PresentacióN 7 reglamentos generales 8

AUDITORÍA INTERNA

Reforma Organización de Unidad Auditoría Interna en el Registro Nacional, Nº 24070-J

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA Y EL MINISTRO DE JUSTICIA Y GRACIA

De conformidad con las atribuciones conferidas en los incisos 3) y 18) del artículo 140 de la Constitución Política, e inciso 2), acápite b) del artículo 28 de la Ley General de la Administración Pública. Considerando:

I .­Que mediante decreto ejecutivo No 21734 J del 16 de noviembre de 1992, se creó en el Registro Nacional, la Unidad de Auditoría Interna, que conforme con el artículo 1', es la encargada de evaluar con posterioridad a su ejecución y en forma independiente las operaciones contables, financieras, administrativa y de otra naturaleza de dicha Dependencia del Ministerio de Justicia.

II. Que la creación de la Unidad de Auditoría Interna en el Registro Nacional se debió al incremento considerable en el número de transacciones y el volumen de los recursos, tanto económicos como materiales, que se administra, acorde con la Norma N° 102 del Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización.

III.  Que precisamente, este incremento en el número de transacciones y el volumen de los recursos económicos como materiales que Reforma Organización de Unidad Auditoría Interna en Registro Nacional administra el Registro Nacional, requiere de una adecuada y efectiva evaluación posterior de las operaciones contables, financieras, administrativas y de cualquier otra naturaleza que ejecute el Registro Nacional, por lo cual, se hace necesario que la Unidad de Auditoría Interna del Registro Nacional, esté bajo una Dirección superior, ejerciendo sus funciones de conformidad con los lineamientos, directrices y políticas de la Dirección General de Auditoría del Ministerio de Justicia y Gracia. Por tanto, Decretan:

Artículo 1°.  Deróguese el decreto ejecutivo N° 21734 J del 16 de noviembre de 1992.

Artículo 2° Créase en el Registro Nacional una Unidad de Auditoría Interna encargada de evaluar en forma posterior los controles que lleva a cabo la administración, sean estos previos o concurrentes a la ejecución de las operaciones.

Artículo 3. ­La Unidad de Auditoría Interna del Registro Nacional será una dependencia de la Dirección General de Auditoría del Ministerio de Justicia y Gracia y se regulará de acuerdo con las disposiciones, normas, políticas, procedimientos y otros preceptos emitidos o que en el futuro emita, tanto la Dirección General de Auditoría de este Ministerio, como la Contraloría General de la República, en el ámbito de su competencia y que de manera general están contenidas en el Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría y el Manual para el Ejercicio de la Reforma Organización de Unidad Auditoría Interna en Registro Nacional Auditoría Interna en las Entidades y Órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República, así como por lo dispuesto por el decreto ejecutivo N° 17572 J del 29 de mayo de 1987.

Artículo 4° La Unidad de Auditoría Interna estará a cargo del Subauditor General de la Dirección General de Auditoría y como tal le corresponderá colaborar en la organización y planificación de las actividades de la Auditoría, supervisar al personal, coordinar los estudios que se realicen, revisar los informes de las intervenciones realizadas y presentarlos al Auditor para la revisión final y otras tareas afines al cargo, de acuerdo con el Manual de Organización Interna de esta Auditoría. La estructura orgánica de esta Unidad será acorde con las necesidades del Registro Nacional y en concordancia con los lineamientos que establezca la Dirección General de Auditoría del Ministerio de Justicia y Gracia.

Artículo 5° Con el fin de fortalecer y que esta unidad atienda adecuadamente las labores encomendadas, el Registro Nacional aportará a la Auditoría los recursos humanos necesarios, y el apoyo logístico en la consecución de sus objetivos, funciones y atribuciones.

Artículo 6° Rige a partir de su publicación

Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional

Publicado en La Gaceta del 30 de enero del 2008

REGISTRO NACIONAL

La Junta Administrativa del Registro Nacional mediante Acuerdo J492 tomado en Sesión Ordinaria Nº 37-2007, celebrada el 18 de octubre del 2007, aprueba el siguiente Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Registro Nacional.

LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

En uso de las facultades y atribuciones que le confiere los artículos 3º, inciso e) de la Ley de Creación del Registro Nacional Nº 5695 del 28 de mayo de 1975, la Ley General de la Administración Pública que es Ley Nº 6227 del 02 de mayo de 1978; la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 del 31 de julio del 2002; la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley Nº 7428 del 7 de septiembre de 1994; el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna en el Sector Público, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004; los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento de dichos cargos, publicados en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236 del 08 de diciembre del 2006; las Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Interna del Sector Pública, publicadas en La Gaceta Nº 235 del 08 de diciembre del 2006 y

Considerando:

I.—Que mediante la Ley de Creación del Registro Nacional, se crea la Junta Administrativa del Registro Nacional, con personalidad jurídica instrumental y con atribuciones para dictar reglamentos internos para el mejor funcionamiento de las diversas dependencias.

II.——Que con el decreto Nº 21734-J del 16 de noviembre del 1992, se crea la Auditoria Interna del Registro Nacional como una unidad asesora de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

III. —Que en La Gaceta Nº 136 del 15 de julio de 1998 fue publicado el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Registro Nacional, emitido con base en los “Lineamientos generales que deben observarse en la promulgación del reglamento de organización y funciones de las auditorías internas de las entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República”, publicados en La Gaceta N° 14 del 21 de enero de 1988.

