Scoala postliceala „dimitrie cantemir”

Strategiile pentru asigurarea succesului şedinţelor sunt:

• 
  Începerea şedinţei la timp, într-o abordare de lucru profesional - asigurarea menţinerii controlului trebuie făcută din timp.
  
• 
  Programarea şedinţei, astfel încât participanţii să aibă timpul necesar pentru pregătiri.
  
• 
  Salutarea membrilor în mod individual, pe măsură ce aceştia sosesc, purtarea unor conversaţii neoficiale, astfel încât fiecare să se simtă inclus, înainte de începerea propriu-zisă a şedinţei.
  
• 
  Asigurarea clarităţii agendei şi a faptului că obiectivele şedinţei sunt realizabile.
  
• 
  Încurajarea fiecărui membru pentru a participa la desfăşurarea şedinţei; nu se va permite nimănui să domine discuţiile.
  
• 
  Concentrarea discuţiilor pe subiectele curente, nepermiţând dezvoltarea unor tematici secundare.
  
• 
  Păstrarea ritmului de desfăşurare a şedinţei, prin rezumarea şi recapitularea ideilor deja discutate.
  
• 
  Anticiparea conflictelor şi diferendelor şi încurajarea amendamentelor pentru realizarea soluţiilor sinergice.
  
• 
  Obţinerea acordurilor ori de câte ori este posibil.
  

Dinamica grupurilor în cadrul şedinţei

Succesul unei şedinţe depinde în mare măsură şi de atitudinile şi comportamentul participanţilor. Toţi au responsabilitatea de a contribui constructiv şi pozitiv atât la buna desfăşurare cât şi la atingerea scopurilor ei. Grupurile au succes dacă au un comportament fie orientat către sarcină (implicarea în definirea problemelor, întocmirea propunerilor, acordul privind soluţiile, evaluarea, recapitulare, stabilirea procedurilor, constituirea regulilor, numirea persoanelor oficiale) sau de menţinere a grupului (încurajarea angajamentelor, reducerea tensiunii, susţinerea propunerilor, acţiuni sociale cu ceilalţi membri, oferirea de "feedback"), evitând comportamentul orientat către sine (atacarea poziţiei celorlalţi şi apărarea propriei poziţii într-un mod agresiv, blocarea propunerilor şi adoptarea unei atitudine negative neîntemeiate, evitarea discuţiilor în cazul unei poziţii slabe, folosirea compasiunii pentru a câştiga sprijin, nevoia recunoaşterii excesive pentru contribuţii, retragerea şi refuzul participării, ironizarea contribuţiilor celorlalţi).

Cauzele principale ale comportamentului orientat către sine şi modalităţile sugerate de a le trata sunt:

• 
  Dificultatea în identificarea cu grupul - încurajarea persoanei să se gândească la diferendele care au creat problema ca la o forţă care prezintă ceva în plus adunării şi merită a fi prezentată.
  
• 
  Tipuri comportamentale conflictuale - scoaterea în evidenţă a celorlalte caracteristici ale individului pentru a aplana conflictul, urmată de încurajarea lui de a adopta un alt rol principal cu care să câştige alt rol al împlinirii.
  
• 
  Ţeluri şi nevoi externe conflictuale - când apar conflicte de interese, persoana incompatibilă poate fi încurajată să se alăture grupului sau să se autoexcludă.
  
• 
  Nevoia de recunoaştere - provine din nesiguranţă; pot fi găsite căi pentru încurajarea persoanei a cărei valoare este deja apreciată şi astfel să fie contracarat comportamentul negativ, în sensul productiv.
  
• 
  Probleme legate de puterea de influenţă - încercarea de aliniere a obiectivelor personale ale individului cu cele ale grupului, sugerând că apartenenţa la un grup care are succes îi va permite realizarea unor ambiţii mai mari. Acest lucru solicită tact şi îndemânare managerială.
  

Ţinuta şi pregătirea individuală

Pentru a contribui în mod individual la eficienţa şedinţelor sunt necesare aptitudini de comunicare, care se obţin şi se dezvoltă prin practică.

Pregătirea specifică include:

• 
  Siguranţa că înţelegeţi care este rezultatul aşteptat, la fiecare punct al şedinţei.
  
• 
  Citirea şi înţelegerea materialului distribuit în avans.
  
• 
  Formularea notelor pe care doriţi să le expuneţi.
  
• 
  Formularea propriei păreri, înainte de şedinţă, despre fiecare punct al ordinei de zi privind decizia.
  
• 
  În cazul introducerii unui nou punct propriu pe agendă, pregătiţi şi distribuiţi tuturor membrilor note scurte, în avans.
  
• 
  Pregătirea în detaliu a eventualei prezentări pe care doriţi să o faceţi.
  

Criticile şi întrebările

Comportamentul în cadrul unei dezbateri poate fi la fel de important ca şi ceea ce spuneţi, în anumite circumstanţe. Dacă sunteţi privit ca un provocator, părerile dvs. vor cântări mai puţin decât ar fi cazul. În general:

• 
  Folosiţi-vă cele mai bune aptitudini de vorbire şi ascultare.
  
• 
  Recapitularea a ceea ce a spus ultimul vorbitor sau stadiul discuţiilor poate fi un punct de plecare folositor pentru propria contribuţie.
  
• 
  Nu interveniţi dacă nu aveţi ceva constructiv de adăugat. Nu vă înfrânaţi opiniile constructive.
  
• 
  Nu acceptaţi să fiţi întrerupt, decât dacă acest lucru e permis de preşedinte. Fiţi politicos şi ferm în hotărârea de a termina ceea ce aveţi de spus.
  
• 
  Criticaţi şi cereţi părerea celorlalţi în mod constructiv şi cu sensibilitate.
  
• 
  Nu-i întrerupeţi pe ceilalţi; luaţi notiţe şi aşteptaţi-vă rândul să vorbiţi.
  
• 
  Dacă nu sunteţi de acord susţineţi-vă obiecţia clară, în loc să acceptaţi hotărârea majorităţii.
  
• 
  Nu continuaţi să vă apăraţi punctul de vedere dacă aţi fost învins în discuţii cu argumente. Este în interesul dvs. pe termen lung să acceptaţi că aţi greşit.(16)
  

4.9. Prezentările publice
Prezentările se fac sub diverse forme şi au multe scopuri, dar indiferent de motiv şi situaţie (informarea membrilor echipei, demonstrarea şi prezentarea unor materiale etc.), principiile de bază pentru a le face eficiente sunt aceleaşi. E necesară pregătirea şi susţinerea unui subiect ales, într-o formă logică şi condensată, astfel încât să rezulte eficienţa aşteptată. Pentru a preciza ceea ce dorim să realizăm, în faza de pregătire e bine să ştim:

• 
  Care este rezultatul dorit sau efectul asupra audienţei? Fără o idee clară nu putem reuşi.
  
• 
  Ce informaţie trebuie să comunic pentru a obţine rezultatul dorit? La început e nevoie de o vedere de ansamblu, detaliile apărând mai târziu; reţinem importanţa calităţii şi a cantităţii, ştiind că prea mult este la fel de rău cu prea puţin.
  
• 
  Cum poate fi această informaţie mai pe înţelesul audienţei? Aceasta este analiza structurii şi logicii materialului, construit pe baza mijloacelor şi tehnicilor de prezentare folosite
  

Putem opta pentru o prezentare convingătoare, explicativă, instructivă, informare orală sau o combinaţie a acestora.
Pregătirea

O pregătire bună implică atenţie la detaliu şi aplicarea unei metode corecte, ce poate fi defalcată în etapele:

• 
  Stabilirea obiectivelor
  

• 
  Trebuie să se reflecte în efectele scontate asupra audienţei, să fie realiste şi realizabile. Concentrarea asupra scopului, cunoştinţelor asistenţei, capacităţii asistenţei de a acţiona, a ceea ce se poate realiza în mod rezonabil, este esenţială.
  

