Tapu ve kadastro

II.4.BİLGİ VE İLETİŞİM

Bilgi ve İletişim, yöneticilerin karar alma sürecinde ihtiyaç duyduğu bilginin elde edilmesi ve ilgili yerlere ulaştırılmasının sağlanması için oluşturulmuş prosedürlerdir. Bilgi ve İletişim aynı zamanda iç kontrol sisteminin diğer bileşenleri arasındaki etkileşimi sağlar ve sistemin hedeflerine ulaşması bakımından önemlidir. Kurum çalışanlarının görevlerini ve sorumluluklarını etkili ve verimli bir şekilde yerine getirebilmeleri için; faaliyet alanlarında üretilen tüm bilgiler kaydedilmiş, tanımlanmış, sınıflandırılmış, uygun, doğru, eksiksiz ve zamanlı olmalıdır. Kaydedilen, tanımlanan ve sınıflandırılan doğru ve eksiksiz bilgi ihtiyaç duyulduğu anda yönetime ve diğer ilgili personele zamanında ulaştırılmalıdır.

Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek için kurumun bütün kademelerinde bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bilgi, çalışanların görevlerini yerine getirirken ihtiyaç duydukları verileri elde etmelerini, iletişim ise bilginin kurum içinde ve dışında yatay ve dikey olarak serbest bir şekilde hareket edebilmesini sağlayacak uygun mekanizmaların varlığını ifade etmektedir.

İhtiyaç duyulan bilgilerin elde edilmesini ve bunların ilgili kişilere zamanında ulaşmasını sağlayan sistemlerin varlığı iç kontrolün vazgeçilmez unsurlarından birisi olup yeterli bilgi ve etkin iletişim iç kontrol sisteminin iyi çalışması ve başarıya ulaşması için çok önemli bir role sahiptir.

Bilgi ve İletişim Bileşeni Soru Formu Analiz Sonuçları

Teftiş Kurulu Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Kadastro Dairesi Başkanlığı, Harita Dairesi Başkanlığı, Arşiv Dairesi Başkanlığı, Yabancı İşler Dairesi Başkanlığı, İnsan Kaynakları Dairesi Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığında iç kontrol sisteminin gelişiminin (Bilgi ve İletişim Bileşeni) en yüksek seviyede olduğu iç kontrol mekanizmalarının uygulamasının bu birimlerde en iyi şekilde uygulandığı anlaşılmaktadır.

Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığında iç kontrol sisteminin gelişiminin (Bilgi ve İletişim Bileşeni) yüksek seviyede olduğu iç kontrol mekanizmalarının uygulamasının bu birimde yerleştiği anlaşılmaktadır.

Tapu Dairesi Başkanlığında iç kontrol sisteminin gelişiminin (Bilgi ve İletişim Bileşeni ) orta seviyede olduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başlandığı, ancak geliştirilmesi gerektiği görülmüştür.

İç kontrol sisteminin oluşturulması ve geliştirilmesi için gerçekleştirilen faaliyet ile sistemin işleyişi etkililiği ve etkinliğinin sağlanması konusundaki çalışmalara Başkanlığımızın (SGDB) teknik desteği ve koordinatörlüğünde gelecek dönemde de devam edilmesine karar verilmiştir.

Sistemin Güçlendirilmesine Yönelik Olarak Atılan Adımlar

• 
  2016-2017 yılları arasını kapsayan TKGM Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında; bilgi ve iletişim standartları altında 4 adet eylem ve faaliyete yer verilmiştir. Eylem ve faaliyetlerin gerçekleştirilme düzeyleri, 2016 yılı sonu itibarıyla kurum genelinde mevcut durumun tespiti ve planın bütününe yönelik genel bir değerlendirme ve analiz ortaya konulmasında katkı sağlamaktadır.
  
• 
  Kurum içi iletişim telefon, e-posta ve TKGM web sayfası ile sağlanmaktadır. Ayrıca EBYS sistemiyle de tebliğler ve bilgilendirme yapılmaktadır. Dış iletişim stratejisinin oluşturulmasına yönelik olarak da kurum ve birim internet sayfaları, ALO 181 gibi internet hizmetleri kullanıcılara sunulmaktadır.
  