IV.—Que el marco legal que rige la actividad de la Auditoría Interna ha tenido cambios significativos desde la emisión de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República del 7 de septiembre de 1994, y fundamentalmente con la emisión de la Ley General de Control Interno, del 31 de julio del 2002, así como con el Manual de Normas Generales de Control Interno emitido por la Contraloría General de la República, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 107 del 5 de junio del 2002 y, más recientemente, con la promulgación de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 del 6 de octubre de 2004, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 212 del 29 de octubre del 2004.

V.—Que acorde con este nuevo marco legal, la Contraloría General de la República emitió el Manual de Normas Generales de Auditoria, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236 del 08 de diciembre del 2006 y el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 246 del 16 de diciembre del 2004.

VI.—Que el inciso h) del articulo 22 de la Ley General de Control Interno, establece literalmente como parte de las competencias de la Auditoría Interna el “Mantener debidamente actualizado el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna.”

VII.—Que la Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno institucional y del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme el marco legal y técnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario que disponga de un Reglamento de Organización y Funcionamiento actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.

VIII.—Que la elaboración del presente reglamento se realizó conforme lo establecido en la resolución R-CO-93-2006 del 17 de noviembre de 2006; de la Contraloría General de la República (Directrices Generales relativas al Reglamento de la Organización y Funcionamiento de las Auditorias Internas del Sector Público D-2-2006-CO-DFOE-DAGJ).

IX.—Que de acuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.

X.—Que la Contraloría General de la República, mediante oficio DAGJ-1462-2007, dio su aprobación al presente Reglamento. Por tanto,

Emite el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL REGISTRO NACIONAL

Presentación

En este Reglamento se establecen los lineamientos para la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional, incorporando la normativa que rige el accionar de las auditorías internas en el sector público, según las directrices dictadas por la Contraloría General de la República, la Ley General de Control Interno y demás normas jurídicas aplicables al quehacer de las auditorías internas.

El Reglamento está estructurado en cuatro títulos, el primer titulo se refiere a disposiciones generales sobre el objetivo, el ámbito de aplicación y la actualización del reglamento.

El segundo título contiene aspectos relativos a la organización de la Auditoría Interna y consta de siete capítulos. El primero de ellos trata sobre el concepto de auditoría y de las regulaciones aplicables en el desarrollo de su actividad; el segundo se refiere a la independencia y objetividad; el tercero sobre la ubicación y estructura organizativa, el cuarto sobre el Auditor Interno y el Subauditor Interno, el quinto sobre el personal de la Auditoría Interna, el sexto sobre el ámbito de acción y el sétimo sobre las relaciones y coordinaciones con otras áreas de la organización.

El tercer título regula aspectos relativos a la función de la Auditoría Interna del Registro Nacional. Consta de cuatro capítulos: el primero establece las competencias de la Auditoría Interna; el segundo los deberes; el tercero las potestades de sus funcionarios y el cuarto otros aspectos relativos a su funcionamiento, tales como: los servicios que brinda la Auditoría Interna, lo concerniente a la comunicación de resultados, la aceptación y el seguimiento a la aplicación de las disposiciones y recomendaciones que surgen de los servicios que brinda la Auditoría y atención de denuncias.

El cuarto título dispone los aspectos sobre las disposiciones finales de la reglamentación.

TÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º—El presente Reglamento, en forma conjunta con las leyes atinentes y otra normativa emitida por la Contraloría General de la República, regula las actividades de la Auditoria Interna del Registro Nacional, su organización, objetivos, funciones y atribuciones. Todo lo anterior con el propósito de que su actividad coadyuve al éxito de la labor institucional, en aras de la legalidad y efectividad en el manejo de los fondos públicos involucrados en su gestión.

Artículo 2º—Para los efectos de este Reglamento, se entenderán los siguientes términos:

a) Registro: Registro Nacional

b) Junta: Junta Administrativa, órgano Colegiado, máxima autoridad jerárquica del Registro Nacional

c) Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.

d) Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares subordinados, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley 8292 “Ley General de Control Interno”.

e) Asesoría: Consiste en proveer al jerarca criterios, opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones.

f) Auditoría o Auditoría Interna: Auditoría Interna del Registro Nacional que dentro de la organización funcional corresponde a la Unidad a que se refiere el artículo 20 de la ,Ley General de Control Interno.

g) Auditor (a) Interno (a): Auditor Interno del Registro Nacional.

h) Competencias: Atribución legítima para el conocimiento o resolución de un asunto conjunto de actividades, labores o asignaciones asignadas por la normativa a la Auditoría Interna.

i) Conflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe regalos, dádivas, comisiones o gratificaciones, o participa en alguna situación que se contrapone a su cargo y con ello puedan afectar su integridad e independencia.

j) Contraloría: Contraloría General de la República.

k) Cuidado profesional: Propósito de realizar las cosas bien, con toda integridad y responsabilidad en el desempleo de sus funciones, estableciendo una adecuada supervisión y control en la labor que realice.

l) Fiscalizar: Actividad que verifica el cumplimiento de determinadas actividades o funciones realizadas por otros.

m) Independencia: Libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión funcional y de criterio con respecto al jerarca y a los demás órganos de la administración activa.

n) Objetividad: Mantenimiento de una actitud imparcial por parte del auditor, en el desarrollo de las funciones de su competencia, para ello debe gozar de total independencia en sus relaciones, no debe permitir ningún tipo de influencia o prejuicio.

o) Titular subordinado: Funcionario de la Administración Activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

p) Universo auditable: Es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado proceso.

q) Subauditor (a) Interno (a): Subauditor (a) Interno (a) del Registro Nacional.

r) Manual de Auditoría del Registro Nacional: Documentos referentes a procedimientos, estructura organizativa, funciones y demás disposiciones aplicables a la Auditoría Interna del Registro Nacional.

