Proje ve doküman (belge) YÖnetiMİ

PROJE ve DOKÜMAN (BELGE) YÖNETİMİ

TürkMMMB 11. Teknik Kongresi

A.Erkan ŞAHMALI

28 Nisan 2016

Çok önceleri yerleşik düzene geçmeye başlayan insanlar başlarını sokacakları ve korunacakları barınakları kendileri yapıyorlardı. Sonra bu konuda uzmanlaşan insanlara, yapı ustalarına yaptırmaya başladılar. Yapı ustaları aynı zamanda yapının tasarımından da sorumluydu. Bu durum, 15. Yüzyıla kadar böyle süregeldi. Tasarımcısı ve yapımcısının ayrıldığı ilk yapı İtalya’nın Floransa kentindeki “Floransa Katedrali”dir. İtalyan (Bruneleşi) Brunelleschi bugünkü anlamıyla “tasarla – ikna et – uygula” yöntemini kullanan Rönesans’ın ilk mimarı olarak kabul edilebilir. Londra’daki St. Paul kilisesinin kubbesi için Sir Christopher Wren, önce fiziki model, daha sonra detaylı çizimler yapmış, kubbe çözümlemesinde hesaplamalar kullanarak işin içine mühendisliğin girmesini sağlamıştır. Dönem 18. Yüzyıl.

18. yüzyılın ikinci yarısında kok kömürünün endüstride kullanılmasıyla üretimi artan demir önem kazanmıştır. Kömürden elde edilen buhar ile makineleşme başlamış, üretim artmış, ekonomi gelişmiştir. Ekonominin gelişmesi, yapı endüstrisine de yansımış ve mimardan daha farklı, ekonomik ve fonksiyonel yapılar yapması beklenmeye başlamıştır. Bu dönemde mimarlık, tıpkı hukukçular ve doktorlar gibi lisanslı bir meslek haline gelmeye başladı. İngiltere’de İnşaat mühendisliği mimarlıktan ayrılarak yeni bir meslek dalı haline geldi. 1818’de İnşaat mühendisliği enstitüsü kuruldu. Mimarların örgütlenmesi ise daha sonra oldu; 1834’de İngiliz Kraliyet enstitüsü (RIBA) kuruldu. DÖNEM: 19. YY…..

Demir ve buhar ile başlayan I.Endüstri devriminden sonra çelik ve elektriğin önem kazandığı II. Endüstri dönemine geçildi. Bu dönemde yüzlerce yıl unutulmuş beton yeniden keşfediliyor ve geliştiriliyor. Bu sefer betonun çelikle birlikte kullanılmaya başlaması, bugün betonarme dediğimiz yeni bir tekniğin gelişmesine neden oluyor. 1900-1910 yılları arasında geliştirilen elastik teori, betonarme yapıların daha da gelişmesine neden oluyor, deneysel testler yapılmaya başlanıyor. Artık, daha yüksek, daha geniş açıklıklı, daha ekonomik yapılar için hesaba dayalı tasarım ön plana geçiyor ve daha güvenli yapılar inşa edilmeye başlanıyor.

Antik Roma döneminde kentlere su, su yolları ile (Aquaduct) getirilirdi. Bazı kamu kuruluşları, genel banyolar ve lüks konutlara bu su kurşun borularla taşınırdı. Kanalizasyon ise kil büzlerle en yakın derelere, nehirlere akıtılırdı. Mısırlıların geliştirdiği camı Romalılar şeffaf cam olarak lüks binalarda gün ışığını iç avlulara almak için kullanmıştı. Isınmak için ise açık ocaklarda odun kömürü kullanılmaktaydı. Unutulan bu konforlar yüzlerce yıl sonra 11. Yüzyılda antik Roma ve Yunan medeniyetlerinin yeniden keşfedilmesi ile tekrar gün ışığına çıkmıştır. Romanesque dönem ile açık ocaklar yerine şömineler ve baca teknolojisi geliştirilmiştir. 17.yüzyıla kadar konfor, evlerin ocaklarla ısıtılmasıydı.

