Action 7.2 – sensibilisation et formation aux problématiques de l’internet public et citoyen
Action 7.2.1- Sensibilisation
Cette action portait sur la réalisation d’actions de sensibilisation des collectivités territoriales (agents et élus) et de l’ensemble des acteurs concernés par la mise en œuvre de l’administration électronique et des services publics numériques en région Midi-Pyrénées.
Des actions spécifiques ont été menées en direction de ces publics, dont :
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Des ateliers pour les webmestres : ils ont remporté un franc succès et leur maintien, voire leur renforcement, est souhaité par les participants, tant les nouvelles thématiques qui s’ouvrent à eux avec l’e-administration sont vastes.
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3 réunions pour la filière multimédia et les prestataires de service, avec la remise d’un kit sur l’Internet Public et Citoyen
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Un Théma’Tic « intercommunalités et TIC », une rubrique spécifique sur le site d’ARDESI et un groupe de travail pour les intercommunalités. Le groupe de travail, réuni 3 fois a mobilisé peu de participants et montré ses limites. Un bémol doit donc être apporté sur la capacité de mobilisation des petites collectivités sur cette thématique. Cette exception s’expliquant par la faiblesse des ressources humaines disponibles et du peu de temps accordé à cette réflexion. Une piste à envisager serait d’organiser des réunions de transfert d’expériences, comme celles menées dans le cadre de la mission de suivi des projets innovants, qui ont une vocation de mise en œuvre opérationnelle immédiate.
Ces actions sont renforcées par la production annuelle du diagnostic de la société de l’information, la création du blog d’ARDESI pour la diffusion des contenus de l’agence.
De nombreuses actions ont été réalisées en partenariat avec des acteurs régionaux :
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toutes les associations départementales des maires et certains Centres de Gestion de la Fonction Publique Territoriale qui ont permis d’organiser des sessions sur tout le territoire régional
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la Chambre régionale de commerce et d’Industrie de Midi-Pyrénées et l’association « la Mêlée » (association regroupant les acteurs privés des NTIC en Midi-Pyrénées) pour atteindre la cible des professionnels de la filière multimédia
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la Préfecture de Région (SGAR) et le Centre National de la Fonction Publique Territoriale pour des réunions en direction des webmestres et DGS de collectivités
Ce programme a permis de donner une forte dimension partenariale aux actions d’ARDESI . Ces interlocuteurs sont des vecteurs de démultiplication des actions menées sur le territoire régional tant l’adhésion à ces organismes par les collectivités locales est massive (voire obligatoire). Ces partenariats, parfois formalisés par des conventions, seront une source de facilitation des actions futures menées par ARDESI.
Toutefois, il faut souligner la difficulté de mobiliser les élus sur cette thématique : seuls 25% des participants aux actions organisées étaient des élus (cf ci-dessous).
2.1 Action : Sensibilisation Budget prévu :120 000 € Dépenses réalisées : 134 691,62 €
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Nombre d’acteurs sensibilisés : 600
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662 *
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Objectif atteint, avec en 2007, un effort sur la sensibilisation de la filière multimédia, en complément des actions ciblées sur les élus des
communes et des intercommunalités et sur les agents territoriaux. Mais le taux d’élu reste faible : inférieur à 25%.
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Type de publics sensibilisés : pas de valeur cible
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-
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* Cet indicateur est vérifié grâce aux feuilles de présence des actions de sensibilisation.
Budget prévu et dépenses réalisées en coût total.
LISTE DES PROJETS
Nom du projet
(1)
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Nom du bénéficiaire
(2)
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Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
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Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.2.1- Sensibilisation aux problématiques de l’Internet public et Citoyen
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ARDESI
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Sensibilisation des élus, agents des communes et intercommunalités de Midi-Pyrénées
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134 691,62 €
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60 000 €
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Action 7.2.2- l’Atelier des élus
Le prestataire retenu dans le cadre d’un appel d’offres en juillet 2006 est Mutations Publiques. Le temps consacré à la sélection du prestataire et la consolidation du cadrage et du contenu de la mission ont contribué à un décalage d’environ 2 mois de la mise en œuvre des actions.
L’atelier des élus s’est décliné en deux concepts (pour plus de détails : annexe xxx bilan final action 7.2.2 atelier des élus : « Bilan final des formations e-administration en Midi-Pyrénées ») :
A la demande des partenaires du programme (notamment les Associations des Maires) qui souhaitaient un format généraliste permettant de pouvoir sensibiliser un grand nombre de personnes dans un même temps et un même lieu et d’organiser une manifestation à caractère plus « événementiel » sur leur territoire, un deuxième format a vu le jour aux côtés de l’atelier de projets : le buffet des savoirs.
Celui-ci aborde des thèmes génériques liés à l’e-administration et présente ses enjeux et des exemples de bonnes pratiques. Il est conçu pour réunir entre 30 et 50 participants. Il a été élaboré sur la base de « briques » modulables selon les différentes sessions. Ainsi, chaque session de formation est faite « sur mesure » avec un fort travail de contextualisation par la prise en compte du contexte territorial tant d’un point de vue géographique (zones rurales-urbaines) que de l’équipement (haut débit – zone blanche) et des politiques des collectivités locales (modalités d’intervention du Conseil Général…).
Les contenus abordés lors de ces buffets peuvent ensuite être approfondis grâce à un atelier de projets. Ces derniers ont un format plus proche des préoccupations quotidiennes des collectivités (création d’un site Internet/extranet, d’un SIG, dématérialisation de ses procédures avec l’Etat)… et réunissent 10 à 20 personnes.
Ce sont majoritairement les buffets des savoirs qui ont permis de mettre en œuvre des ateliers de projets car aucune demande spontanée n’est parvenue au numéro vert mis en place pour cela. Les buffets des savoirs, quant à eux, reposent sur des partenariats forts avec des relais locaux (ADM, Conseils Généraux …).
