 27.2.2006
Mål 3-program
Ansökningsnummer 606919
Arbetsministeriet
Meijeritie 2
25410 Suomusjärvi
tel. (02) 738 1761
TOIMI-projektet
en förmedlarorganisation
som sammanför landsbygdens spridda jobb
Verksamhetsplan för tiden 1.3.2006–31.12.2007
 INNEHÅLL 1. Bakgrund och behovet av projektet 3
2. Mål 3
3. Målgrupper och förmånstagare 4
4. Åtgärder och den förmedlande organisationens uppgifter 5
5. Den förmedlande organisationens ansvar och skyldigheter 6
6. Delprojektägare och uppgifter 7
7. Kriterier för val av delprojekt och projektansökningar 8
8. Projektresultat 9
9. Ekonomiförvaltning 9
10. Kontakter med andra projekt 10
11. Organisation och ledning 11
12. Uppföljning och utvärdering 12
13. Spridning av projektresultat och bra metoder 13
14. Tidsplan 13
Bilaga 1. Befattningsbeskrivning för projektets anställda 16
Bilaga 2. Projektets kostnads- och finansieringsplan 17
1. Bakgrund och behovet av projektet
På landsbygden är det i synnerhet arbetslösheten bland kvinnorna och den samtidigt pågående minskningen av servicen som är utmaningar som i sin tur avspeglas i problemet att arbete och kunnande inte möts. Det finns ett stort servicebehov och stora arbetsmöjligheter i byarna; landskaps- och miljövårdande jobb, arbetsuppgifter som hör till hemtjänst och hjälp med att uträtta ärenden åt seniorer, gårdsskötsel, så kallade byavaktmästare eller allt-i-allo, tjänster som riktas till fritidsinvånarna och landsbygdsturister, produktion av kultur och utbildning, IT-service osv. Problemet är att arbetsuppgifterna ofta är så utspridda och små att de inte erbjuder en helhet som är stor nog att ge meningsfulla sysselsättningmöjligheter. På så sätt lider landsbygden på samma gång brist på såväl tjänster som arbetsplatser, trots att det för bådas del finns ett tydligt behov. Utmaningen är att bilda en sammanhängande helhet av det splittrade arbets- och tjänstefältet.
En beaktansvärd modell för att lösa det ovan nämnda problemet, där jobb och kunnande inte möts, är allsidiga aktivitets- och servicecenter eller s.k. medborgarkontor som startas av små aktörer som t.ex. lokala föreningar. Dessa kontor samlar upp de splittrade arbetsuppgifterna på landsbygden och organiserar dem till större helheter. Detta sker i nära samarbete med organisationer och föreningar som är aktiva på landsbygden såsom Finlands Hembygdsförbund rf, Suomen Nuorisoseurojen liitto ry (förbundet för finska ungdomsföreningar) och Maaseudun Sivistysliitto (landsbygdens bildningsförbund). Delprojekten dvs. de små aktörerna väljs ut i projektet genom ett ansökningsprocess som är öppen och offentlig för samtliga aktörer.
Medborgarkontoren har visat sig vara ett synnerligen lämpligt redskap för att råda bot på problemen, som hör samman med att arbete och servicebehov inte möts i byarna och på landsbygden, eftersom kunskapen om sysselsättningen och serviceproduktionen finns på den närmaste nivån dvs. i den egna byn. Samtidigt skapas nya arbetsplatser och nya tjänster i byarna. Medborgarkontoren producerar heltids- eller i varje fall deltidsarbete för arbetslösa och undersysselsatta invånare på landsbygden. En speciell målgrupp är arbetslösa kvinnor som bor på landsbygden. Det väsentliga i verksamheten vid dessa servicecenter är att den som behöver service får den vid en och samma servicepunkt, vilket gör det enklare och lättare att såväl erbjuda som ta emot arbete. Vid servicecentret kan man också i inledningsskedet få hjälp med att sköta arbetsgivarskyldigheter, vilket sänker sysselsättningströskeln och andelen s.k. grå arbetskraft på den lokala nivån.
Detta är mycket viktigt för projektets måluppfyllelse, eftersom en av de mest iögonfallande saker, som hindrar privatpersoner från att sysselsätta arbetslösa med småskaliga arbetsuppgifter, är att man inte känner till hur man sköter arbetsgivarens förpliktelser. När de spridda arbetsuppgifterna på landsbygden förs samman, och en lokal förening eventuellt tar hand om arbetsgivarförpliktelserna, sänks tröskeln för att sysselsätta och att bli sysselsatt. Det finns flera lyckade exempel på detta som t.ex. projektet Kylätalous som administreras av Byaverksamhet i Finland rf (SYTY) och den verksamhet som samordnas av 4H-förbundet och sysselsätter unga. Tidigare insamlad kunskap och erfarenhet utnyttjas vid TOIMI-förmedlarorganisationsprojektets igångsättning, i informationen och utbildningen samt i en målinriktad handledning av delprojekten på lokalnivå.
2. Mål
Syftet med förmedlarorganisationsprojektet TOIMI är att bistå lokala föreningar på landsbygden vid startande av delprojekt som sysselsätter arbetslösa och undersysselsatta på den öppna arbetsmarknaden, genom att grunda mångsidiga aktivitets- och servicecenter. Speciella målgrupper i projektet är arbetslösa och undersysselsatta kvinnor som bor på landsbygden.
Projektet har som mål att skapa en ny serviceproduktion i sådana landsbygdsområden och branscher där det råder brist på både tjänster och arbetsplatser. Genom förmedlarorganisationsprojektet utvecklas nya verksamhetskoncept och metoder. Som pilotverksamhet grundas i byarna medborgarkontor i samarbete med andra aktörer på landsbygden. Projektet har som mål att utveckla en modell för medborgarkontor dvs. servicecenter, enligt vilken man arbetar för att få efterfrågan och utbudet av arbetskraft att mötas på landsbygden. Det kan exempelvis gälla en by i glesbygden eller på landsbygden, som har eller kan förväntas ha svårigheter att få arbetstagare som fyller vissa branschkrav och där det samtidigt förekommer arbetslöshet eller hot om arbetslöshet.