Artículo 3º—El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna del Registro Nacional y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa en la materia que les resulte aplicable.

Articulo 4º—A efecto de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, el Auditor Interno y la Junta Administrativa podrán proponer las modificaciones que estimen necesarias.

En el proceso de actualización del Reglamento, en el trámite de aprobación, tanto interna como externa, así como en la resolución de conflictos entre el Auditor Interno y el Jerarca sobre el contenido propuesto, se aplicarán las directrices generales relativas al reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del sector público, promulgadas por la Contraloría General de la República y las que en un futuro emita ese Ente Fiscalizador.

Una vez aprobado por el Jerarca y previa aprobación por parte de la Contraloría General de la República, el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna del Registro Nacional se deberá publicar en el Diario Oficial La Gaceta y además, la Administración y la Auditoría Interna lo divulgarán en el ámbito institucional.

TÍTULO II

De la organización de la auditoría interna

CAPÍTULO I

Concepto de auditoría interna

Artículo 5º—La Auditoría Interna es un órgano institucional del Registro Nacional, con dependencia orgánica de la Junta Administrativa. Realiza su actividad en forma independiente y objetiva, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional, orientado a validar y proponer mejoras sobre la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección y de esta manera, coadyuva al éxito de la gestión institucional y a que se alcancen los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Brindar confiabilidad y oportunidad a la información.

c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Artículo 6º—La Auditoría Interna se regula fundamentalmente por el siguiente marco normativo: la Ley General de Control Interno y su Reglamento, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento, Ley General de la Administración Pública, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131, Manual de Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización, el Manual de Normas Generales de Auditoría, el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, el presente reglamento y sus disposiciones y en cualesquiera otras disposiciones, directrices, lineamientos, políticas y procedimientos dictados por la Contraloría General de la República, así como la normativa que en un futuro establezca el Órgano Contralor en el ámbito de su competencia.

CAPÍTULO II

Independencia y objetividad

Artículo 7º—La actividad de Auditoría Interna debe ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto de la Junta Administrativa y de los demás órganos de la administración activa. Al determinar la planificación y sus modificaciones, al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados, se requiere objetividad e imparcialidad en la labor efectuada por la Auditoría Interna. Las conclusiones de los dictámenes e informes realizados, deberán ser exactos y objetivos y por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas de auditoría.

Artículo 8º—En adición a lo establecido en cuanto a prohibiciones en el Estatuto de Servicio Civil, en la Ley General de Control Interno y en las demás leyes específicas, el Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer su función con una actitud mental independiente y objetiva, evitar conflictos de intereses y proteger su independencia, por lo que:

a) No podrán ser empleados ni ejercer funciones o realizar actuaciones de administración activa en ninguna otra unidad administrativa del Registro Nacional, salvo las necesarias para cumplir su competencia.

b) No podrán ser miembros de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares, ni formar parte de órganos directores de procedimientos administrativos, de conformidad con las disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de Control Interno y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

c) No podrán auditar operaciones, unidades, áreas, proyectos o programas, de las cuales fueron responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otro tipo de relación, antes de su nombramiento en la Auditoría Interna.

d) En todas las cuestiones relacionadas con su labor, su independencia no debe verse afectada por intereses personales o externos o por relaciones personales o financieras que provoquen conflictos de lealtades o de intereses.

e) Deben abstenerse de auditar cualquier asunto en el cual tenga algún interés personal o familiar, directo o indirecto, así como alguna actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles con su función auditora.

f) Deben mantener la neutralidad política, tanto en el ámbito público como privado. No podrán participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades.

g) Deben evitar relaciones de índole sentimental, de negocios o de cualquier otra naturaleza con personal del Registro Nacional y otras personas, que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar o que puedan afectar su independencia o la imagen de la Auditoría Interna.

h) No deben utilizar su cargo oficial con propósitos privados.

i) Deberán evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia. Si la independencia y objetividad se viesen comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer a la Junta Administrativa y demás partes involucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito.

j) Deberán proteger su independencia rechazando regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

k) No deberán revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución.

l) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.

Artículo 9º—El Auditor Interno deberá establecer medidas formales para controlar y administrar otras situaciones de impedimento sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.

Artículo 10.—El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna deben velar porque no se presenten conflictos de intereses al asesorar o prestar servicios distintos de la fiscalización a la Entidad, y que dichos servicios o asesoramiento no incluyan responsabilidades o facultades de gestión, que debe continuar desempeñando la Administración.

Artículo 11.—De conformidad con lo establecido en las normas de auditoría y directrices referente a los principios y enunciados éticos aplicables a la Auditoría Interna en el Sector Público, cuando existan factores que puedan comprometer su independencia y objetividad, o exista algún tipo de conflicto de intereses, el Auditor Interno deberá informarlo a la Junta Administrativa. En el caso de que las limitaciones sean aplicables al Subauditor o a los demás funcionarios de Auditoria, la situación deberá hacerse del conocimiento del Auditor Interno.

Artículo 12.—Con las excepciones de ley, el personal de la Auditoria Interna debe mantener confidencialidad respecto de la información que se les haya suministrado para el ejercicio de su trabajo o que hayan conocido con ocasión de éste.

Artículo 13.—Cuando la Junta Administrativa lo requiera, el Auditor Interno asistirá a las sesiones de Junta, con voz pero sin voto, haciendo constar cuando lo estime necesario, sus opiniones sobre los asuntos que se debaten.

