Persoanele care nu cunosc riscurile pot încetini operaţiunile de urgenţă. Este foarte greu să convingi oamenii să evacueze o zonă înaintea unei ameninţări prognozate, deoarece oamenii au tendinţa de a ignora avertismentele. Distribuirea informaţiilor relevante şi procesul decizional corespunzător înainte şi după fenomene meteorologice extreme sunt esenţiale pentru salvarea de vieţi omeneşti, pentru reducerea daunelor şi protejarea proprietăţii.
O strategie de comunicare poate îmbunătăţi eficienţa intervenţiilor şi astfel autorităţile (managerii sistemelor de apă) trebuie să includă această strategie în gestionarea riscului de dezastru şi în planul de adaptare la fenomene meteorologice extreme. Trebuie dezvoltate mai multe tipuri de strategii de comunicare a riscului, în funcţie de tipul fenomenului meteorologic extrem (val de căldură, de frig, furtuni, inundaţie etc.).
Strategia de comunicare trebuie să includă un plan pentru activităţile specifice ce trebuie începute înainte de criză (activităţi pre-eveniment) precum proiectele de consolidare a capacităţii, pregătirea personalului (inclusiv media) şi campanii de informare orientate spre diverse categorii supuse riscului. În timpul evenimentului, campania de comunicare trebuie să ofere publicului încredere în instituţii, flexibilitate publică şi recomandări pentru participarea publicului în eforturile de control al situaţiei.
4.1 ACTIVITĂŢI DE COMUNICARE
Fenomenele meteorologice extreme şi impactul lor asupra stării de sănătate subliniază necesitatea de informare a comunităţii şi a publicului general cu privire la riscurile asociate înainte de, în timpul şi după eveniment. Trebuie oferite informaţii privind metodele optime de protecţiei împotriva fenomenelor meteorologice extreme şi a evenimentelor climatice în general.
Informarea pentru managementul apei şi canalizării şi a rezultatelor asupra sănătăţii trebuie să aibă loc înainte de situaţia de criză. Trebuie înfiinţată o echipă de comunicare a riscurilor pentru a facilita activităţile de comunicare, cu implicarea activă a utilităţilor de apă şi canalizare, a purtătorilor de cuvânt a sistemului naţional şi local de sănătate publică, şi media. Trebuie desemnat un lider de echipă şi trebuie identificate responsabilităţile fiecărui membru al echipei.
Trebuie organizate cursuri de pregătire pentru echipă, pentru a asigura capacitatea optimă de informare a publicului, partenerilor şi a părţilor interesate. În timpul situaţiilor de urgenţă, imaginea şi vocea purtătorului de cuvânt trebuie să fie familiare audienţei, să atragă încredere, să ştie cum să prezinte informaţiile şi să fie informat cu privire la riscurile la care sunt supuse utilităţile de apă şi canalizare şi sistemul de sănătate publică.
Alături de îmbunătăţirea pregătirii şi informării, trebuie promovată schimbarea de atitudine a publicului general. Comunicarea reprezintă un dialog şi necesită o strânsă interacţiune între furnizorii de informaţii şi destinatarii acestora. Încrederea şi atitudinea pot fi schimbate prin descrierea sinceră şi detaliată a problemei. După îmbunătăţirea nivelului de informare a populaţiei, a receptivităţii mesajelor privind schimbările climatice şi a nivelului de stăpânire a problemei, pot fi promovate schimbările comportamentale. Indivizii şi grupurile trebuie convinşi / convinse că pot face diferenţa prin stilul lor de viaţă şi prin mobilizarea comunităţilor să reducă riscul afecţiunilor legate de climă.
Procedurile de comunicare corespunzătoare a riscului generează o încredere care este esenţială într-o situaţie de criză. Informaţiile trebuie prezentate din timp şi trebuie să prezinte clar ce se cunoaşte şi ce nu, contribuind la instituirea încrederii şi credibilităţii. Primul anunţ oficial trebuie să instituie încrederea şi să garanteze acceptarea de către public a recomandărilor şi încrederea acestuia în instituţii.
Anunţul trebuie să fie precis, sincer şi cuprinzător. Există o relaţie complexă între prezentarea exactă a informaţiilor şi prezentarea lor rapidă. Dacă se aşteaptă informaţii complete şi verificate înainte de comunicarea lor către public se poate crea un gol informaţional care poate conduce la speculaţii. Din contră, lansarea unor informaţii neverificate sau incorecte implică riscul de a induce populaţia în eroare şi de subminare a credibilităţii purtătorului de cuvânt. În plus, înţelegerea publicului este esenţială pentru o comunicare eficientă. Pentru schimbarea opiniilor şi percepţiei publicului este necesar să se înţeleagă ce gândeşte acesta şi de ce se comportă într-un anume fel. Comunicatorul trebuie să întocmească un mesaj corespunzător pentru publicul ţintă, care să conţină informaţii despre cum se poate acesta pune la adăpost într-o situaţie de criză.
4.2 PARTENERIATUL ÎN COMUNICARE
Comunicarea eficientă a riscului presupune planificare, pregătire, întocmirea mesajului şi colaborarea cu media, şi capacitatea de a gestiona fluxul de informaţii în toate etapele.
Media joacă un rol major şi este cel mai des utilizat canal de comunicare cu publicul. Cel mai bun mod de a aborda o problemă este stabilirea unor întâlniri regulate cu media şi personal calificat pentru prezentarea, explicarea şi actualizarea tuturor informaţiilor.
Trebuie identificate informaţiile necesare şi trebuie întocmite broşurile şi materialele informative corespunzătoare. Diseminarea informaţiilor poate fi realizată prin intermediul mass media (radio, televiziune şi ziare), web site-uri şi SMS prin telefonie mobilă. În mare parte publicul general acceptă recomandările prezentate la televizor.
Strategia de comunicare media trebuie planificată din timp cu participarea tuturor părţilor implicate, şi apoi ea poate fi adaptată în funcţie de situaţia curentă. Cooperarea permanentă cu partenerii este vitală pentru eficienţa presei în informarea, convingerea sau motivarea publicului.
Pentru comunicarea unor mesaje eficiente, cu obiective clare, este necesar să se identifice nevoile reporterului. Adesea informaţiile şi avertismentele media nu sunt suficiente pentru a convinge populaţia despre gravitatea situaţiei. Comunicarea interpersonală este foarte eficientă. Informaţiile media sunt în general interpretate în discuţiile cu alte persoane. Astfel, comunicatorul trebuie să ţină cont de reţelele sociale şi să transmită prin media mesaje cu obiective clare. În câteva state, anumite grupe de populaţie sunt mai greu de accesat decât altele, de ex. persoanele în vârstă, emigranţi, comunităţi rurale, etc. Lor trebuie să li se acorde o atenţie şi o abordare specifică.
Comunicarea cu publicul şi cu media trebuie planificată ţinând cont de informaţiile care trebuie incluse în mesajele iniţiale; ce tip de mesaje trebuie comunicate înainte de, în timpul sau după eveniment; care sunt obstacolele în calea unei comunicări eficiente şi cum pot fi minimalizate. Trebuie identificate comunităţile izolate şi trebuie dezvoltate instrumente speciale pentru a le transmite informaţiile.
Trebuie identificate cele mai bune instrumente şi strategii de comunicare disponibile pentru diverse evenimente şi locaţiile specifice respective.