• 
  Hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması, personel arasında bilgi akışı ve iletişim artırılması ve işbirliğinin sağlanması açısından en az 3 ayda bir tüm birimlerimizde değerlendirme toplantıları yapılmakta ve tutanak altına alınmaktadır.
  
• 
  Yöneticilerin ve personelin karar alma süreçlerinde ihtiyaç duydukları doğru, güvenilir ve anlaşılır bilgiye zamanında ve eksiksiz olarak ulaşabilmelerini sağlayan Yönetim Bilgi Sistemleri ile ilgili olarak talep ve ihtiyaç analizlerinin yapılmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir.
  
• 
  Birimlerce üretilen her türlü evrak (gelen-giden evrak) ile iş ve işlemlerin kaydedilmesi, sınıflandırılması ve dosyalanması amacıyla oluşturulan elektronik doküman yönetim sistemi faaliyete geçmiş durumdadır ve kurum içi yazışmalar söz konusu sistem üzerinden yürütülmektedir.
  
• 
  Hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması, personel arasında bilgi akışı ve iletişimin artırılması ve işbirliğinin sağlanması açısından en az 6 ayda bir yapılması gereken genel değerlendirme toplantıları yapılmaktadır.
  
• 
  Elektronik doküman yönetim sistemi sayesinde kayıt ve dosyalama sisteminin güncelliği (gelen ve giden evrakın zamanında kaydı) ile yönetici ve ilgili personel tarafından ulaşılabilirliği ve izlenebilirliği sağlanmaktadır.
  
• 
  Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Personel Etik Davranış İlkeleri ve TKGM Etik Eğitim Strateji Belgesi kapsamında etik eğitimlerinin içeriğinde hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimi konusuna yer verilmektedir.
  
• 
  Kurum içi ve dışı iletişim araçlarından olan öneri değerlendirme kutularımız ve Genel Müdürlüğümüz internet sayfasındaki Kalite Yönetim Sistemi linki içinde bulunan öneri formu personelimiz ve vatandaşlar tarafından kullanılmaktadır. Yapılan öneriler belirli aralıklarla öneri ve değerlendirme komisyonu tarafından değerlendirilmekte uygun görülen önerilere yönelik eylemler geliştirilmektedir.
  
• 
  Genel Müdürlüğümüz Stratejik Planları, Performans Programları ile Faaliyet Raporları web ortamında kamuoyuna duyurulmaktadır.
  
• 
  Bütçenin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlere ilişkin Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu ilgili kurumlara gönderilmekte ve Genel Müdürlüğümüzün web sayfası aracılığı ile kamuoyuna duyurulmaktadır.
  

Bilgi ve İletişim Bileşenin Güçlü Yönleri ile İyileştirilmeye Açık Alanları

Güçlü Yönler

• 
  Kurumumuz amaç, hedef ve faaliyetleri ile sonuçlarının saydamlık, hesap verebilirlik ilkesi doğrultusunda raporlanabiliyor olması,
  
• 
  Kurum içi ve dışı yararlanıcıların görüş ve şikâyetlerinin alınması ve geri bildirim sağlanması (Alo 181, müşteri memnuniyet anketleri, öneri değerlendirme kutuları vb.)
  
• 
  Dikey ve yatay iletişim kanallarının açık olması,
  
• 
  Elektronik doküman yönetim sistemi sayesinde kayıt ve dosyalama konusunda standartlaşmanın ve otomasyonun sağlanması,
  
• 
  Fiziki altyapısı uygun olan tüm müdürlüklerde Kompakt Arşiv Sisteminin kurulmuş olması ve arşiv yönetim kalitesinin artırılması,
  

İyileştirilmeye Açık Alanlar

• 
  İç kontrol kavramı konusunda kurum personelinin farkındalığının oluşmaya başlaması,
  
• 
  Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine uygun arşiv ve dokümantasyon sisteminin mevcut olması,
  
• 
  Bilgilerin doğru ve tam olarak elde edilmesi için yönetim bilgi sistemlerinin bütünleşik olarak düzenlenmesi ve henüz tamamlanamamış olması,