Syftet med projektet är att som mellanhandsorganisation stöda små lokala föreningar till att starta delprojekt i byarna där
-
man med hjälp av föreningar och nyetablerade företag sysselsätter arbetslösa och undersysselsatta som bor på landsbygden och särskilt i byarna, speciellt kvinnor på landsbygden, på den öppna arbetsmarknaden
-
man främjar redan existerande företagsverksamhet i byarna utifrån lokala behov och med lokala resurser som ett instrument för att få fram extra sysselsättning
-
man utvecklar ett allsidigt aktivitets- och servicecenter i byn, så kallat medborgarkontor, som bedriver en samverkan baserad på partnerskap mellan den privata, offentliga och tredje sektorn.
-
man arbetar för att få fram tjänsteföretag och nya arbetsplatser i servicebranscherna
-
man inventerar servicebehovet hos de fastboende och fritidsboende på landsbygden samt svarar på behoven genom att skapa nya, permanenta eller deltidsbaserade arbets- eller praktikplatser
-
man främjar en gemenskapskänsla som grundar sig på förtroende och bidrar till det sociala kapitalet på lokal och regional nivå
Projektets utvecklingsmål (långsiktiga mål) eller direkta mål (kortsiktiga mål) följs upp med hjälp av utvecklings- och resultatmätare. Utvecklingsmålet för detta projekt är att man får fram nya permanenta eller deltidsbaserade arbetsplatser samt att en lönsam verksamhet utvecklas inom tjänsteföretagen i byarna. De direkta målen i projektets första fas är bland annat att utgående från områdets styrkefaktorer identifiera nya arbetstillfällen, starta upp verksamheten vid medborgarkontor och utveckla arbetsmöjligheterna enligt kundernas servicebehov. För mätning av utvecklingen i projektet används antalet nystartade medborgarkontor och skapade arbetsplatser, startande av verksamhet inom tjänsteföretag och kundtillfredsställelse. Efter att den första fasens direkta mål har nåtts är de följande resultatmätarna exempelvis antalet nya arbetstillfällen, antalet kunder som anlitat medborgarkontorens verksamhet och kundernas tillfredsställelse i fråga om de stödtjänster de fått. I ett framgångsrikt projekt når man både de kvantitativa och innehållsmässiga målen enligt tidsplanen och med beslutade kostnader.
3. Målgrupper och förmånstagare
Projekts egentliga målgrupp är arbetslösa och undersysselsatta som bor på landsbygden och i synnerhet i byarna, men delprojektens målgrupp kan även vara andra personer som står utanför arbetsmarknaden eller förvärvsarbetande personer. Kvinnor som bor i byarna är ur jämställdhetsperspektivet projektets primära målgrupp, men också män som bor på landsbygden kan delta i projektet. Det väsentliga är att de personer som deltar i delprojekten har yrkeskunskap eller annat kunnande som förstärks och därigenom leder till ny, kreativ och sysselsättande serviceföretagsamhet eller serviceproduktion som utgår från behoven hos de boende i byarna.
Direkta målgrupper och viktiga intressenter är de byalag och lokala föreningar, företag, kommuner, arbetskraftsbyråer, landskapsförbund och TE-centraler som arbetar på landsbygden samt verksamhetsgrupperna. Bland medborgarorganisationerna är det Finlands Hembygdsförbund rf, Suomen Nuorisoseurojen liitto ry och Maaseudun Sivistysliitto som är de centrala intressentgrupperna och partners för förmedlarorganisationsprojektet, och som också deltar i projektgenomförandet. Projektverksamheten riktar sig till och påverkar indirekt nästan samtliga invånare på landsbygden, liksom deltidsinvånare och sommargäster.
4. Åtgärder och den förmedlande organisationens uppgifter
Byaverksamhet i Finland rf svarar för den övergripande projektverksamheten som en förmedlarorganisation (s.k. mellanhandsorganisation). Byaverksamhet i Finland rf arrangerar som förmedlarorganisation ansökningsomgångar för delprojekt och utbildning för delprojektets aktörer under 2006 och 2007, svarar för utarbetande och genomförande av en informationsplan och för produktionen av broschyrmaterial, sköter projektets samordning, svarar för rapportering, sammanställning av delprojektens mellanrapporter samt utarbetande av en sammanställd utbetalningsansökan. Förmedlarorganisationen gör upp en plan för informationen för tiden 1.3.2006–31.12.2007, som innehåller projektets externa och interna kommunikation samt definierar målen för informationen. Informationsplanen ses över och genomförandet utvärderas årligen .
Under projekttiden tar man fram en modell för inrättande av mångsidiga aktivitets- och servicecenter i byarna, som utnyttjas när medborgarkontorsverksamheten sprids. Det rör sig om ett försök med vars hjälp man inrättar medborgarkontor i byarna som pilotprojekt. Dessa allsidiga aktivitets- och servicecenter är betydelsefulla instrument med vars hjälp man effektivt kan råda bot på problemen som handlar om en samtidig brist på såväl service som arbetsplatser på landsbygden, där dessa inte möts. I förmedlarorganisationens verksamhet kan ytterligare ingå smågruppsverksamhet eller utbildning, som ordnas av en organisation eller lokalförening och genomförs i samverkan med medborgarkontoret, och syftar till att sänka deltagarnas tröskel att gå in i arbetslivet och att sysselsätta arbetslösa på den öppna marknaden. I projektet prioriteras ett långsiktigt arbetssätt och långsiktig verksamhet. Detta framträder i synnerhet i fråga om den utbildning som arrangeras för delprojektens arbetslösa och undersysselsatta personer. På så sätt kan man bäst förebygga att deltagandet ”går på tomgång”.
