ÜNİte 14 İnsan kaynaklari biLGİ Sİstemi kavrami

ÜNİTE 14 İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ KAVRAMI

İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları konusunda karar vermeye yardımcı olan bilgileri sağlayan bilgisayar-temelli bir sistemdir.

Daha detaylı şekilde ele alındığında ise; insan kaynaklarıyla ilgili bireysel ve kurumsal bilgilerin toplanması, saklanması, güncelleştirilmesi, stratejik ve yönetsel kararların verilmesine yardımcı olacak şekilde e-bilgi haline dönüştürülmesini sağlayan sistem olarak ifade edilebilmektedir. Tanımlardan da anlaşılacağı üzere, insan kaynakları bilgi sistemi, işletmelerin en değerli kaynaklarından biriolan insan ve onun yönetimine ilişkin bilgileri düzenli biçimde sağlamakta ve depolamaktadır.

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN AMAÇLARI

***insan kaynakları yönetimi konusundagerekli bilgilerin toplanması, işlenmesi, depolanması ve ilgili birimlere aktarılması gibi işlevleri üstlenen insan kaynakları bilgi sisteminin iki temel amacı vardır. Bunlardan ilki verimlilikle alakalıdır. Birçok insan kaynakları yönetimi faaliyeti bilgisayarlar aracılığıyla gerçekleştirildiğinde yani, işler otomasyona bağlandığında verimlilikleri de artacaktır.

***İnsan kaynakları yönetiminin ikinci temel amacı ise, insan kaynakları konusundaki bilgileri daha hızlı ve daha kolay şekilde sağlayarak yöneticilerin etkin kararalmalarına yardımcı olmaktadır.

verimliliği ve etkinliği artırmanın yanı sıra, insan kaynakları bilgi sisteminin diğer amaçlarışunlardır

İnsan kaynakları yönetimisüreçlerini (boş pozisyon belirlenmesinden işgörenin işe yerleştirilmesine kadar geçen süreçler) etkin şekilde yönetmekÇalışan yeteneklerini, işveren ihtiyaçlarıyla eşleştirerek örgütsel esneklik sağlamak,İnsan kaynakları yönetimine ilişkin tüm prosedür ve yapıları kaydederek, bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak,Kendilerine ait bilgilerinçalışanlar tarafından güncel tutulmasını sağlamak,Bilgilerinde gerçekleşendeğişim sonucunda, çalışanların sahip olacakları hakların zamanında uygulamaya geçirilmesini sağlamak,Personelin sağlık durumunu yakından takip ederek, bu konulara ilişkin yönetim kararlarını hızlı şekilde alabilmek,İnsan kaynakları eğitimini, iş tanımlarına ve performans gereksinimlerine göre planlamak.

insankaynakları bilgi sistemi, tüm insan kaynakları yönetimi fonksiyonlarının etkin şekilde uygulanmasını sağlamayı amaçlar. Ayrıca, çalışanların kariyer hedeflerine ve performans değerleme sonuçlarına ilişkin bilgileri sağlayarak, etkin eğitim programlarının planlanmasını amaçlar.

***Insan Kaynakları Bilgi Sisteminin Faydaları

İşlemlerin hızında artış yaşanmasını sağlar,İnsan kaynakları yöneticilerini gereksiz kâğıt işlerinden kurtararak zaman tasarrufu sağlar, Rutin kâğıt işlerinden kurtulan insan kaynakları yöneticilerinin, stratejik karar alma sürecine daha aktif katılımlarını sağlar,İnsan kaynakları bilgi sisteminde yer alan bilgiler muhtemel insan kaynakları problemlerinin sebeplerini daha iyi teşhis etmede yardımcı olur,İstenilen bilgiye zamanında ve hızlı şekilde ulaşılır,Sağlanan güncel ve tam bilgiler sayesinde alınan kararların etkinliği artar,İnsan kaynakları fonksiyonlarında yaşanan iyileşme sayesinde rakiplere karşı rekabet avantajı sağlanır.

InsanKaynakları Bilgi Sisteminin Sınırlılıkları Yukarıda bahsedilen faydalarınelde edilmesi için insan kaynakları bilgi sistemi içinde yer alan bilgilerin; doğru, güncel, istenilen zamanda elde edilebilir, eksiksiz ve tam, anlaşılabilir ve istenilen konuyla ilgili olması gerekmektedir.Bu özelliklerden birinin eksik olması durumunda, kararların etkin alınması noktasında sorunlar gündeme gelebilir. Bu nedenle, insan kaynakları bilgi sisteminden sorumlu yöneticinin veya ilgilinin; hem teknik açıdan hem de insan kaynakları yönetimi konusunda gereken bilgi ve yeteneğe sahip olması gerekmektedir.

