4.2Satınalma Süreci 4.2.1Temel Kurallar
Hibe sözleşmesinin Ek-IV (Avrupa Birliği dış yardımları kapsamında Hibe Faydalanıcılarının satınalma usulleri) kısmında belirtilen kurallara ve usullere uygun hareket etmek zorunludur.
4.2.2Değerlendirme Komitesi
Değerlendirme Komitesinin Oluşumu
İhaleye gelen teklifler, Hibe Faydalanıcısı tarafından tayin edilen, oy hakkına sahip olmayan bir Başkan ve bir Sekreter ile tek sayıda (en az üç) oy hakkına sahip üyeden oluşan bir Değerlendirme Komitesi tarafından açılır ve değerlendirilir.
Hibe Faydalanıcısı adına sözleşme imzalamaya veya değerlendirme komiteleri tayin etmeye yetkili kişi(ler), değerlendirme komitesine dâhil olamazlar. Hibe Faydalanıcısının yetkili kişi(leri) (MFİB ile hibe sözleşmesini imzalayan), sadece değerlendirme komitesi üyelerini tayin etmeli ve kazanan istekli ile sözleşmeyi imzalamalıdır.
Değerlendirme Komitesi üyeleri yapılan tüm toplantılara katılmakla yükümlüdür. Katılmayan üyeler için kayıt tutulmalı ve bu husus Değerlendirme Raporunda açıklanmalıdır. Değerlendirme Komitesinin oy veren tüm üyeleri eşit oy hakkına sahiptir.
Tarafsızlık ve Gizlilik
 Değerlendirme Komitesinin bütün üyeleri ve eğer varsa gözlemciler birer Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı (Ek-3b) imzalamalıdır. Herhangi bir istekli ile bağlantısı nedeniyle potansiyel bir çıkar çatışması içinde olan herhangi bir Değerlendirme Komitesi üyesi veya gözlemci bunu beyan etmeli ve Değerlendirme Komitesinden derhal çekilmelidir. Değerlendirme sürecinden çekilen üye ya da gözlemci değerlendirme toplantılarına hiçbir sıfatla katılamaz.
Hangi nedenle olursa olsun Değerlendirme Komitesinden çekilen bir üyesİnin yerine yeni bir üye tayin edilmeli ve değerlendirme süreci tekrar başlatılmalıdır. Komiteden çekilen oy hakkına sahip bir üye tarafından yapılan herhangi bir değerlendirme, değerlendirme hangi aşamasında olursa olsun, dikkate alınmamalıdır.
Tekliflerin incelenmesi, açıklanması, değerlendirilmesi veya tekliflere dair alınan kararlar hakkında hiçbir bilgi sözleşmenin Hibe Faydalanıcısı ve başarılı istekli arasında imzalanması öncesinde açıklanamaz. Herhangi bir şekilde (Değerlendirme Komitesi üyeleri ile irtibata geçerek veya başka şekilde) süreci etkilemek amacıyla bir teklif sahibi tarafından yapılan herhangi bir girişim, teklifinin derhal değerlendirme dışı bırakılmasına yol açacaktır.
Mal alımı ve yapım işleri ihalelerinde, Hibe Faydalanıcısının dokümanlara erişim politikasına bağlı olmak kaydıyla, açılış oturumu haricinde, Değerlendirme Komitesinin işlemleri gizlidir. Hizmet alımı ihalelerinde ise, Hibe Faydalanıcısının dokümanlara erişim politikasına bağlı olmak kaydıyla, tekliflerin açılmasından Değerlendirme Komitesinin çalışmasının tamamlanmasına kadar, Değerlendirme Komitesinin işlemleri gizlidir.
Oturumların gizliliğini korumak amacıyla, Değerlendirme Komitesi toplantılarına katılım, Hibe Faydalanıcısı tarafından belirlenen Değerlendirme Komitesi üyeleri ve yetkili gözlemciler ile sınırlıdır.
Teklifler, Değerlendirme Komitesinin çalışması sonuçlanmadan önce, Komite toplantılarının yapıldığı oda/binayı terk etmemelidir. Teklifler, kullanılmadıkları zamanlarda güvenli bir yerde tutulmalıdır.
