İbrahim rağbet 4036531124 Danışman Yrd. Doç. Dr. Ali Korkmaz

2.16. Festivaller

Halkla ilişkiler tekniği içinde çeşitli toplumsal olaylardan yararlanmaya çalışır. Bu tür olaylar önemli birer fırsattır. Bir kentin kuruluşu ya da önemli bir ürünün tanıtımı ve dolayısıyla tüketimi hızlandırmak için düzenlenen yöresel düzeydeki festivaller kadar ülke düzeyinde ses getiren önemli film, müzik festivalleri halkla ilişkiler görevlilerine böyle bir fırsat vermektedir. Kuruluşun yakın çevreleri kendileri için çok önemlidir. Kuruluşun kenti ya da bölgesi böyle bir festivale ev sahipliği yapıyorsa, o kentteki kuruluşların bu tür festivallerde yer ve rol almasında mutlak zorunluluk bulunur (Kazancı, 1996: s.300)

Yapılan festivallerin amacına ulaşıp ulaşmadığı da sorgulanması gerekir. Hazırlıksız, plansız yapılan bazı festivaller fayda yerine zarar verdiği, bazen hiçbir kazanımı olmayan amaçsız organizasyonlar şeklinde gerçekleştiği görülmektedir (Yavuz, 2008: s.55).

2.17 Kriz Durumunda Basın İle İlişkiler

Kriz yönetimi son yıllarda halkla ilişkilerin uzmanlık alanlarından birisi haline gelmiştir. 1980’li yıllara kadar kriz yönetimi kavramı pek bilinmemesine rağmen bu tarihten sonra yaşanan birçok felaket kuruluşların “kriz yönetimi”ne yönlenmelerine ve halkla ilişiler firmalarının da kriz yönetimi kavramını benimseyerek, bu alanda danışmanlıklar yapmaya başlamasına neden olmuştur (Okay ve Okay, 2009: s.187)

Bir kuruluşun karşılaştığı herhangi bir kriz durumunda alınacak önlemleri tek kişinin karalaştırması yerine, bir ekibin değişik görüşler ifade ederek farklı boyutlarda krizin değerlendirmesi ve uygulanacak kararları alması daha isabetli olacaktır. Bir kriz olması halinde, bunu mümkün olduğunca önleyecek bir kriz yönetimi bir kriz yönetimi ekibinin oluşturulması gerekmektedir. Bu ekipte en üst yönetim, halkla ilişkiler veya iletişim yöneticisi, finans müdürü, hukuk, üretim, yatırımcı ve hissedarlarla ilişkiler, pazarlama/reklam/tele-pazarlama, veri iletişim ve büro hizmetleri gibi bölümlerin yetkili temsilcileri bulunmalıdır (Okay ve Okay, 2011: s.358)

Örgütteki kriz ekibi üyelerinin, bilgiye gösterdikleri tepki kriz aşmada büyük rol oynamaktadır. 24 saat boyunca etraftaki iletişim kanalları açık olmalıdır. Neyin iletilip neyin iletilemeyeceğini açıklığa kavuşturmak için, kriz ekibinin devamlı olarak hazırlıklı olması gerekmektedir. Kriz gibi zor günlerde iletişim kurmak şarttır. İletişim kanalları, duygularının ve düşüncelerinizi örgüt içine ve dışına taşımanın tek yoludur. Hangi mesajların iletilmeye layık olup, hangilerinin iletilmeye layık olmadığına lider-yönetici karar vermelidir. Bu iletişim tarzı örgütün değer yargılarının bir aynası olacaktır (Akdağ, Bu da ancak ayrıntılara önem vermekle gerçekleşebilir, Bu amaçla kriz yönetiminde etkili bir iletişim sisteminin kurulması için aşağıdaki önlemler alınmalıdır (Peker-Aytürk, 2000: 394, Akratan, Akdağ):

• 
  Örgüt içinde etkin bir bilgi akışı sağlanmalıdır.
  