La participación del Auditor Interno en las sesiones de Junta Administrativa será conforme con su responsabilidad de asesor en asuntos propios de su competencia o para la presentación de temas relativos a la administración y funcionamiento de la Auditoría Interna, según lo establecen la normativa y criterios emitidos por la Contraloría General de la República.

Artículo 14.—El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los funcionarios de la Auditoria no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa. En caso de requerirse por parte de la Junta Administrativa, y previa coordinación con el Auditor Interno, su participación será exclusivamente en función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente. Lo anterior, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.

CAPÍTULO III

Ubicación y estructura organizativa

Artículo 15.—La ubicación de la Auditoria Interna dentro de la estructura institucional, corresponde a la de un órgano de muy alto nivel, el cual funcionará bajo la responsabilidad y dirección del Auditor Interno.

La Auditoría Interna contará con un Subauditor Interno, quien apoyará al Auditor Interno en el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las labores que éste le asigne y lo suplirá en sus ausencias temporales con todas sus atribuciones.

Artículo 16.—La Auditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el Auditor Interno, a quien le corresponderá proponer la estructura organizativa y funcional requerida para el cumplimiento de sus fines, considerando, entre otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnicas jurídicas, así como las políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República. Además, la Auditoría Interna desarrollará su actividad conforme lo dispuesto en el presente reglamento de organización y funcionamiento.

Artículo 17.—Orgánicamente, el Auditor y el Subauditor Internos dependerán de la Junta Administrativa, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables.

Los demás funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del Registro Nacional.

Las regulaciones de tipo administrativo que establezca la Junta Administrativa, no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor y el Subauditor Interno y su personal; en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo correspondiente.

Artículo 18.—La Auditoría Interna estará conformada por tres departamentos, con responsabilidad totalmente definida, los que al mismo tiempo tendrán su estructura orgánica conforme los lineamientos de la organización del Registro Nacional. Cada uno de estos departamentos estará a cargo de un supervisor.

Los tres departamentos antes indicados tendrán las funciones generales que se establecen a continuación, sin perjuicio de cualesquiera otras labores que le sean encomendadas de manera específica en el Manual de Auditoría Interna del Registro Nacional, en el cual se definirán los aspectos operativos de su actividad, de acuerdo con lo regulado en el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público emitido por la Contraloría General de la República y demás normativa técnica que establezca ese órgano Contralor:

a) Auditoría Financiera: Le corresponderá llevar a cabo auditorías financieras que estarán encaminadas fundamentalmente a verificar la razonabilidad de los estados financieros, evaluar los controles internos contables y a determinar el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

b) Auditoría Operativa: Le corresponderá fundamentalmente evaluar el grado de eficiencia y eficacia en la organización; así como determinar el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes y el logro de las metas y objetivos propuestos.

c) Auditoria de Sistemas: Le corresponderá evaluar el grado de eficiencia, eficacia y seguridad que presentan los recursos informáticos de la Institución.

Artículo 19.—De conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, la Junta Administrativa asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para cubrir necesidades propias y directas de la Auditoria Interna en el cumplimiento de su gestión.

De presentarse serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoria Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante la Junta Administrativa, para su oportuna atención.

Cuando el Auditor Interno demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar a la Junta Administrativa del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

Artículo 20.—Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las disposiciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

Artículo 21.—Para la adecuada asignación y disposición de los recursos, la Auditoría Interna formulará su presupuesto de manera técnica y profesional, de conformidad con su plan de trabajo anual. Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación de la Junta Administrativa, quien valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables.

La Auditoría Interna ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo.

Artículo 22.—Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponde garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoria Interna.

CAPÍTULO IV

Del auditor y el subauditor internos

Artículo 23.—La Junta Administrativa realizará el nombramiento del Auditor Interno y del Subauditor Interno por tiempo indefinido y con una jornada laboral de tiempo completo, aplicando en el proceso lo dispuesto tanto en el articulo 31 de la Ley General de Control Interno como en los lineamientos emitidos o que en el futuro emita la Contraloría General de la República sobre esta materia.

Ambos funcionarios dependerán orgánicamente de la Junta Administrativa y pertenecerán al nivel jerárquico de alto nivel del Registro Nacional.

Artículo 24.—EI Auditor y el Subauditor Internos serán profesionales altamente capacitados en materia de auditoría, que reúnan los conocimientos, experiencia, actitudes, aptitudes, habilidades para administrar la Auditoría Interna.

Artículo 25.—Los nombramientos del Auditor y el Subauditor Internos se realizarán por concurso público promovido por el Registro Nacional. En el proceso de reclutamiento y selección se establecerán los requisitos y las pruebas necesarias para asegurar la selección de los candidatos idóneos para ocupar los puestos, siguiendo los lineamientos sobre los requisitos y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos, emitidos por la Contraloría General de la República, sin perjuicio de que previo al inicio del proceso de selección, la Junta Administrativa incorpore requisitos adicionales a los manuales de cargos, con el fin de garantizar la capacidad, experiencia e idoneidad del Auditor y Subauditor Internos, en razón de la naturaleza de la institución y la complejidad de sus funciones. En forma supletoria se aplicarán los trámites y procedimientos establecidos por la Administración, en la medida en que no resulten contrarios con los lineamientos antes indicados.

Cuando se trate de la contratación del Subauditor Interno, la Junta Administrativa tomará en cuenta el criterio no vinculante del Auditor Interno, respecto de las valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como idóneos para el cargo.