İşletme içinde böyle bir sistem kuramamanın veya sistemi etkin şekilde çalıştıramamanın temelinde yer alan diğer engeller şunlardır:

Sistem kurmanın ve çalıştırmanın maliyetli olması,Finansal destek eksikliği,Üst yönetimin desteğinin olmaması,Bilgi teknolojileri konusunda uzman eksikliği,Sistemi kullanacak kişilerin bilgi ve tecrübe eksikliği,Sistemin veya donanımın uygun olmaması.

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN GEREKSİNİM DUYDUĞU BİLGİ TÜRLERİ

İnsan kaynaklarıkonusunda doğru karar alabilmek için işletme içi ve işletme dışından gelen sağlıklı bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır. Dolayısıyla, sistemin etkinliği, sağladığı bilgilerin karar verme durumundaki yöneticiye ne ölçüde yararlı olduğuna bağlıdır. Bir insan kaynakları bilgi sisteminin, insan kaynakları yöneticisinin şu sorularına cevap verebilecek özelliklerde olması gerekmektedir.

Organizasyondaki her işin görev ve sorumlulukları nelerdir?Her çalışanın sahip olması gereken bilgi, beceri ve yetenekler nelerdir?Organizasyonun gelecekteki insan kaynakları gereksinimi ne olacaktır?

Organizasyondaki boş kadrolar için hangi kaynaklara başvurulacaktır?

İşletmede izlenecek ücret politikası ne olmalıdır?

İşletme ne tür yetiştirme-geliştirme programları tasarlayıp, uygulamalıdır?

Çalışanlar ve bir bütünolarak organizasyon,istenilen performans düzeyine ulaşmış mıdır?

İşletme içi yükseltme ve rotasyon uygulamaları nasıl gerçekleştirilmelidir?

etkin bir insan kaynakları bilgi sistemi için ihtiyaç duyulan bilgi türleri şu şekilde sınıflandırılabilir.

Özlük bilgileri: Adı, soyadı, doğum tarihi, sicil numarası...Personel bulma sürecine ilişkin bilgiler: Başvurunun hangi yollarla sağlandığı, görüşme tarihi, sınav/test sonuçları, işe alma nedenleri...İş deneyimine ilişkin bilgiler: Önceki iş deneyimleri, iş bilgisi ve yeteneği...Eğitim bilgileri: Eğitim düzeyi, aldığı sertifikalar...Ücret bilgileri: Mevcut ücret, ücret tipi, iş kodu, özel kesintiler...Performans değerleme bilgileri: Değerleme puanları, değerleme raporları, disiplin notları, özel ödüller...Çalışma süresine ilişkin bilgiler: İşe başlama tarihi, işten ayrılma tarihi...Çalışanların tutumlarına ilişkin bilgiler: İşe karşı tutumlar, devamsızlıklar...

Sendika bilgileri: Üyelik bilgileri...İletişim bilgileri: Ev adresi, telefonu, acil durumlarda başvurulacak kişiler...Sağlık ve kaza bilgileri: sağlık ve muayene kayıtları, kayıp iş zamanı...Açık iş ve pozisyon bilgileri: İş unvanı, iş gerekleri, ücret düzeyi, pozisyonun doldurulması gereken tarih...İşgücü piyasası ile ilgili bilgiler: Dış işgücü arzı, piyasa ücret düzeyi...İş çevresi ile ilgili bilgiler: Benzer iş yerlerindeki ortalama ücret, çalışanların eğitim düzeyi, işten ayrılma oranları, kaza sıklık oranları...Ücret dışı haklara ilişkin bilgiler: Emeklilik planları, çalışılmayan zamana ilişkin ödemeler (tatil izni, hastalık izni)...İşten ayrılma bilgileri (tarih, ayrılma nedenleri)...

**Operasyonel Bilgi Sistemi:Yöneticilere, insan kaynakları yönetimineilişkin rutin kararların alınmasında yardımcı olan verileri sağlar. Bu bilgi sisteminin içerdiği veriler şu şekilde sınıflandırılabilir:Ücret bordrolarına ilişkin bilgiler,İşgörenbeceri envanterini yansıtan bilgiler,İşgörenlerin performans değerleme sonuçlarını yansıtan bilgiler,Kamu kurumlarına iletilmesi gereken bilgiler,İşgören devamsızlığı ve devir hızına ilişkin bilgiler.

