Kisi kisi soal ujian dinas tingkat I

TEORI MANAJEMEN

Administrasi dalam arti sempit berarti tata usaha, sedangkan dalam arti luas adalah suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Musanef (1992) berpendapat administrasi dalam arti luas dapat dilihat dari tiga sudut yaitu administrasi dalam arti proses, dalam arti fungsional dan dalam arti institusi.

Administrasi dalam arti proses yaitu segenap/keseluruhan kegiatan penyelenggaraan yang berkesinambungan untuk mencapai tujuan usaha kerjasama yang meliputi :

• 
  Proses perumusan/penentuan kebijaksanaan (policy formulation dan pengambilan keputusan (decision making).
  
• 
  Proses kepemimpinan dalam arti memimpin, menyelenggarakan atau melaksanakan kegiatan operasional untuk semua macam bidang kegiatan yang harus dilakukan guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
  

Administrasi dalam arti fungsional adalah segala kegiatan usaha yang dijalankan dalam proses administrasi dan manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara fungsional. Dari pendekatan fungsional, proses administrasi meliputi fungsi-fungsi :

• 
  Perencanaan (planning)
  
• 
  Pengorganisasian (organizing)
  
• 
  Penggerakan (directing)
  
• 
  Pengawasan (controlling)
  
• 
  Pemeriksanaan dan penilaian terhadap hasil-hasil (auditing and evaluating of results)
  

Sedangkan administrasi dalam arti institusi adalah orang-orang baik secara perorangan maupun secara bersama-sama yang menjalankan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Komarudin, menyatakan bahwa organisasi teradministrasi dapat ditunjukkan dari ciri-ciri :

1. 
   Organisasi yang mendukung tindakan kolektif yang berkesinambungan.
   
2. 
   Organisasi itu merupakan bagian-bagian dari suatu sistem yang lebih luas.
   
3. 
   Organisasi ini memiliki tujuan atau tujuan-tujuan spesifik.
   
4. 
   Organisasi itu tergantung kepada antara pertukaran dengan sistem yang lebih luas.
   

Administrasi tidak terlepas dari manajemen, karena ada yang berpendapat bahwa inti dari administrasi adalah manajemen. Ada beberapa ilmuwan yang berpendapat berbeda-beda dari fungsi manajemen yang pada dasarnya kalau diuraikan adalah sama, dimana yang satu lebih sampel dan yang lainnya lebih terinci. Beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen seperti, POAC, POMC, POSDCORB, POSLC.

Motivasi diartikan sebagai keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan. Pada dasarnya semua manusia memiliki kebutuhan pokok, dimana Abraham Maslow mengemukakan bahwa kebutuhan pokok manusia dibagi ke dalam 5 tingkatan yang berbentuk piramid, orang memulai dorongan dari tingkatan terbawah. Ke 5 tingkatan motif kebutuhan tersebut adalah :

• 
  Kebutuhan fisiologis (rasa lapar, rasa haus dan sebagainya);
  
• 
  Kebutuhan rasa aman (merasa aman dan terlindung, jauh dari bahaya);
  
• 
  Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki (berafiliasi dengan orang lain, diterima, memiliki);
  
• 
  Kebutuhan akan penghargaan (berprestasi, berkompetensi, dan mendapatkan dukungan serta pengakuan); dan
  
• 
  Kebutuhan aktualisasi diri (kebutuhan kognitif, mengetahui, memahami, dan menjelajahil; kebutuhan estetik : keserasian, keteraturan, dan keindahan; kebutuhan aktualisasi diri : mendapatkan kepuasan diri dan menyadari potensinya.
  

Sedangkan Vroom berpendapat bahwa tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan oleh tiga komponen :

• 
  Ekspektasi (harapan) keberhasilan pada suatu tugas;
  
• 
  Instrumetalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan outcome tertentu); dan
  
• 
  Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan positif, netral atau negatif.
  

Teori Vroom ini disimpulkan bahwa motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi harapan dan sebaliknya motivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang diharapkan. Dari kedua pendapat tersebut, menurut Herzberg lain lagi dimana ada dua jenis yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan dan menjauhkan diri dari ketidakpuasan. Dua faktor tersebut adalah faktor higiene (faktor ekstrinsik) dan faktor motivator (faktor intrinsik). Faktor higiene memotivasi seseorang untuk keluar dari ketidakpuasan, termasuk didalamnya adalah hubungan antar manusia, imbalan, kondisi lingkungan. Sedangkan faktor motivator memotivasi seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan, yang termasuk didalamnya adalah achievement, pengakuan, kemajuan tingkat kehidupan dan sebagainya.

Tujuan pengawasan dan pengendalian pengelaan materiil adalah untuk menjamin agar semua pelaksanan kegiatan pengelolaan materiil berjalan sesuai dengan rencana, ketentuan dan kebijaksanaa yang ditetapkan serta mengambil langkah-langkah perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Pengawasan dan pegendalian (WASDAL) dilakukan dengan dua cara yaitu Pengawasan Administratif dan Pengawasan Fisik :

1. 
   Pengawasan administratif dapat dibedakan pengawasan preventis dan represif.
   

Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum pekerjaan dimulai (pre-audit). Misalnya mengawasi mengenai persiapan, rencanan kebutuhan, rencana anggaran, rencana pembelian, rencanan penghapusan/pelelangan dan yang berhubungan dengan itu.

Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan sesudah pekerjaan dilaksanakan (post-audit). Misalnya memeriksa surat-surat pertanggungjawaban (kuitansi-kuitansi dan faktur-faktur pembelian), surat kontrak, pembukuan, laporan dan yang sehubungan dengan itu.

