Patrimoine Imprimes Specifications

3Le circuit des thèses à Montpellier

Deux circuits : ADUM pour l’UM1, l’UM2, l’ENSCM et Sup’Agro ; un circuit spécifique pour l’UPV. L’Adum est un portail géré par l’Association Contact. 

1.10Calendrier et procédures ADUM https://www.adum.fr/index.pl	UPV http://recherche.univ-montp3.fr/
Lors de l’inscription en doctorat
Inscription obligatoire dans l’ADUM => attestation d’inscription, à imprimer, et remettre à l’Ecole doctorale avec les autres documents administratifs. L’inscription dans l’Adum est validée lorsque l’inscription est achevée par l’Ecole doctorale. On peut mettre à jour les informations signalées dans l’Adum à tout moment. La fiche Adum représente un CV que des employeurs potentiels peuvent consulter. Une mise à jour soigneuse est donc recommandée à chaque réinscription.	Inscription dans l’ADUM non obligatoire, mais possible, et peut être utile, car le portail offre plusieurs services.
2 mois avant la soutenance : enregistrement de la soutenance
Enregistrement dans l’Adum de la date et des détails de la soutenance (noms et coordonnées des rapporteurs, membres du jury), projet professionnel, date de disponibilité pour un emploi. => Annexe A ou 1 – Proposition rapporteurs, à imprimer, faire signer par le directeur de thèse et par le directeur de l’école doctorale => Annexe B ou 2 - Proposition membres du jury "provisoire" » à imprimer et à remettre à l’école doctorale => Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signer, à remettre à l’école doctorale (récapitulatif mis à jour avec la date de soutenance)	Le directeur de thèse dépose au bureau des soutenances => la désignation des rapporteurs => la désignation des membres du jury
3 semaines avant la soutenance (au plus tard) : 1^er dépôt
Dépôt du ou des fichiers (en pdf) de la thèse Renseignement des informations sur la thèse (ou métadonnées : directeur(s) de thèse, rapporteurs, membres du jury, titre, mots clefs, résumé – 4000 caractères maximum espaces compris, en français et en anglais au minimum) et du contrat de diffusion (sur internet ou pas, droit de reproduction ou pas, période de confidentialité ou pas) => Annexe B - Proposition de membres du jury, imprimer, faire signer par le directeur de thèse, et par le directeur de l’école doctorale => Certificat de conformité avec la version de soutenance à imprimer en deux exemplaires, à signer => Contrat de diffusion à imprimer en deux exemplaires et à signer => Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signer Tous ces documents sont à remettre au secrétariat de l’école doctorale pour validation puis au service scolarité 3ème cycle de l’établissement pour l’accord final de soutenance	Dépôt d’un CDRom, contenant : - le ou les fichiers (en pdf) de la thèse - un fichier (en pdf ou rtf) présentant les informations sur la thèse (ou métadonnées : titre, mots clefs, résumé – 4000 caractères maximum espaces compris, en français et en anglais au minimum) Dépôt d’un exemplaire papier de la thèse (pour les membres du jury, pas de reliure spirale) Télécharger sur le site de la recherche => certificat de conformité qui atteste que le document électronique déposé est identique à la version transmise au jury, à imprimer en 2 exemplaires et signer => contrat de diffusion (sur internet ou pas, droit de reproduction ou pas, période de confidentialité ou pas), à imprimer en 2 exemplaires et signer Tout remettre au bureau des soutenances
3 mois maximum après la soutenance : 2^e dépôt
Dépôt du ou des fichiers définitifs (en pdf) de la thèse, avec les éventuelles corrections demandées ou recommandées par le jury => Attestation de dépôt, certificat de conformité avec la version de soutenance et les corrections éventuellement demandées par le jury à imprimer en deux exemplaires, signer et transmettre au service scolarité 3ème cycle de l’établissement qui pourra alors éditer l’attestation de diplôme dans l’attente du diplôme papier définitif signé par le rectorat et le chef d’établissement.	Dépôt d’un CDRom, contenant le ou les fichiers de la thèse (en pdf) et le fichier des métadonnées (en pdf ou rtf), si le jury a demandé ou recommandé des corrections. => certificat de conformité avec la version de soutenance et les corrections demandées par le jury, à imprimer en 2 exemplaires et à signer Tout remettre au bureau des soutenances. Si aucune correction n’a été demandée, ne remettre que le certificat de conformité en précisant explicitement que le premier dépôt est définitif.

1.11Précisions

1.11.1Un ou plusieurs fichiers ?

Déposer plusieurs fichiers si la version d’archivage (identique à la version de soutenance, avec les éventuelles modifications) est différente de la version de diffusion. La version de diffusion peut différer de la version d’archivage si le doctorant tient à protéger son fichier contre les copies (avec un logiciel de DRM), car le fichier d’archivage est impérativement un fichier ouvert et non protéger. Elle peut également différer si l’auteur n’a pas obtenu le droit de citer ou de reproduire certains éléments dans sa thèse (illustrations ou articles, par exemple). Les conditions dans lesquelles on peut ou ne peut pas diffuser ces éléments sont présentées par Agnès Robin dans son cours.

