Tapu ve kadastro

II.5.İZLEME

İç kontrol sisteminin temel prensiplerinden biri de sistemin belirli periyotlarla (yılda en az bir kez) değerlendirilmesidir. Yönetim tarafından, bu değerlendirme sonucunda karşılaşılan olumsuz durumlara karşı gerekli tedbirler alınmalı ve uygulanmalıdır. Bu açıdan bakıldığında her idarenin iç kontrol sistemini izlemesinin ve değerlendirmesinin bir zorunluluk olduğu söylenebilir. İç kontrol sistemi özellikle yöneticiler tarafından izlenmeli, aksayan yönler tespit edilmeli ve gerekli önlemler alınmalıdır.

İzleme, iç kontrol sisteminin performansının ve kalitesinin değerlendirilmesi sürecidir ve sistem sürekli olarak izlenmeli, gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. İç kontrol sistem ve mekanizmaları değişmez ve sabit kurallar olmayıp sistemin kendini yeniliklere uyarlama kabiliyetine sahip olması önemlidir.

Öz değerlendirme faaliyetini ve iç denetimin bağımsız ve nesnel değerlendirmelerini kapsayan izleme faaliyetinin; iş ve işlemler devam ederken işi gerçekleştiren kişiler ve yöneticiler tarafından yapılan sürekli izleme ile iç denetim birimi tarafından yapılan özel değerlendirmeler olmak üzere iki şekilde yapılabileceği kabul edilmektedir.

İzleme Bileşeni Soru Formu Analiz Sonuçları

Teftiş Kurulu Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Harita Dairesi Başkanlığı, Arşiv Dairesi Başkanlığı, Yabancı İşler Dairesi Başkanlığı, İnsan Kaynakları Dairesi Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığında iç kontrol sisteminin gelişiminin (İzleme Bileşeni) en yüksek seviyede olduğu iç kontrol mekanizmalarının en iyi şekilde uygulandığı anlaşılmaktadır.

Tapu Dairesi Başkanlığı ve Kadastro Dairesi Başkanlığında iç kontrol sisteminin gelişiminin (İzleme Bileşeni) yüksek seviyede olduğu iç kontrol mekanizmalarının uygulamasının bu birimlerde yerleştiği anlaşılmaktadır.

Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığında iç kontrol sisteminin gelişiminin (İzleme Bileşeni) orta seviyede olduğu, iç kontrol mekanizmalarının uygulanmaya başlandığı, ancak geliştirilmesi gerektiği görülmüştür.

İç kontrol sisteminin performansının ve kalitesinin değerlendirilmesi süreci olan izleme bileşeni gereğince sistem sürekli olarak izlenmeli, gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. Bu kapsamda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinatörlüğünde ve harcama birimlerinin katılımıyla yürütülmesi için gerekli izleme bileşeninde belirlenen eylemlere yönelik faaliyetlere devam edilecektir.

Sistemin Güçlendirilmesine Yönelik Olarak Atılan Adımlar

• 
  2016-2017 yılları arasını kapsayan TKGM Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında; izleme standartları altında 6 adet eylem ve faaliyete yer verilmiştir. Eylem ve faaliyetlerin gerçekleştirilme düzeyleri, 2016 yılı sonu itibarıyla kurum genelinde mevcut durumun tespiti ve planın bütününe yönelik genel bir değerlendirme ve analiz ortaya konulmasında katkı sağlamaktadır.
  
• 
  İç Kontrol Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, altı ayda bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından düzenli olarak izlenmekte, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ile toplantı yapılarak değerlendirilmekte ve sonuçları eylem planı formatında Üst Yöneticiye raporlanmaktadır.
  
• 
  Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Performans Programının dönemler halinde izlenmesi yapılmakta, sorumlu birimlerden bilgiler alınmakta, izleme raporu bu bilgiler çerçevesinde hazırlanmakta ve Makama sunulmaktadır.
  
• 
  Genel Müdürlüğümüzde iç kontrol sisteminin özel değerlendirmesi, Kamu İç Kontrol Rehberinde belirtilen Örnek İç Kontrol Sistemi Soru Formu esas alınarak yapılmıştır. Soru formu sonucunda elde edilen veriler ışığında 2016 yılı Haziran ayı sonuna kadar;
  

2015 yılı İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu, İzleme ve Yönlendirme Kurulu üyelerinin görüşleri ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulmuştur.