• 
  Analizarea asistenţei
  

• 
  Concentrarea pe nevoile ei necesită informaţii despre ce doreşte asistenţa să obţină de la prezentare, care este nivelul de pregătire, cât este de familiarizată cu subiectul şi terminologia, ce idei preconcepute are, cum ar primi informaţia mai uşor, ce prezentări tehnice trebuie evitate.
  

• 
  Pregătirea planului preliminar al prezentării
  

• 
  Titlul de prezentare - un titlu simplu, obiectivele, caracteristicile asistenţei, ideile importante - nu mai mult de cinci, dovezile principale în sprijinul fiecărei idei importante, logistica.
  

• 
  Selectarea şi structurarea materialului în vederea prezentării
  

• 
  Materialul reţinut va fi apreciat pe o scală de referinţă esenţial/important/folositor.
  

• 
  Exersarea în avans
  

• 
  Ajută la evitarea unor situaţii ca: vorbele rostite să nu sune la fel cu cele scrise pe hârtie, logica celor spuse să devină mai puţin clară, gesturile pe care le faceţi în timpul prezentării să nu fie sincronizate cu discursul, să vă daţi seama că în anumite domenii conoştinţele dvs. nu sunt la fel de solide cum aţi crezut, să nu mai fiţi sigur de sunetul propriei voci, încadrarea în timp să fie complet greşită. Modul cel mai simplu este să faceţi prezentarea în faţa oglinzii; este utilă înregistrarea audio sau video şi evaluarea critică a ceea ce a rezultat.
  

Prezentarea discursului

Introducerea - aveţi ocazia să câştigaţi auditorii de partea dvs. dacă spuneţi ce aveţi de gând să le spuneţi, de ce au nevoie să ştie, de ce dvs. sunteţi cel care le spuneţi. Puteţi utiliza următoarele tehnici:

• 
  anunţarea directă a subiectului şi de ce este acesta important;
  
• 
  o deschidere indirectă, legând interesul specific al asistenţei pentru subiect, cu ilustrarea relevanţei sale;
  
• 
  un exemplu viu, relativ la experienţa lor şi legat de subiect;
  
• 
  un citat important, care să aibă înţeles şi să asigure pătrunderea subiectului;
  
• 
  statistici importante, care să demonstreze importanţa subiectului;
  
• 
  o anecdotă sau mai degrabă o povestire scurtă şi relevantă, care să exemplifice subiectul.
  

Esenţa subiectului - lungimea acestuia trebuie limitată la cea necesară realizării obiectivelor şi nu mai mult. Instrumentele pe care le puteţi folosi sunt: repetarea şi sintetizarea punctelor-cheie şi a ideilor, exemple care ilustrează şi accentuează mesajul, comparaţii şi analogii care ajută înţelegerea, statistici care dovedesc punctul dvs. de vedere, afirmaţii ale unor experţi care confirmă opiniile dvs., mijloace vizuale care clarifică şi accentuează.
Concluzii - atenţia asistenţei creşte la sfârşitul discursului. Asistenţa nu va fi ofensată de repetiţia punctelor cheie, dacă este făcută pe scurt şi logic. Exemple "Acum să revedem ceea ce am prezentat", "În concluzie", "Pentru a recapitula".
Modalităţi de ajutor în timpul discursului - un discurs complet pe care să-l citiţi (sigură, dar plicticoasă), notiţe pe care să le folosiţi ca ghid (cartonaşe de mărimea unor vederi, numerotate) sau nimic (notiţe pregătite, dar evitaţi folosirea lor).
Folosirea mijloacelor vizuale. S-a estimat că oamenii reţin 30% din ceea ce li se spune şi 20% din ceea ce văd. Memorarea creşte la 50% pentru mesajul auzit şi văzut în acelaşi timp. Mijloacele vizuale trebuie: să se integreze cu prezentarea, să arate profesional, să fie în cadru competenţei dvs. tehnice.
Sugestii pentru folosirea mijloacelor vizuale: priviţi asistenţa şi nu ecranul, dezvăluiţi informaţiile gradat, asiguraţi-vă că toată lumea poate vedea ecranul, asiguraţi-vă că scrisul este suficient de mare pentru a fi citit, probaţi aparatura înainte de prezentare, asiguraţi-vă că materialele sunt în ordinea corectă. Când folosiţi tabla sau caietul de prezentare verificaţi ca markerele să nu fie uscate şi puneţi capacele când nu le folosiţi, nu staţi cu spatele la asistenţă când aţi terminat de scris, pe caietul de prezentare scrieţi uşor cu creionul astfel încât să îngroşaţi doar în momentul prezentării.
Tehnici de susţinere

Instalarea - puteţi veni înainte de începerea prezentării pentru ca să vă familiarizaţi cu încăperea şi dispunerea locurilor celor prezenţi, să fiţi sigur că ştiţi de unde se aprinde lumina şi că tot echipamentul pe care intenţionaţi să-l folosiţi funcţionează normal, să aranjaţi mesele şi scaunele în poziţia dorită, să puneţi un pahar cu apă la locul de unde veţi vorbi.

Resurse interne - temperamentul, experienţa, energia şi stilul. Încercaţi să vă arătaţi în ipostaza cea mai avantajoasă. Dacă v-aţi pregătit temeinic trebuie să credeţi în ceea ce spuneţi, astfel încât să adăugaţi încredere şi forţă cuvântului dvs.; asistenţa va aprecia acest lucru.

Învingerea emoţiilor - folosirea unei înregistrări audio sau video pentru repetiţie duce la creşterea încrederii. Vă puteţi ţine emoţiile sub control folosind energia lor în avantajul dvs. astfel: respiraţi adânc înainte de începerea discursului (pentru calmare şi încetinirea bătăilor inimii), relaxaţi-vă, concentraţi-vă asupra discursului şi a obiectivelor, fiţi încrezător, canalizaţi-vă energia spre un sentiment de putere şi prezenţă de spirit, vorbiţi (începeţi cu ceva cu care nu puteţi greşi, apoi experienţa îşi va spune cuvântul).
Înfăţişarea - profesională şi îngrijită.
Tonul adecvat - folosirea alternanţelor de tonalitate şi volum menţin discursul interesant. Vorbiţi clar şi distinct. Încetiniţi ritmul când aveţi ceva de accentuat. Este acceptabil să faceţi o pauză de câteva secunde pentru a mai consulta notiţele sau să începeţi o idee nouă.
Contactul vizual - vorbitorul trebuie să se adreseze asistenţei şi să se uite la aceasta în timpul vorbirii, evitând focalizarea unei anumite persoane. Evitarea contactului vizual este percepută ca semn al unei posibile lipse de siguranţă sau onestitate.
Limbajul corpului - folosiţi limbajul corpului pentru a vă consolida mesajul. Controlaţi orice ticuri nervoase (legănatul în timpul discursului, jocul cu monedele din buzunar, agitarea notiţelor, scărpinatul etc.), eventual prin repetiţii în faţa oglinzii. Limbajul corpului trebuie să fie calm şi deliberat, creând impresia de încredere relaxată. Un accesoriu folositor este un pupitru care dă un sentiment de siguranţă, asigură locul pentru notiţe şi poate fi folosit pentru sprijin. Dacă nu aveţi un pupitru, alegeţi ceva care să fie confortabil şi natural: puneţi o mână în buzunar, ţineţi notiţele în cealaltă, sau ţineţi mâinile în faţă sau la spate. Cel mai bun lucru este să zâmbiţi, pentru a părea mai relaxat, mai vesel.
Folosirea notiţelor - folosirea notiţelor, chiar ocazională, necesită schimbarea lor pe măsură ce discursul avansează, astfel încât să ştiţi mereu la ce punct al expunerii vă aflaţi. Dacă folosiţi un mijloc vizual lăsaţi deliberat notiţele jos, într-un loc pregătit, şi luaţi-le din nou după ce aţi terminat.
Folosirea mijloacelor vizuale - trebuie să lăsaţi o pauză suficient de lungă pentru ca asistenţa să aibă timp să citească şi să aprofundeze informaţia afişată, iar când aţi terminat opriţi afişarea pentru ca asistenţa să nu fie tentată să acorde atenţie acesteia.
Implicarea auditoriului - este folositoare dacă simţiţi că "aţi pierdut" atenţia asistenţei sau aveţi nevoie de o pauză pentru a vă aduna gândurile. Veţi fi surprins de influenţa acestui instrument simplu.
Manevrarea întrebărilor. Folosirea întrebărilor nu trebuie să fie un procedeu dificil, dacă sunteţi bine pregătit. Este normal să comunicaţi asistenţei să aştepte până la sfârşitul discursului, când va avea ocazia să pună întrebări şi să primească răspunsuri. În unele cazuri sesiunea de întrebări poate avea loc înainte de rezumatul final pentru a putea determina domeniile care trebuie accentuate. E bine să abordaţi întrebările ca o ocazie de implicare a asistenţei şi de demonstrare a competenţei în privinţa subiectului, să nu vă fie teamă să admiteţi că nu cunoaşteţi eventual răspunsul la o anumită întrebare, să răspundeţi separat la o întrebare individuală dacă aceasta nu este relevantă pentru restul asistenţei (fără să evitaţi răspunsul dacă şi alţi membri ai asistenţei sunt interesaţi), să nu vă fie teamă să-i cereţi persoanei care a pus întrebarea să o reformuleze mai clar (cu tact), să nu refuzaţi răspunsul la o întrebare considerând că aţi mai răspuns la ea (reformulaţi răspunsul pe scurt şi asiguraţi-vă că s-a înţeles problema), nu vă fie teamă să puneţi întrebări deschise întregii asistenţe, nu încercaţi să ţineţi minte toate părţile unei întrebări multiple în timp ce încercaţi să formulaţi răspunsul (după ce trataţi prima parte cereţi persoanei care a pus întrebarea să formuleze restul întrebării).
Lista de verificare personală - poate fi formulată pornind de la următoarele idei: "Trebuie să reuşeşti! Respiră! Verifică-ţi echipamentul! Verifică-ţi părul, cravat, buzunarele! Claritate, nu dezordine! Realizează contactul cu audienţa! Pasiune şi angajament! Va fi bine! Uită-te la asistenţă! Zâmbeşte mai mult! Pauze! Respiră!!(16)