2. 
   Pengwasan Fisik adalah pengawasan yang dilaksanakn mengenai pemeriksaan langsung terhadap barang-barcing (invebtarisasi), baik yang baru diadakan maupun yang ada diruangan.
   

Pemeliharaan (maintenance) adalah suatu kegiatan untuk mempertahankan kondisi barang sehingga terdapat kesiapan operasional yang maksimal, artinya barang selalu dipergunakan dengan baik secara berdayaguna dan berhasilguna. Pemeliharaan ditujukan terhadap barang yang sedang dipakai operasional) dan juga terhadap barang-barang persediaan atau barang yang disimpan dalam gudang (ruang penyimpanan). Pemeliharaan bertujuan untuk mempertahankan daya pakai dan daya hasil maksimal dan menambah unsur pemakaiaan dari barang yang ada pada instansi/organisasi

Penghapusan adalah kegiatan untuk menghapuskan barang milik/kekayaan negara dari daftar inventaris sesuai dengan Peraturan dan Perundang-undangan yang berlaku. Beberapa pertimbangan tujuan Penghapusan adalah barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi, hilang karena dicuri/dirampok/diselewengkan dan musnah akibat bencana alam.
Inventarisasi ialah kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar inventarisasi barang-barang milik/kekayaa negara yang terdapat dalam lingkungan kekuasaan Departemen/Lembaga Non Departemen secara teratur dan tertib menurut ketentuan don tato cara yang berlaku. Inventarisasi dilaksanakan dalam upaya menuju penyempurnaan pengurusan, pengawasan keuangan dan kekayaan negara secara efektif serta dalam rangka meningkatkan efektifitas perencanaan penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan, penyaluran serta penghapusan perlengkapan. Tujuan Inventarisasi adalah tertib administrasi barang, penghematan keuangan negara, laporan inventarisasi barang-barang milik/kekayaan negara, bahan untuk menghitung kekayaan negara dan mempermudah pengawasan barang-barang.
Manajemen puncak adalah merumuskan misi, tujuan dan sasaran organisasi, keputusan-keputusan strategis lainnya, rencana strategis, mengevaluasi pelaksanaan keputusan strategis atau mengevaluasi implementasi strategis. Manajemen strategis pada dasarnya bergerak dari awal sampai akhir, samapi menikmati hasil dari keputusannya, mencocokkan pakaha hasil itu sesuai dengan yang dikehendaki, yaitu apakah hasil itu cukup memberi kepuasan kepada konsumen. Dngan kata lain, berhasilkah organisasi memberi pelayanan yang berkualitas kepada kelompok masyarakat yagn termasuk dalam wilayah pelayanannya.
Manajemen strategis harus dipandang untuk mendorong kemauan belajar dan bertindak, tidak semata-mata sebagai suatu sistem formal untuk melakukan pengendalian. Dalam menyusun rencana, yang harus diutamakan adalah uraian argumentasi yang disusul dengan angka-angka untuk mendukungnya. Manajemen strategis sifatnya terbuka terutama dalam menerima informasi baru, terbuka dalam menerima koreksi, termasuk koreksi dari konsumen. Hal ini akan memberikan angin segar bagi organisasi dan menghidupkan iklim organisasi yang selalu menantang.
Manajemen adalah suatu proses mengkombinasikan dan mendayagunakan semua sumber-sumber secara produktif untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Untuk itu, manajemen melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, perencanaan dan pembinaan pekerja, pelaksanaan dan pengawasan dalam hubungan ini, manajemen berperan melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

1. 
   merumuskan atau mengkoordinasikan perumusan visi dan misi organisasi serta menguraikannya menjadi tugas pokok unit-unit organisasi, hingga tugas pokok dan uraian jabatan setiap individu;
   
2. 
   menyusun struktur organisasi dengan tugas pokok, fungsi-fungsi dan sasaran masing-masing unit organisasi;
   
3. 
   menyusun sistem dan mekanisme kerja yang jelas baik di masing-masing unit organisasi maupun antar unit organisasi;
   
4. 
   merencanakan dan mengadakan saran dan peralatan kerja, termasuk gedung dan peralatan kantor dan atau tempat kerja serta alat-alat kerja lainnya;
   
5. 
   merencanakan dan mengadakan karyawan atau pekerja untuk mengisi semua jabatan yang ada, masing-masing dengan kualifikasi yang sesuai dengan persyaratan jabatan;
   
6. 
   mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di masing-masing unti organisasi;
   
7. 
   mengawasi pelaksanaan tugas di semua unit organisasi.
   

Kinerja perusahaan dan kinerja setiap orang juga sangat tergantung kemampuan manajerial para manajemen atau pimpinan, baik dengan membangun sistem kerja dan hubungan industrial yang aman dan harmonis, maupun dengan mengembangkan kompetensi pekerja, demikian juga dengan menumbuhkan motivasi dan memobilisasi seluruh karyawan untuk bekerja secara optimal.

Dukungan manajemen

1. 
   mengoptimalkan pemanfaatan keunggulan dan potensi pekerja
   
2. 
   medorong pekerja untuk terus meningkatkan kemampuan
   
3. 
   membuka kesempatan yang luas bagi pekerja untuk meningkatkan kemampuan
   
4. 
   membantu pekerja dalam kesulitan melaksanakan tugas
   
5. 
   membangun motivasi kerja, disiplin kerja dan etaos kerja
   

• 
  menciptakan variasi penugasan
  
• 
  membuka tantangan baru
  
• 
  memberikan penghargaan dan insentif
  
• 
  membangun komunikasi dua arah