L’élaboration des contenus de ces sessions de formation explique également le décalage dans le temps quant à leur mise en œuvre opérationnelle. En effet, si chaque type de buffet (au nombre de 3) et chaque type d’atelier (au nombre de 5) comportaient un socle commun, un travail de contextualisation a été effectué pour chaque collectivité. Les intervenants, eux aussi, changeaient selon l’axe choisi par la collectivité. Grâce à ce programme, les collectivités ont donc bénéficié d’une formation construite en lien avec le terrain, avec des intervenants de qualité (ex Jérôme Chaussoneaux, Chargé de mission à la Communauté de Communes de Parthenay, Fabien Miedzianowski, Directeur des Systèmes d’information - Conseil Général du Cantal…) que les participants ont eu le privilège de recevoir sur leur territoire.
Les premières sessions de formation ont eu lieu à partir de novembre 2006. Les ateliers de projets, générés par les buffets des savoirs ont de facto connu un décalage dans le temps avec une première session en février 2007. L’action a connu une forte impulsion en 2007 pour ralentir en 2008, notamment à cause des élections municipales qui ont mis en suspens toute action entre février et mai 2008.
Les ateliers les plus prisés témoignent assez fidèlement des préoccupations majeures des collectivités, et du contexte midi-pyrénéen : le site Internet tout d’abord (30%) car encore peu développé d’une part, mais surtout car il constitue l’outil privilégié d’information des administrés et de la visibilité de l’action des décideurs locaux ; la dématérialisation (25%) car les élus sont désormais très sensibilisés aux impacts à moyen terme pour leur collectivité des programmes nationaux en cours de déploiement.
La réussite des sessions de formation est intrinsèquement liée à la présence de partenaires-relais sur le terrain. C’est ainsi que les buffets des savoirs ont été organisés en partenariat avec les associations départementales des maires (dans tous les départements à l’exception du Gers) ainsi qu’avec le Conseil Général, dans le Lot. Il convient toutefois de souligner que la dynamique des ateliers étant sensiblement liée à celle des buffets, les départements « leader » en terme d’organisation de buffets sont également ceux qui ont vu se développer le plus grand nombre d’ateliers. Ainsi, 4 départements regroupent 70% des sessions (Lot, Ariège, Haute-Garonne, Tarn).
Cette action reposait sur un postulat : le besoin de formation des élus sur l’e-administration pour renforcer leur implication sur des projets liés à cette thématique. Ce postulat est confirmé à posteriori par une étude menée auprès des communautés de communes de Midi-Pyrénées dans le cadre de la réalisation du Livre Blanc «E-administration 2008-2013».
Les collectivités répondantes estimaient en effet que :
-
Le manque d’implication des élus constitue le premier frein au développement de l’administration électronique (56% des réponses) ;
-
Et que, par conséquent, la sensibilisation des élus y est considérée comme un des principaux leviers (39%).
Par ailleurs, le niveau élevé des notes d’évaluation attribuées par les participants aux ateliers des élus (3,58/4) confirment que celles-ci répondaient bien à leurs attentes.
Si le PRAI a permis d’offrir une réponse à ce besoin, il faut toutefois souligner la difficulté de mobiliser les élus pour participer à ces sessions de formation, notamment en période électorale, même s’ils représentent environ 60% des participants. On constate toutefois un « regain » d’intérêt des équipes nouvellement élues et une demande croissante en fin de programme qui n’a pu être satisfaite avant la clôture de celui-ci. Il faut souligner un deuxième constat : l’implication des élus doit avoir pour corollaire celle des techniciens, qui mettent ensuite en œuvre les projets. C’est ce tandem qui est la clé de réussite des projets.
Le besoin de formation des élus reste prégnant pour les années à venir et les évolutions technologiques et des usages contribueront à le renforcer. Afin d’être en mesure de répondre à une demande forte de la part des collectivités, la Région devra prendre appui sur des structures relais au sein du territoire, pouvant apporter un soutien de proximité aux collectivités locales.
2.2 Action : Formation des élus Budget prévu :300 000 € Dépenses réalisées :197 083 €
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Nombre de collectivités directement ou indirectement (par le biais d’un EPCI) sensibilisées : 400
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1 528
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Le nombre d’intercommunalités présentes lors des buffets des savoirs ainsi que celles demandant la tenue d’un atelier de projets est forte, ce qui explique le nombre élevé de collectivités locales impactées par l’action.
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Nombre d’acteurs formés :
Pas de valeur cible
Dont élus : 1 000
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1 013
606
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Le nombre d’élus formés est inférieur aux prévisions. En revanche, le nombre d’acteurs formés, est lui, conforme au prévisionnel. Il faut en effet souligner l’importance lors de ces sessions de formation de techniciens qui mettront ensuite en œuvre le projet au sein de la collectivité, en lien avec l’élu. Le binôme élu- technicien est donc un facteur de réussite dans la concrétisation des projets.
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Nombre de sessions de formation organisées : 100
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42
dont 14 buffets des savoirs et 28 ateliers des élus
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Le nombre de sessions organisées est inférieur au prévisionnel car lors de la mise en place des sessions de formation a été identifié le besoin de mettre en place des sessions de formation « généralistes » à une échelle territoriale d’envergure départementale. Ces sessions, dénommées « buffets des savoirs », ont contribué à une réduction du nombre d’ateliers des élus (plus petite session avec une dizaine de participants).
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Nombre d’organismes ayant suivi une ou plusieurs sessions et mettant en œuvre un projet : 40 soit 10 %
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13** soit 3,43 % (buffets + ateliers) et 40 % (ateliers)
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Le format « généraliste » du buffet impliquant un plus grand nombre d’organismes explique que la proportion de ceux qui mettent ensuite en œuvre un projet reste faible. Toutefois, lorsque ce chiffre est ramené aux seuls participants aux ateliers, ce chiffre dépasse alors les prévisions avec un taux de 40% de passage en phase opérationnelle.