Vid framtagning av utbildningen och materialet bedriver förmedlarorganisationen Byaverksamhet i Finland rf ett nära samarbete med de andra samarbetsparterna Finlands Hembygdsförbund rf, Suomen Nuorisoseurojen liitto ry och Maaseudun Sivistysliitto, liksom även med delprojekten. Byaverksamhet i Finland rf bär emellertid huvudansvaret för projektet och den tillhörande utbildningen och informationen.
Vid den utbildning som ordnas för delprojekten betonas vikten av:
-
att lokalt organisera och anpassa medborgarkontorsmodellen i byarna
-
samarbete med de lokala invånarna, fritidsinvånarna och intressentgrupperna
-
föreningarnas sysselsättningskompetens (bl.a. att i stället för beställaren av arbetet sköta arbetsgivarförpliktelserna)
-
att sammanföra de lokala servicebehoven
-
att samla grupper av arbetslösa och undersysselsatta, framför allt kvinnor, för att ta fram flerbranschtjänster för byarna
-
att föra samman olika tjänster och spridda arbetsuppgifter till större helheter
-
att höja kunskapsnivån inom information och marknadsföring.
Information om förmedlarorganisationsprojektet ges i ett så tidigt skede som möjligt bland annat till lokala byalag, hembygdsföreningar, ungdomsföreningar och andra lokala aktörer. För att bistå genomförande av delprojekten görs en skriftlig handledning upp som går igenom vad ett delprojekt ska innehålla. Delprojektägarna utformar planer för delprojekten med tillhörande budgeter, och projektets styrgrupp väljer ut de delprojekt som ska genomföras på 3-området, uppskattningsvis tio stycken.
De lokala föreningar som väljs ut att genomföra delprojekten inleder sitt delprojekt under andra hälften av 2006 och fortsätter i regel till november 2007. De medborgarkontor som startas av de lokala föreningarna sammanför och försöker få de lokala servicebehoven och sysselsättningsbehoven att mötas. Ambitionen är att så många föreningar som möjligt inom ramen för medborgarkontorets verksamhet ska ta ansvar för att samla olika slag av arbetsuppgifter, och genom delprojekten sköta arbetsgivarförpliktelserna för de personer som sysselsätts. Detta skulle sänka sysselsättningströskeln för den person som saknar arbete och även tröskeln att sysselsätta någon annan när det gäller den person eller instans som behöver servicen. Senare kan de som är aktiva i verksamheten och de personer som blir sysselsatta på hel- eller deltid grunda lokala flerbranschföretag, dit ansvaret att fungera som arbetsgivare så småningom skulle överföras från den lokala föreningen.
5. Den förmedlande organisationens ansvar och skyldigheter
Den förmedlande organisationen förpliktas av EU-bestämmelserna, den nationella lagstiftningen och villkor och anvisningar som ges av förvaltnings- och utbetalningsmyndigheten. Förmedlarorganisationens roll i verkställandet innebär ansvar för att handleda de mindre aktörernas verksamhet och se till att administrationen fungerar tillfredsställande. De centrala ansvarsområdena för Byaverksamhet i Finland rf som administrerar förmedlarorganisationen är att:
-
svara för att verksamheten sköts i enlighet med bestämmelserna, att verksamheten framskrider samt att kostnaderna i alla avseenden (också för delprojektens del) överensstämmer med planerna
-
organisera ekonomiförvaltningen: förmedla stöden till delprojekten, sammanställa utbetalningsansökningarna, följa upp hur kostnaderna utfallit
-
ha en bokföring av standardiserad typ, där projektets intäkter och utgifter tydligt kan hållas isär
-
följa upp delprojektens verksamhet och samla in uppgifter
-
följa upp och rapportera den egentliga verksamheten hos förmedlande organisation och även de externa återverkningarna
-
svara för myndigheternas rapporteringsbehov
-
fungera som stöd- och utbildningsorganisation för de små aktörerna och erbjuda dessa aktörer tjänster för administration, uppföljning och expertis för att säkerställa administrationen (t.ex. försäkra sig om att tjänsterna är i överensstämmelse med bestämmelserna och ge anvisningar för insamling av data för uppföljningen)
-
informera om projektet.
Den förmedlande organisationen svarar också för att projektet följer lagstiftningen om offentlig upphandling vid all upphandling av varor och tjänster, när projektet får offentligt stöd för en anskaffning som överstiger 50 % av anskaffningens värde. I projekt som består av flera olika helheter svarar projektägaren för att bestämmelserna om upphandling följs vid köp av tjänster som är avsedda för projektets kunder.
6. Delprojektägare och uppgifter
Det väsentliga vid genomförande av ett förmedlarorganisationsprojekt är att delprojekten består av små aktörer till vilka EU-finansiering och statlig finansiering kan förmedlas. Delprojektägarna kan vara juridiska och registrerade föreningar eller medborgarsammanslutningar med rättshandlingsförmåga, som har tillräcklig beredskap och erfarenhet från liknande uppgifter. Företag kan inte bilda delprojekt och därmed inte heller vara mottagare av statliga stöd.
Delprojektägarna dvs. de små aktörerna väljs på mål 3 området som täcker landskapen Nyland, Östra Nyland, Sydöstra Finland, Södra Karelen, Tavastland, Päijänne-Tavastland, Birkaland, Egentliga Finland, Satakunta och de österbottniska landskapen samt delvis landskapen Mellersta Finland, Mellersta Österbotten och Norra Österbotten.
Delprojektägarna kan vara föreningar på regional och lokal nivå som verkar på mål 3 området exempelvis inom Byaverksamhet i Finland rf, Finlands Hembygdsförbund rf, Suomen Nuorisoseurojen liitto ry eller Maaseudun Sivistysliitto. I hela landet finns sammanlagt över 3 500 sådana föreningar. Föreningar som verkar på lokal nivå har färdiga nätverk och goda kontakter med byarnas invånare, speciellt med kvinnorna i byarna, och verksamheten i dem bedrivs utifrån invånarnas behov i samverkan med olika partner.