Artículo 26.—EI Auditor y el Subauditor Internos sólo podrán ser suspendidos o removidos del cargo por justa causa, conforme la aplicación de las disposiciones del artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los lineamientos sobre la garantía de inamovilidad de los auditores y subauditores internos emitidos por ese Órgano Contralor.

La decisión de suspensión o destitución deberá ser emanada por la Junta Administrativa, quien deberá respetar el debido proceso mediante la apertura de un expediente que le de al funcionario, la oportunidad suficiente de audiencia y defensa. De previo a emitir el acto final, la Administración deberá contar con el dictamen favorable de la Contraloría General de la República.

Artículo 27.—Los puestos de Auditor y Subauditor Internos tienen un carácter estratégico, en consecuencia, quienes los ocupen deberán llevar a cabo funciones de planeación, organización, dirección, supervisión, coordinación y de control propias de los procesos técnicos y administrativos de la Auditoría Interna. En su gestión deberán observar las respectivas funciones establecidas en el Manual Institucional de Clases de Puestos del Registro Nacional, las cuales serán definidas de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República. El Auditor asignará las funciones al Subauditor Interno, de conformidad con lo previsto en el manual indicado.

Ambos funcionarios serán los encargados de la Auditoria Interna y son los responsables finales del logro de sus objetivos, por lo que requieren compromiso con las políticas y directrices emanadas del nivel superior, y lealtad absoluta hacia la Institución y sus valores. Cumplirán sus funciones con pericia y debido cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y vigilarán porque su personal responda de igual manera.

El Auditor Interno responderá ante la Junta Administrativa por su gestión. El Subauditor Interno responderá por su gestión ante el Auditor Interno; y ante la Junta Administrativa cuando sustituya al Auditor Interno en sus ausencias temporales.

El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública.

Artículo 28.—Sin perjuicio de lo establecido en otros artículos de este reglamento, en la Ley General de Control Interno y lo dispuesto en materia de Auditoría Interna por parte de la Contraloría General de la República, el Auditor Interno tendrá las siguientes obligaciones o responsabilidades:

a) El cargo de Auditor Interno ostenta el máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna.

b) Le corresponde la dirección superior y administración de la Auditoría Interna; para ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.

c) Le corresponde formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el articulo 4 de este Reglamento, así como cumplir y hacer cumplir sus disposiciones.

d) Sus funciones tienen características de orden sustantivo y estratégico, en la definición, implementación, dirección, evaluación, actualización y mejora constante de la calidad de los procesos, políticas, procedimientos, prácticas, productos y servicios requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias.

e) Formular los criterios mínimos que se tomarán en cuenta para establecer, mantener y divulgar un programa de aseguramiento continuo de calidad y mejora de todos los aspectos de la Auditoría Interna, incluida la aplicación de la normativa jurídica y técnica pertinente.

f) El Auditor Interno será responsable de implantar una adecuada gestión de supervisión,, por lo que deberá propiciar que los esfuerzos relacionados con ésta, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la unidad, de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del mejoramiento de su calidad y de la generación del valor agregado tanto de los procesos como de los productos y servicios finales del trabajo de la Auditoría Interna.

g) Corresponde al Auditor Interno administrar su personal (planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.

h) Es el líder y rector del proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto le corresponde definir y mantener actualizadas la visión, la misión y las principales políticas que rigen el accionar de la Auditoría Interna, sus objetivos, sus valores fundamentales y su proyección. El Auditor Interno pondrá en práctica y liderará el proceso de planificación estratégica de la Auditoria Interna y presentará el Plan Estratégico formalmente a la Junta Administrativa, de conformidad con la normativa legal y técnica.

Asimismo definirá y documentará la planificación de corto plazo mediante un Plan de Auditoría Anual, congruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y técnica pertinente, a fin de asegurar el desarrollo de sus procesos con alta calidad, basados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo del Registro Nacional y los riesgos relacionados con su accionar.

i) Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas administrativas de acceso y custodia de la documentación, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial, como lo establecido en el artículo 6º de la Ley General de Control Interno N° 8292 y el artículo 8° de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

j) Presentar anualmente a conocimiento de la Junta Administrativa, el plan de labores, congruente con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios especiales que se realizarán a solicitud de la Junta Administrativa o de entes fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre los resultados de esos servicios, todo de conformidad con los lineamientos dictados por la Contraloría General de la República.

k) Presentar el informe anual de labores a conocimiento de la Junta Administrativa, según lo establecido en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno; así como rendir informes periódicos sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna y de rendición de cuentas sobre el uso de los recursos de fiscalización.

l) Proponer a la Junta Administrativa oportuna y debidamente justificados los requerimientos de recursos para cumplir el plan, incluidas las necesidades administrativas de la Unidad.

m) Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas, tanto institucionales como de la Auditoría Interna, que les sean aplicables.

n) Definir, establecer e implantar las medidas necesarias para el manejo de las relaciones y coordinaciones con la Junta Administrativa, los titulares subordinados y otras instancias internas y externas de la Institución.

o) Establecer y mantener actualizado el Código de Ética, cuyos enunciados deberán observar los funcionarios de la Auditoría al conducirse en sus distintas relaciones internas y externas.

Artículo 29.—Cuando se ausentare temporalmente el Auditor Interno, por un plazo que no exceda de tres meses, la Junta Administrativa recargará las funciones en el Subauditor Interno. Para efectos de proceder a ese recargo no se requerirá de la autorización de la Contraloría General de la República. En caso que la Junta Administrativa requiera nombrar al Auditor Interno Interino dentro de ese periodo, se seguirán los trámites de autorización establecidos por la Contraloría General de la República.