4.10. Negocierea
Intervievarea clientului

Conducerea interviului. Interviurile au caracteristici particulare care nu se aplică întotdeauna altor tipuri de întâlniri. Sunt şedinţe faţă în faţă, de obicei numai între două părţi (persoane). O parte (care conduce interviul) are un control specific, iar cealaltă parte cunoaşte acest lucru. Primul scop pentru ambele părţi este schimbul de informaţii pentru a atinge obiectivul interviului.

Pentru obţinerea succesului sunt necesare:

• 
  Pregătirea - scop şi obiective (ce informaţii speraţi să aflaţi), localizare (dacă aveţi controlul folosiţi un birou sau o sală de şedinţe, creaţi o atmosferă deschisă şi relaxată), cunoştinţe existente (citiţi şi familiarizaţi-vă cu informaţiile la zi pe care le aveţi despre client), stabilirea unor criterii de apreciere (găsiţi anumite caracteristici şi parametri pe care să-i folosiţi în evaluarea interviului, folosind experienţa anterioară), informări pre-interviu (lăsând clientul să afle ceea ce doriţi şi cerându-i să aducă informaţiile solicitate), informaţii furnizate celui intervievat (anticipaţi domeniile care vor fi implicate şi pregătiţi-vă).
  
• 
  Formularea întrebărilor - închise (solicită răspunsuri scurte, adesea "da" sau "nu"), deschise (încurajează răspunsul în conversaţie, de exemplu "Povestiţi-mi despre…"), de explorare (pentru a afla motivele, asigură o adâncime mai mare, creează ocazii pentru evaluarea logicii şi credibilităţii răspunsurilor date), de situaţie (lasă intervievatul să-şi dezvăluie personalitatea, de exemplu "Ce gândiţi despre…"), de legătură (aduc înapoi conversaţia, de exemplu "Aţi menţionat mai devreme că … Aveţi o strategie pentru acest lucru?"), de evitat (întrebările care sugerează răspunsul, multiple - creează o presiune excesivă, discriminatorii - se bazează pe prejudecăţi şi ofensează pe cel întrebat).
  

• 
  Lista domeniilor care trebuie acoperite prin întrebări: piaţa (cât de mare, de matură şi care sunt sectoarele ei, cât de puternică e concurenţa, cât de importantă este afacerea clientului în contextul pieţei etc.), persoana (calificarea, instruirea, deprinderile, aptitudini pentru afaceri, nivelul de angajare, relaţii personale), afacerea (cât de bine e condusă, experienţă, câţi salariaţi loiali), finanţarea (participarea proprietarilor, resurse de personal, performanţe financiare prognozate, lichiditatea şi solvabilitatea).
  

• 
  Ascultarea - dacă scopul principal este adunarea informaţiilor nu consumaţi mai mult de o treime din timp vorbind şi lăsaţi restul timpului pentru ascultarea activă. Încurajaţi discuţia liberă.
  
• 
  Rezumarea - este o modalitate de condensare şi confirmare a înţelegerii informaţiilor primite până atunci sau un ansamblu la sfârşit de interviu - pentru a putea compara ceea ce aţi înţeles până atunci cu obiectivele stabilite. Ajută la eliminarea ambiguităţilor şi oferă repere solide pentru a construi relaţia cu partenerul sau clientul. Dacă informaţi intervievatul puteţi lua notiţe; puteţi cere scurte pauze în timp ce scrieţi, dacă este necesar.
  
• 
  Controlul - dacă aveţi controlul interviului, aveţi şi responsabilitatea să-l conduceţi în mod activ. Trebuie să vă implicaţi în deschiderea interviului (permite stabilirea tonului adecvat astfel încât intervievatul să se simtă confortabil), dirijarea fluxului conversaţiei (în mod ideal conversaţia curge în ambele sensuri, iată clientul vorbeşte mai mult - iar dvs. asiguraţi feedback-ul, rezumând şi luând notiţe; este util; stimulaţi-l să pună întrebări pentru a vă forma o idee despre gândirea lui.), păstrarea controlului (când aveţi clare obiectivele asupra cărora vă concentraţi puteţi apela la unele acţiuni corective ca: folosirea unui rezumat verbal pentru preluarea iniţiativei atunci când clientul monopolizează discuţia, lăsaţi diferendele să treacă şi continuaţi să vă urmăriţi obiectivele, fiţi politicos şi ferm în hotărârea de a afla tot ceea ce doriţi) , încheierea interviului (prezentaţi un rezumat pentru orice aspect nou şi stabiliţi care sunt paşii următori, ca rezultat al discuţiei).
  

Alte tipuri de interviuri
Interviuri de recrutare. Au obiective clare, bazate pe criterii bine structurate. Trebuie să aveţi o imagine clară asupra persoanei pe care o căutaţi, bazată pe calităţile şi experienţa cerută de post. Puneţi întrebări candidatului conform unor criterii de evaluare stabilite pentru a putea face comparaţii obiective cu ceilalţi candidaţi. Consideraţiile subiective pot apare în procesul luării deciziilor. Oferiţi candidatului şansa de a pune întrebări şi de a-şi forma o imagina asupra cerinţelor postului.