Delprojektens praktiska uppgifter är att:
-
hitta nya arbetstillfällen, inkomstkällor och näringar i byarna genom lokala, självständiga och nyskapande lösningar
-
hitta nya och identifiera redan existerande servicebehov på landsbygden genom lokala, självständiga och innovativa lösningar
-
kombinera och tydliggöra sådana uppgifter som i detta nu hamnar i gränslandet mellan frivilligverksamheten, de offentliga tjänsterna och företagsverksamheten (t.ex. miljövård, omsorgsarbete, kulturtjänster, hemtjänst, byavaktmästare, service till fritidsinvånarna s.k. villaservice, IT-tjänster)
-
samla de spridda jobben till större helheter så att de svarar mot de lokala servicebehoven
-
inrätta medborgarkontor i byarna, som fungerar som förmedlare av jobb och ger anvisningar, råd och stöd i skötseln av arbetsgivarförpliktelser på bynivå
-
idka lokalt partnerskap mellan projektets samarbetande instanser, som bland annat består av arbetsförvaltningen dvs. områdets arbetskraftsbyrå, kommunen, företagen, den lokala verksamhetsgruppen.
Företrädare för delprojektets centrala samarbetsparter ingår också i delprojektets områdesteam, som fungerar som en lokal lednings- och stödgrupp för projektet. Varje delprojekt har ett eget områdesteam. Dit hör delprojektets projektsamordnare och representanter för samarbetsinstanserna, totalt ungefär 3–5 personer. Områdesteamet samlas cirka 2–5 gånger per år. Delprojektets projektledare eller projektsamordnare är sammankallare och bereder föredragningslistan.
7. Kriterier för val av delprojekt och projektansökningar
Kriterierna för val är bland annat hur genomförbar delprojektets verksamhetsplan är, vilken beredskap och vilken erfarenhet den lokala föreningen har för att driva projekten, de existerande lokala servicebehoven, sysselsättningsläget för invånarna, en förbindelse om att få kommunala pengar och en förbindelse om självfinansieringsandel, som i sin helhet också kan utgöras av frivilligt arbete och naturaprestationer.
I utlysningen av projektet beskrivs urvalsprocessen för delprojektens del och kriterierna för val av delprojekt definieras, vilka är följande:
-
genomföraren är en juridisk, registrerad förening eller medborgarsammanslutning med rättshandlingsförmåga, som har tillräcklig beredskap och tidigare erfarenhet av liknande projekt
-
verksamhetsplanen ska vara uppgjord enligt Europeiska socialfondens delfinansierade mål 3 program och enligt förmedlarorganisationsverksamheten samt genomförbar
-
delprojektägaren är en liten aktör på mål 3 området till vilken Byaverksamhet i Finland rf som förmedlarorganisation kan förmedla EU-finansiering och statlig finansiering
-
företag kan inte bilda delprojekt och således inte vara statsstödmottagare, men ett delprojekt kan utnyttja företagskontakter exempelvis för att nå målgruppen
-
projekt som finansieras ska vara nyskapande till sin karaktär, de ska stöda de lokala och regionala utvecklingsaktiviteterna och främja sysselsättningen i byarna
-
delprojektets målgrupp ska i första hand vara arbetslösa eller undersysselsatta kvinnor som bor i byarna, men ett delprojekt kan omspänna också andra personer utanför arbetsmarknaden eller förvärvsarbetande samt män
-
i varje delprojekt ska kommunernas minimiandel av finansieringen vara 1 500 euro (se Ar. Finansiering av de kostnader som genomföraren betalar: kommunernas finansiering totalt 15 000 euro)
-
delprojektet förutsätts ha sakkunskap om utvecklingsarbete i byar, kunskap om servicebehovet och sysselsättningsläget på byanivå samt förtrogenhet och gärna även tidigare erfarenhet av att sysselsätta arbetslösa på den öppna marknaden
-
delprojektet förutsätts ha kompetens att inrätta ett mångsidigt aktivitets- och servicecenter, så kallat medborgarkontor
-
delprojektet förutsätts ha förmåga till långsiktigt, resultatorienterat arbete
-
delprojektet ska delta i projektgenomförandet och verksamheten också med en egen insats, där det exempelvis kan ingå naturaprestationer eller frivilligt arbete.
Delprojektens ansökningsomgångar genomförs år 2006 i två faser, så att den första ansökningsomgången som det nu ser ut genomförs 1.4-30.4.2006 och den andra ansökningsomgången 1.9-30.9.2006. Utlysningar om ansökan publiceras senast 31.3.2006 i medier som når målgrupperna i verksamhetsområdet dvs. mål 3 området, exempelvis i nyhetsbrev, föreningarnas sändlistor för e-post samt webbsidor. Ytterligare försöker man informera i dagstidningar bl.a. i Maaseudun Tulevaisuus. Det är frågan om en offentlig och för alla öppen ansökan. Anvisningar och blanketter för ansökan om finansiering fås på Byaverksamhet i Finland rf:s webbsidor (http://www.maaseutuplus.fi).
Minimi- eller maximibelopp för det förmedlade stödet har inte i förväg begränsats utan styrgruppen gör vid valet av delprojekt ett förslag om detta, som TE-centralen godkänner som finansiär. Styrgruppen kan vid valet av delprojekt även föreslå att ett mindre belopp utdelas än det belopp sökanden har föreslagit, om detta är motiverat.