• 
  Kriz anında iletişim kurulacak kişi ve örgütlerin listesi güncelleştirilmiş olarak hazır olmalıdır.
  
• 
  Basın ve medya temsilcilerinin sürekli yararlanacağı bir Basın Merkezi kurulmalı; basına gerekli destek hizmetler sağlanmalıdır.
  
• 
  Kriz yönetim Merkezi Koordinatörlüğü bünyesinde basına, vatandaşlara ve kamuoyuna 24 saat hizmet verecek olan Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu kurulmalıdır. Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu şefi, aynı zamanda kriz yönetim merkezi sözcüsü olarak, kurum adına basına ve kamuoyuna bilgi sunmalı ve açıklamalarda bulunmalıdır.
  
• 
  Kriz yönetimince alınan kararlar öncelikle görevli personele iletilmelidir.
  
• 
  Özellikle abartılı, yanlış, gerçek dışı, moral bozucu, yıpratıcı, panik ve korku yaratıcı ve tahrip edici dedikodulara, bilgi ve haberlere karşı derhal gerçekçi ve aydınlatıcı açıklamalar yapılmalıdır.
  

Kriz yönetiminin zor bir yanı, günümüzde şirketlerin karşılaştığı tüm sorunların hemen görünür, fark edilir olmasıdır. Günümüz medyasında, sadece krizler değil, şirketin karşı karşıya kaldığı birçok olan örgütle ilişkili olan hedef kitlenin gündemine girer (Özdemir, 1994: s.92).

Dünyada halkla ilişkilerin önde gelen firmalarından Hill&Knowlton, kriz yönetimi ile ilgili olarak “10 altın kural”ı şöyle sıralar (Kadıbeşegil, 2003: 135):

• 
  Sorumluluğu üstlenin,
  
• 
  Olumsuz kimlik ile kriz arasındaki farkı yakalayın ve yanıtlarını buna göre düzenleyin,
  
• 
  Yanıt süresince araştırmalardan yararlanın,
  
• 
  Başkasının sizin adınıza konuşmasını sağlayın,
  
• 
  Basını düşmanınız gibi değil, müttefikiniz gibi görün,
  
• 
  Mahkemeye verildiğinizi varsayın,
  
• 
  Web ortamından gözünüzü ayırmayın,
  
• 
  İlginizi, duyarlılığınızı ve empatinizi kanıtlayın,
  
• 
  İlk 24 saati çok ciddiye alın,
  
• 
  Şimdiden kriz yönetimi programınızı hazırlayın.
  

Kriz dönemlerinde halkla ilişkiler önemli görevler üstlenmektedir. Halkla ilişkilerin en önemli görevi şirketin hedef kitlesi dediğimiz kişi ve kuruluşlarla iletişimi sağlamasıdır. Böyle bir iletişim sağlanması ve bunu sağlıklı yürütmesi işletmenin varlığını sürdürmesi açısından önem taşır.

İyi bir iletişim ortamını sağlaması gereğinden hareketle kriz iletişimi simsinin oluşturulmasında dikkat edilmesi gereken en önemli noktalar şunlardır (Baran ve Özdemir, 1994: s.60)

• 
  İletme dâhilinde etkin ve güvenilir bir bilgi akışının sağlanması,
  
• 
  Kriz yönetim planında öngörülen her krize hitap edebilecek bir iletişim planı geliştirilmesi,
  
• 
  Durumunu hiçbir zaman hafife alınmaması planlarda oynama olabileceğini insani endişelerin giderilmesi gerektiğinin kabul edilmesi,
  
• 
  Kriz iletişim planını sürekli güncel tutulması,
  
• 
  Kriz anında iletişime geçilecek kişilerin güncel listesinin hazır bulundurulması,
  
• 
  Personel için bir iletişim çizelgesinin hazırlanması ve dağıtılması,
  
• 
  Basın merkezinin kurulması ve basın toplantıları için bir odanın ayrılması,
  
• 
  Firmanın tek etkili bilgi kaynağı haline getirilmesi ve krizle ilgili açıklanabilecek her şey de hemen açıklama yapılması,
  