Cuando se ausentare temporalmente el Subauditor Interno, la Junta Administrativa podrá recargar hasta por tres meses sus funciones en otro funcionario idóneo de la Auditoría Interna, sin que para ello se requiera autorización del órgano Contralor. En caso de requerirse nombrar en forma interina un Subauditor dentro de ese mismo plazo, deberá realizarse el nombramiento con previa autorización de la Contraloría General de la República, siguiendo los lineamientos establecidos por ese órgano Fiscalizador. Hechos los nombramientos interinos correspondientes, cesarán los recargos efectuados.

Artículo 30.—Cuando el Auditor Interno se ausentare de modo definitivo, el Subauditor Interno asumirá las funciones de éste. Dentro de un plazo máximo de tres meses, la Junta Administrativa deberá nombrar al Auditor Interno, ya sea de manera interina o a plazo indefinido, previa autorización de la Contraloría General de la República, de conformidad con los lineamientos establecidos por el Órgano Contralor.

En el caso de que la ausencia en forma definitiva fuera la del Subauditor Interno, igualmente la Junta Administrativa podrá recargar sus funciones en un funcionario idóneo de la Auditoría hasta por un plazo de tres meses y dentro de ese mismo plazo deberá realizar el nombramiento interino o por plazo indefinido conforme a los requisitos señalados en los lineamientos de la Contraloría General de la República. Para la selección del funcionario idóneo, la Junta Administrativa tomará en cuenta el criterio no vinculante del Auditor Interno.

CAPÍTULO V

Del personal de la auditoría interna

Artículo 31.—El Auditor Interno actuará como jefe de su unidad y en esa condición ejercerá todas las funciones que le son propias en la administración de personal, de tal forma que deberá contarse con su autorización para nombramientos, traslado, reasignación, suspensión, remoción, promoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, todo de acuerdo con el marco jurídico que en la materia rige en el Registro Nacional. La disminución de plazas por movilidad laboral deberá ser previamente autorizada por el Auditor Interno.

Artículo 32.—El Auditor Interno propondrá a la Junta Administrativa la creación de las plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del Plan Anual de la Auditoría y, en general, para el buen funcionamiento de su unidad, todo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.

Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna deberán considerar, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la institución.

Las vacantes que se presenten en los puestos de la auditoría interna, deberán llenarse en los plazos establecidos por la Ley de Control Interno.

Artículo 33.—Colectivamente, el personal de la Auditoría Interna deberá poseer suficiente conocimiento en auditoría, contabilidad, administración, tecnología, materias y marco legal relacionado con la Administración Pública y el Registro Nacional, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

Artículo 34.—La información que el Auditor Interno, Subauditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones será estrictamente confidencial. Esta confidencialidad no se aplicará ante:

a) Solicitudes o requerimientos de la Contraloría General de República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora.

b) Solicitudes o requerimientos de la Junta Administrativa ni cuando haya solicitud expresa de autoridad competente.

c) Solicitudes o requerimientos de información de la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 y el inciso h) del artículo 32 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 35.—Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda de índole penal, el Registro Nacional gestionará tanto el apoyo técnico como el jurídico y representación con la Procuraduría General de la República, competente para determinar si por la naturaleza del caso, este amerita o no, la representación estatal; todo de conformidad con el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 36.—El Auditor Interno, el Subauditor Interno y el personal de la Auditoría Interna, deberá mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la auditoría interna, entre otros, los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

CAPÍTULO VI

Ámbito de acción de la auditoría interna

Artículo 37.—La Auditoría Interna cumplirá su función en relación con los fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del Registro Nacional, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de la competencia del Registro Nacional.

Esa función podrá ejercerla directamente, por medio de unidades descentralizadas de Auditoría Interna o por medio de la contratación de servicios externos.

Artículo 38.—Es obligación del Auditor Interno definir y mantener actualizado en el Manual de Auditoría del Registro Nacional, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la Auditoría Interna.

CAPÍTULO VII

Relaciones y coordinación

Artículo 39.—La Auditoría Interna mantendrá relaciones y coordinaciones con la Junta Administrativa, la Dirección General, con los titulares subordinados y otras instancias internas y externas, fundamentalmente con la Contraloría General de la República, Instituciones de Control y fiscalización, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General, denunciantes y otras pertinentes.

Artículo 40.—Corresponderá al Auditor Interno administrar esas relaciones y regular las de los demás funcionarios de la Auditoria Interna con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional, a fin de que se realicen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Artículo 41.—EI Auditor Interno tendrá la facultad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme a ley correspondan y en el ámbito de sus competencias. Lo anterior, sin perjuicio de la coordinación interna requerida y sin que ello implique limitación alguna para la efectiva actuación de la Auditoria Interna.

Artículo 42.—EI Auditor Interno deberá establecer mecanismos de coordinación para que el Departamento Financiero mantenga registros separados del monto del presupuesto institucional asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados para la misma.

Artículo 43.—La Asesoría Jurídica del Registro Nacional deberá brindar el oportuno y efectivo servicio de asesoría a la Auditoría Interna, mediante los estudios jurídicos que ésta requiera, a fin de que establezca adecuadamente su ámbito de acción y atienda sus necesidades de orden jurídico que demande el ejercicio de sus potestades, conforme lo estipula el Artículo 33, Inciso c) de la Ley General de Control Interno Nº 8292.

