Güvenlik Bilgi Formlarının Hazırlanmasına Dair Rehber

3.7. Bir GBF’de bilgi sağlarken, gerekli eksiksizlik derecesi

Bilgi gereklilikleri, 4. Bölümde detaylı olarak açıklanmaktadır. Spesifik bilgilerin kullanılmadığı veya bilgilerin mevcut olmadığı durumlar net bir şekilde belirtilmelidir.

3.8. GBF’leri güncelleme gerekliliği

Bir GBF’nin güncellenmesi ve yeniden düzenlemesi gerektiği koşullar, KKDİK Madde 27(9) ve 27(10)’da aşağıdaki gibi verilmektedir:

" Tedarikçiler aşağıdaki durumlarda zaman kaybetmeden güvenlik bilgi formlarını günceller:

a) risk yönetim önlemlerini etkileyebilecek bilgiler veya zararlara ilişkin yeni bilgiler edinildiğinde;

b) izin verildiğinde veya reddedildiğinde;

c)kısıtlama getirildiğinde.

(10) Güncellenen güvenlik bilgi formu, önceki 12 ay içerisinde maddenin tedarik edildiği tüm eski alıcılara yazılı veya elektronik ortamda ücretsiz olarak iletilir. Kaydın ardından yapılan herhangi bir güncelleme kayıt numarasını da içerir.”

KKDİK Madde 27(9)’a göre yapılan değişiklikler, geçen 12 ay içinde madde veya karışımın sunulduğu tüm alıcılara GBF’nin güncellenmiş bir versiyonunu sunma konusunda yasal bir yükümlülük getirmektedir. Sektör ve meslek kuruluşları, KKDİK Madde 27(9)’da özel olarak belirtilen zorunluluklar dışında spesifik olarak bir GBF’in ne zaman güncelleneceği ile ilgili kendi rehberlerini düzenleyebilir ancak bu tür ek güncellemeler yasal bir gereklilik değildir.

Düzenli aralıklarla bir GBF’nin bütün içeriğinin gözden geçirilmesi tavsiye edilir. Bu aralıkların belirlenmesi, GBF’yi hazırlayan aktörün sorumluluğundadır – aralıklar KKDİK Yönetmeliğinde belirlenmemiştir. Böyle incelemelerin sıklığının, madde veya karışımın tehlikeleriyle orantılı olması ve gözden geçirmenin yetkin bir kişi tarafından yapılması beklenmektedir.

3.9. GBF’lerdeki değişiklikler konusunda iletişim gereği

KKDİK EK 2 Madde 0.2.5 metni:

“Güvenlik bilgi formunun hazırlanma tarihi ilk sayfada verilir. Güvenlik bilgi formu güncellendiğinde ve güncellenen versiyon alıcılara sunulduğunda, değişiklikler başka bir yerde belirtilmemişse alıcının dikkatine güvenlik bilgi formunun onaltıncı bölümünde sunulur. Bu durumda, ‘Revizyon: (tarih)’ olarak tanımlanan hazırlanma tarihi ayrıca versiyon numarası, revizyon numarası, değiştirme tarihi ve hangi versiyonun değiştirildiğine ilişkin diğer veriler ilk sayfada yer alır.” demektedir.

Bu nedenle, revizyonlar, ilk sayfa belirtilmeli ve değişikliklerle ilgili bilgiler, 16. Bölümde veya GBF’de başka bir yerde verilmelidir.

Yukarıdaki 3.8’te belirtildiği gibi, KKDİK Madde 27(9)’a göre GBF’deki herhangi bir revizyon için, revize edilmiş Güvenlik Bilgi Formu önceki 12 ay içinde ürünü alan tüm önceki alıcılara sağlanmalıdır. Bir tedarikçi ayrıca, böyle bir ek işlemi garanti ettiğini varsaydığı diğer revizyonlar için geriye doğu GBF’leri yeniden hazırlamayı (ek olarak) tercih edebilir. GBF’lerin yeni sürümlerinin tanımlanması için bir sırayla artan numaralama sistemi önerilmektedir. Böyle bir sistem, Madde 27(9)’a göre güncellemelerin yapılmasını gerektiren sürüm değişiklikleri, bir tamsayı ile arttırılarak tanımlanmalı iken, diğer değişiklikler, bir ondalık sayı ile arttırılarak tanımlanabilir, örn:

Versiyon 1.0: İlk baskı

Versiyon 1.1: Güncelleme ve önceki alıcılara yeniden düzenlenmesi gerektirmeyen ilk değişiklik(ler)

Versiyon 1.2: Güncelleme ve önceki alıcılara yeniden düzenlenmesi gerektirmeyen ikinci değişiklik(ler)

Versiyon 2.0: Madde 27(9)’a göre önceki alıcılara güncellemenin gönderilmesini gerektiren ilk değişiklik.

vs.