Interviuri de rezolvare a problemelor. Se caracterizează printr-un flux de informaţii prezentate celui care ia interviul şi un contra-reflux de informaţii-sfaturi acordate intervievatului, încercând să-i permiteţi acestuia să-şi găsească propriile soluţii pornind de la sugestiile oferite. Încercaţi să-i redaţi încrederea, găsind împreună o soluţie. Urmărind atât rezolvarea problemei cât şi "maturizarea subordonatului sau partenerului" construiţi relaţia cu personalul dvs. Puteţi să stabiliţi care este problema şi nu răspunsul, să identificaţi factorii cheie, să redefiniţi problema aflând ce împiedică găsirea unei soluţii simple, să identificaţi obstacolele, să enumeraţi soluţiile alternative, să fiţi de acord cu criteriile pentru evaluarea rezultatelor, să discutaţi şi să selectaţi soluţia, să fiţi de acord în privinţa modului de implementare.

Interviuri pe grupe de lucru. Implicaţi echipa atunci când conduceţi un grup sau o echipă şi stabiliţi sarcini sau obiective pentru membrii individuali ai grupei. Succesul va fi mai mare dacă treceţi prin etapele: studierea problemei pentru a avea o idee clară despre ceea ce trebuie să realizaţi (stabiliţi-vă proprii parametri pentru o soluţie bună), împărtăşirea problemei întregului grup într-un mod în care mai degrabă să îi implicaţi decât să se confrunte cu aceasta (nu daţi impresia că v-aţi descărcat de sarcină, predându-le lor problema), discutarea problemei într-o manieră controlată şi încurajarea grupului pentru oferirea de soluţii (îndrumaţi procesul de găsire a răspunsurilor în contextul realităţilor locului de muncă), aprobarea soluţiei împreună cu grupul (obţineţi un angajament public de la fiecare membru al grupului pentru responsabilităţile, procedurile, rezultatele şi perioadele de timp asumate). Atingând acest nivel de angajament, nu vă fie teamă să permiteţi grupului să schimbe soluţia, în lumina experienţei sau a noilor informaţii. Menţinând implicarea grupului în soluţie, pe măsură ce aceasta se dezvoltă, veţi păstra angajamentul membrilor grupului. (16)

Interviurile disciplinare şi de mustrare pentru ofense minore. Uneori constituie cel mai dificil lucru de tratat. Există frecvent un grad de ostilitate sau resentiment, iar aspectele sunt complexe. Înainte de interviu: asiguraţi-vă că deţineţi toate datele şi efectuaţi investigaţia dvs., informaţi-vă dacă există o dovadă clară a abaterii, planificaţi-vă intenţiile proprii asupra a ceea ce aveţi de făcut după ce înţelegeţi problema corect, întrebaţi-vă singur de ce luaţi aceste măsuri, atunci când sunteţi pregătit să explicaţi. În timpul interviului: asiguraţi-i subordonatului intimitatea (nu permiteţi niciodată ca ceea ce se discută să devină public), fiţi raţional tot timpul şi evitaţi să vă implicaţi, ajungeţi direct la subiect (arătaţi exact tipul abaterii), permiteţi persoanei să dea un răspuns sau o explicaţie completă - fără să vă implicaţi, încercaţi să conduceţi discuţia către aflarea unor soluţii care să vă asigure că situaţia nu se mai repetă - oferind ajutor şi îndrumare, specificaţi criterii de performanţă stabilite ca rezultat al interviului, încheiaţi interviul având convingerea că problema este închisă - exceptând urmările specificate. După interviu: daţi rezoluţia interviului în scris - pentru a avea o înregistrare şi în beneficiul persoanei intervievate, acţionaţi normal şi consideraţi problema închisă în acţiunile reciproce care urmează, monitorizaţi situaţia conform criteriilor stabilita şi controlaţi-o.

Plângerile personalului. Fiţi gata oricând să le trataţi cât mai echitabil posibil. Stabiliţi clar ceea ce sunteţi pregătit să ascultaţi, fără să treceţi direct la concluzii sau să luaţi hotărâri rapide. Ascultaţi cu atenţie şi încurajaţi persoana să vorbească deschis. Identificaţi problema reală şi obţineţi acordul că ceea ce aţi înţeles este exact. Nu ocoliţi problema, chiar dacă sunteţi parte din problemă. Stabiliţi ce este de făcut. Nu faceţi promisiuni pe care nu le puteţi ţine. Fiţi mai degrabă convingători în ceea ce priveşte punctul propriu de vedere decât să-l sfidaţi pe al celorlalţi. Amintiţi-vă că puteţi direcţiona procesul. Stabiliţi termenul rezolvării problemelor.
Negocieri
Scopul general al negocierilor cu clienţii este să realizaţi tranzacţii, având posibilitatea dezvoltării relaţiei în viitor. În marea majoritate a negocierilor de succes nu există învinşi. În scopul obţinerii acordului asupra unei probleme, în interesul ambelor părţi - fiecare parte poate avea mai mult de un reprezentant.

Înaintea începerii pregătirii puneţi-vă întrebările cheie: "Înţelegeţi ce doresc partenerii? Sunteţi persoana capabilă să negocieze? (Aveţi autoritatea necesară? Există pre-condiţii inacceptabile? Sunt legile sau alte reglementări încălcate?) Doriţi să negociaţi? (Cunoaşteţi ce doriţi să realizaţi? Puteţi să le oferiţi, fără dificultate, ceea ce doresc?).

Pregătirea cuprinde: stabilirea priorităţilor în privinţa obiectivelor (va include parametri, valori, soluţii reciproc avantajoase, obiective intangibile - incluse în categoriile: "trebuie să realizăm", "vrem să realizăm", "ne-ar place să realizăm"), identificarea obiectivelor partenerului (în marea majoritate a situaţiilor nu este decât o presupunere), evaluarea partenerului (experienţa, autoritatea, pârghiile de negociere, motivaţiile personale), puterea de negociere (legată de avantajele potenţiale), capacitatea de concesie (proprie), alegerea unei strategii (preferabil întotdeauna să optaţi pentru varianta câştig/câştig pe termen lung), locul şi timpul.

Înfăţişarea şi limbajul corpului. Evitaţi manifestările nervoase, ca bătutul tactului cu degetele pe birou. Nu vă încrucişaţi braţele şi picioarele în mod defensiv. Zâmbiţi natural. Ni vă uitaţi niciodată la ceas.

Alegeţi stilul potrivit de comportament: extrovertit (necesită multă energie şi entuziasm; este eficient când se doreşte un acord rapid) sau inductiv (mai eficient pe termen lung). Evitaţi să folosiţi acelaşi stil cu partenerul. Când doriţi să "ghidaţi partenerul" trebuie să-i daţi semnale privind zonele mai fertile pentru negociere. Fiţi atent la diferenţele culturale pentru a evita eventuale ofense inutile.

Fiţi deschis şi prietenos, inclusiv la întâlnirile premergătoare, pentru a dezvolta o relaţie personală cu partenerul. Fiţi de acord cu prezentarea punctului de vedere al fiecăruia la început şi stabiliţi de comun acord agenda desfăşurării negocierii. Apreciaţi eventualul timp de aşteptare dinaintea răspunsurilor la întrebări.

Rezumarea discuţiei care a avut loc este necesară pentru a reţine exact ceea ce s-a convenit până în acel moment, inclusiv identificarea zonelor controversate ce se menţin încă sau pentru a concentra din nou discuţia. Este de neacceptat încercarea de a-l păcăli pe celălalt, pretinzând că aţi crezut că a fost de acord asupra unui punct discutat.

Folosirea timpului de repaus este utilă atunci când părţile au nevoie de o pauză mentală şi fizică, înainte de a continua discuţiile.

Oferte şi propuneri. Un element cheie este ajungerea la un acord referitor la ofertele concrete. Acordul condiţionat (dacă …., atunci… ) poate fi o soluţie.

