Patrimoine Imprimes Specifications

4Document thèse : consignes formelles et préconisations techniques

1.14Principales consignes formelles pour le document

Récapitulées sur le site theses-en-ligne.fr (> Introduction > Un dispositif spécifique > La rédaction du document thèse)

Structure rédactionnelle conforme aux recommandations de l’établissement mais fortement inspirées de normes nationales :

• 
  prévue dans le Code de l’Education + engagement par contrat (art 6)
  
• 
  Norme AFNOR Z 41006 « présentation des thèses et documents assimilés »
  
• 
  Le Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l’usage des doctorants (ABES, 2007) (disponible dans theses-en-ligne.fr, ou sur le site de l’Abes : www.abes.fr > Thèses > espace pour les doctorants)
  

Les écoles doctorales de Montpellier et la DRED de l’UPV proposent également quelques guides :

• 
  Les préconisations spécifiques des écoles doctorales et de la DRED
  

• 
  Guide de l’UM2 à l’usage du candidat au doctorat pour la soutenance de thèse (http://www.univ-montp2.fr/images/fichiers_site/Direction-recherche/formation-ED/Guide_pour_la_soutenance_de_these.pdf )
  
• 
  Modèle page de titre UM3 (http://recherche.univ-montp3.fr/images/fichiers/Modele%20Page%20de%20titre%20191209.doc )
  

Mais pas de feuille de style unifiée.

Objectifs de ces consignes :

• 
  Assurer une certaine cohérence de présentation des thèses au plan national
  
• 
  Favorise une meilleure appréhension du document numérique, améliore son signalement et sa consultation en ligne
  

Noter que ces exigences concernent la version électronique de la thèse et la version imprimée fournie aux rapporteurs et au jury à l’UM3.

Elles doivent être respectées dès le premier dépôt électronique.

1.15Détail des consignes formelles

1.15.1Langue de rédaction

En langue française sauf exception de cotutelle internationale.

La rédaction en langue étrangère, souvent en anglais, est possible exceptionnellement ; le manuscrit en anglais doit être accompagné d’un long résumé « substantiel » en français de 10 pages au moins (voir 30p.) ; dans le cas de co-tutelle, si la thèse est en français, un résumé substantiel dans l’autre langue doit être également produit (UM3). Ce résumé doit être intégré à la thèse (il est préférable de ne pas en faire un fichier à part pour le dépôt).

1.15.2Structure générale

Pour le document numérique et la navigation, il est préférable de modifier l’ordre habituel (version papier) des parties du document.

Objectif : mettre le plus près possible des premières pages affichées du document numérique visualisé :

• 
  résumé, mots clés : ils ne sont plus sur une 4e de couverture
  
• 
  table des matières ou sommaire. On considère classiquement qu’un sommaire est moins précis qu’une table des matières. D’où une structure possible : sommaire en début de document et table des matières complète en fin de document
  

Éviter les pages blanches.

Ordre à respecter :

• 
  Page de titre
  
• 
  Pages liminaires
  
• 
  Table des matières complète (toutes les sections, annexes comprises avec numéros de page). La table des matières peut être suivie de tables particulières : tableaux, figures, illustrations…
  
• 
  Corps de la thèse
  
• 
  Annexes
  
• 
  Bibliographie (voir notamment le Guide pour la rédaction... §7 pour quelques exemples de présentation).
  
• 
  Tables et index spécifiques
  

Pour le corps du document :

• 
  Utiliser un en-tête et un pied de page
  
• 
  Numérotation des pages impérative, elle commence dès la page de titre et englobe la totalité des annexes
  
• 
  Interlignes simples
  
• 
  Texte justifié
  
• 
  Police : 12 points en moyenne, les plus utilisées = Times New Roman, Verdana ou Arial. Privilégier la lisibilité et la simplicité. Attention : pour la compatibilité entre les différents logiciels et la garantie à long terme de la lisibilité de votre document, il est conseillé d'utiliser des polices avec un encodage Unicode. C'est le cas pour les principales polices courantes mais c'est beaucoup plus délicat si vous devez utiliser des caractères spéciaux. La police Symbol de Word par exemple n'est pas Unicode, il est donc préférable de l'éviter. Vous trouverez sur la page « Caractères spéciaux » de l'Université de Lyon 2 quelques polices utiles et compatibles (grec, hébreu, chinois etc).
  