Utgående från alla delprojektansökningar som inkommit gör projektpersonalen en jämförelse, där ansökningarna jämförs med varandra enligt urvalskriterierna. Styrgruppen gör sig förtrogen med delprojektansökningarna och jämförelsen av ansökningarna och ger Egentliga Finlands TE-central i maj 2006 ett förslag till urval utifrån dessa dokument enligt ovan nämnda urvalskriterier, så att delprojektens verksamhetsplaner fyller de mål som ställts på förmedlarorganisationsverksamheten i mål 3-programmet och producerar praktiska innovationer för att genomföra modellen för medborgarkontor enligt partnerskapsprincipen. I valet av projekt betonas beredskapen till genomförande samt deras förmåga att i byn inrätta ett mångsidigt aktivitets- och servicecenter. Egentliga Finlands TE-central ber de TE-centraler, på vilkas områden delprojekten är tänkta att genomföras, om utlåtanden på basis av styrgruppens urvalsförslag (behovsutvärdering). Det slutliga beslutet om valet av delprojekt till förmedlarorganisationsprojektet fattas av Egentliga Finlands TE-central.
Om man i den första omgången får många ansökningar som fyller samtliga kvantitativa och kvalitativa urvalskriterier, och det är motiverat att välja tio delprojekt, kan den andra ansökningsomgången lämnas bort. Beslutet om detta fattas av styrgruppen för förmedlarorganisationsprojektet på basis av den första ansökningsomgången. Styrgruppens första urvalsmöte för delprojekt arrangeras i maj 2006 och det andra urvalsmötet vid behov i oktober 2006.
8. Projektresultat
Projektet resulterar i att cirka 10 lokala servicecenter inrättas och uppskattningsvis cirka 40–60 heltids- eller deltidsarbetsplatser skapas inom tjänstesektorn på landsbygden. Projektet skapar nya sysselsättningstillfällen för invånare på landsbygden och speciellt för kvinnor. Nya arbetstillfällen skapas inom flerbranschuppgifter även genom att man arbetar i andelslagsform och serviceföretagande. Också kunskaperna och färdigheterna om hur man organiserar ett servicecenter, hur man sysselsätter kvinnor på landsbygden, sköter arbetsgivarförpliktelser och sammanför närservice av olika slag till större helheter ökar i projektet på ett sätt som är värdefullt inför det glesnande kommun- och servicenätet som man måste räkna med.
Genom de mångsidiga aktivitets- och servicecenter som projektet ska producera kan man finna fungerande lösningsmodeller för att producera närtjänster för personer som behöver dem. Samtidigt skapas nya arbetsplatser för undersysselsatta och arbetslösa på landsbygden som ett kvantitativt resultat i projektet.
9. Ekonomiförvaltning
För projektets ekonomiförvaltning svarar Byaverksamhet i Finland rf, i praktiken projektchefen och projektsekreteraren. Den auktoriserade bokföringsbyrån Tilitoimisto Wahlsten Oy svarar för Byaverksamhet i Finland rf:s bokföringstjänster. Ett system för tillfällig finansiering i samarbete med Andelsbankscentralen möjliggör finansiering i förskott, vilket möjligen underlättar projektgenomförandet.
Byaverksamhet i Finland rf administrerar projektet och ansvarar för ekonomiförvaltningen och granskar delprojektens huvudböcker, utgifter och fakturor, så att de i alla avseenden är stödberättigande och utgör godkända utgifter i projektet. Byaverksamhet i Finland rf handlägger delprojektens utbetalningsansökningar, betalar först ut på basis av dem till delprojekten och sänder sedan en sammanställd utbetalningsansökan med bilagor till Egentliga Finlands TE-central. Delprojektens utbetalningsansökningar med bilagor begärs in och handläggs med cirka 3 månaders intervaller.
Delprojekten svarar för sakgranskningen av kostnaderna och samlar på fakturorna och kvittona över utgifterna. Delprojekten sänder verifikaten över projektkostnaderna till Byaverksamhet i Finland rf för siffergranskning och godkännande. Delprojekten gör också upp specificerade budgeter och ekonomiska kalkyler, som bifogas den egentliga delprojektplanen samt det avtal som träffas med förmedlande organisation.
10. Kontakter med andra projekt
Det typiska för landsbygdens utvecklingsprojekt är att de är sådana att det är skäl att i uppläggningen och genomförandet av projekten ta med mycket olika typer av intressentgrupper, från företrädare för förvaltningen till företrädare för de egentliga målgrupperna; samarbete med andra projekt är ett absolut villkor för att lyckas med projektet. Å andra sidan bör man minnas att ju fler intressenter eller samarbetspartner man har, dess viktigare är att definiera deras roll. Det är också viktigt att samla in erfarenheter från liknande verksamheter hos de intressentgrupper som har gjort liknande saker. Det finns flera övertygande exempel och dokumenterade erfarenheter när det gäller verksamhet som handlar om att sammanföra landsbygdens spridda jobb och liknande aktiviteter. Byaverksamhet i Finland rf har genomfört och administrerat projektet Kylätalous och 4H-föreningarna har samordnat sysselsättningsaktiviteter för ungdomar. Denna kunskap och dessa erfarenheter utnyttjas vid igångsättandet av förmedlarorganisationsprojektet TOIMI, i utbildningen och i den målinriktade handledningen av delprojekten på lokalplanet.
Projektchefen i projektet koordinerar samarbetet och knyter kontakter även med andra projekt, som rör inrättande av medborgarkontor eller förmedlarorganisationsverksamheten på landsbygden. Målet för exempelvis projektet KYLLIKKI – Kyläkouluista monipalvelukeskuksia är att hjälpa byarna att utveckla sin närservice, förstärka byskolornas verksamhet och skapa medborgarkontor i byarna. Projektet KYLLIKKI administreras av vetenskaps- och företagsparken Lahden Tiede- ja yrityspuisto Oy under tiden 1.1.2006–31.5.2007 och genomförs i samverkan med föreningen Päijät-Hämeen kylät ry. Bland ESF:s delfinansierade sysselsättningsfrämjande projekt är de viktigaste de förmedlarorganisationsprojekt som våren 2006 startades av Seinäjoen Seudun Kehittämisyhdistys Liiveri ry och Keski-Suomen Yhteisöjen Tuen (KYT). Med dessa bedrivs ett nära samarbete under projektets gång.