Încheierea şi confirmarea. Una din cele mai delicate părţi, mai ales când negocierea a fost dificilă - presupune asigurarea că aţi ajuns la aceeaşi concluzie. Rezumaţi public, în interesul ambelor părţi, acordul exact. Odată ce ambele părţi au consimţit că rezumatul este corect, puteţi fi oficial de acord că aceasta duce la încheierea tranzacţiei şi negocierii. Concesiile nu constituie o problemă dacă urmăriţi o strategie "câştig/câştig" şi în cazul în care ele includ abordări sinergice. Având acordul concluzionat, este indicat să confirmaţi detaliile - parcurgând punctele listate pe agenda dvs. şi comparându-le cu cele ale partenerului. Fiţi foarte atent la detalii deoarece orice diferenţă mică de înţelegere poate conduce la consecinţe foarte importante. Nu permiteţi ca o diferenţă în înregistrările scrise să rămână neschimbată.

Daţi curs ideilor şi părerilor proprii pentru a-l ajuta pe partener să înţeleagă punctul dvs. de vedere, nu acceptaţi afirmaţii fără supărat - ce nu pot fi verificate, arătaţi-vă entuziasmul pentru o soluţie echitabilă, încurajaţi şi susţineţi semnele de cooperare. Dacă negocierea intră în impas, cereţi o pauză astfel încât manifestările de temperament să se poată linişti, să puteţi recapitula unde vă aflaţi cu discuţia, să vă reconsideraţi tacticile, să puteţi schimba puncte de vedere cu partenerii.

Lista personală pentru pregătire poate include întrebări de genul: "Este cazul să discut cu colegii? Am studiat cazul potenţialului partener? Este strategia mea cu adevărat câştig/câştig? Am o listă de obiective realiste, cu parametri specificaţi pentru fiecare obiectiv? Sunt obiectivele mele aranjate pe priorităţi? Ce concesii pot face? Unde este cel mai bun loc de întâlnire?".

Pentru evaluarea performanţelor proprii puteţi să vă întrebaţi: "În ce etapă a negocierii am procedat cel mai bine şi în care nu? Cât de uşor mi-a fost să iau decizii, să-mi conving partenerul de discuţie, să am o atitudine pozitivă constructivă, să mă manifest ca om demn şi responsabil, să mă concentrez pe obiectivele mele, să-mi controlez limbajul corpului, care erau motivările mele personale, am fost un bun ascultător, am fost tentat de ocazia unei strategii câştig/pierdere?"

5. Protocolul în afaceri

Obiective:

1. 
   Uzanţe de protocol
   
2. 
   Arborarea drapelelor
   
3. 
   Agenda de protocol
   
4. 
   Dineurile şi recepţiile
   
5. 
   Conferinţele
   

Protocolul este perceput ca activitate (totalitatea operaţiunilor, acţiunilor pe care o organizaţie le întreprinde pentru satisfacerea necesităţilor de reprezentare), ca etichetă (totalitatea regulilor şi uzanţelor care trebuie să determine conduita participanţilor - set de reguli de purtare şi maniere elementare sau specifice, cum ar fi precăderea şi uzanţele - sau modul de desfăşurare a unor evenimente publice) şi ca bunuri şi servicii de consum (servite la reuniuni sau întruniri).

Există protocol ceremonios (destinat ceremoniilor publice, caracterizat prin rigiditatea convenţiei, fast, consum mare de resurse, prestabilire în detaliu, caracter public) şi protocol cordial (caracterizat prin rigiditate mică a convenţiilor, atitudine destinsă, consum mic de resurse, discreţie, stabilire pe etape).

0. 
   Uzanţe de protocol
   

Precăderea - înseamnă ordinea protocolară în raport cu rangul şi funcţia fiecărei persoane participante la un protocol, stabilită conform listelor de ordine protocolară oficiale, regulilor diplomatice, semnelor de deferenţă practicate faţă de diferiţi membri ai săi sau curtoazia reciproc manifestată între două părţi de-a lungul timpului - în perfectă armonie cu specificul acţiunii.

Ordinea de precădere stabilită prin reglementări este raportată la funcţii şi demnităţi, nu la persoane. Elemente de precădere: persoana cea mai importantă (aleasă în funcţie de natura şi scopul manifestării, este elementul de plecare al ordinii protocolare), principiul ierarhiei (conform unei liste scrise a ordinii de întâietate care guvernează precăderea), tradiţia (precedentele au o pondere deosebită), simetria (schimbare simetrică atunci când se schimbă rolurile între gazdă şi oaspete), stabilitatea, întâietatea (ordinea discursurilor sau aşezarea la masă se stabilesc pe bază de prioritate, dată de rang), raza teritorială, natura evenimentului, egalitatea statelor, ordinea alfabetică (la conferinţe), vechimea şi vârsta (la funcţii identice), galanteria (bărbatul cedează locul unei femei, la ranguri egale), cuplurile (cuplurile sunt aşezate împreună, poziţionarea fiind conform persoanei titulare a rangului ce justifică invitaţia) etc.

Pentru poziţionarea invitaţilor la o ceremonie se ţine seama de regulile:

• 
  Dreapta înainte de stânga - presupune că oficialitatea cea mai importantă, când există două, este plasată în partea dreaptă (cum se priveşte la prezidiu de către public).
  
• 
  Fiecare personalitate este poziţionată în dreptul drapelului, stemei sau altor elemente oficiale distinctive.
  
• 
  Cea mai importantă persoană se va poziţiona în centru, apoi alternativ, după importanţă, la dreapta , apoi la stânga vor fi celelalte oficialităţi.
  

Ţinuta
Pentru protocol regula este ca la fiecare ceremonie să se specifice de la bun început ţinuta - prin menţiunea pe invitaţie, sau prin contactarea prealabilă de către asistentul sau şeful de protocol al organizatorilor. Ţinuta poate elimina şi discerne gusturile personale, prin reguli generale.

• 
  În timpul zilei, de regulă, se poartă costume gri, bej, maro sau alte tonuri neutre; se poate purta negru la înmormântări sau comemorări, iar griul - chiar deschis - la căsătorii.
  
• 
  Seara se poartă culori închise, de preferinţă gri sau negru, în timp ce doamnele vor purta costume taior;
  
• 
  Nu se admit culori vii la bărbaţi în nici o ipostază, şi nici costume albe;
  
• 
  Nu se admit rochii sau fuste scurte pentru femei, indiferent dacă acest lucru le-ar avantaja;
  
• 
  Bărbaţii nu vor purta servieta tip "diplomat", iar doamnele pot avea geanta "plic" sau poşetă.
  

0. 
   Arborarea drapelelor
   

Drapelul este simbol al suveranităţii şi se bucură de respect. Drapelul nu este numai un obiect de comunicare, ci reprezintă şi un set de semnificaţii şi sentimente comune pentru o anumită comunitate, populaţie. Există un set de reguli privind arborarea drapelelor.

Uzanţe privind arborarea:

• 
  pentru un drapel:
  

• 
  în arii închise un drapel se poziţionează în centru sau în stânga în raport cu cei care îl privesc;
  
• 
  în locul cel mai important faţă de deschiderea principală atunci când ne aflăm în interioare;
  
• 
  în cazul prezidiilor, indiferent de sală, este poziţionat în stânga prezidiului;
  
• 
  pe clădiri se arborează în centrul faţadei sau la stânga intrării sau în centru pe clădire; în cazul clădirilor cu cupole se poate poziţiona pe cel mai înalt punct.
  

• 
  pentru două drapele:
  

• 
  înălţimea catargelor şi dimensiunea drapelelor vor fi egale;
  
• 
  amplasarea drapelelor se face numai după ce se stabileşte locul de onoare;
  
• 
  amplasarea lor se face pornind de la stânga spre dreapta.
  

• 
  pentru mai multe drapele:
  

• 
  Drapelul cu o importanţă mai mare se pune în centru, urmat în stânga celui ce priveşte de cel de-al doilea, iar în dreapta următorul.
  

• 
  dispunerea în cerc sau pătrat:
  

• 
  oricare ar fi poziţia folosită, drapelele sunt poziţionate în sensul acelor de ceasornic.
  