Değerlendirme Komitesi Üyelerinin Sorumlulukları
Başkan, değerlendirme sürecini bu Rehberdeki prosedürlere uygun olarak koordine etmekten ve sürecin tarafsızlığını ve şeffaflığını sağlamaktan sorumludur.
Komite Sekreteri;
-
“Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı”nın dağıtımı ve toplanması,
-
Değerlendirme Komitesinin tüm toplantı tutanaklarını ve konu ile alakalı kayıt ve belgeleri tutmak,
-
Toplantılara katılımın kaydını tutmak ve değerlendirme raporunu ve destekleyici eklerini derlemek,
gibi tüm idari görevleri yerine getirmekten sorumludur:
Değerlendirme Komitesinin oy hakkına sahip üyeleri, Komite tarafından alınan kararlardan kolektif sorumludurlar. Komite üyeleri tarafından, Değerlendirme Raporunun her sayfası paraflanmalı ve son sayfası imzalanmalıdır.
4.2.3Seçim ve İhale Verme Kriterleri
4.2.3.1 Seçim Kriterleri
Genel İlkeler
Hibe Faydalanıcısı, isteklilerin sağlaması gereken asgari kapasite seviyelerini belirleyebilir. Her istekliden; ticari veya mesleki kaydının olması, yeminli beyan veya sertifika, vergi numarası, belli mesleki kuruluşlara kayıt, yetkinliklerinin tanımlanması gibi yollarla ulusal yasalar kapsamında ihaleyi uygulayabilecek yetkinliğe sahip olup olmadıklarının ispatlanması istenebilir.
 Hibe Faydalanıcısı, isteklilerin veya adayların statülerini ve yasal kapasitelerini test etmek için belirlenen kriterleri satın alma ilanında veya ihaleye davet mektubunda belirtmelidir. Hibe Faydalanıcısının aday veya isteklilerden mali, ekonomik, teknik ve mesleki kapasitelerini kanıtlamaları için talep ettiği bilgiler ve seçim kriterlerini karşılamaları için gerekli olan asgari kapasite düzeyi, sözleşmenin konusu dışında kalmamalı ve aday veya isteklilerin yasal çıkarlarının korunması ile ilgili olarak özellikle firmaların teknik ve ticari gizlilikleri dikkate alınmalıdır. Değerlendirme süreci sırasında isteklilerle iletişim gerektiren herhangi bir açıklama talebi yazılı şekilde yürütülmelidir. Bu tür tüm iletişimlerin kopyaları Değerlendirme Raporuna eklenmelidir.
Eğer bir teklif şekil gerekliliklerine uygun değilse; tekliflere eşit muamele edilmesinin sağlanması ve ölçülülük ilkesine uyulması koşuluyla, Değerlendirme Komitesi bu teklifin değerlendirme sürecinin geri kalanında, hâla göz önüne alınıp alınmayacağı konusunda karar vermek için takdir yetkisini kullanabilir. Değerlendirme Komitesinin bu konudaki kararı ne olursa olsun karar, Değerlendirme Raporuna tam olarak kaydedilmeli ve gerekçelendirilmelidir.
Örneğin, aşağıda belirtilen durumlarda teklifler reddedilmemelidir:
-
istenenden daha az sayıda nüsha ile teslim edilen teklifler,
-
yanlış sunulan (fakat doğru şablonların kullanıldığı) teklifler,
-
isteklinin imzalamadığı veya taranmış bir imza içeren teklifler (bu imzalar sonradan talep edilebilir – eğer temin edilemezse teklif reddedilmelidir).
4.2.3.1.1 İsteklilerin mali ve ekonomik kapasitelerinin doğrulanması
Ekonomik ve mali kapasite aşağıda belirtilen belgelerden biri ya da daha fazlası ile kanıtlanabilir:
-
bankadan alınan uygun hesap özeti veya kanıtlanabilir mesleki risk teminat sigortası (teminat mektubu);
-
isteklinin bilançosu veya bilanço özeti (hesapların kapandığı son iki yıla ait);
-
son üç mali yılı geçmemek kaydı ile ciro beyanı ve sözleşmenin konusunu oluşturan mal alımı, hizmet alımı veya yapım işleri ile ilgili ciro beyanı.