Artículo 44.—El Auditor Interno deberá obtener asesoramiento y ayuda competente, en caso de que el personal de la Auditoría Interna carezca de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para llevar a cabo los trabajos y cumplir apropiadamente con su labor asesora. Para suplir esas necesidades, en apoyo a las auditorias que realice, podrá incorporar profesionales y técnicos de diferentes disciplinas, sean funcionarios o no del Registro Nacional, para que lleven a cabo labores de su especialidad, a través de los procedimientos legales correspondientes.

TÍTULO III

Del funcionamiento de la auditoría interna

CAPÍTULO I

Competencias de la auditoría interna

Artículo 45.—La Auditoría Interna en respaldo a su actuación y eco del principio de legalidad, enlista a continuación la normativa que le asigna competencias:

a) Ley General de Control Interno Nº 8292.

b) Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428.

c) Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos.

d) Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.

e) Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.

f) Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

g) Manual de Normas Técnicas sobre Presupuesto que deben observar las entidades, órganos descentralizados, unidades desconcentradas y municipalidades, sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República.

h) Directrices para el fortalecimiento del control en la Gestión Pública.

i) Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditoría Interna y servidores públicos en general.

j) Directrices generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorías Internas del Sector Público.

k) Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de Auditor y Subauditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento de dichos cargos.

l) Lineamientos sobre la garantía de inamovilidad de los Auditores y Subauditores internos regulada en el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

m) Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión.

Otras normas de aplicación general:

a) Constitución Política de la República de Costa Rica

b) Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº 8131 y su Reglamento.

c) Ley General de la Administración Pública

d) Ley del Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento.

e) Ley de Creación del Registro Nacional y sus reformas.

f) Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

g) Ley para el Equilibrio Financiero del Sector Público.

h) Código de Trabajo.

i) Todas las demás Leyes y Reglamentos que regulen la actividad del Registro Nacional.

CAPÍTULO II

Deberes de la auditoría interna

Artículo 46.—De conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno, el Auditor Interno, el Subauditor Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna tendrán los siguientes deberes:

1) Cumplir las competencias asignadas por ley.

2) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

3) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de las competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.

4) Administrar de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.

5) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoria que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funciones institucionales.

6) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.

7) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el articulo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

8) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del articulo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información.

9) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.

Artículo 47.—Para el cumplimiento de los deberes establecidos para la Auditoría Interna, en el articulo 32 de la Ley General de Control Interno, la Auditoría Interna tendrá las siguientes funciones:

a) Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.

b) Practicar auditorías o estudios de auditoría en cualquier unidad administrativa u operativa del Registro Nacional, en el momento que considere oportuno, con base en su plan de auditoría, de acuerdo con las prioridades del caso cuando medie petición de la Junta Administrativa, la Dirección General, la Contraloría General de la República, por denuncia de terceros o de oficio.

c) Verificar que estén protegidos los intereses de la institución, concentrando sus esfuerzos en las áreas de más alto riesgo; señalar las debilidades de control interno y las recomendaciones que estime pertinentes para proporcionar las bases para una acción correctiva adecuada, con el fin de apoyar a la administración en el cumplimiento de sus objetivos y metas.

d) Asesorar a la Junta Administrativa a su solicitud, en materia que sea de su competencia y conocimiento, sin que su asesoría sea vinculante para quien la solicita, ni comprometa la independencia y objetividad de la Auditoría Interna en el desarrollo posterior de las labores propias de la actividad.

e) Fiscalizar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias aplicables, en el desarrollo de nuevos sistemas automatizados, así como en cualquier otra comisión de índole multidisciplinaria que la Administración invite a la Auditoría, dejando claro su papel de asesora o para expresar criterios oportunos o advertir, sin perjuicio del seguimiento y fiscalización posterior que corresponden.

f) La Auditoría Interna podrá brindar asesoría a otros niveles de la institución que lo soliciten en materia de los componentes del sistema de control interno institucional, de conformidad con el criterio del Auditor Interno y en concordancia con los recursos disponibles.

g) Advertir a la Administración Activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sea de su conocimiento.

h) Verificar, en lo pertinente, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la institución y su funcionamiento, de las políticas, planes, programas, objetivos y metas que se hayan formulado.

i) Verificar el cumplimiento de las diferentes actividades relacionadas con la fase de formulación presupuestaria ejecutadas por parte de la Administración Activa.

j) Evaluar, en lo pertinente, las operaciones y comprobar la veracidad e integridad de los registros, informes y estados financieros y presupuestarios.

k) Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Registro Nacional, se hayan utilizado con eficiencia, economía, eficacia y cumpliendo con el bloque de legalidad correspondiente.

l) Revisar en lo pertinente, las operaciones o programas y comprobar si los resultados coinciden con los objetivos y metas establecidos por la administración, proporcionándole las recomendaciones necesarias que le permitan mejorar su gestión.

m) Fiscalizar los riesgos tecnológicos, operativos y otros de los sistemas de información computarizada, en operación y en desarrollo, en las fases que el Auditor Interno determine. Para el caso de los sistemas en desarrollo, el funcionario administrativo responsable de cada proyecto, informará oportunamente a la Auditoria Interna la fecha en que se iniciará.

n) Fiscalizar la gestión del riesgo en el Registro Nacional. Para ello, la Auditoría Interna verificará que la Administración identifique y evalúe los distintos riesgos a los que está expuesta la Institución, y que planifique y emprenda las medidas pertinentes para mitigar los efectos negativos de esos riesgos, y a su vez cumpla con lo que establece el artículo 18 de la Ley General de Control Interno. También se deberán promover mejoras en la valoración del riesgo de los procesos de dirección, de las operaciones y de los sistemas de información de la organización.

o) Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley General de Control Interno, en los casos de concentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.

p) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

q) Verificar que los bienes patrimoniales se hallen debidamente controlados, contabilizados, protegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio.

r) Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Registro Nacional, se hayan utilizado por la Administración con eficiencia y eficacia.

s) Fiscalizar la efectividad de los objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles operativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos.

t) Fiscalizar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética.

u) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de esta Ley.