• 
  dispunerea în paralel:
  

• 
  drapelele sunt amplasate paralel, pornind de la dreapta la stânga, în frunte aflându-se drapelul cu cea mai mare importanţă.
  

Întotdeauna drapelul ţării gazdă este în locul cel mai vizibil; în nici o circumstanţă nu cedează locul.

Când arborarea drapelelor străine se face în acelaşi timp cu cele locale (regionale): întâi ţara, provincia, oraşul gazdă şi apoi cele ale oaspeţilor - fiecare la categoria sa.

Coborârea în bernă reprezintă ultimul salut pe care comunitatea îl aduce pe cale oficială memoriei defunctului. Arborarea se face din ziua decesului până la înmormântare fie prin plasarea lancei în poziţie orizontală, fie prin încadrarea drapelului într-o bandă neagră (sau punerea unei eşarfe negre la vârful lancei).

0. 
   Agenda de protocol
   

Agenda de protocol este un concept organizatoric şi un instrument managerial care reflectă nevoia de ordonare a activităţii, dozare a resurselor şi realizare a unei hărţi a planului de evenimente (publice sau nu). Ca instrument de lucru ea este utilizată pentru:

• 
  planificarea calendarului intern
  

• 
  cuprinde evenimentele organizate din iniţiativă proprie şi cele tradiţionale care au o repetativitate ciclică
  
• 
  are o anexă care cuprinde: proiectul de manifestare, corespondenţa purtată, desfăşurătorul acţiunii, referatele de necesitate, schiţe sau copii ale materialelor tipărite, listele de participanţi, defalcările pe activităţi, lista colectivului de organizare şi responsabilităţile fiecăruia etc.
  
• 
  agenda anuală foloseşte la fundamentarea resurselor, calendarul intern trimestrial conţine mai multe amănunte
  

• 
  estimarea participării la cel extern
  

• 
  are rolul de asistenţă de secretariat şi protocol
  
• 
  se compune din faxuri de invitare la diferite manifestări, invitaţii scrise trimise de diferite organizaţii, agenda agenţiilor de presă, lista de evenimente redactată de compartimentul propriu de protocol
  
• 
  utilitate la realizarea agendei proprii de protocol, la evaluarea impactului media al acţiunilor proprii, la crearea unei baze de date despre acţiunile de gen
  

• 
  perspectiva temporală
  

• 
  în funcţie de imaginea dorită selectarea evenimentului în funcţie de spaţiul temporal în care este plasat ţine seama că:
  
• 
  nu se va alege organizarea de manifestări în perioade de criză, aflare temporară în "con de umbră", perioada marilor sărbători religioase.
  

• 
  perspectiva spaţială
  

• 
  permite analizarea evenimentelor omonime (cu temă şi scop identic), convergente (prilejuite de aceleaşi date calendaristice), majore politice sau economice.
  

Desfăşurătorul de protocol

Este un instrument de programare şi control care cuprinde în structură: organizarea (filmul concret al evenimentului, redactarea documentaţiei tehnice, alte informaţii - invitaţii, adrese, comunicate media etc.)

Acţiunile de protocol

Scrisoarea de invitaţie - este adresată de un omolog al celui invitat. Este tipărită; poate fi precedată de un fax pentru operativitate, însă transmiterea invitaţiei oficiale este obligatorie. Poartă antetul instituţiei. Începe cu o frază de politeţe care să exprime bucuria de a comunica cu adresantul. Conţine invitaţia concretă: perioada, locul, scopul propus. Finalul este o frază de politeţe, în aşteptarea unui răspuns.

Primirile oficiale

Modul de primire creează prima impresie. Contează locul (la aeroport, la sediul organizaţiei), salutul, poza de presă etc.

0. 
   Dineurile şi recepţiile
   

Constituie un liant al comunicării interpersonale ale participanţilor şi un prilej al întâlnirilor informale reciproce, neoficiale.

De obicei dineurile presupun ca regulă aşezarea la masă, discursuri, un număr mic de invitaţi şi se organizează doar seara la gazdă acasă.

Recepţiile se organizează indiferent de oră, au la bază bufetul suedez, nu presupun şi nu exclud discursuri, presupun un număr mare de invitaţi.

Organizarea include:

• 
  stabilirea locului de desfăşurare, cu respectarea standardelor
  
• 
  întocmirea programului
  

• 
  orarul de desfăşurare, intervalul de sosire a invitaţilor, durata medie a unui speech, etapele de servire a preparatelor (băuturi de antreu, aperitive, gustări calde, preparate culinare, desert, băuturi însoţitoare etc.), modul de creare a atmosferei (orchestră de cameră, fond sonor digital, alte mijloace permise)
  

• 
  stabilirea listei de invitaţi în raport cu obiectivul acţiunii
  

• 
  pe baza uzanţelor impuse în domeniu (obligativitatea invitării superiorilor, a personalităţilor, mass-media, parteneri tradiţionali etc.)
  

• 
  lansarea invitaţiilor
  

• 
  se face cu cel puţin 7 zile calendaristice înaintea evenimentului;
  
• 
  se transmite nominal;
  

• 
  perfectarea elementelor organizatorice: locurile de parcare, poziţionarea personalului de îndrumare, garderoba, locul de primire din partea gazdei, modul de realizare a servirii mesei etc.
  

Meniul

Alegerea felurilor de mâncare presupune câteva reguli:

• 
  de preferinţă meniul va cuprinde acele preparate a căror pregătire şi păstrare nu vor avea de suferit în urma situaţiilor neprevăzute;
  
• 
  respectarea tradiţiilor culinare prin asigurarea produselor şi a modului de servire clasic în asemenea situaţii;
  
• 
  servirea cafelei în salon pentru a se putea fuma;
  
• 
  respectarea opţiunilor religioase;
  
• 
  meniul va respecta condiţia socială a invitaţilor, neexcluzând însă bucătăria tradiţională.
  

Uzanţe:

• 
  decorarea mesei: simplă şi eficientă
  
• 
  precăderea servirii: dacă este o ordine a invitaţilor se va servi de la cel mai important la rangul cel mai mic
  
• 
  preparatele se mănâncă fiecare în felul său specific
  
• 
  alte uzanţe ce ţin de bunul simţ în sens propriu.
  

0. 
   Conferinţele
   

Sunt un instrument de bază în dezvoltarea relaţiilor şi pentru a defini strategiile. Organizarea lor comportă mai multe aspecte: stabilirea sălii (la latitudinea gazdei în funcţie de numărul de invitaţi, utilităţile spaţiului, tradiţie), modul de desfăşurare (expuneri urmate de dezbateri, dezbateri alternativ cu expunerea, expuneri separate de dezbateri, dialogul încrucişat), ordinea de precădere, interpretariatul, corespondenţe premergătoare (invitaţia, informaţii privind programul, solicitări privind dotările pentru expuneri), uzanţe protocolare (cazare, pauze de cafea, întâlniri bilaterale în afara conferinţei, arborarea drapelelor), alte date tehnice şi organizatorice (dotarea pentru expuneri, tehnica necesară interpretariatului, aparatura pentru discuţii şi conducerea dezbaterilor, parcarea, garderoba, ecusoanele, mapele).

6. Aplicaţii şi exemple
Influenţarea etică a vieţilor altor oameni prin comunicare
Mulţi dorim să avem o influenţă pozitivă asupra oamenilor din anturajul personal şi profesional. Fiecare om are multe dimensiuni şi posibilităţi, unele evidente, altele latente - acestea din urmă tind să răspundă la modul în care îi tratăm pe oameni şi la ce credem despre ei. Siguranţa vine în mare parte din ideea că lucrurile sunt bine orânduite, că ştii ce se aşteaptă de la tine, care sunt limitele, regulile şi consecinţele. Când simţim că raţiunea şi logica nu comunică cu sentimentul şi emoţia partenerilor, trebuie să încercăm să înţelegem limbajul lor, fără a condamna şi respinge. Putem să influenţăm cu ajutorul exemplului, construind relaţii de afecţiune sau dând sfaturi.