Kontaktskapande med andra projekt torde lyckas väl, eftersom det redan existerar goda samarbetsnätverk med verksamhetsgrupper, sammanslutningarna av byar på landskapsnivå och byalag. Byaverksamhet i Finland rf har sedan många år bland annat idkat ett intensivt samarbete med föreningen Päijät-Hämeen Kylät ry, som är medlem av Byaverksamhet i Finland rf. Päijät-Hämeen Kylät ry deltog i Byaverksamhet i Finland rf:s EQUAL-finansierade projekt Kylätalous år 2002–2005 och deltog på delpartnerskapsbasis i projektet Bättre levnadsförhållanden i byarna – med förenade krafter (Kylien elinolot paremmiksi yhteisvoimin), som administrerades av Byaverksamhet i Finland rf under perioden 1.8.2004-28.2.2006 och fick pengar ur det landskapsöverskridande ALMA-programmet.
När det gäller etablering av samarbete mellan projekten är det sålunda frågan om att intensifiera samarbetet och utveckla nya handlingsmodeller som görs just för medborgarkontorens del, i samverkan. Det väsentliga är en öppen växelverkan, dela med sig i lärandeprocessen och sprida bra metoder. Studiebesök och svarsbesök i ovan nämnda projekt, information om aktuella frågor samt erfarenhetsutbyte erbjuder en möjlighet att intensifiera samarbetet mellan projektets aktörer.
11. Organisation och ledning
I projektarbetet ingår både handledning och genomförande. Följaktligen kan projektadministrationen indelas i en handledningsprocess och en genomförandeprocess, där den senare avser all verksamhet som direkt syftar till att åstadkomma ett slutresultat i projektet. Genomförandearbetet ska dock styras för att resultatet ska svara mot de uppställda kraven.
För den förmedlande organisationen tillsätts en styrgrupp med företrädare för arbetsministeriet och TE-centralen vilka är sakkunniga på ESF-finansiering, företrädare för Byaverksamhet i Finland rf som fungerar som förmedlande organisation och för centrala samarbetsinstanser som Finlands Hembygdsförbund rf, Suomen Nuorisoseurojen liitto ry och Maaseudun Sivistysliitto samt två företrädare för delprojekten som utses senare. Som ordförande fungerar en representant utanför projektadministrationen dvs. generalsekreteraren för landsbygdspolitikens samarbetsgrupp. Som sekreterare fungerar projektchefen i projektet. Med hjälp av handledningsprocessen är ambitionen att så effektivt som möjligt uppnå slutresultatet samtidigt som kvaliteten hålls på den uppställda målnivån. Styrgruppen samlas cirka 3–4 gånger om året enligt behovet.
Styrgruppen definierar de tidsmässiga, tekniska och kostnadsmässiga målen. Den följer upp och utvärderar genomförandet av planen. Genomföraren och finansiären har rätt att fatta beslut om projektet, men styrgruppen behandlar de centrala besluten och delar med sig av sin expertis och ger rekommendationer. Styrgruppen kan också föreslå att ett projekt avslutas eller ändringar görs i verksamheten. Projektets genomförare svarar för att en ändringsansökan görs och de övriga praktiska åtgärderna. Ur finansiärens synvinkel är syftet med styrgruppen av två slag: å ena sidan att bistå finansiären i uppföljningen av genomförandet av projektplanen, å andra sidan samla den för verksamheten relevanta expertisen som stöd för projektgenomföraren, vilken kan utnyttjas i projektutvärderingen. Styrgruppen kan på sina möten besluta att för sin del godkänna till exempel rapporterna och utbetalningsansökningarna, men styrgruppens beslut är inte juridiskt bindande för den finansierande myndigheten eller den instans som är ansvarig för projektets genomförande.
Styrgruppens sammansättning:
ordförande professor, generalsekreterare Eero Uusitalo, landsbygdspolitikens samarbetsgrupp
sekreterare projektets projektchef, Byaverksamhet i Finland rf
överinspektör Riikka-Maria Turkia, arbetsministeriet
enhetschef Tuula Purmonen, Egentliga Finlands TE-central
(ersättare ESF-samordnare Mika Villa, Egentliga Finlands TE-central)
programombudsman Tuomas Perheentupa, Byaverksamhet i Finland rf
projektets projektsekreterare, Byaverksamhet i Finland rf
ordförande Heikki Kukkonen, Finlands Hembygdsförbund rf
generalsekreterare Tuija Sivonen, Suomen Nuorisoseurojen liitto ry
verksamhetsledare Paula Yliselä, Maaseudun Sivistysliitto
representanter för två delprojekt (utses senare)
Som projektorganisation och genomförandeorganisation i förmedlarorganisationsprojektet TOIMI fungerar Byaverksamhet i Finland rf (SYTY), som arbetar på riksplanet för byaverksamhet och annat lokalt utvecklingsarbete. SYTY fungerar som ett riksomfattande samarbetsorgan för organisationer och byar som främjar landsbygdens utveckling. Centrala samarbetsparter är Finlands Hembygdsförbund rf, Suomen Nuorisoseurojen liitto ry och Maaseudun Sivistysliitto, som deltar i projektgenomförandet. Finlands Hembygdsförbund är ett riksförbund för hembygdsarbetet som främjar den nationella kulturen. Förbundets medlemmar består av de lokala hembygdsföreningarna med nästan 200 000 personer. Suomen Nuorisoseurojen Liitto är en partipolitiskt obunden familjeorganisation som utför kulturellt ungdomsarbete och har ett medlemsantal på 94 000 personer. Målet för Maaseudun Sivistysliitto är att med vuxenutbildning och kulturaktiviteter verka för jämställdhet, humanitet och landsbygdens kultur.
12. Uppföljning och utvärdering
För projektet skapas ett system för uppföljning och utvärdering, med vars hjälp man kan utvärdera hur projektet framskrider och hur målen nås samt deras hållbarhet. Genom god uppföljning av projektet fås en lärande process och utifrån den kan detaljerade arbetsplaner utarbetas.