1.11.2Les contrats de diffusion

Une des caractéristiques de la procédure de dépôt des thèses est la forte contractualisation et l’importance de l’encadrement administratif qui va déboucher sur l’obtention du diplôme et la validation du document thèse.

La mise en ligne de la thèse sur le serveur de l’université doit faire l’objet d’un contrat de diffusion entre l’université et le doctorant.

Les universités rédigent leurs propres contrats en respectant les grandes lignes définies dans la charte des thèses.

Les objectifs sont détaillés en préambule : « faciliter l'accès au savoir, de favoriser les opportunités de contacts et d’échanges entre les auteurs de thèses et tous les membres des communautés scientifiques et de contribuer tant à la renommée de l'auteur qu'à celle du travail qu’il a réalisé dans le cadre de l’Université »

L’auteur prend l’engagement personnel que la version diffusée est compatible avec les droits de propriété intellectuelle. Le contrat engage aussi l’établissement.

Les principaux articles :

• 
  Article 3 "Droits conférés à l'université"
  

La diffusion sur l’extranet est rappelée comme allant de soi

Cession des droits de représentation et de reproduction nécessaire à la diffusion sur internet :

Permet au docteur d'étendre la diffusion de sa thèse sur internet, sachant que la diffusion intranet/extranet (réservée à la communauté universitaire de l'établissement de soutenance) est obligatoire (arrêté de 2006) et sera effective par défaut, sur le portail institutionnel BIU. La diffusion sur internet implique que l'auteur cède à l'établissement, au travers du contrat, le droit d'exploitation de son œuvre et en particulier son droit de représentation.

Cession des droits d’impression et de copie sur tous supports

Renvoie au droit de reproduction de l'œuvre qui sera consultée : en effet, l'auteur peut autoriser que la thèse soit consultable sur internet et, en même temps, refuser (ou autoriser) qu'on la réutilise ou qu'on l'exploite sous un autre support (photocopies, téléchargement...). Il est tout à fait libre de signifier qu'il ne souhaite pas accorder ce droit à l'établissement comme à toute personne consultant sa thèse. L'établissement (la bibliothèque) a l'obligation et signale effectivement (cf la notice de la thèse sur le portail BIU) si cette réutilisation est autorisée ou non. Cependant, s'il répond "non", et comme le précise le contrat de diffusion à l'article 3 : "il est entendu que l'auteur fera son affaire de la protection technique de son document". C'est-à-dire que  l'établissement / la bibliothèque ne procèdera à aucune manipulation technique pour empêcher la réutilisation. C'est en somme à l'auteur de verrouiller son pdf.

Rappel : Il ne faut en aucun cas verrouiller la version complète destinée à l'archivage, sous peine de le rendre impossible. C'est uniquement la version de diffusion qu'il faut verrouiller. C'est un cas qui justifie donc que le doctorant produise une version de diffusion. La version de diffusion qui sert à expurger la thèse des parties tendancieuses au niveau des droits d'auteur, parties que l'auteur n'est pas libre de diffuser sans autorisation ou sans condition , permet aussi de produire un document conforme à la version archivée mais

• 
  Art 4 : Clause de confidentialité
  

Tout ou partie d’une thèse peut être soumis à une clause de confidentialité. La demande de confidentialité peut émaner du doctorant lui-même ou de son jury. Le caractère confidentiel d’une thèse est établi par le Président ou le Directeur de l’établissement.

La thèse confidentielle n’est pas reproduite, et n’est pas communiquée. Le caractère confidentiel d'une thèse doit avoir une durée limitée (16 ans maximum) – et raisonnable proportionnées au motif. Les thèses confidentielles (et sa durée) sont signalées dans le Sudoc par la bibliothèque de l'établissement de soutenance. La mention de confidentialité est portée sur la notice descriptive du document. La diffusion ne sera effective qu’au terme de la période. >>Code du patrimoine, loi du 15 juill.2008

• 
  Art 5 : Remise de la thèse
  

Rappel des modalités : conformité du dépôt et possibilité d’une version de diffusion

• 
  Art 6 : Présentation
  

Les préconisations formelles de l’établissement à respecter (c’est une obligation et un engagement)

• 
  Art 8 : Non exclusivité
  

Le doctorant peut également mettre en ligne librement sa thèse sur une plate-forme d’archive ouverte, comme TEL et en disposer pour tout autre usage y compris de valorisation commerciale (ce qui n’est pas incompatible). L’auteur conserve tous ses droits.

• 
  Art 9 : Garantie d’éviction
  

Engagement fort de l’auteur sur le respect de la PI. L’établissement, que l’on peut considérer comme l’hébergeur de la thèse, n’est pas responsable au premier chef du contenu qu’il met en ligne (mais il y a bien co-responsabilité juridique du docteur et de l’établissement diffuseur)

• 
  Art 10 : La suspension de la diffusion par l’établissement au motif du caractère manifestement illicite du contenu de la thèse
  

• 
  Art 11 : Moyens techniques de diffusion
  

L’établissement s’engage à mettre en œuvre les moyens d’hébergement et de diffusion , sécurisés et fiables

• 
  Art 12 : Possibilité de désistement ou droit de retrait
  

Restriction du périmètre de diffusion à l’intranet ou révocation de l’autorisation de reproduction (en particulier dans le cas où un éditeur exigerait le retrait de la thèse d’internet). Possibilité d’élargir aussi le périmètre.

