İzleme ve değerlendirme evresine başarı için amaçlar ve misyonda belirtilen sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığı her evrede sürekli olarak kontrol edilir ve düzeltici önlemler alınır.
İzleme, hazırlanan stratejik planın uygulanmasının sürekli takip edilmesi ve belli dönemlerle takip sonuçlarının raporlanmasını kapsar. Değerlendirme ise, raporlanan sonuçların amaç ve hedeflerle kıyas yapılması, amaç ve hedeflere uygunluğunun analiz edilmesidir.
Bu anlamda planımızın yürürlüğe girmesi ile izleme çalışmaları ve izleme çalışmalarının sonucuna göre de değerlendirme çalışmaları başlayacaktır. İzleme ve değerlendirme çalışmaları için müdürlüğümüzce İzleme ve Değerlendirme Ekibi oluşturulacaktır. İzleme değerlendirme çalışmalarında hedeflerdeki performans hedefleri dikkate alınacaktır.
Stratejik amaç ve hedeflerin sorumluları belirlenmiştir. Sorumlu birimler sorumlu oldukları hedefi sistematik olarak izleyecekler ve üçer aylık dönemler halinde raporlayıp İzleme ve Değerlendirme Ekibi’ne sunacaklardır. İzleme ve Değerlendirme Ekibi birimlerden gelen raporları birleştirerek, stratejik hedeflerde yer alan performans hedefi ve performans göstergeleri ile karşılaştıracaktır.
Böylece planın uygulanmasında bir aksama olup olmadığı belirlenecek aksama varsa gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Böylece performans hedeflerine ulaşma konusunda gayret gösterilecektir.
İZLEME VE DEĞERLENDİRME
İzleme Değerlendirme
Dönemi
Gerçekleştirilme Zamanı
İzleme Değerlendirme Dönemi
Süreç Açıklaması
Zaman Aralığı
Birinci
İzleme-Değerlendirme Dönemi
Her yılın
Temmuz Ayı’nda
İlçe Stratejik Planlama Birimleri tarafından sorumlu oldukları göstergeler ile ilgili gerçekleşme durumlarına ilişkin verilerin toplanması ve değerlendirilmesi.
Göstergelerin gerçekleşme durumları hakkında hazırlanan raporun üst yöneticiye sunulması
Birim tarafından ihtiyaç duyulması halinde birimlerle koordineli çalışmalar yapılarak elde edilen sonuçların değerlendirilmesi.
Ocak-Temmuz Dönemi
İkinci
İzleme-Değerlendirme Dönemi
Başlayan yılın Ocak Ayı’nda
İlçe Stratejik Planlama Birimleri tarafından sorumlu oldukları göstergeler ile ilgili yılsonu gerçekleşme durumlarına ilişkin verilerin toplanması ve değerlendirilmesi.
Üst yönetici başkanlığında diğer birim yöneticileriyle yılsonu gerçekleşmelerinin, gösterge hedeflerinden sapmaların ve sapma nedenlerin değerlendirilerek gerekli tedbirlerin alınması
Performansın izlenmesi, izleme faaliyetinin temelidir. Bunun için performans göstergeleri ile ilgili veriler düzenli olarak bir veri tabanı halinde İlçe Stratejik Planlama Biriminde toplanmakta ve Stratejik Planlama ekibi tarafından değerlendirilmektedir. Planın değerlendirilmesi 4 aşamalıdır:
Planın başarıya ulaşması için bu dönemler içinde bu dört unsurun gözden geçirilmesi gerekmektedir.
Bu değerlendirme, faaliyet alanları çerçevesinde müdürlüğün birimlerinin hazırlayacağı 6 aylık faaliyet raporlarıyla yapılacaktır.
İlerleme sağlanan ve sağlanamayan alanların ortaya konulacağı bu raporlar faaliyetlerin sürekli geliştirilmesi için plana ışık tutacaktır.
Stratejik planın ilgili Birim Amiri tarafından takip edilmesi gereklilikten öte bir zorunluluk taşımaktadır.
Sarıveliler İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Stratejik Planı’nda yer alan faaliyetlerin gerçekleştirilmesine yönelik olarak sorumlu birimler, izleme ve değerlendirme amacıyla belirlenen periyotlarda değerlendirme sistemini uygulayarak planlama sürecinin zamanında değerlendirilmesine yardımcı olabilirler.
Tarih
Sorumlu Birim
Faaliyetin
Tanımı
Başarılı Oldu
Başarılı Olmadı
Gerçekleşen Sonuç
Başarısızlık Nedeni
Düşünceler
Tedbir
Tablo 30 : Faaliyet İzleme
YÖNTEM
Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan tüm bolümler belirlenen hedeflerin gerçekleşmesine yönelik yürütecekleri faaliyet ve projelerin izleme ve değerlendirme surecini oluşturur. Bu faaliyet ve projelerin performans göstergelerini belirler, faaliyet ve projelerin maliyetlerinin tespitini gerçekleştirerek bir örneğini Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Bölümüne teslim eder. Strateji Geliştirme Bolumu tüm bölümlerimize yönelik eğitim, danışmanlık ve koordinasyon hizmeti sağlar.
Performans Hedef Planı ve İzleme
PERFORMANS HEDEF PLANI VE İZLEME TABLOSU
STRATEJİK AMAÇ
FAALİYET ANA
SORUMLUSU
HEDEFLER
FAALİYETLER
FAALİYET
SORUMLUSU
KONTROL
PERİYODU
BAŞLAMA
VE BİTİŞ
SURESİ
MALİYET
PERFORMANS
KRİTERLERİ
Tablo 31: Performans Hedefi İzleme
Sarıveliler İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 2015-2019 Stratejik Planı İzleme ve Değerlendirme Modeli
Şekil 9 : Sarıveliler MEM İzleme ve Değerlendirme Modeli
KAYNAKÇA
DPT, AB Müktesebatına Uyum Programı (2007-2013), Ankara 2006
DPT, Bilgi Toplumu Stratejisi (2006-2010), Ankara.
DPT, Kamu idareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu (2. Surum), Ankara