**Taktik Bilgi Sistemi:İnsan kaynakları yönetimialanında alınacak kararlara temel oluşturacak bilgilerden oluşur. Bu bilgiler şunlardır:İş analizi çalışmalarına temel oluşturan iş pozisyonlarına ilişkin bilgiler,İşgören seçimi ve yerleştirilmesine temel olacak bilgiler,Ücret ve ödüllendirmeye temel olacakbilgiler,İşgören eğitim ve gelişiminin planlanması ve yönetilmesine ilişkin bilgiler.

**Stratejik Bilgi Sistemi: Doğru insanı, doğru zamanda, doğru yerde bulundurmak ve insan kaynaklarıpolitikalarını rasyonel bir şekilde belirleyebilmek için gerekli olan bilgileri içerir. Bu kapsamda gereksinim duyulan bilgi türleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:

Yeni pazarlara girmek veya yeni yatırımlara açılmak için gerekli insan kaynaklarının nitelik ve nicelik planlanmasına yardımcı olacak bilgiler,Firma içi ve dışı, işgören arzı ve talebini tanımlamaya yarayan bilgiler,Sendikal görüşmelerde toplu sözleşmeye temel oluşturan ve yasal prosedürleri içeren bilgiler,Örgütsel gelişme ve kariyer planlamasınatemel oluşturacak bilgiler.

**Gücü Piyasasına İlişkin Bilgiler:İşgücü piyasasında işgücüne katılım oranı, işgücünün yaş, cinsiyet, dil, din, eğitim ve öğretim, yetenek ve meslek itibariyle dağılımı ile geleceğe yönelik değişim trendlerine ilişkin yapılan analiz sonuçlarını kapsar.Yasal Düzenlemeler:Özellikle insan kaynakları yönetimi alanında çıkartılan yasal yükümlülüklere ilişkin bilgilerdir.Rakiplerle İlgili Bilgiler:Rakiplerin nitel ve nicel anlamda söz konusu olabilecek işgücü ihtiyacına ilişkin bilgileri içerir.

İnsan kaynakları bilgi sisteminin oluşturulması için şöyle bir süreç izlenebilir

**Mevcut İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İncelenmesi

**İnsan Kaynakları Bilgi ÖnceliklerininGeliştirilmesi:

** Yeni İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Geliştirilmesi:Bilgi önceliklerinin belirlenmesinden sonraki aşama yeni sistemin geliştirilmesidir. İnsan kaynakları bilgi sisteminin geliştirilmesinde, dikkat edilmesi gereken önemli konulardan biri işletmenin bu sistemi hangi alanda yoğun biçimde kullanacağıdır. İşletmeler;İş başvurularının takibinde, Devir ve devamsızlık oranlarının tespitinde, Eğitim gereksinimlerinin belirlenmesinde, Çalışanların performansının değerlendirilmesinde, Gelecekteki insan kaynakları ihtiyacının tespitinde, Açık pozisyonların ve bu pozisyonlara işletme içinden atanabilecek kişilerinlistesinin hazırlanmasında,Kaza istatistiklerinin takibinde,Çalışanlara ilişkin sendika bilgilerinin izlenmesi gibi alanlarda insan kaynakları bilgi sistemini yoğun olarak kullanmaktadır.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Denetimi ve Güncelleştirilmesi:Sistem kullanılmaya başladıktan sonra, güncel bilginin zamanında ve doğru olarak sağlanıp sağlanmadığının denetimi yapılmalı ve sistemin etkinliği ölçülmelidir. Sistem iki nedenden ötürü kendinden beklenen performansı gösteremeyebilir. Bunlardan ilki, sistemin insan kaynakları yönetimifonksiyonlarına ilişkin ortaya çıkan yeni bilgi gereksinimlerine cevap verememesidir. Diğeri ise, sistemin teknolojik açıdan eski olmasıdır. Bu sorunları yaşayan işletmelerin, bilgi gereksinimindeki değişiklikler ve teknolojik gelişmeler doğrultusunda, insan kaynakları bilgi sistemlerinde ilgili düzenlemeleri yapmaları gerekmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken konulardan bir diğeri, güvenlik ve gizlilik olmalıdır.