CAPÍTULO III

Potestades de la auditoría interna

Artículo 48.—El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoria Interna, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno para mantener esa independencia funcional y de criterio, en cuanto a:

a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas bancarias y documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. También tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.

b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, condiciones y plazo razonables, los informes, datos, registros y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

c) Solicitar a funcionarios del Registro Nacional de cualquier nivel jerárquico, la cooperación, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna, para el satisfactorio desempeño de su labor.

d) Potestad de utilizar, según las circunstancias, la técnica de auditoría que satisfaga en mejor forma las necesidades de los exámenes y verificaciones que lleva a cabo.

e) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable a la actividad de la Auditoría Interna en el Registro Nacional.

CAPÍTULO IV

Otros aspectos relativos al funcionamiento de la auditoría interna

Artículo 49.—Dentro del ámbito institucional del Registro Nacional, la Auditoría Interna prestará servicios de fiscalización, los cuales se clasifican en los servicios de auditoría y los servicios preventivos.

Los servicios de auditoría se refieren a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría de sistemas, auditoría operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento; auditoría integral o de carácter especial de los que puedan derivarse posibles responsabilidades, y auditoría de cualesquiera tipos, encaminadas, fundamentalmente, a evaluar la eficacia, eficiencia, economía y legalidad del control interno dentro del ámbito de competencia del Registro Nacional y promover su mejora.

Artículo 50.—Los servicios preventivos corresponden a la asesoría, advertencia y autorización de libros, así como el seguimiento sobre estas labores.

1) Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a la Junta Administrativa o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

2) Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, a solicitud de la Junta Administrativa, no se da oficiosamente. Mediante el mismo, el Auditor emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor Interno coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir, recomendar o coadministrar.

3) Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del Registro Nacional, así como otros libros y registros relevantes que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

Artículo 51.—Los estudios especiales de auditoría estarán encaminados al examen de aspectos específicos de orden presupuestario, legal o reglamentario, y serán realizados a solicitud de la Junta Administrativa, de la Contraloría General de la República, de oficio o por denuncias recibidas.

Artículo 52.—La comunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral y por escrito los resultados del trabajo realizado.

Artículo 53.—Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de Auditoría deberán ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.

Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación de resultados oral la dispone el Auditor Interno en coordinación con el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple.

Artículo 54.—La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos a la Junta Administrativa, como superior jerarca de la institución, o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad con los plazos que la Ley indicada señala y con aplicación de las regulaciones del Registro Nacional en esa materia.

El Auditor Interno definirá los niveles y competencias para esa comunicación.

Artículo 55.—La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor Interno, quien definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

Artículo 56.—EI informe es el producto sustantivo por medio del cual la Auditoría Interna agrega valor para el cumplimiento de los objetivos institucionales y brinda esa garantía razonable a los ciudadanos sobre el manejo de los fondos públicos.

Los informes de auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.

Para prevenir a la Junta Administrativa o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe un apartado con la trascripción de los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.

Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y sobre asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los primeros, denominados informes de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos. Ambos tipos de informe deben cumplir con la normativa legal, técnica y reglamentaria pertinente.

Los informes de relaciones de hechos, se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.

Para los servicios preventivos el Auditor Interno definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme con la naturaleza de los estudios o las situaciones que los generan.

Artículo 57.—Los informes producto de los Servicios de Auditoría, se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, con aplicación de las regulaciones establecidas en el Registro Nacional y con observancia del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público emitido por la Contraloría General de la República.

Artículo 58.—El Auditor Interno deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoria Interna, un programa de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración.

Ese programa deberá incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que corresponda. El resultado del programa de seguimiento será comunicado por el Auditor Interno a la Junta Administrativa anualmente, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio del Auditor, cuando lo considere pertinente, igualmente debe comunicar a la Contraloría General de la República.

Artículo 59.—EI Auditor Interno deberá rendir cuentas de su gestión por medio de la presentación de un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, por medio del informe sobre el estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en estos dos últimos casos cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten a la Junta Administrativa cuando a criterio del Auditor las circunstancias lo ameriten.

Asimismo, deberá presentar el informe final de gestión establecido en el inciso e) del articulo 12 de la Ley General de Control Interno, cumpliendo con los requisitos que para tal efecto establece la Contraloría General de la República; y cumplir con los informes de evaluación de gestión y evaluación presupuestaria que la Administración requiera, conforme con las disposiciones legales que regulan la materia.

TÍTULO IV

Disposiciones finales

Artículo 60.—El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno, el Subauditor Interno y para los funcionarios de la Auditoría Interna, los Miembros de la Junta Administrativa, titulares subordinados y demás funcionarios del Registro Nacional, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno.

La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.

Artículo 61.—Se deroga el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del Registro Nacional, publicado en La Gaceta Nº 136 del miércoles 15 de julio de 1998, que fue promulgado con base en los “Lineamientos generales que deben observarse en la promulgación del reglamento de organización y funciones de las auditorías internas de las entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República”, publicados en La Gaceta N° 14 del 21 de enero de 1988.

Artículo 62.—Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Luis Reyes S., Auditor.—1 vez.—(Solicitud Nº 08649).—C-512435.—(685).