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Dimension partenariale des animations pas de valeur cible
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3 à 5 intervenants selon les sessions
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Retour de satisfaction lors de l’évaluation pas de valeur cible
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Moyenne : 3,58/4
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** Ce chiffre représente les porteurs de projets ayant suivi une aide au conseil (12) et ceux ayant directement déposé un projet innovant (1).
LISTE DES PROJETS
Nom du projet
(1)
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Nom du bénéficiaire
(2)
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Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
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Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.2.2 – Formation aux problématiques de l’Internet public et Citoyen
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Région Midi-Pyrénées
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Formation des élus à travers des sessions généralistes (buffets des savoirs) et « pratiques » (atelier des élus)
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197 083 €
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98 541,50 €
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action 7.3 – aide au conseil de collectivités souhaitant mettre en œuvre des services en ligne
Pour plus de détail sur cette action, on pourra se reporter à l’ annexe xxx « rapport final action 7.3 aide au conseil administration électronique aux collectivités ».
Le prestataire retenu dans le cadre d’un appel d’offres, en juillet 2006, est Mnémotic Vous d’Abord (MVD), avec deux sous-traitants Consul’tic et CITICA.
Le décalage de 4 mois environ dans le lancement de cette action (appel d’offres…) a été compensé pour partie lors de la phase de consolidation de l’action. Il a ainsi été ramené à 2 mois, le démarrage effectif des accompagnements des collectivités intervenant en janvier 2007 au lieu de novembre 2006 tel qu'initialement prévu.
Dans ce même intervalle de temps, le comité de sélection régional a validé les critères de sélection des projets, mettant en avant les projets regroupant plusieurs collectivités (intercommunalités, Pays, voire associations d’élus ou syndicats mixtes).
L’objectif de 50 projets a été ramené à 35 fin 2006 lors du comité de pilotage de février 2007. Le nombre de dossiers déposés et validés dans leur intégralité est relativement faible : 27 projets au total. Ces dossiers portaient à la fois sur un soutien technique (dans la création de sites Internet, Intranet ou Extranet) et sur la stratégie des actions à mener, notamment l’organisation au sein de la collectivité et avec les partenaires.
La durée d’intervention moyenne de l’aide au conseil est de 12 jours et elle n’a pas connu de variation au fil du temps. En effet, malgré la mutualisation de la démarche et de certaines actions, les missions ont été très variées et ont demandé un travail de contextualisation important. La diversité de ces projets est une richesse pour la Région qui a ainsi pu déceler les facteurs clés de réussite de plusieurs projets différents, dont pourront bénéficier d’autres porteurs de projets à l’avenir. C’est pourquoi les 27 projets sélectionnés ont concentré la quasi totalitéquasi-totalité du nombre de jours d’aide au conseil.
Deux types de projets se détachent :
-
Des projets portés par des intercommunalités pour améliorer le service rendu au citoyen (via le site Internet), ou faciliter le fonctionnement de la structure (projets d’extranet ou de SIG). Les recommandations ont porté pour une large part sur des questions liées à une « remise à plat » de l’organisation interne de la collectivité, facteur clé de réussite ultérieure d’un projet.
-
Des structures d’envergure départementale souhaitant mettre en place de nouveaux services (extranet pour une association des maires). L’accompagnement a très nettement favorisé une mutualisation accrue entre structures ayant des projets similaires (cas des Centres de Gestion du Lot et du Tarn et Garonne) ayant collaboré sur la rédaction d’un cahier des charges communs et lancé ultérieurement leur projet dans le cadre d’un groupement de commande.
L’action d’aide au conseil a permis une montée en puissance qualitative des projets et constitue une étape déterminante pour le passage en phase opérationnelle des projets tel qu’en témoigne le nombre d’organismes ayant poursuivi leur démarche au titre de l’action « Projets innovants » du PRAI (17 sur 27).
L’action d’aide au conseil repose sur l’hypothèse que les collectivités locales possèdent peu de ressources humaines dédiées, compétentes et formées sur cette thématique, pour mettre en œuvre des projets.
Ceci est confirmé à deux titres :
-
L’étude menée auprès des communautés de communes de Midi-Pyrénées dans le cadre du Livre blanc montre que la complexité technique des projets et l’absence de pilotage et d’animation de ces derniers sont pour 40% des freins au développement des projets liés à l’e-administration dans leurs collectivités.
-
L’évaluation effectuée auprès des collectivités à la fin de chaque mission (16 réponses) identifie les points de valeur ajoutée suivants :
-
Bénéficier de compétences techniques et méthodologiques non disponibles en interne.
-
Disposer d’un regard extérieur permettant de recentrer les problématiques et d’avoir une vision globale du projet
-
Profiter d’un processus pour mieux préciser les enjeux visés et mieux définir le projet
-
Disposer d’une expertise sur les solutions TIC existantes facilitant la phase d’évaluation de faisabilité du projet
Tous ces éléments sont également renforcés par la faible implication des élus dans le suivi de ces projets, comme cela a été évoqué précédemment.
Ainsi, si les collectivités sont conscientes de l’importance de mettre en œuvre une véritable stratégie numérique à moyen terme, elles souhaitent ne pas rester isolées (attente de partage avec d’autres territoires) et être soutenues (comme dans le cadre du PRAI). Il apparaît également que certaines applications d’e-administration ne seront viables à terme que si elles sont gérées à une échelle plus conséquente ou partagées /mutualisées entre plusieurs territoires. Il faut toutefois souligner dans ce cadre le souhait des collectivités de garder un certain « contrôle » sur ces applications en privilégiant un processus de co-construction avec les collectivités « maîtres d’œuvre ».
3 Budget prévu :300 000 € Dépenses réalisées :235 163,50 €
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Nombre de projets déposés : 35
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27
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Nombre de jours d’aide au conseil : 350
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337
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Le nombre de jours d’aide au conseil a été quasiment atteint sur un nombre moins important de missions, en raison de missions sur des projets d’envergure départementale (Lot et Tarn et Garonne) concernant parfois 7 collectivités porteuses. De plus, chaque mission a demandé un travail de contextualisation qui n’a pas permis une grande mutualisation des contenus missions précédemment réalisées.