1.15.3La page de titre

Une 2ème page de titre peut figurer dans la version papier après la page de couverture.

Eléments obligatoires sur la page de titre :

• 
  le nom de l’établissement de soutenance (ou des établissements en cas de cotutelle)
  
• 
  le nom de l’école doctorale
  
• 
  l'intitulé et l'adresse de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée (éventuellement, pour UM1 notamment), selon les formes prescrites par l’établissement de soutenance⁶ ; sinon, après les résumés – mots clés pour UM2 et UM3)
  
• 
  le type de doctorat
  
• 
  la discipline (catégorie CNU si possible),
  
• 
  les noms et prénoms de l'auteur (avec les accents) : le nom patronymique, suivi éventuellement du nom d’usage, qu’il résulte du mariage ou de la filiation. Pour qu'il n'y ait pas de confusion possible entre les noms et prénoms de l'auteur, les noms sont en majuscules, les prénoms sont en minuscules
  
• 
  le titre de la thèse
  
• 
  les noms et prénoms du directeur de thèse. S'il y a deux directeurs, mentionner en premier le directeur principal. Pour les thèses soutenues en cotutelle, utiliser une barre oblique "/" pour séparer les deux directeurs de thèse ; noms en majuscules, prénoms en minuscules
  
• 
  la date de soutenance
  
• 
  composition du jury : les noms, prénoms, fonction des membres (noms en majuscules, prénoms en minuscules)
  

1.15.4 Les pages liminaires :

Les pages liminaires suivent la page de titre et précèdent la table des matières. Outre les éléments obligatoires ci-dessous, elles peuvent contenir une dédicace, une épigraphe, des remerciements.

 

Eléments obligatoires :

• 
  le résumé en français et en anglais. Les résumés doivent, chacun, comporter au maximum 1700 caractères, espaces compris. Il doit être précis et permettre de comprendre comment le  sujet est abordé. Il est distinct du résumé substantiel en français nécessaire dans le cas d’une thèse en cotutelle, si la langue de la thèse n’est pas le français ; le résumé en anglais permet un meilleur signalement de la thèse dans des bases de données internationales
  
• 
  le titre en anglais
  
• 
  les mots clés en français et en anglais. Le doctorant choisit les mots clés en fonction de la terminologie en vigueur dans sa discipline. La bibliothèque universitaire peut également aider l'auteur à les définir. Elle mettra les mots choisis par l’auteur en cohérence avec les vocabulaires en usage dans les catalogues collectifs (8 mots-clés possibles, précis et significatifs)
  
• 
  l'intitulé et l'adresse de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée, s’ils ne figurent pas en page de titre ; le nom de l'entreprise dans le cas d'un partenariat industriel.
  

1.16Préconisations techniques

Exigences techniques :

• 
  Un format pdf conforme et valide. Si vous utilisez Word ou OpenOffice, nous vous conseillons d'utiliser PDFCreator pour générer la forme PDF de vos versions (Téléchargez). Installé comme une imprimante, il est gratuit, s'utilise facilement et génère des PDF corrects / vérifier la conformité et la validité du fichier avec « FACILE » (facile.cines.fr): outil de validation Jhove 1,1 protocole de validation développé par l’Université de Harvard.
  

NB. : la garantie de l'archivage à long terme des documents numériques repose sur des préconisations techniques strictes du format PDF. Les bibliothèques assureront les conversions nécessaires à partir de votre version de diffusion. Pour que cela soit possible, le fichier PDF (d'archivage) que vous déposerez doit être "correct" : ce que font bien par défaut PDFCreator, l'éditeur PDF de Latex et celui du logiciel de traitement de texte sur Mac.

• 
  Poids : s’il dépasse les 50 MO (cf. 80MO : limite conseillée pour le dépôt sur TEL), préférer deux fichiers (thèse / annexes, par exemple)
  
• 
  Nommage des fichiers : [année]_[nom]_[type de fichier]
  

Ex. : « 2013_dupont_arch.pdf » , « 2013_dupont_diff .pdf»

• 
  « 2013_DUPONT_annnexes_arch.pdf »
  
• 
  Fichiers non sécurisés pour l’archivage : éviter d'appliquer des protections (interdiction de copie, de modification, protection par mot de passe etc) sur cette version. Dans certains cas, les bibliothèques prendront contact avec vous si elles rencontrent des problèmes à cette étape.
  