E util să comunicăm, ştiind că e bine să respectăm următoarele reguli:

• 
  Abţine-te de la a spune un lucru negativ sau neplăcut, mai ales când eşti provocat sau obosit.
  
• 
  Ai răbdare cu ceilalţi.
  
• 
  Fă distincţie între o persoană şi comportamentul sau rezultatele ei.
  
• 
  Fă servicii anonime, pentru creşterea preţuirii de sine.
  
• 
  Alege răspunsul activ, privind întâi în perspectivă şi apoi decizând reacţia armonioasă.
  
• 
  Ţine-ţi promisiunile făcute altora.
  
• 
  Concentrează-te asupra zonei tale de influenţă, schimbându-ţi deprinderile de gândire şi de acţiune.
  
• 
  Presupune despre ceilalţi cele mai bune lucruri, făcând apel la ce e mai bun în ceilalţi.
  
• 
  Caută mai întâi să înţelegi.
  
• 
  Recompensează exprimările sau întrebările deschise şi cinstite, evitând criticile şi judecăţile.
  
• 
  Dă un răspuns înţelegător, dorind să înţelegi profund.
  
• 
  Dacă ai fost jignit, ia iniţiativa de a clarifica complet situaţia, cu gânduri bune.
  
• 
  Recunoaşte-ţi greşelile, scuză-te şi cere-ţi iertare, admiţând că eşti - cel puţin în parte - de vină.
  
• 
  Nu răspunde acuzaţiilor iresponsabile, nu te lăsa atras în nici un vârtej litigios - apelând la pacea interioară.
  
• 
  Rezervă timp şi dăruieşte-l pentru relaţiile "între patru ochi", cu cei dragi.
  
• 
  Reînnoieşte-ţi ataşamentul faţă de lucrurile pe care le ai în comun cu prietenii, familia, colegii.
  
• 
  Lasă-te influenţat de către celălalt, înţelegând problemele şi sentimentele sale.
  
• 
  Acceptă persoana şi situaţia celuilalt, recunoscând că el gândeşte sau simte într-un anumit fel.
  
• 
  Pregăteşte-ţi mintea şi inima înainte de a-ţi pregăti un discurs, alegând modul cum spui, reînnoind cele mai bune hotărâri.
  
• 
  Evită certurile sau abandonurile, rezolvă divergenţele prin dialog.
  
• 
  Identifică şi aşteaptă momentele când îi poţi învăţa pe ceilalţi (mereu îi învăţăm pe ceilalţi câte ceva fiindcă ceea ce suntem radiază constant).
  
• 
  Cădeţi de acord cu ceilalţi asupra limitelor, regulilor, aşteptărilor şi consecinţelor clar stabilite, înţelese, întărite şi cu care toţi sunt de acord.
  
• 
  Nu renunţa şi nu ceda în faţa comportamentului iresponsabil, dând dovadă de responsabilitate, disciplină şi înţelegere.
  
• 
  Fii prezent când e nevoie de tine, ştiind că oamenii tind să reacţioneze conform cu ceea ce simt şi nu cu ceea ce ştiu.
  
• 
  Foloseşte limbajul logicii şi al emoţiei, fiind răbdător, înţelegând, exprimând deschis sentimentele în acord cu limbajul non-verbal.
  
• 
  Delegă responsabilitatea în mod eficient.
  
• 
  Implică oamenii în proiecte semnificative, cu scopuri pentru care merită să trăieşti.
  
• 
  Crede şi explică şi altora că "ceea ce semeni aceea culegi", că tot ceea ce gândim, vorbim, facem formează un proces care respectă legile naturii.
  
• 
  Crede, şi învaţă-i şi pe alţii să creadă în comportamentul responsabil, în faptul că întotdeauna gândul, vorba sau fapta sunt însoţite în mod automat de consecinţe naturale.
  

Greşeli ce pot fi evitate:

• 
  Nu da sfaturi înainte de a înţelege.
  
• 
  Nu încerca să construieşti sau reconstruieşti o relaţie fără a-ţi schimba comportamentul şi atitudinea.
  
• 
  Nu presupune că bunele exemple şi relaţii sunt suficiente. Viziunea fără respect profund faţă de viaţă nu conţine nici o motivaţie, respectul fără viziune nu conţine nici un scop, nici un standard, nici o putere mobilizatoare. Învaţă-i pe alţii despre viziune, misiune, roluri, scopuri, linii directoare şi standarde.(11, 31)
  

Libertatea, inclusiv în comunicare, înseamnă a fi în stare, în cunoştinţă de cauză:

• 
  Să alegi cine şi ce doreşti să fii într-un anumit moment din viaţa ta.
  
• 
  Să ai orice vezi şi doreşti cu adevărat.
  

Comunicarea şi mentalitatea abundenţei
Când apare, din siguranţa interioară, mentalitatea abundenţei (poate exista suficient pentru toţi), apare încrederea, generozitatea, dorinţa de a trăi cu bucurie şi de a-i invita şi pe alţii să trăiască la fel, capacitatea de a aprecia valoarea diferenţelor de orice fel. Unitatea apare ca unitate prin complementaritate, în care slăbiciunea unuia este compensată de puterea celuilalt. Se folosesc principiul de negociere câştig/câştig şi principiul de comunicare în care cauţi mai întâi să înţelegi şi abia apoi să fii înţeles. Oamenii nu forţează procesele naturale şi se bazează pe forţa lăuntrică.
Managerii abundenţei ştiu că suntem supuşi legilor naturii, că ceea ce semănăm aceea vom culege. Ei:

• 
  Rezolvă probleme. Ştiu să separe, în discuţii, oamenii de probleme. Sunt sinceri şi se alătură creativ la rezolvări de probleme.
  
• 
  Păstrează relaţii de durată, profunde cu alte persoane.
  
• 
  Sunt înţelegători cu ei înşişi şi cu alte persoane, trăiesc cu înţelepciune în prezent, pregătesc atent viitorul şi se adaptează uşor la situaţiile schimbătoare. Dau dovadă de simţul umorului, au disponibilitatea de a admite şi ierta greşeli şi capacitatea de a îndeplini cu plăcere tot ce le stă în putinţă.
  
• 
  Se întorc adesea la izvorul principiilor, al siguranţei interioare generatoare de bunătate, încredere, fericire pentru succesele altora - care le permite să se reînnoiască, să crească şi să se dezvolte.
  
• 
  Cultivă obişnuinţa de a-şi perfecţiona continuu mintea (prin citit mult şi atent, pentru creşterea disciplinei şi responsabilităţii), trupul şi inima. Întotdeauna există loc pentru cei capabili să îşi exercite iniţiativa şi să creeze valoare pentru ei înşişi - demonstrând că ei reprezintă soluţia la probleme.
  
• 
  Dau ajutor rămânând frecvent în anonimat.(11)
  

7. Tehnici de Eficientizare a comunicării ÎN AFACERI

Set de întrebări fundamentale
Unde am de gând să ajung în această viaţă şi de ce?…

Unde au ajuns alţii care au urmat calea pe care doresc şi eu să merg?… Dacă ceva nu-mi convine pot reveni la prima întrebare.

De ce alţii au reuşit?… Concret, cine cred eu că a reuşit cu adevărat?

De ce eu nu aş putea face la fel?… Există şi aspecte negative ale reuşitei? Pot fi evitate? Cum?… Dacă nu am răspunsuri convingătoare pentru mine, atunci:

• 
  Conştientizez că sunt o parte din ecosistemul planetar.
  
• 
  Dau libertate forţei din mine, în acord cu ecosistemul din care fac parte şi în care sunt parte, să se manifeste.
  
• 
  Dau voie conştientă bucuriei şi succesului să se "apropie" de mine şi să se "manifeste" prin mine - în acord deplin cu ecosistemul planetar.
  