I långvariga projekt som förmedlarorganisationsprojektet görs redan under projektets gång en systematisk mellanutvärdering. Syftet med utvärderingen är att producera analytisk information för planering av fortsatt projektarbete. Genomförandet av förmedlarorganisationsprojektet utvärderas med halvårs intervaller såväl för hela projektets del som för delprojekten. Utvärderingen görs både med hjälp av kvantitativa utvärderingsmetoder (insamling av indikatordata, uppföljningsblanketter) och kvalitativa utvärderingsmetoder, eftersom den utvärdering som görs utifrån blanketterna inte ännu garanterar en god kvalitet på den lärande processen. Under projektets gång görs också en årlig mellanutvärdering av projektets informationsplan. Den mellanutvärdering som görs under projektperioden kan också leda till att man ändrar de ursprungliga målen och handlingsmodellen för projektet. I utvärderingen betonas delaktighet så att man får en heltäckande och öppen respons av målgruppen och övriga intressenter.
I slutet av projektet görs en slutlig evaluering där man bedömer måluppfyllelse och uppnådda effekter i projektet. Syftet med utvärderingen är att producera analytisk information för planering av fortsatt projektarbete. I utvärderingen studeras både de effekter som projektet eftersträvat och oavsiktliga effekter. Eftersom det inte i projektet är möjligt att låta göra en extern utvärdering bland annat för att det är dyrt, görs undersökningen som en deltagande självutvärdering. Detta förutsätter en öppen och självkritisk inställning och mod att erkänna eventuella misstag och problem.
13. Spridning av projektresultat och bra metoder
De resultat och bra metoder som projektet åstadkommer sprids i tidningen Maaseutu Plus som ges ut av Byaverksamhet i Finland rf samt på webbsidorna. Projektresultaten och bra metoder presenteras på delprojektens, projektets intressegruppers och medborgarsammanslutningars webbplatser. Vidare utnyttjas erfarenheterna i den utbildning som de i projektet deltagande föreningarna och organisationerna erbjuder sina medlemmar. De resultat och erfarenheter man fått i projektet sprids också till 58 lokala verksamhetsgrupper, vilkas verksamhetsfält täcker hela Finland.
Under projektperioden produceras en guide på nätet om hur man grundar och driver ett medborgarkontor, vilket är ett viktigt redskap för att sammanföra små spridda jobb och för att få fram en självförsörjande verksamhet vid medborgarkontoren. De delprojekt som genomförts inom projektet sammanställs och presenteras i den ovannämnda guiden med utförliga exempel. De resultat som delprojekten presenterar utnyttjas i projektutvärderingen och i spridningen av bra metoder.
14. Tidsplan
Projektförberedelser och planering januari–februari 2006
-
möte 17.1.2006 kl. 10.30–13.30 vid Egentliga Finlands TE-central (närv. Riikka-Maria Turkia/arbetsministeriet, Tuula Purmonen/Egentliga Finlands TE-central, Mika Villa/Egentliga Finlands TE-central, Pietari Jääskeläinen/Byaverksamhet i Finland rf (SYTY), Tuomas Perheentupa/Byaverksamhet i Finland rf , Raija Tuppurainen/Byaverksamhet i Finland rf, Pirja Peltomäki/Byaverksamhet i Finland rf)
-
projektplanen preciseras och sänds med e-post 6.2.2006 till representanter för arbetsministeriet och Egentliga Finlands TE-central
-
möte 20.2.2006 kl. 9.00–12.00 (Egentliga Finlands TE-central, SYTY rf)
-
projektansökan (databasen ESRA) och verksamhetsplanen preciseras i sin slutgiltiga form
-
arbetsministeriet och SYTY rf ingår avtal
-
projektansökan sänds 27.2.2006 till Egentliga Finlands TE-central, som efter att kontraktet trätt i kraft fattar beslut om projektet och finansieringen
-
förbereda ansökningsomgång för delprojekten och urvalskriterier
-
söka och utse projektchef och projektplanerare.
Det egentliga projektet genomförs 1.3.2006–31.12.2007.Tidsplanen är följande:
A. Mars–april 2006 -
informationsmöte ordnas kring ingångsättningen av projektet
-
SYTY rf utser en styrgrupp för projektet Det första mötet hålls i mars och styrgruppen bekräftar urvalskriterierna för delprojekten
-
delprojektens ansökningsomgång arrangeras 1.4–30.4.2006
B. Maj–juni 2006 -
projektpersonalen gör en jämförelse över inkomna delprojektansökningar enligt urvalskriterierna
-
styrgruppen ger i maj 2006 Egentliga Finlands TE-central ett förslag till val av delprojekt
-
Egentliga Finlands TE-central ber om utlåtanden utgående från styrgruppens urvalsförslag av de TE-centraler, på vilkas områden delprojekten är tänkta att genomföras (behovsutvärdering) och fattar det slutgiltiga beslutet
-
alla som deltagit i ansökningsomgången informeras om beslutet
C. Juli–augusti 2006 -
delprojekten påbörjar sin verksamhet enligt sina projektplaner och utser sitt områdesteam
-
mellanutvärdering görs för tiden 1.3.2006–30.6.2006
-
uppföljningsblanketten förs in i ESRA före 31.8.2006.
-
SYTY rf ordnar den första utbildningen för delprojekten
D. September–oktober 2006 -
ifall man inte fått in tillräckligt bra ansökningar i den första omgången, ordnas en andra ansökningsomgång 1.9.2006–30.9.2006
-
delprojekten arrangerar ett utbildningsmöte för aktörerna
E. November–december 2006 -
SYTY rf ordnar det andra utbildningsmötet för delprojekten
-
den första projektutvärderingen görs och halvårsrapporterna samt indikatoruppgifterna samlas in för tiden 1.6–30.11.2006
F. Januari–november 2007
-
styrgruppen samlas 2–4 gånger år 2007
-
mellanutvärdering av projektet görs för tiden 1.7-31.12.2006
-
uppföljningsblanketten förs in i ESRA före 31.1.2007
-
projektgenomförandet går vidare
-
utbildningsmöten ordnas för delprojekten (2 st.)