Recommandations :

• 
  Ne préparer vos fichiers pour le dépôt qu'au terme de votre rédaction : il est souvent plus pratique et efficace de travailler avec plusieurs fichiers (par chapitre par exemple), la fusion ne devant intervenir qu'au terme de la rédaction.
  
• 
  Mettre à jour sur le fichier final les éléments automatiques comme les tables (des matières, des illustrations) et les index. Cela suppose cependant que votre document soit 'stylé' (voir plus bas).
  
• 
  Ne générer la version de diffusion qu'à partir de la forme définitive de votre document. A la place des œuvres supprimées, indiquer explicitement "Œuvre non reproduite par respect du droit d'auteur" en conservant l'espace initiale pour ne pas trop modifier la pagination générale. Puis mettre à jour les tables et index.
  

1.17Les versions de la thèse

Comment se matérialise la version « partielle » de diffusion ?

Pour la version partielle de diffusion, certaines parties soumises à droits d’auteur ou confidentielles pour lesquelles le doctorant ne dispose pas des droits doivent être exclues ou apparaître sous une forme dégradée. Il est recommandé dans ce cas de substituer à l’image problématique une légende du type « Œuvre/schéma/photographie… non reproduite par respect du droit d’auteur ».

Dans la mesure du possible, conserver une pagination comparable entre les deux versions (archivage/diffusion) ainsi que la mise en page, les encadrés et la taille de l’emplacement initial.

Les figures sont numérotées, légendées ; elles portent nécessairement l’indication de la source. L’ensemble de ces éléments est repris dans la table des illustrations.

Exemple :

Lorsqu’il s’agit d’œuvres tiers mais aussi de travaux , d’articles publiés dont vous êtes auteurs ou co-auteurs, il convient de vérifier les termes du contrat passé avec l’éditeur ou, à défaut, les conditions imposées par les éditeurs pour la mise en ligne. On peut les trouver sur les sites suivants :

• 
  http://www.sherpa.ac.uk/romeo, qui recense la plupart des politiques pratiquées pour les principaux éditeurs (anglo-saxons surtout).
  
• 
  http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ et http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ pour les revues scientifiques espagnoles
  

Remarque : Les revues scientifiques et éditeurs commerciaux ne disposent que des droits que les auteurs leur ont cédés explicitement par contrat écrit.

Pour résumer (et c’est une conséquence développement de l’Open access…), dans de nombreux cas, le pdf éditeur, avec son logo et sa mise en forme, ne peut être utilisé librement par l’auteur. Mais, en général, sauf interdiction explicitement mentionnée dans le contrat, l'éditeur permet l'utilisation (au sein de la thèse pour une diffusion en ligne à partir d'une plateforme institutionnelle) du pre-print, c’est-a-dire de la dernière « version auteur » avant corrections et mise en forme (feuille de style) de l’éditeur - l'intervention des referees et de l'éditeur, ou le post-print (ie final draft post-refereeing).

Actuellement, 93% des revues autorisent l’auto-archivage dont 63% autorisent l’auto-archivage des post-prints. Dans Sherpa/RoMEO, les éditeurs qui acceptent le dépôt des pré-publications sont identifiés par les couleurs jaune et verte. Les éditeurs qui acceptent le dépôt des post-publications sont identifiés par les couleurs bleue et verte. Enfin, les éditeurs qui autorisent le dépôt des pré et post-publications sont dits "verts" ou "Green".

Si l’on se trouve dans ce cas général, il est donc conseillé de produire une version diffusable en substituant au pdf éditeur une version de l’article autorisé, sur le modèle présenté ici :

Ici, le pdf de l’article tel que publié chez Springer pour la version complète / le pré-print pour la version de diffusion

Mais il est possible de faire uniquement figurer le pré-print, auquel cas, s’il n’y a pas d’autres sujets de litige, une seule version complète de la thèse suffit.

En tout état de cause, en cas d’insertion d’une version diffusable de la ressource, il y a obligation de mentionner la source : L'éditeur, l'url de son site web, le DOI de l'article (Digital Object Identifier : numéro unique d'identification de la version électronique, du type 10.xxxx ), le périodique de publication (ou de soumission).