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Nombre de collectivités locales retenues : 35 (objectif révisé fin 2006)
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27
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Les 27 projets déposés ont reçu un avis favorable du comité de sélection régional. Ces 27 projets ont « consommé » la quasi-intégralité du nombre de jours d’aide prévus pour les raisons évoquées ci-dessus.
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Nombre de projets passant en phase opérationnelle (projets innovants) après l’aide au conseil : plus de 60%
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59,26 %
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L’objectif est atteint. Il y a une très forte corrélation entre l’aide au conseil et les projets innovants, car celle-ci a permis une montée qualitative des projets, favorisant leur validation dans le cadre de la sélection des projets innovants soutenus.
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LISTE DES PROJETS
Nom du projet
(1)
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Nom du bénéficiaire
(2)
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Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
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Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.3 – Aide au conseil
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Région Midi-Pyrénées
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Appui en ingénierie au montage de projets
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235 163,50 €
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117 581 €
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action 7.4 – développement de contenus et services numériques citoyens
Cette action a été gérée directement par la Région qui a affiné au maximum les critères de sélection (validés par le comité technique régional) mettant en avant l’innovation (technique, démarche, territoriale, en terme de services…) et la faisabilité du projet (moyens humains et financiers).
Le démarrage de cette action a été relativement lent (aucun projet déposé fin 2006). Il semble que les actions de communication n’aient pas forcément atteint leur cible (les techniciens) ou que ces derniers aient eu quelques appréhensions quant au respect des critères d’innovation et des délais du programme. Le comité de pilotage du 6 février 2007 présentait une estimation à une dizaine de projets. Il a en effet fallu aux collectivités locales un temps de maturation pour développer des projets répondant aux critères de sélection. Il a ensuite connu une forte progression en 2007 (26 projets déposés). Nombre des 20 projets sélectionnés (pour mémoire l’objectif était de 25 projets) ont pour cela suivi une aide au conseil (80%). Le comité de pilotage de février 2007 ayant permis l’augmentation du montant maximum d’aide attribuée dans ce cadre, ces 20 projets ont consommé la totalité de l’enveloppe budgétaire allouée.
Le type de projets est donc fortement comparable à celui décrit dans l’action précédente : 28 sites Internet et extranet, un agenda 21, deux téléservices « petite enfance », 3 plate-formesplates-formes de dématérialisation et de création des sites web etc. (cf tableau ci-dessous sur les indicateurs des services mis en œuvre).
Cette action a bénéficié d’un déploiement relativement plus homogène en terme de répartition géographique. Chaque département midi-pyrénéen s’est vu en effet concerné par un projet au moins, même si les taux de couverture territoriale diffèrent d’un département à l’autre selon le type de structures maîtres d’ouvrage et les vocations des projets considérés.
Les enjeux concernant les projets innovants étaient multiples :
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Calendrier
Les projets ont pour la plupart été déposés en décembre 2007 et ont ainsi eu environ un an pour se déployer, ce qui est relativement court étant donné l’ampleur de certains projets (ex. plate-formesplates-formes départementales…).
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Gestion
Le respect des délais s’accompagne d’un respect des critères établis conventionnellement entre la Région et le porteur de projet. Cela a nécessité un temps de travail pour les porteurs de projet et les services de la Région supérieur à celui estimé.
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Mise en œuvre des services
Le suivi des projets innovants a été confié par la Région à l’ARDESI. Au moins 3 réunions ont été organisées avec les 20 porteurs de projets.
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Transférabilité
Pour donner à ces projets un rayonnement supérieur à celui de leur collectivité d’origine, des actions de transfert de bonnes pratiques ont été mises en œuvre. Ainsi, ARDESI a organisé, dans le cadre de sa mission, trois réunions de transfert d’expériences, mettant en valeur les projets de téléservice petite enfance de la Communauté de Communes du Pays de Lourdes, des projets de plate-formesplates-formes génératrices de sites web des Centres de Gestion du Lot et du Tarn et Garonne, développés en logiciels libres et le projet de circuit touristique sur PDA de l’Office de Tourisme de Moissac.
Tous les projets innovants sont également présentés dans une plaquette. Six d’entre eux ont fait l’objet d’une vidéo diffusée lors du colloque de clôture du PRAI. Ces documents sont téléchargeables sur le site de la Région.
-
Pérennité
La pérennité d’un projet est assurée par l’allocation de ressources humaines en charge du suivi de celui-ci (mise à jour …), prise en compte dès l’élaboration du dossier de candidature.
De plus, les outils de CMS (système de gestion de contenus) permettent une mise à jour collaborative par chaque acteur concerné des sites Internet, favorisant l’implication de multiples acteurs (personnel intercommunal, communal, associations…), pour la partie les concernant.
L’impact des projets innovants est mesurable sur l’organisation interne, sur la création de services à la population mais pas en terme de « retours » des usagers face à ces services. Les statistiques d’utilisation ne seront mesurées qu’après un an de fonctionnement. Il sera alors temps d’établir un bilan de « satisfaction » face à ces nouveaux services.
4 Action : Projets innovants Budget prévu :1 160 649 € Dépenses réalisées :1 138 557,64 €
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Nombre de projets retenus : environ 25
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20
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Le nombre de candidatures était de 27 et seuls 20 projets ont été retenus au regard des critères de sélection. Ces 20 projets représentaient toutefois l’intégralité de l’enveloppe budgétaire allouée.
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Nombre et qualité des services numériques mis en œuvre : pas de valeur cible
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46***
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Les services mis en œuvre sont pour une grande partie liés à des services en apparence « classiques » (création de sites web et extranet) mais présentant des services innovants pour la population : agenda 21, téléservice petite enfance…Les plates-formes gérées à un niveau départemental permettent également de générer de nombreux services (plus de 90 sites web créés sur la période du PRAI par les 3 plates-formes départementales).