Hibe Faydalanıcıları; isteklilerin mali ve ekonomik kapasitelerinin doğrulanması için isteklilerden herhangi bir belge talep edilip edilmeyeceğine karar vermelidir.
4.2.3.1.2 İsteklilerin teknik ve mesleki kapasitelerinin doğrulanması
Adayın/isteklinin teknik ve mesleki kapasitesinin kanıtlanması için aşağıda sıralanmış belgelerden bir ya da daha fazlası kullanılabilir:
-
hizmet sağlayıcının veya yüklenicinin eğitim ve mesleki nitelikleri;
-
liste:
-
son üç yıl içinde sağlanan hizmetlerin ve teslim edilen malların (kamu veya özel sektör için) tarihleri ve belgeleri ile birlikte özeti. Çerçeve sözleşmeler durumunda (sözleşme bedeli olmayan), sadece bu sözleşmeler kapsamında yerine getirilen görevlere karşılık gelen sözleşmeler dikkate alınır. Hibe Faydalanıcısı için sağlanan hizmetin ve malların yetkili bir otorite tarafından verilmiş veya imzalanmış bir sertifika ile desteklenmiş olması gereklidir.
-
son beş yıl içinde üstlenilen yapım işlerinin listesi (tarih ve yer belirtilen özet ile). En önemli işlerin listesi sertifikalar ile desteklenmeli ve işlerin profesyonel bir şekilde üstlenildiği ve eksiksiz olarak tamamlandığını özellikle belirtmelidir;
-
hizmet veya yapım işleri sözleşmelerinin uygulanması için firma tarafından kullanılacak olan teknik donanım, tesis ve araçların tanımı;
-
kaliteli mal ve hizmet alımını sağlamak için teknik ekipmanın ve alınacak önlemlerin, ve firmanın etüt ve araştırma tesislerinin bir tanımı;
-
özellikle kalite kontrolden sorumlu olan (doğrudan firmaya ait olsun veya olmasın) teknisyenlerin veya teknik kuruluşların belirtilmesi;
-
mal alımlarında: yürürlükteki standartlar ve şartnameler ile uyumlu olduğu yetkili otoritelerce kabul edilen sertifikalar, tanımlar, örnekler ve/veya fotoğraflar;
-
son üç yıl içindeki hizmet sağlayıcının veya yüklenicinin idari personel sayısı ve yıllık ortalama işgücü beyanı;
-
ücret bordrosu veya personel istihdam sözleşmelerinin bir sureti veya çıktısı;
4.2.3.2 İhale verme kriterleri
Sözleşmeler aşağıda belirtilen iki yoldan biri takip edilerek imzalanır:
-
Sıralamaya giren ve belirtilen koşulları sağlayan ve en düşük fiyatı veren isteklinin sözleşme imzalamaya hak kazandığı normal satınalma usulü,
-
Paranın en iyi karşılığını alma usulü (örn. mali açıdan en avantajlı teklif).
Kriterler haksız rekabete yer vermeyecek ve ayrım gözetmeyecek şekilde kesin olmaıdır.
4.2.3.3 Satınalma sürecinin iptali
Hibe Faydalanıcısı, Sözleşme Makamı olarak, sözleşme imzalanmadan önce, isteklilere tazminat hakkı tanımadan satınalma işleminden vazgeçebilir ve işlemi iptal edebilir. İptal aşağıdaki hallerde ortaya çıkabilir;
-
İhale usulleri başarısız olduğunda, yani kalite veya finansal açıdan yeterli olmayan teklifler alındığında ya da ihaleye hiçbir teklif alınmaması halinde,
-
Projenin mali veya teknik verileri köklü değişikliğe uğramış ise,
-
Beklenmeyen olağanüstü durumlar veya mücbir sebeplerle sözleşmenin normal işleyişinin sürdürülemeyecek duruma gelmesi,
-
Teknik açıdan uygun tüm tekliflerin mevcut finansal kaynakları aşması durumunda,
Satın alma prosedürünün iptali durumunda, tüm teklif sahipleri mümkün olduğunca kısa sürede yazılı olarak iptalin nedeni hakkında bilgilendirilmelidir. İhale iptal edildiğinde isteklilere bir iptal ilanı gönderilmelidir.