• 
  Şirket sözcüsünün eğitimi,
  
• 
  İşletmenin tüm birimleri ve hedef kitleleri ile ilgili tüm bilgilerin el altında tutulması,
  
• 
  Kriz anında kullanılacak medya ve teknikleri belirlenmesi, gerekli hazırlıkların yapılması,
  
• 
  Tüm iletişimi yönetecek halkla ilişkiler yöneticisine mutlaka kriz yönetim ekibinde yer verilmesi,
  
• 
  Santral görevlilerinin eğitimi ve acil telefon hatlarını belirletip duyurulması,
  
• 
  Olayların açıkça ve dürüstçe anlatılması, açıklanmayacak şeylerin sebebini ve ne zaman bilgi verileceğinin bildirmesi ve açıklanan her şeyin kanıtlanabilecek durumda olması,
  
• 
  Kusur varsa açık yüreklilikle belirtilmesi yoksa da suçsuzluğun kanıtlanması için her yola başvurması,
  
• 
  Durumunu açıklarken krizin etkilerinden kurtulup normal seyre dönülmesi için yapılanların ve yapılacakların açıklanması,
  
• 
  Alınan kararların öncelikle personele iletilerek içerde huzursuzluk çıkmasına mutlaka engel olunması takım ruhu yaratılması,
  
• 
  Durumun abartılmaması,
  
• 
  Kriz planına uyulması, şirket misyonunun ve ana hedeflerinin unutulmaması,
  
• 
  Mesajların açık, dürüst, samimi, tarafsız, yapıcı ve kolay anlaşılabilir olması,
  
• 
  Şirket iç ve dışı iletişim kanallarının sürekli açık tutulması problemlerin görmezden gelinmemesi,
  
• 
  Kriz yönetim ekibinin basın merkezine güvenmesi ve krizi kontrol altına almak için atılan her adımdan haberdar edilmesi,
  
• 
  Basın merkezi 24 saat hizmet vermesi ve gerekli personelin eğitilip hazır bulundurulması,
  
• 
  Tüm iletişim sürecinde dürüst, sempatik, açık, kolay ulaşılabilir, tarafsız, yapıcı ve doğru zamanlı olunması, kayıtsız ve saldırgan bir tutum takınılmaması,
  
• 
  Durumundan duyulan üzüntünün belirtilerek kişilerin her zaman maddi varlıkların önünde tutulması gerekir.
  

Kriz sırasında hangi kanallar üzerinden, ne kadarlık bir zaman dilimi içerisinde bilgiler, bültenler ve diğer bilgilendirici malzemelerin kullanılacağı da çok önemlidir. Kriz durumunda aşağıdaki zamanlama akışının uygun olduğu saptanmıştır (Okay ve Okay, 2009: s.197)

İki saat içerisinde:

• 
  Basın bülteni/bildirileri
  
• 
  Online medyanın kullanılması
  

Yarım gün içerisinde

• 
  Basın konferansı düzenlemek
  
• 
  TV ve Radyo yayını için uygun malzemeyi hazırlamak
  
• 
  Bilgilendirici telefon hattı oluşturulmak
  
• 
  Video konferansı düzenlemek
  

Bir gün içerisinde

• 
  Röportaj imkanı sağlamak
  
• 
  Üçüncü şahısların ifadelerine başvurmak
  
• 
  Kurum bülteni yayınlamak
  

Birkaç gün içerisinde

• 
  Basınla arka plan görüşmeleri gerçekleştirmek
  
• 
  Seçilen gazeteci ve kamuoyu önderleriyle yüz yüze dialoğa girişmek
  
• 
  Kurumun kendi yayın organını yayınlamak
  
• 
  İlanlar vermek
  

Medyada yapılacak açıklamalarda mümkün olduğunca yazılı açıklama yolu tercih edilmeli muhtemelen medyanın saldırgan tutumu karşısında hazırlıklı olunmalı, medya durumu istismar etme imkanı tanınmamalıdır.