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Taux d’utilisation des services : pas de valeur cible
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-
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Les indicateurs d’utilisation des services seront remis, comme stipulé dans les conventions avec les porteurs de projets, au bout d’une année de fonctionnement du service.
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*** Soit 28 sites Internet et extranet , 3 plate-formesplates-formes de dématérialisation, 3 plate-formesplates-formes génératrices de sites web, 4 circuits touristiques sur PDA, 8 terminaux de mise en relation avec des services publics (CAF, CRAM …).
Résultats basés sur les rapports finaux des bénéficiaires.
4 Action : Suivi des projets innovants **** Budget prévu :28 500 € Dépenses réalisées :32 006,42 €
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Nombre de projets accompagnés : 20
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20
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Les 20 projets ont été accompagnés par un nombre de réunions prévu à hauteur de 30 et qui ont atteint le nombre de 40.
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**** Cette action a été ajoutée au PRAI par un vote favorable du Comité de Pilotage du 23 octobre 2007. Les indicateurs présentés sont ceux figurant dans la convention entre la Région et ARDESI.
LISTE DES PROJETS
Nom du projet
(1)
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Nom du bénéficiaire
(2)
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Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
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Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.4- Projet innovant Pays Est Quercy
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Association pour le développement du Pays Est Quercy (dénommé ensuite Pays de Figeac)
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Création du site Internet du Pays et de cinq extranet (élus, agents, partenaires dont emploi, tourisme, culture, santé…)
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36 209,96 €
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18 104 €
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7.4- Projet innovant de la CC de l’Arize
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Communauté de Communes de l’Arize
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Création d’un portail intercommunal (avec notamment les sites des communes membres, écoles et partenaires touristiques)
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30 610 €
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15 305 €
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7.4 – Projet innovant de l’Association des Maires de l’Aveyron
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Association des Maires de l’Aveyron
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Création du site de l’association et d’un extranet
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31 147,44 €
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15 573 €
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7.4- Projet innovant du SMICA
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Syndicat Mixte d’Informatisation des Collectivités Aveyronnaises
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Création de plates-formes de dématérialisation et génératrice de sites web
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263 567 €
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128 600 €
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7.4 – Projet innovant de l’OT de Souillac
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Office de tourisme de Souillac
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Création de nouveaux services numériques sur le site web de l’OT
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73 388,61 €
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36 627 €
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7.4- Projet innovant de la CC des Véziaux d’Aure
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Communauté de Communes des Véziaux d’Aure
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Création d’un site web incluant un agenda 21
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24 350 €
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12 175 €
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7.4- Projet innovant de l’OT de Moissac
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Office de Tourisme de Moissac
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Création de circuits touristiques sur PDA
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60 006,50 €
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26 842 €
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7.4 - Projet innovant du CDG 09
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Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de l’Ariège
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Création du portail « maison des communes de l’Ariège » (intégrant le site du CDG 09 et de l’Association des Maires de l’Ariège)
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43 360,27 €
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20 100 €
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7.4- Projet innovant de la CC des Coteaux du Girou
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Communauté de Communes des Coteaux du Girou
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Création d’un site Internet, un extranet, un SIG et un téléservice petite enfance
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80 157,08 €
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40 078 €
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7.4- Projet innovant de la CC du Bas Armagnac
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Communauté de Communes du Bas Armagnac
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Création de circuits touristiques sur PDA
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39 050 €
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19 525 €
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7.4 - Projet innovant du CDG 46
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Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Lot
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Création de plates-formes de dématérialisation et génératrice de sites web
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36 726,71 €
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18 363 €
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7.4- Projet innovant du CIAS de Catus
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Centre Intercommunal d’Action Sociale de Catus
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Amélioration de l’offre de services publics à distance en zone rurale
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4 512,98 €
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2 093 €
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7.4- Projet innovant de la CC Causse Ségala Limargue
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Communauté de Communes Causse Ségala Limargue
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Amélioration de l’offre de services publics à distance en zone rurale
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4 782,81 €
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2 391 €
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7.4 - Projet innovant de la CC Cère et Dordogne
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Communauté de Communes Cère et Dordogne
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Amélioration de l’offre de services publics à distance en zone rurale
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16 035,62 €
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8 017 €
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7.4- Projet innovant de la CC du Haut Ségala
|
Communauté de Communes du Haut Ségala
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Amélioration de l’offre de services publics à distance en zone rurale
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3 420,46 €
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1 710 €
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7.4- Projet innovant de la CC du Pays de Salviac
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Communauté de Communes du Pays de Salviac
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Amélioration de l’offre de services publics à distance en zone rurale
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3 346,79 €
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1 673 €
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7.4 - Projet innovant de la CC Quercy Bouriane
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Communauté de Communes Quercy Bouriane
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Amélioration de l’offre de services publics à distance en zone rurale
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2 643,5 €
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1 321 €
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7.4- Projet innovant de la CC du Pays de Lourdes
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Communauté de Communes du Pays de Lourdes
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Création du site Internet de la communauté de communes et d’un téléservice petite enfance
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85 600 €
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42 800 €
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7.4- Projet innovant du CDG 82
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Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn et Garonne
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Création de plates-formes de dématérialisation et génératrice de sites web
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182 989,08 €
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91 494 €
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7.4- Suivi des projets innovants
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ARDESI
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Suivi du déploiement des 20 projets innovants
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32 006,42 €
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14 250 €
| action 7.5 – développement d’un centre de ressources dédié à l’internet public et citoyen et rédaction d’un livre blanc
Action 7.5.1- Le Centre de Ressources
Le Centre de Ressources d’ARDESI renforce les autres actions menées dans le cadre du PRAI. ARDESI dispose ainsi d’un patrimoine de connaissances et de contenus sur les thématiques en lien avec le développement des TIC dans les missions quotidiennes des collectivités : aspects techniques, juridiques, statistiques.