-
olika målgrupper informeras om projektets gång och hur det framskridit t.ex. på mässor och vid andra tillfällen
-
handledning ges om delprojektens aktiviteter med rådgivning, anvisningar mm.
-
uppföljningsblanketten förs in i ESRA före 31.8.2007
-
delprojekten ska avslutas före 15.11.2007
-
avslutande seminarium arrangeras i november 2007
G. November–december 2007
-
slutrapportering, slututvärdering, avslutande utbetalningsansökan
-
information ges om resultaten
-
projektet avslutas
-
fortsatta åtgärder beslutas
BILAGA 1. BEFATTNINGSBESKRIVNING FÖR PROJEKTETS ANSTÄLLDA
Projektchefen
Projektsekreteraren och projektchefen arbetar mot samma mål, resultinriktat och i linje med projektplanen. Projektchefen svarar för projektet och dess ekonomiförvaltning, för åtgärder som projektet förutsätter och uppföljningen av dessa samt rapporteringen. Till projektchefens uppgifter hör att utarbeta tidsplaner och kostnadsberäkningar för projektet och deras uppföljning samt hantera metoder kring kvalitetskontroll. Av projektchefen förutsätts färdigheter inom ledarskap och kommunikation samt goda sociala färdigheter.
Projektchefen väljs och utses av styrelsen för Byaverksamhet i Finland rf. Projektchefen fungerar som styrgruppens sekreterare.
Projektchefens uppgifter:
-
utarbetar de ekonomiska grunderna och kraven för projektet och följer upp deras genomförande
-
påbörjar och planerar projektet genom att definiera dess form, riktning och grundläggande metoder
-
startar projektarbetet i styrgruppen och fungerar som styrgruppens sekreterare
-
påbörjar delprojektarbetet och handleder delprojektens verksamhet
-
idkar samarbete med projektets indirekta och direkta målgrupp, stödinstanser och annan ledning. Påvisar för dem hur projektet framskrider genom att visa på måluppfyllelse, problemlösningar och riskminskning
-
leder människor och hanterar olika slag av kontakter samt leder kommunikationen som syftar till att nå de uppställda målen, och att avsluta projektet inom ramen för tidsplanen och budgeten
-
klarar av att hantera osäkerhet, snabba förändringar, oklarheter, överraskningar och en ombytlig miljö
-
klarar av att använda en heltäckande och formell rapporteringsmetod
-
leder projektet genom att själv vara en god förebild och motiverar alla att delta tills projektmålet har nåtts
-
leder projektets verkställande och arbetsuppgifterna samt övervakar att arbetet framskrider
-
förser projektgruppen med erforderlig information och utbildning
-
sköter om projektets dokumentation och arkivering
-
utarbetar projektets slutrapport och avslutar projektet
-
svarar för projektgenomförandet och tillhörande information till styrelsen för Byaverksamhet i Finland rf
Projektsekreteraren
Projektsekreteraren och projektchefen arbetar mot samma mål, resultatinriktat och i linje med projektplanen. Till projektsekreterarens uppgifter hör förmedlarorganisationsprojektets praktiska genomförande och uppföljning, förberedelser för projekten, beredning och genomdrivande av beslutsprocessen, handledning, stöd och uppföljning till projekten. Projektsekreteraren arbetar i nära samverkan med Egentliga Finlands TE-central och Byaverksamhet i Finland rf och svarar särskilt för frågor som anknyter till ekonomiförvaltningen. Projektsekreteraren ger handledning, råd och stöd i förhållande till delprojekten. Projektsekreteraren deltar också i styrgruppens arbete.
Projektsekreteraren sköter om siffergranskningen, utbetalningar, följer upp budgetbokföringen, granskar rapporter, sänder utbetalningsansökningar till TE-centralen, samlar in behövliga uppgifter från delprojekten för uppföljningsblanketterna, sänder iväg uppföljningsblanketterna, för in uppgifter i databasen ESRA och sänder dessa till myndigheterna. Projektsekreteraren besvarar myndigheternas begäran om närmare utredningar och sänder på begäran erforderliga dokument med vederbörliga underskrifter.
BILAGA 2. PROJEKTETS KOSTNADS- OCH FINANSIERINGSPLAN
KOSTNADSPLAN
|
|
|
|
Byaverksamhet i Finland rf
|
|
|
|
|
|
|
|
Förmedlarorganisationsprojektet TOIMI
|
|
|
1.3.2006-31.12.2007
|
|
|
|
|
|
|
|
|
finansieringsbeslut
|
2006
|
2007
|
|
|
|
|
1. Material och tillbehör
|
500,00
|
250,00
|
250,00
|
|
|
|
|
2. Personalkostnader
|
117150,00
|
53250,00
|
63900,00
|
|
|
|
|
3. Resekostnader
|
15000,00
|
7500,00
|
7500,00
|
|
|
|
|
4. Hyror
|
4200,00
|
1900,00
|
2300,00
|
|
|
|
|
5. Köp av tjänster
|
18150,00
|
9500,00
|
8650,00
|
|
|
|
|
6. Information och marknadsföring
|
2000,00
|
1250,00
|
750,00
|
|
|
|
|
7. Försäkringar
|
|
|
|
|
|
|
|
8. Avskrivningar
|
|
|
|
|
|
|
|
9. Interna kostnader
|
|
|
|
|
|
|
|
10. Övriga omkostnader
|
244000,00
|
100000,00
|
144000,00
|
|
|
|
|
Totalt
|
401000,00
|
173650,00
|
227350,00
|
|
|
|
|
Suomusjärvi 23.2.2006
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Raija Tuppurainen
|
|
|
|
ekonomisekreterare
|
|
|
|
tied.Raija2006/Tavoite3/budjettiexell
|
|
|
|
|
|
|
Dostları ilə paylaş: |