InsanKaynakları Planlaması

***İş analizi; işe, işi yapacak kişinin özelliklerine ve çalışma koşularına ilişkin bilgilerin toplanarak incelendiği bir süreçtir. İş analizi çalışmalarından elde edilen iş tanımları ve iş gerekleri insan kaynakları bilgi sisteminin temelini oluşturmaktadır.Böylece iş, çalışma ortamıve işi yapan kişiye ilişkin bilgiler daha sistematik hâle gelmektedir.

***İnsan kaynakları planlaması, bir işletmenin bugün ve gelecekte ihtiyaç duyduğu insan kaynaklarının nitel ve nicel özelliklerinin belirlenmesidir. İşletmenin uzun dönemli insan kaynakları ihtiyacınınderlenmesi ve teşhisinde yararlanmak üzere bir bilgi sistemi oluşturulmalıdır .

Bu noktada sistem şu bilgileri içermelidir:İş tanımları ve iş gerekleri,Yetenek envanteri,İşgücü devir ve devamsızlık oranları,Emeklilik planları,İşgücü temin kaynakları,Yasal zorunluluklar.

**Insan Kaynakları Temin Ve Seçimi

İş analizi çalışmaları sonucu belirlenen iş gerekleri, insan kaynağının işletme içinden sağlanıp sağlanmayacağına karar verme noktasında gerekli bilgileri sağlayabilir. Dış kaynaklara başvurulması durumunda ise, iş için başvuru yapanadayların nitelikleri doğrultusunda aday havuzu oluşturularak, adayların bilgileri sisteme kaydedilir.

***Eğitim ve Geliştirme : Çalışanların iş için gerekli bilgilerini, yeteneklerini, becerilerini ve

deneyimlerini güncellemek ve performanslarını artırmak için eğitim ve geliştirme gereklidir. Dolayısıyla, eğitim ve geliştirme, çalışanların işlerini etkin şekilde yapma yeteneklerini artırarak, mevcut ve ve gelecekteki performanslarını iyileştirebilir.Bu nedenle, insan kaynakları bilgi sistemi çalışanların eğitim profilleri, iş tecrübeleri, kariyer hedefleri ve tercihleri ve ihtiyaç duyulan eğitim alanlarınailişkin çeşitli bilgileri içermelidir.

Çalışanlarıneğitim geçmişleri ve dereceleri, işletme içi ve işletme dışında katıldığı eğitimler, katıldığı ulusal ve uluslararası seminerler, mesleki ödüller, yabancı dil bilgileri ve dereceleri ve önceki iş deneyimlerine ilişkin bilgiler de sistem içinde yer almalıdır.

***ÜcretlendirmeÜcretlendirme, ücret strateji ve politikalarının geliştirilmesi, ücret yönetimi sisteminin oluşturulması ve uygulanmasıyla ilgili faaliyetleri içerir.İnsan kaynakları bilgi sisteminde bu konuya ilişkin şu bilgiler yer almalıdır

İş kodu, iş unvanı,Ödeme türü (haftalık, aylık),Ortalama piyasa ücreti,İkramiyelerÇalışma süreleri,Yasal zorunluluklar (indirimler, tazminatlar

***PerformansDeğerlemePerformans değerleme sonuçlarıinsan kaynakları planlamasında, eğitim ihtiyacının tespitinde, ücret belirlemede, kariyer planların yapılmasında, işten ayırma ve terfi kararlarında verilmesinde kullanılmaktadır. İnsan kaynaklarına ilişkin çeşitli kararların alınmasında ihtiyaç duyulduğu için performans değerleme sonuçları insan kaynakları bilgi sistemi içinde uygun ve güncel şekilde tutulmalıdır.

****İşgören Sağlığı ve Güvenliği Gerekli önlemlerin alınması, iş ve çalışma koşullarına ilişkin riskin tespiti

ve daha güvenli bir çalışma ortamı yaratılmasıaçısından kaza kayıtları, yaralanma dereceleri, iş yerinde tehlike oluşturan kaynaklar, sağlık kontrolleri, çalışanların

***İşçi-İşveren İlişkileri/Endüstri İlişkileri İnsan kaynakları bilgi sistemi bu fonksiyona ilişkin şu bilgileri içermelidir Toplu sözleşmeyle sağlanan hakların kapsamı ve süresi,Normal ve fazla çalışma ücreti,Çalışılmayan süre için ödenecek ücret,Sosyal yardımlar,Şikâyet ve şikâyet çözüm yöntemleri.

www.aofsoru.blog