Bu, versiyonların izlenmesinin nasıl sağlanabileceğine dair bir örnektir: Daha birçok başka sistem bulunmaktadır.

3.10. GBF’lerin ve değişikliklerin kaydını tutmak için potansiyel gereklilik

KKDİK Madde 32(1)’in ilk cümlesi:

" Her bir imalatçı, ithalatçı, alt kullanıcı ya da dağıtıcı, bu Yönetmelik kapsamındaki görevlerini yerine getirmek için gerekli olan bilgileri düzenler ve maddeyi ya da karışımı en son imal ettiği, ithal ettiği, temin ettiği ya da kullandığı tarihten sonra en az 10 yıl boyunca erişime hazır halde bulundurur.”

Tedarik zincirindeki aktörler için GBF ve/veya zamanı geçmiş sürümlerinin herhangi bir süre boyunca saklamaları gereğine dair bu metinde (veya Ek 2’de) herhangi bir referans bulunmamaktadır. GBF’lerin tedarikçileri ve potansiyel alıcıları bu dokümanları, en az 10 yıllık bir süre için tutulması gereken bilgilerin bir parçası olarak ele almalıdır. GBF’nin hazırlanmasında kullanılan bilgiler KKDİK çerçevesinde görevlerini yerine getirmek için gereken bilgiler olarak kabul edilmeli ve herhangi bir durumda GBF’nin içeriğiyle ilişkisinden bağımsız olarak saklanması gerekebilir. GBF ve diğer bilgilerin sahipleri, herhangi bir durumda ürün yükümlülüğü ve diğer yasal gereklilikler için muhafaza edilmelerine karar verebilir (örneğin kronik etkilere sahip ürünler için) ve geçerli ulusal kanunlar ve yönetmeliklere bağlı olarak 10 yıldan uzun bir süre bu bilgilerin muhafaza edilmeleri gerektiğini düşünebilir.

3.11. GBF’yi hazırlamak için bilgi toplama ve bir araya getirme sırası için bir örnek

Kendi içinde tutarlılığını sağlamak için, bir GBF’nin oluşturulmasına aşamalı yaklaşıma bir öneri aşağıdaki Şekil I’de verilmektedir (numaralar GBF’nin Bölümlarını ifade etmektedir):

Aşağıdaki Şekil 1, diğer Bölümlara girilen bilgiler değerlendirilinceye kadar GBF’in 2. Başlığı altında yer alan tehlikelerin nihai tanımlanmasının mümkün olamayacağını vurgulamak için süreci lineer olarak göstermektedir. Gerçekte süreç, gösterilenden farklı veya hatta paralel olan sıralarla bazı noktaların ele alınmasını içeren tekrar eden bir süreç olmalıdır.

3.12. GBF’nin tutarlı ve eksiksiz olmasını sağlamak için yardım

Güvenlik Bilgi Formu, mesleki sağlık ve güvenlik, nakliye güvenliği ve çevresel koruma gibi çok çeşitli hususlar hakkında bilgi sağlamaktadır. GBF’ler, genellikle tek kişi tarafından değil daha ziyade çeşitli çalışanlar tarafından hazırlandığından, istenmeyen boşluklar ve tekrarlar kaçınılmaz olabilir. Sonuç olarak, tamamlanmış Güvenlik Bilgi Formları ve (varsa) eklerinin, alıcılara sunulmasından önce bir tutarlılık ve mantık kontrolünden geçirilmesi yararlı olacaktır. Dokümanın bir bütün olarak gözden geçirilmesini sağlamak için ayrı ayrı bireyler yerine tek bir yetkin kişi tarafından nihai gözden geçirmesinin yapılması önerilir.

1. Tanımlama	3. Bileşenlerin içeriği ve zarar sınıflarının belirlenmesi		9. 9.Sınıflandırma dahil fiziksel ve kimyasal özellikler 10. Kararlılık ve reaktiflik 11. Sınıflandırma dahil toksikolojik bilgiler 12. Sınıflandırma dahil ekolojik bilgiler
7. Elleçleme ve depolama	8.Maruz Kalma kontrolleri		14. Nakliye 15. Mevzuat Bilgileri
4. İlk Yardım 5. Yangınla Mücadele 6. Kaza sonucu Şekil 1: Bir GBF hazırlamak için örnek sıralama salınım	13. Bertaraf		16. Diğer Tanımlar 2. Zarar tanımlaması