C’est ainsi que les agents et élus pourront retrouver sur le site d’ARDESI :
-
un guide « atelier pratique » pour les lieux d’accès public à Internet sur la sensibilisation des élus
-
le diagnostic annuel de la Société de l’Information (8 indicateurs pour mesurer l’évolution des usages en région)
-
une rubrique « intercommunalité et TIC »
-
un guide « Droit et TIC »,
-
des fiches pratiques sur des questions d’actualité (l’archivage …)
-
plus de 1300 billets sur le blog
Comme mentionné dans les autres actions menées par ARDESI, ces actions ont permis le développement de partenariats, dont certains formalisés par des conventions :
-
les partenaires institutionnels pour la production d’indicateurs sur la société de l’information en Midi Pyrénées : Midi-Pyrénées Innovation, Académie de Toulouse, Région Midi-Pyrénées,
-
le réseau d’espaces publics numériques labellisés Cyber-base pour l’organisation de huit réunions sur le thème « Droit et TIC ».
ARDESI réalise ainsi la plupart de ses évènements autour de partenariats avec des institutionnels type Conseils généraux, Centres de gestion de la Fonction Publique Territoriale, Caisse des dépôts ou la délégation régionale du CNFPT. Le travail en partenariat est devenu une « marque de fabrique » de l’agence qui constitue un point de référence et un centre de ressources pour dynamiser les collectivités territoriales.
Le contenu du Centre de Ressources restera à disposition des usagers après la fin du PRAI et le maintien du blog est d’ores et déjà acté.
5.1 Action : Centre de ressources Budget prévu :531 500 € Dépenses réalisées :622 769,66€
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Augmentation de la fréquentation du site Internet d’ARDESI de 15%
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Non mesurable
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Lors de la migration du site Internet sous le CMS SPIP, le taggage des pages a disparu entraînant une perte des données statistiques de février à mai 2008.
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Production de 6 documents de synthèse sur chacune des 6 familles d’indicateurs de la Société de l’Information
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6 documents de synthèse
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Synthèse des 6 indicateurs suivants :
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le numérique dans les foyers
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les collectivités et Internet
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l’e tourisme institutionnel en Midi Pyrénées
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les étudiants et Internet et les TIC dans l’éducation
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l’accès public à Internet
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la couverture territoriale en haut débit.
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Publication d’un guide papier à destination des élus et agents territoriaux : Droit et TIC
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1 guide Droit et TIC
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Une tournée dans 8 Cyber-bases a permis la remise de ce guide aux acteurs concernés.
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Publication de 5 fiches pratiques
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5 fiches pratiques
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5 fiches sur les thématiques suivantes :
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Les contrats de passation d’un marché public pour un site Internet : la clause de propriété intellectuelle.
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L’archivage électronique des documents à valeur probante dans les collectivités territoriales.
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La gestion des courriels entrants.
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Les systèmes de gestion des contenus des sites Internet ou CMS.
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Service public local : l’administration 24/24
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Production de 300 billets sur le blog d’ARDESI
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443
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Objectif dépassé sur les 7 grandes thématiques du blog : l’accès public à Internet, l’e tourisme, l’e-administration, l’e-marketing, les réseaux & télécoms et le droit et la Société de l’Information.
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LISTE DES PROJETS
Nom du projet
(1)
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Nom du bénéficiaire
(2)
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Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
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Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.5.1- Centre de ressources
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ARDESI
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Création d’un Centre de Ressources en ligne proposant des guides …
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622 769,66 €
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265 750 €
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Action 7.5.2- Le Livre blanc
Cette sous-action était présentée dans le programme initial sous l’intitulé « étude pour un portail régional des acteurs et des services publics ».
Ce Livre blanc repose sur une ambition, celle de permettre aux décideurs publics de la région de bénéficier, pour les 5 ans à venir, d’un outil d’aide à la décision dans le domaine de l’administration électronique.
Conformément au planning prévisionnel, cette action a débuté en avril 2007 avec la sélection du prestataire « Mutations Publiques » et de co-traitants « Mnémotic Vous d’Abord », « Citica », « Consul’tic » et « Strat Up ».
Cette étude s’est effectuée en 3 étapes :
-
Etat des lieux des initiatives en Midi-Pyrénées sur l’administration électronique (collectivités locales et services de l’Etat) et des bonnes pratiques en France et en Europe. Proposition des premières briques de scénarios pour les années à venir.
-
Une étude auprès des intercommunalités, Pays et Parcs naturels Régionaux (plus de 60 contributions soit 25% de répondants)
-
Plus de 30 entretiens conduits auprès des directions du Conseil Régional et des organismes satellites, des partenaires extérieurs ainsi que de différents porteurs de projets PRAI
-
Le retour d’expérience des politiques d’autres Régions (Catalogne, Bourgogne, Nord-Pas-de-Calais, Rhône-Alpes) et l’analyse des dispositifs régionaux et des actions du PRAI
-
L’analyse des grandes tendances de la société de l’information (mobilité, systèmes d’information,…)
-
Concertation avec un panel d’acteurs clés de Midi-Pyrénées pour leur exposer ces tendances et les faire réagir :
-
Réunions départementales réunissant des acteurs clés sur cette thématique : Préfecture, Trésorerie Générale, Conseils Généraux, intercommunalités …
-
Réunions sur les services (Système d’Information Géographique, jeunesse, culture et patrimoine, vie associative).
-
Élaboration de différents scénarios stratégiques pour le développement de l’e-administration en Midi-Pyrénées sur la période 2008-2013.
Plus de 250 personnes ont été associées à l’élaboration de ce Livre blanc.
Ce Livre blanc propose des préconisations, qui n’engagent nullement ses contributeurs, et qu’il conviendra aux acteurs locaux de s’approprier.