İhale sürecinin iptalinin ardından, Hibe Faydalanıcısı aşağıda belirtilen yollardan birine karar verebilir:
-
Yeni bir ihale prosedürü başlatabilir,
-
Sözleşmenin şartlarında önemli bir değişikliğe gitmemek kaydıyla, seçim kriterlerini sağlayan bir ya da daha fazla istekli ile pazarlığa başlayabilir (ihale sürecini takip ederken haksız rekabeti doğuracak olan usulsüzlükler oluşması nedeniyle ihale iptal edilmiş ise bu seçenek uygulanamaz),
-
Sözleşmeleri imzalamayabilir.
Her durumda nihai karar Hibe Faydalanıcısı tarafından alınır. Hibe Faydalanıcısı, ne şekilde olursa olsun ihalenin iptal edilmesiyle ortaya çıkan zarardan, zarar konusunda uyarılmış olsa bile, sorumlu tutulamaz. İhaleye davet mektuplarının gönderilmesi Hibe Faydalanıcısının açıklanan projeleri uygulayacağı anlamına gelmez.
4.2.3.4 Etik kurallar
-
Tekliflerin incelenmesi, açıklanması, değerlendirilmesi ve karşılaştırılması sürecinde, bir adayın veya isteklinin gizli bilgiler elde etmeye, rakipleri ile yasadışı anlaşmalar yapmaya veya Değerlendirme Komitesini veya Hibe Faydalanıcısını etkilemeye yönelik herhangi bir çabası, adayın veya isteklinin başvurusunun reddine neden olacaktır.
-
Hibe Faydalanıcısının önceden yazılı onayı olmaksızın, bir yüklenici ve onun personeli veya yüklenicinin ilgili veya bağlantılı olduğu başka herhangi bir şirket, destekleyici veya alt yüklenici sıfatıyla bile olsa, proje için başka hizmetler sunamaz, yapım işleri yürütemez veya teçhizat temin edemez.
-
Sözleşmenin niteliği nedeniyle, yüklenici bakımından bir çıkar çatışmasına yol açabilecek başka programlar veya projeler için de aynı yasak geçerlidir.
-
Bir teklif verilirken, aday veya istekli, potansiyel hiçbir çıkar çatışmasından etkilenmediğini ve projeye katılan başka teklif sahipleri veya taraflar ile özel bağlantısının olmadığını beyan etmelidir. Sözleşmenin yürütülmesi esnasında böyle bir durum doğarsa, yüklenici bu durumu derhal Hibe Faydalanıcısına bildirmelidir.
-
Hibe Faydalanıcısının onayı alınmadan, faydalanıcı ülkenin kamu personeli veya devlet memurları (pozisyonlarına bakmaksızın), teklif sahipleri tarafından uzman olarak çalıştırılamazlar.
-
Yüklenici, her zaman için, kendi mesleğinin etik kurallarına uygun olarak tarafsız biçimde ve güvenilir bir danışman olarak hareket etmelidir. Hibe Faydalanıcısının önceden onayı olmaksızın proje veya hizmetler konusunda açıklama yapmaktan kaçınmalıdır. Yüklenici, önceden yazılı rızası olmaksızın Hibe Faydalanıcısını hiçbir şekilde taahhüt altında bırakamaz.
-
Sözleşme süresince, yüklenici ve personeli insan haklarına saygılı davranmalı ve lehdar ülkenin siyasi, kültürel ve dini değerlerini ihlal etmemelidir.
-
Yüklenici, sözleşmeyle ilgili olarak, sözleşmede öngörülenden başka hiçbir ödeme kabul edemez. Yüklenici ve personeli, Hibe Faydalanıcısına karşı yükümlülükleriyle uyumlu olmayan hiçbir faaliyet yürütmemeli veya hiçbir menfaat elde etmemelidir.