1.12Points de vigilance

La cession des droits de diffusion à l’établissement prévue au contrat n'est pas exclusive (l'auteur reste parfaitement maître de la diffusion de son œuvre et peut recourir à l’auto-archivage ou l’auto-publication sur un autre portail ou site). Elle n'est pas non plus définitive car l’auteur reste maître de décider, a posteriori, de modifier en le demandant formellement à l'établissement (par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception à l’Université, cf. Contrat - Art 12 : Désistement). Attention : cette décision ne peut pas intervenir entre le 1^er et le 2^d dépôt. La diffusion initiale de la thèse sera conforme aux termes du contrat de diffusion signé avant soutenance. Le 2^d dépôt dans l’ADUM ne s’accompagne pas d’une éventuelle modification des engagements pris par l’auteur avant soutenance.

Le jury et le président de l’établissement peuvent décider de restreindre le périmètre de diffusion choisi par le docteur à l’intranet/extranet (validé par le président de l’Université). En théorie, il est admis que cette décision est motivée par la qualité insuffisante de la thèse, indigne d’une diffusion si large. Dans les faits, il semblerait que la restriction décidée par le jury ne soit pas toujours liée à l’absence de qualité.

En dépit de ce qui a pu motiver le passage au numérique et des avantages de la diffusion internet, on fait le constat d’une proportion encore très importante de thèses intranet/extranet, toujours majoritaire dans certains établissements. Cela signifie, concrètement, que ces thèses ne sont accessibles que sur le campus de l’établissement ou à sa communauté universitaire. Elles ne pourront, en l’état actuel des choses, être diffusées à l’extérieur par le biais du prêt entre bibliothèques, comme c’était le cas avec les thèses imprimées. Les bibliothèques ont reçu, depuis le passage au dépôt électronique, de nombreuses demandes de PEB sur ces thèses, demandes auxquelles elles n’ont pu répondre. On peut craindre que ces thèses seront, par conséquent, moins connues, moins citées et que, paradoxalement, la primauté de certaines idées, approches ou hypothèses ne sera plus prise en considération si le contenu de ces thèses n’est pas publié rapidement sous une autre forme (livres, articles). Vaut-il mieux être ignoré que copié ?

A contrario, les thèses diffusées sur Internet ont une visibilité plus grande, et une audience amplifiée grâce à l’insertion de ces travaux (signalement et liens vers le texte intégral) au sein de portails internationaux ou d’autres plateformes de diffusion et d’archives ouvertes ou méta-catalogues (DART, OAIster).

1.13Implications et responsabilités des acteurs

Les interlocuteurs dans le cadre de la procédure administrative de soutenance de thèse :

• 
  L’Ecole doctorale
  
• 
  La direction de la recherche et des études doctorales de l’établissement (bureau ou service des thèses)
  
• 
  L’Association « Contact », qui administre l’ADUM (Annuaire des doctorants et docteurs des Ecoles Doctorales de l’Académie de Montpellier) : http://www.adum.fr/adum
  
• 
  La bibliothèque
  

Le circuit repose sur :

• 
  Doctorant : enregistrement auprès des ED et sur l’ADUM ; vérification des aspects juridiques / obtention des autorisations pour la réutilisation de ressources tiers ; édite les différents documents administratifs et contractuels établissant la cession des droits de diffusion à l’établissement, le choix périmètre de diffusion et licences d’utilisation ; puis il effectue les dépôts certifiés conformes de sa thèse sur l’ADUM ou auprès du secrétariat des écoles doctorales pour MON3 ;
  
• 
  Ecoles doctorales (toutes les ED des universités de Montpellier+Sup’Agro+ENSCM) : encadrement pédagogique et scientifique (formation, information); organisation de la soutenance, réception, contrôle et validation des dépôts
  
• 
  Services administratifs : sont chargés de l’organisation et suivi administratif – réception de l’attestation de conformité du dépôt définitif, enregistrement du procès verbal du jury et de la décision du président ; délivrance du diplôme
  

En termes de responsabilité :

• 
  En tant qu’auteur, le doctorant est responsable du contenu de sa thèse avant sa mise en ligne (notamment, garanties juridiques en vue de la diffusion).
  
• 
  La responsabilité de la validité et de la conformité du dépôt ainsi que du circuit administratif (délais, documents) relève des ED et des services administratifs.
  

La BU est un opérateur technique

• 
  Réception et contrôle technique du dépôt (info au 1^er dépôt, suivi, puis travail effectif à compter du 2^e dépôt)
  
• 
  Contrôle de cohérence des données et des documents reçus,
  
• 
  Contrôle de conformité technique des documents et de leurs métadonnées (forme et format) en vue de l’archivage comme de la diffusion
  
• 
  Garante de la qualité du référencement, archivage pérenne, et maintient l’infrastructure de la diffusion
  
• 
  Rôle de conseil, formation auprès des doctorants