Elles reposent sur plusieurs constats :
-
L’offre de services dans le secteur marchand et de l’Etat est qualitativement supérieure à celle des collectivités. Elle est plus « personnalisée » et répond mieux à leurs attentes. Une action doit donc être entreprise pour développer des contenus publics de qualité en direction des usagers.
-
Le travail en « silo », le manque de coopération et de mutualisation de données engendre une perte d’efficacité. Une action doit être entreprise pour rationaliser la production et le partage des informations publiques.
-
Les projets de modernisation intègrent des services à plus forte valeur ajoutée engendrant des investissements et un accompagnement difficiles à mettre en œuvre au sein d’une collectivité de petite taille. Une action doit être entreprise pour favoriser le développement de projets mutualisant les compétences et les moyens.
-
Une implication des différents acteurs (Région, Etat, départements) sera nécessaire pour créer une nouvelle gouvernance des projets d’administration électronique. Une action doit être entreprise pour développer les partenariats des divers acteurs impliqués sur cette thématique, et définir les modalités d’intervention de chacun à l’échelon le plus pertinent.
Ainsi se dessinent les 4 chantiers suivants :
-
L’amélioration de la production et de la diffusion de l’information publique
-
La mise en réseau des administrations publiques (outils collaboratifs, catalogage et acquisitions en commun de données géographiques) et l’accessibilité des services publics en milieu rural (réseau de visioguichets)
-
La modernisation des services par leur dématérialisation à bon escient (plates-formes régionales, subventions en ligne, …)
-
La gouvernance exemplaire des projets d’e-administration : développer une culture de collaboration entre les acteurs dans ce domaine (Etat, Région, collectivités…) afin de faciliter une maîtrise d’ouvrage partenariale de certains projets. Il conviendra également de s’appuyer sur des structures « relais » d’information et d’accompagnement, notamment à l’échelon départemental.
Ce Livre blanc pourra servir de base à l’élaboration de la stratégie des acteurs régionaux en matière d’administration électronique pour les années futures et a pu servir de support aux réflexions menées dans le cadre de la rédaction du Programme Opérationnel 2007-2013.
Ce Livre blanc ainsi que sa synthèse sont téléchargeables sur le site de la Région et annexés à ce rapport (annexe xxx Livre blanc pour le développement de l’administration électronique en Midi-Pyrénées et sa synthèse)
5.2 Action : Livre blanc Budget prévu : 171 028 € Dépenses réalisées : 169 742,09 €
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Pas d’indicateur
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1 Livre blanc et sa synthèse
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LISTE DES PROJETS
Nom du projet
(1)
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Nom du bénéficiaire
(2)
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Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
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Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.5.2 – Livre blanc
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Région Midi-Pyrénées
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Livre blanc d’aide à la décision pour le développement de l’e-administration à l’horizon 2013
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169 742,09 €
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84 871 €
| action 7.6 – mesures d’accompagnement
Les derniers PRAI acceptés par la Commission européenne n’ont pas eu la possibilité d’adhérer aux réseaux des PRAI (au réseau IANIS + en particulier pour la Région Midi-Pyrénées).
Néanmoins, la Région Midi-Pyrénées a missionné une personne de l’Agence Régionale pour le Développement de la Société de l’Information (ARDESI) pour participer à la Conférence annuelle du réseau eris@ à Newport (Pays de Galles) du 11 au 13 juin 2008. En marge de la conférence et à destination des membres du Board d’Eris@, ont été présentés les actions et le bilan du PRAI. La participation à cette réunion a permis à ARDESI d’obtenir un retour d’expériences européennes d’autres PRAI menés en parallèle et d’en faire bénéficier la Région.
Au niveau national, Monsieur Stéphane Leroy-Therville, chef du service TIC, région Région Midi-Pyrénées a participé au séminaire INOP 2007 qui est un colloque spécialisé sur la thématique de l’Internet Public. Cela a donc permis à la Région de bénéficier de retours d’expériences et de débats autour de thématiques clés évoquées dans le PRAI et de mener la prospection qui a pu être utile dans le cadre du Livre blanc. La participation à ce séminaire a été l’occasion de faire connaître la stratégie de la Région dans ce programme, qui repose sur un processus en escalier. Cette démarche est un des éléments les plus innovants du programme.
A l’échelon du territoire régional, le processus mis en place pour l’élaboration du Livre blanc a été l’occasion de présenter le PRAI aux acteurs régionaux.
Par ailleurs, les réunions de transferts de 3 projets innovants (cf. §2.6.3) ont également été une occasion efficace de diffuser des résultats très concrets du PRAI. L’intérêt des personnes présentes a été très vif car ce retour d’expérience permet notamment d’éviter certaines erreurs dans la mise en œuvre d’un projet similaire. Il faudra toutefois toujours adapter ce projet au territoire.
Ces réunions ont démontré la capacité de mobilisation de chefs de projets pour des réunions « pratiques » d’échanges d’expériences. L’action de transfert du PRAI se poursuit en 2009, notamment en ce qui concerne les projets de plate-forme de dématérialisation.
Le bilan du PRAI et les conclusions du Livre blanc ont été présentés lors du colloque de clôture du PRAI « colloque e-administration 2013 » le 24 novembre 2009 à l’hôtel de Région.
La diffusion du PRAI reste assurée par la mise en ligne sur le site de la Région des résultats : plaquette de présentation initiale du PRAI, présentation des projets innovants dans une vidéo sous-titrée en Anglais, plaquette présentant les projets innovants (versions françaises et anglaise), livre blanc.
Pour le volet recherche/Innovation les actions de diffusion des résultats par les plateformes n’ont pu avoir lieu en raison d’un calendrier très resserré. En revanche, le séminaire de restitution du PRAI a eu lieu lors des journées MID-INNOV/MID-INVEST. Les plateformes ont pu à cette occasion présenter leurs résultats devant un public institutionnel et des acteurs du secteur privé.