-
Yüklenici ve personeli, sözleşmenin süresi boyunca ve tamamlanmasından sonra mesleki gizliliğe uymak zorundadır. Sözleşmenin yürütülmesi esnasında yüklenici tarafından düzenlenen veya alınan bütün raporlar ve belgeler gizlidir.
-
Sözleşmenin yürütülmesi esnasında taraflarca düzenlenen, alınan veya sunulan bütün raporlar ve belgelerin taraflarca kullanımı sözleşmeye uygun olacaktır.
-
Yüklenici, kendisinin veya personelinin tarafsızlığını tehlikeye sokabilecek herhangi bir ilişkiden kaçınmalıdır. Yüklenici bağımsız olmaktan çıkarsa, Hibe Faydalanıcısı, uğradığı herhangi bir zarar için, başka herhangi bir bildirim yapmaksızın ve yüklenicinin tazminat hakkı olmaksızın, sözleşmeyi feshedebilir.
-
İhale sürecinin herhangi bir aşamasında veya bir sözleşmenin uygulanması esnasında herhangi bir türden usulsüz uygulama tespit edilirse ve Hibe Faydalanıcısı durumu düzeltmek için bütün uygun tedbirleri almaz ise, MFİB ve/veya Avrupa Komisyonu proje finansmanını askıya alma veya iptal etme hakkını saklı tutar. Bu çerçevede, “usulsüz uygulamalar” deyiminin anlamı, bir sözleşmenin ihale edilmesine veya Hibe Faydalanıcısı ile yapılmış bulunan bir sözleşmenin uygulanmasına ilişkin herhangi bir işlemin yapılması veya yapılmaması için bir teşvik veya ödül olarak bir rüşvet, hediye, armağan veya komisyonun herhangi bir kişiye sunulmasıdır.
-
Yüklenici, sözleşmenin hangi koşullarda icra edilmekte olduğuna ilişkin destekleyici kanıtları talep üzerine MFİB ve/veya Avrupa Komisyonuna vermeyi taahhüt eder. MFİB ve/veya Avrupa Komisyonu, anormal ticari harcamalar yapıldığından şüphe edilen hallerde delil bulmak için gerekli gördüğü her türden belge üzerinde veya yerinde denetim yapabilir.
-
Etik şartlarından birine veya birkaçına uyulmaması, isteklinin veya yüklenicinin başka Avrupa Birliği sözleşmelerinden dışlanmasına ve cezalara yol açabilir. Söz konusu birey veya şirket, durumdan yazılı olarak haberdar edilmelidir.
-
İhale sürecinin, şeffaf bir şekilde, objektif kriterler temelinde ve herhangi bir dış etkiden uzak olarak sonuçlanmasını sağlamak Hibe Faydalanıcısının yükümlülüğüdür.
4.2.3.5 İtirazlar
İhale sürecindeki bir yanlışlık veya usulsüzlükten zarar görmüş olduklarına inanan istekliler, doğrudan doğruya Hibe Faydalanıcısına başvurabilirler. Hibe Faydalanıcısı, şikayetin alınmasından sonra 60 gün içinde yanıt vermelidir. Bu yöntemle bir sonuç alınamaz ise istekli aşağıda açıklanan usullere başvurabilir:
Böyle bir şikâyeti öğrendiğinde, MFİB düşüncesini Hibe Faydalanıcısına iletmeli ve şikâyetçi (istekli) ile Hibe Faydalanıcısı arasında dostane bir çözüme varılmasını kolaylaştırmak için elinden geleni yapmalıdır. Bir Hibe Faydalanıcısı bu Rehberde öngörülen satın alma usullerine uymadığı takdirde, MFİB sözleşmeyi fonlamayı reddetme veya ilgili sözleşmeler için verilecek fonları askıya alma, durdurma veya geri alma hakkını saklı tutar.
Bu yöntemle bir sonuç alınamaz ise, istekli lehdar ülkenin mevzuatı çerçevesinde var olan usullere müracaat edebilir.
Dostları ilə paylaş: |