İzleme Bileşeninin Güçlü Yönleri ile İyileştirilmeye Açık Alanları

Güçlü Yönler

• 
  İç kontrol sisteminin yılda bir kez değerlendirilmesi ve raporlanması,
  
• 
  Periyodik olarak eylem planının izlenmesi, değerlendirilmesi ve üst yöneticiye raporlanması,
  
• 
  İç kontrol sisteminin İç Denetim Birim Başkanlığı tarafından denetlenmesi,
  
• 
  Kalite Yönetim Sistemi tarafından da izlemelerin yapılıyor olması,
  
• 
  Raporların ve geribildirim sağlanan bilgilerin birim yöneticilerince değerlendirilmesi,
  

İyileştirilmeye Açık Alanlar

• 
  İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımının sağlanması,
  
• 
  Tüm harcama birimlerinin katılımıyla iç kontrol uygulamalarının etkin olarak belirli periyotlarda izlenmesi ve değerlendirilmesi,
  

III. DİĞER BİLGİLER

III.1. İç Denetim Sonuçları

İç Denetim Birimi Başkanlığınca Genel Müdürlük birimlerinde denetimler yapılmakta olup sonucunda hazırlanan İç Denetim Raporları gereği için ilgili birimlere ve bilgi için SGDB’ye makam oluru ile gönderilmektedir. Birim yöneticileri raporda belirlenen tespitler ve önerilere ilişkin eylem planlarını yapmakta olup iç denetim sonuçlarının izlenmesi, İç Denetim Birimi Başkanlığınca altı aylık periyotlar halinde takip edilmektedir.

Bu raporlarda belirlenen bulgulara ve önerilere ilişkin birimler tarafından gerçekleştirilen eylemler ve kontrol faaliyetleri; iç kontrol sisteminin oluşturulmasında, geliştirilmesinde ve sistemin etkinliğinin ve etkililiğinin artmasında birimlerimize katkı sağlamaktadır.

Ayrıca Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından söz konusu raporlar değerlendirilmekte ve bulgulara istinaden eylem planında öngörülecek eylemler için altlık oluşturmaktadır.

III.2. Dış Denetim Sonuçları

Sayıştay Başkanlığı 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 38’inci maddesi uyarınca Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünde yürüttüğü düzenlilik denetimi ve performans denetimleri sonucunda hazırlanan 2015 yılı Sayıştay raporunda 17 adet bulgu bulunmaktadır.

6085 sayılı Kanunun 36’ıncı maddesinde Sayıştay, “hesap verme sorumluluğu çerçevesinde idarelerce belirlenen hedef ve göstergelerle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının ölçülmesi suretiyle gerçekleştirilen denetim” olarak tarif edilen performans denetimini yapmakla görevli ve yetkilidir denilmektedir.

Sayıştay performans denetimi kapsamında, Genel Müdürlüğümüzün hedef ve göstergeleriyle ilgili olarak faaliyet sonuçlarının değerlendirmesini sağlamak amacıyla aşağıda belirtilen hususları denetlemiştir:

• 
  2015-2019 dönemine ait Stratejik Plan,
  
• 
  2015 yılı Performans Programı,
  
• 
  2015 yılı İdare Faaliyet Raporu,
  
• 
  Faaliyet sonuçları ölçümü yapan veri kayıt sistemleri,
  

Genel Müdürlüğün 2015-2019 dönemini kapsayan Stratejik Planının mevcut olduğu ve zamanında hazırlandığı, 2015 Mali Yılı Performans Programının Stratejik Plana göre hazırlandığı ancak her ikisinde de raporlama gerekliliklerine kısmen uyulduğu, 2015 yılı İdare Faaliyet Raporunun ise zamanında hazırlandığı ve sunum kriterlerini karşıladığı sonucuna varılmıştır.

Düzenlilik denetimi kapsamında;

Denetim çalışmaları, bu çerçevede hazırlanan mali tablolarla birlikte Genel Müdürlüğün muhasebe hizmetlerinin yürütüldüğü muhasebe birimlerindeki cetvel, belgeler, yevmiye kayıtları, yevmiye kayıtlarına esas belgeler ve bunlara dayanak oluşturan ilgili harcama birimleri arşivlerinde muhafaza edilen kanıtlayıcı belgeler esas alınarak bu belgelerin tamlık, doğruluk, tutarlılık ve tabi olduğu mevzuatına uygunluğu açısından yürütülmüştür.

Denetim Raporunun “Denetim Görüşü” bölümünde; Genel Müdürlüğün 2015 yılına ilişkin mali rapor ve tablolarının Maddi Duran Varlıklar hesap alanı hariç, doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaati belirtilmiştir.

Denetim Görüşünü Etkilemeyen Tespit ve Değerlendirmeler bölümünün 3. bulgusunda ise “Daha önce iş tanımları yapılmış olan tüm iş süreçlerinde çalışan personelin katılımı ile oluşturulacak odak gruplarda yapılacak çalışmalarla, kurumun iç ve dış risklerinin ve bunlara ilişkin kontrollerin belirlenmesine yönelik olarak, planda yer alan eylemlerin öncelikle uygulanması uygun olacaktır.” denilmektedir.

Sayıştay Başkanlığı tarafından Genel Müdürlüğümüz faaliyet ve işlemlerine ilişkin 2015 yılında tespit edilen bulgular hakkında gerekli değerlendirmeler yapılarak, düzeltilmesi gereken hususlar hakkında birimlerimize bilgilendirme yazıları yazılmıştır. İzlemeye alınan bulgular hakkında birimlerimiz bilgilendirilerek gerekli işlemlerin takibi yapılmaktadır.