.
Uygulama süresi: Sözleşmenin imzalanmasından veya Özel Şartlarda belirlenen alternatif bir tarihten, tedarikin geçici kabulüne kadar olan süredir.
Ekonomik açıdan en avantajlı teklif: Söz konusu sözleşmede ortaya koyulan belirli kriterler (örn. kalite, teknik özellikler, estetik ve işlevsel nitelikler, satış sonrası bakım ve teknik destek ve fiyat ya da en düşük fiyat) açısından en iyi olarak kabul edilen teklif. Bu kriterler, ihale ilanında yayımlanmalı veya ihale dosyasında belirtilmelidir.
Açık ihale prosedürü: Teklif çağrıları ilgili tüm iktisadi işletmelerin tekliflerine açıktır.
Süre: Başlangıç noktası olarak belirlenmiş olan fiil ya da olaydan sonraki gün başlar. Bir sürenin son gününün, Sözleşme Makamının bulunduğu ülkede bir iş gününe gelmemesi durumunda; söz konusu dönem bir sonraki iş gününün sonunda biter.
Satın alma / Sözleşmenin verilmesi: Hibe Faydalanıcısı tarafından mal alımı, hizmet alımı veya yapım işlerinin, AB kural ve prosedürleri doğrultusunda zamanında teminidir.
Proje Yöneticisi: Sözleşme Makamı adına sözleşmenin yürütülmesini izlemekten sorumlu gerçek veya tüzel kişidir.
Hizmet Sözleşmesi: Teknik danışmanlık veya çalışmalar gibi hizmetlerin temini için hizmet sağlayıcısı ve Sözleşme Makamı arasında imzalanan sözleşmedir.
Kazanan istekli: Prosedür sonunda sözleşme imzalamak üzere seçilen istekli.
Tedarikçi: Gerekli malları sağlayan taraf.
Mallar: Yüklenicinin; gerektiğinde kurulum, muayene, teslimat, uzmanlık sağlama, denetim, bakım, onarım, eğitim ve sözleşme çerçevesinde sağlanacak malzemelerle bağlantılı benzer diğer yükümlülükler de dahil olmak üzere, Sözleşme Makamına sağlaması gereken tüm malzemelerdir.
Mal alımı sözleşmesi: Mal alımı sözleşmeleri, ürünlerin satın alınması, kiralama ya da satın alma seçenekli kiralanmasını içerir. Ürünlerin tedarik edilmesi ve bunun sonucunda yerleştirilmesi ve kurulumu için yapılan bir sözleşme, mal alımı sözleşmesi olarak değerlendirilir.
İstekli: Sözleşme imzalama amacıyla teklif sunan tüm gerçek veya tüzel kişiler ya da bunların oluşturdukları konsorsiyumlardır. “Tedarikçi”, “yüklenici” ve “hizmet sağlayıcı” terimleri, sırasıyla malları tedarik eden, yapım işlerini yürüten ve hizmet sağlayan üç iktisadi işletme kategorisine atıfta bulunmaktadır.
Teklif bedeli: İstekli tarafından, sözleşmenin yerine getirilmesi için teklifinde belirtilen miktar.
Garanti yükümlülükleri: Malların yeni, kullanılmamış, hatasız, en yeni model olduğuna, tasarım ve malzeme açısından tüm güncel gelişmeleri içerdiğine dair Yüklenicinin garantisidir. Bu garanti, geçici kabulden sonra azami 1 yıl geçerliliğini korumalıdır. Genel Koşulların 32. maddesine bakınız.
Yazılı iletişim: Sözleşme kapsamında yazılı olarak yayımlanan sertifika, bildirim, tebligat ve talimatlardır.
Yapım İşleri Sözleşmesi: Yapım işleri sözleşmeleri; Sözleşme Makamı tarafından belirlenen koşulları sağlayan yapım işlerinin yürütülmesini veya hem yürütülmesini hem de tasarımını kapsarlar. “Yapım işi” ekonomik ve teknik bir işlevi yerine getirmek için kendi başına yeterli olmak üzere bir bütün olarak alınan yapım ve inşaat mühendisliği çıktıları olarak tanımlanmaktadır.