Autre exemple de très bonne pratique, la thèse de C. Leroy, soutenue en 2010 Montpellier 1 en biologie :

• 
  Version complète : article en collaboration avec 8 co-auteurs présenté sous la forme pdf éditeur (Cancer Research 2009)
  
• 
  Version partielle : à la place : le même article, dans sa version pré-print, déposé préalablement dans HAL (n°HAL, version1, date) + mention de la publication sous la forme suivante :
  

« Author manuscript, published in "Cancer Research 69, 6 (2009) 2279-86" DOI : 10.1158/0008-5472.CAN-08-2354 » (p. 91)

5Contacts et informations

1.18Contacts pour le depôt électronique

Les écoles doctorales et services des thèses pour les questions relatives à la conformité du dépôt et à la procédure administrative

Les bibliothèques pour les questions techniques (hors ADUM)

• 
  UM1 : [e-mail]
  
• 
  UM2 : [e-mail]
  
• 
  UM3 : [e-mail]
  
• 
  Montpellier Sup’Agro : [e-mail]
  
• 
  ENSCM : [e-mail]
  

1.19Documentation

Sur le dépôt électronique :

http://theses-en-ligne.fr: on y trouvera notamment les présentations des différentes formations assurées par la BIU et le collège doctoral.

Collège doctoral : http://collegedoctoral.pres-suddefrance.fr/

Adum : https://www.adum.fr/index.pl

Site de l’association Contact : http://www.contact.asso.fr/

Site de la recherche de l’Université Paul Valéry : http://recherche.univ-montp3.fr/

Sur l’Open access :

Webcast du CNRS des journées Open Access organisées par le consortium Couperin les 24 et 25 janvier 2013 à Paris, « Généraliser l'accès ouvert aux résultats de la recherche » : http://webcast.in2p3.fr/events-journees_open_access_couperin

Présentation de Jean-Pierre Lardy en mai 2011, à l’URFIST de Lyon (Université Lyon 1), OA Open Access - Accès libre (disponible sur http://urfist.univ-lyon1.fr/acces-libre-a-l-information-scientifique-et-technique-537336.kjsp?RH=1216648241909)

SWAN, Alma, The Open Access citation advantage: Studies and results to date. Technical Report, School of Electronics & Computer Science, University of Southampton, 2010 (disponible sur l’archive institutionnelle de l’Université de Southampton, http://eprints.soton.ac.uk/).

DOAJ - Directory of Open Access Journals, http://www.doaj.org

Free Medical Journals, http://www.freemedicaljournals.com

ROAR - Registry of Open Access Repositories, http://roar.eprints.org

OpenDOAR : Directory of academic open access repositories, http://www.opendoar.org

Oaister, http://oaister.worldcat.org

1^ La pré-publication ou preprint, désigne les versions d’un texte produit par un (des) auteur(s) avant acceptation par un comité de rédaction et par un comité de lecture (évaluation par les pairs). La post-publication ou postprint est la version publiée dans une revue d’un texte produit par un (des) auteur(s) après acceptation par un comité de lecture (évaluation par les pairs : peer review). On parle aussi du « postprint éditeur », version d'une publication avec la mise en page de l'éditeur.

2^ SWAN, Alma (2010) The Open Access citation advantage: Studies and results to date. Technical Report, School of Electronics & Computer Science, University of Southampton.

3^ Chiffres communiqués par Paul Thirion, directeur des bibliothèques de l’Université de Liège lors de la Journée de l’open access organisée par le consortium Couperin les 24-25 janvier 2013 (intervention disponible sur le webcast du CNRS : http://webcast.in2p3.fr/videos-politique_oa_d_un_etablissement_universitaire ).

4^ Pour la distinction entre plagiat et contrefaçon, voir l’intervention d’Agnès Robin, maître de conférences à l’Université Montpellier 1. La BIU emploie le terme de plagiat au sens courant, et qui inquiète le plus souvent les chercheurs : que d’autre qu’eux s’approprient le fruit de leurs recherches, en recopiant mot pour mot leurs textes (et réalisant ainsi une contrefaçon) ou en recopiant simplement leurs idées (s’exposant à la réprobation scientifique de leurs pairs, mais pas à des poursuites judiciaires).

5^ L’Université de Montréal est une des 4 universités de la ville de Montréal, avec l’Université du Québec à Montréal (UQAM), Concordia, McGill.

6^ Exemple : UNIVERSITE DE MONTPELLIER I

ECOLE DOCTORALE DROIT ET SCIENCE POLITIQUE

Centre d’Etudes Politiques de l’Europe Latine (CEPEL)-UMR 5112 (+ Adresse)

BIU Montpellier