Cum pot şti că bucuria şi succesul se apropie de mine?… Simplu: constatând că uneori îţi vine să cânţi, să zâmbeşti şi să spui "mulţumesc, Viaţă!"

Există adevăruri pe care nu le-am conştientizat suficient?… Da. Poate cel mai important este acela de a şti că nu e obligatoriu să ne chinuim cu viaţa asta. Apoi, n-ar fi rău să conştientizăm că fiecare are un loc sub soare, că există loc pentru succesul fiecăruia. Mai poţi reţine că întotdeauna bucuria vine doar la cel care o merită.

Cum pot merita şi eu "bucuria succesului"?… Făcând dovada că şi tu poţi dărui altuia şansa de a avea succes. Practic foloseşte fiecare ocazie pentru a dărui un zâmbet, o încurajare şi pentru a nu cere nimic în schimb.

Există ceva în noi care se opune bunătăţii, altruismului?… Da, uneori avem obiceiul prost de a crede că dăruind sărăcim. În realitate este exact invers: dăruind, ne îmbogăţim.

Undeva, în mentalitatea colectivă, există nişte "tumori" ce pot fi extirpate?… Da, dar numai atunci când există o hotărâre colectivă pentru asta. Spre exemplu, în unele colectivităţi există prostul obicei de a crede că şansele de succes s-au diminuat. Realitatea este că în tot răul există un enorm potenţial pozitiv, ce poate fi uşor valorificat. Problema este de a converti răul în bine, ca-n poveste.

Se poate converti răul în bine?… Nu numai că se poate, dar e chiar foarte uşor să te pui în situaţia pozitivă după ce cunoşti bine dezavantajele răului. Se poate spune că eşti vaccinat şi că ştii clar ce este bine. Trebuie doar să simţi binele ca şi când ar exista. Aparenta contradicţie ţine de obişnuinţele noastre, iar obişnuinţele se educă, ca şi mintea, ca şi inima, ca şi viaţa. Da, şi viaţa noastră se poate transforma prin educaţie, sau prin re-educare în acord cu legile naturale ale succesului.

Cum ar arăta un curs de auto-educaţie pentru transformarea răului în bine?

Ar fi structurat în 3 etape:

• 
  etapa 1. - auto-cunoaştere;
  
• 
  etapa 2. - lecţii despre succesele altora;
  
• 
  etapa 3.- cursul propriu despre "Drumul succesului personal".
  

În etapa unu e nevoie de multă răbdare. Eşecul etapei unu îndepărtează şansele de reuşită. Etapa doi însuşită înaintea etapei unu poate crea mari dezechilibre interioare, deci insucces major. Ordinea firească, naturală este aceasta: auto-cunoaştere, cunoaşterea altora şi la urmă definirea practică a căii proprii de succes. Doar astfel există garanţia succesului.

Nu există scurtături?… Orice scurtătură este ne-naturală. Ce ar face un copil care este pus în situaţia de a face faţă solicitărilor unui adult cu mari probleme?… Ce s-ar face o floare care s-ar trezi fără rădăcini şi tulpină?… Ce s-ar face un gând bun pus în situaţia unui mediu ostil de manifestare?… Ce te-ai face tu dacă n-ai fi în stare să recunoşti binele din rău?… Ce te-ai face dacă toţi ar vedea în faptele tale doar succes notoriu, iar tu ai crede că ai insuccese peste insuccese?… Ce s-ar întâmpla dacă ziua nu ar veni după noapte, vremea bună după vreme rea?… Ce s-ar întâmpla dacă tu ai constata că fiecare etapă îşi are logica ei, că fiecare etapă este utilă şi necesară?

Ai putea fi mulţumit că există o ordine naturală a lucrurilor, că viaţa merită trăită cu bucurie pentru că e frumoasă, că bucuria succesului vine atunci când este cazul; şi este cazul atunci când parcurgi etapele fireşti. Nici o grabă, nici o forţare nu este aducătoare de bucurii!

Nu se poate mări viteza fiecărei faze de viaţă?… Ba da, în acord cu legile universale. Contează rezultatele. Când ai atins ştacheta prestabilită poţi trece la etapa următoare. Atunci şi numai atunci. Când maturitatea se manifestă poţi hotărî să te auto-promovezi în etapa următoare.

De unde poţi şti când ai ajuns la maturitate?… Dacă îţi ştii obiectivul şi dacă l-ai atins eşti matur din acel punct de vedere. Trebuie să fii atent la falsele senzaţii de maturitate. Uneori eşti tentat să crezi că ai finalizat treaba şi că meriţi o auto-promovare.

Cum aş putea fi sigur că m-am maturizat dintr-un anumit punct de vedere?… Învăţându-i pe alţii şi constatând că au înţeles şi aplică cu succes ştiinţa maturizării tale.
Despre clasificarea oamenilor din punct de vedere al percepţiei realităţii

Omul este o fiinţă complexă, cu numeroase caracteristici ce evoluează şi interferează continuu. În mare, în fiecare există tendinţe mai mult sau mai puţin pronunţate - referitoare la modul în care este dispus să perceapă realitatea. Educaţia poate, între anumite limite, să contribuie la "şlefuirea" uneia sau alteia dintre tendinţele principale.

În esenţă, cele mai importante caracteristici ale omului, din acest punct de vedere, sunt legate de modul de a analiza realitatea mai mult logic, mai mult imaginativ sau mai mult sentimental.
Exemple de abordări

Fiecare om are o "misiune" pe care poate să şi-o îndeplinească cu cinste. Unii nu ştiu cum să facă. Ar fi util dacă am înţelege că fiecare este "o petală din floarea lumii", că fiecare avem nevoie ca de aer de respect faţă de sine şi în acelaşi timp faţă de toţi ceilalţi. Lumea poate evolua normal doar dacă marea majoritate înţelegem că suntem părţi ale aceluiaşi întreg.

Paşi ce pot fi parcurşi

Pentru ca omul să poată reuşi în viaţă, el are nevoie de obiective clar definite, până la detaliu. Fără acest element important nici nu poate şti unde se află şi nu poate fi mulţumit. E nevoie de o analiză atentă, de definirea clară a ceea ce-şi doreşte fiecare.

Paşii ce pot fi parcurşi pentru stabilirea propriului obiectiv sunt:

• 
  Definirea noţiunii de obiectiv; frecvent îl asociem cu visul maximal sau visul măreţ, cu finalul viziunii realizării capitale a vieţii noastre.
  
• 
  Analiza realistă, documentată, a posibilităţilor de atingere a unui obiectiv.
  
• 
  Analiza subiectivă a posibilităţilor de atingere a unui obiectiv; este esenţial să utilizăm tehnici creative individuale pentru a dezvolta şi aprecia "subiectiv" un număr cât mai mare de posibilităţi. Fiecare om are posibilitatea de a face salturi majore în conştientizarea etapelor propriei dezvoltări armonioase, în acord cu ecosistemul planetar.
  
• 
  Analiza unor exemple de obiective.
  
• 
  Optarea pentru un set de obiective personale; la cele cunoscute deja se pot adăuga şi unele percepute prin metode creative individuale.
  
• 
  Inventarierea şanselor obiective şi subiective de atingere a obiectivelor fixate; inventarierea în scris, cu dezvoltări ale unora în cadrul "Jurnalului personal" pot fi de un real folos. Folosul principal este legat de dezvoltarea propriei personalităţi, de şansele deosebite ce rezultă din aceasta.
  
• 
  Punerea în aplicare a unui set de tehnici pentru atingerea obiectivului; în esenţă se poate opta pentru tehnici raţionale, realiste - în special pentru obiective uşor de atins, şi pentru tehnici imaginative combinate cu tehnici logice - în vederea unor obiective îndrăzneţe.
  

Este importantă etapa cunoaşterii detaliate a tehnicilor disponibile, însuşirea celor potrivite şi aplicarea lor cu consecvenţă.(29).