6 Action n°7.6 : mesures d’accompagnement Budget prévu : 39 000 € Dépenses réalisées : 3265,50€
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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Participation au réseau ERIS@
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Participation à la Conférence annuelle 2008 + information sur le PRAI Midi-Pyrénées dans la news-letter
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L’adhésion au réseau ERIS@ n’a pas été possible pour les PRAI de la dernière vague, ce qui limite l’implication possible
NB : Idem pour ERIK-Network
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Echange avec d’autres Régions gestionnaires de PRAI
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Séminaire de clôture du PRAI Guyane (2008) : Participation de la Région Midi-Pyrénées en visio-conférence prévue au Programme, mais annulée par la Guyane
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la Guyane a finalement opté pour un séminaire avec des participants exclusivement régionaux
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Diffusion des résultats du volet TIC
Définition des stratégies futures de développement
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Le bilan du PRAI et les conclusions du Livre blanc présentés lors du colloque de clôture du PRAI « colloque e-administration 2013 » le 24 novembre 2009
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Ce colloque de clôture n’était pas explicitement prévu au départ, mais il a permis de diffuser les résultats au partenariat régional, voir national. La diffusion plus large au niveau européen a été assurée par différents canaux (Bureau Midi-Pyrénées europe, information DG Régio et DG INFSO,..) grâce à la traduction anglaise des principaux supports de communication (plaquette et video projets innovants)
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Diffusion des résultats du volet recherche
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Le bilan du PRAI et les plateformes présentés aux journéesJournées MID du 5 et 6 novembre 2008
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Sce recherche
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Diffusion des résultats sur le projet par les plateformes en participant à des colloques où elles présenteront leur cas.
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Résultats ?
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Les difficultés rencontrées par certaines plateformes ne permettent pas une diffusion efficace des résultats par leur biais.
Pour les plateformes qui ont atteints les objectifs, des liens avec les PME –PMI régionales de leur secteur d’activité étaient déjà noués.
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Nom du projet
(1)
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Nom du bénéficiaire
(2)
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Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
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Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.6 – Mesures d’accompagnement
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Région Midi-Pyrénées
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Actions liées à la diffusion du PRAI et l’échange de bonnes pratiques
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3 265,50 €
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1 632,75 €
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Action 7.7 - Assistance technique
Description de l’action :
-
Coordination du programme : Le Service Animation et Aide au Montage de Projets européens Européens de la Direction des Affaires Européennes de la Région Midi-Pyrénées assure la coordination, l'animation et le suivi global du programme (organisation des comités de pilotage, suivi et coordination des actions mises en œuvre par les services de la Région, relations avec les prestataires chargés de l'évaluation, du contrôle, mise en place des procédures…). En terme de procédure (Cf. §2.7), elle a plus particulièrement travaillé sur l’élaboration d’un guide à l’attention des services instructeurs (Circuit administratif et acteurs, dépenses éligibles, obligation en matière de publicité, zonage, conventionnement, vérification de service fait, archivage), d’un guide pour les bénéficiaires, d’un tableau de suivi financier extracomptable. Ce service assure enfin la coordination de la clôture du programme (consolidation financière pour la préparation de la certification des dépenses et la demande de paiement par l’organisme de paiement, rapport final,…).
-
Gestion administrative et financière des projets : la gestion et le suivi technique du programme (instruction des dossiers, suivi financier, vérification de service fait,…) sont assurés par les services sectoriels concernés de la Région Midi-Pyrénées, dits « services instructeurs » (service recherche de la Direction des Affaires Economiques et de la Recherche, service TIC de la Direction des Politiques Territoriales et du Cadre de vie). .
Ces directions sont en charge du démarrage des actions nécessitant un important travail préparatoire (groupes de travail, rédaction des appels à projets et des cahiers des charges) puis des tâches d'instruction et de sélection des dossiers.
-
Organisation des Comités de pilotage : le Comité de Pilotage se réunit tous les six mois afin de suivre les développements du programme, valider les rapports d’étapes et final et débattre des acquis du programme et des mesures visant à optimiser sa mise en œuvre.
-
Contrôles : L’ensemble des contrôles, y compris les contrôles de second niveau, sont présentés au §2.7
-
Evaluation : La démarche d’évaluation en continue et finale est présentée au §2.2
-
Publicité et promotion : Cf. §2.6
La répartition du budget est la suivante (par rapport au total FEDER)
Frais de personnel
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64%
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Gestion (Comités de pilotage, reproductions de documents…)
|
1%
|
Communication
|
5%
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Contrôles
|
17%
|
Evaluation
|
14%
|
NB : pour les frais de personnel, le total correspond à un peu plus de 1,5 équivalent temps plein par an, réparti sur 8 agents différents des 3 services principalement mobilisés.
7 Action n°7.7 : assistance technique Budget prévu : Dépenses réalisées :
Programme des actions
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Résultats
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Différences identifiées
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2 comités de pilotage par an
|
8 comités programmés
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Fréquence prévue respectée
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Guide pour les services instructeurs
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réalisé
|
|
Guide pour les bénéficiaires
|
réalisé
|
|
Tableau de suivi financier extracomptable
|
réalisé
|
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Appels à projets axe 1 - recherche
|
2 appels à projets réalisés
|
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Marchés publics (rédactions de cahier des charges) pour 7.2.2, 7.3 et 7.5.2
|
réalisés
|
|
Appel à projets pour 7.4
|
réalisé
|
|
Contrôle de second niveau externalisé
|
réalisé
|
|
Evaluation finale externalisée
|
réalisée
|
|
Nom du projet
(1)
|
Nom du bénéficiaire
(2)
|
Brève description du projet (2-3 lignes)
(3)
|
Dépenses totales éligibles
(4)
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Contribution FEDER
(5)
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7.7 – Assistance technique
|
Région Midi-Pyrénées
|
Actions liées à l’assistance technique du Programme
|
358 234,87€
|
137 000 €
|
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