18. Yüzyılda Kok elde edilirken açığa çıkan yanıcı metan gazı, borularla önce sokaklara sonra evlere taşınarak aydınlanma amaçlı gaz lambalarında kullanılmaya başlandı. Isınma için şömineler, yerini dökme demir sobalara bıraktı. Dökme demir boruların ve radyatörlerin geliştirilmesi ile merkezi ısıtma sistemleri geliştirildi. Temiz su şebekeleri zehirli kurşun borular yerine daha hijyenik ve sızdırmaz pik borularla yer değiştirmeye başladı. Dökme demir lavabo ve küvetler geliştirildi.

1850’li yılların sonlarına doğru buhar gücüyle çalışan asansörler yapıldı. 1887’de ise asansörler elektrik motorları ile hareket etmeye başlamıştı. Buhar jeneratörleri ile elektrik üretilmeye ve ampullerle aydınlanma sağlanmaya başladı. Buhar ve sıcak su ile kış ısınması bu dönemde çok yaygınlaştıysa da yapay soğutma, havalandırma ve nem kontrolü pratikte henüz gelişmemişti. Binalardaki soğutma buzdolaplarının geliştirilmesi ile gündeme geldi. Tekstil ve tütün fabrikalarında nem kontrolü yapan cihazlar üretilmeye başlandı, ardından bu nem kontrolünü ısıtma ve soğutma üniteleri ile birleştirerek binalarda bu gün kullanılan iklimlendirme sistemi geliştirildi. Bu sistem ilk kez 1922’de Los Angeles’de Grauman’s Metropolitan Theatre’da kullanıldı. İklimlendirme yapılmış ilk ofis binası ise San Antonio’daki 21 katlı Milam Binası idi. Yıl 1928.

Yüksek katlı binaların yapılmaya başlanması ve doğal havalandırma için pencere açmanın rüzgâr kontrolünde ve güvenlik açısından ciddi sorunlar yaratması, iklimlendirme sistemlerinin gelişmesindeki ana etmenlerden birisiydi. Yani konfor beklentisi ve zorunluluklar, teknolojide gelişmelere neden oluyordu ve halen de öyle oluyor.

19.yy sonlarına doğru termodinamik çalışmaları ile malzemelerin ısı transferi üzerinde durulmaya başlandı ve ısı yalıtımı kavramı ortaya kondu. Doğal aydınlanma için en önemli malzeme olan camın binalarda kullanımı giderek daha büyük önem kazandı. Isıcam dediğimiz çift cam ilk kez 1940larda üretilmeye başlandı. İklimlendirme sistemindeki yükleri azaltmak için güneş ışınımını emen camlar 1950’lerde, yansıtıcılı camlar ise 1960’larda üretilmeye başlandı.

Bugün enerji etkin binalar yapıp daha az enerji tüketen, uzaktan her türlü kontrolü yapabildiğimiz, izlediğimiz akıllı binalara sahibiz. Kim bilir teknoloji bizi nereye götürecek.

Bu kadar bilgiyi sizinle neden paylaştım?

Gelmek istediğim konu şudur: Başımızı sokacak bir barınaktan günümüz yapılarına gelene kadar üretime giderek artan sayıda taraf katılmaktadır. Üretimin paydaşları ise birbirinden farklı disiplinlerdeki bilgi ve becerilere sahip kişi ya da kuruluşlardır. Her biri farklı bilgi üretir ve kullanırken diğer bilgi alanları ile de kimi zaman örtüşen, kimi zaman çakışan bilgiler ortaya koyarlar.

Sözleşmesel anlamda hukuki ilişkiler, tasarım anlamında disiplinerarası çalışmalar, mali açıdan hakedişler, teknik açıdan şartnameler, maliyetler, satınalmalar, işgücü, makine verimlilik kontrolleri,… kısacası uçuşan bilgiler ve belgeler. Sonuçta tüm bu bilgi ve belgeler doğru yerde ve zamanda kullanılmalı, kontrol edilmeli, kayıt altına alınmalı, izlenmeli ve tümü bir çerçeve içinde planlanabilmelidir. Aksi takdirde sonuç bir felaket olabilir.

Williams Edward Deming bu çalışma disiplinini DEMING döngüsü diğer bir deyişle PUKÖ döngüsü olarak tanımlamıştır. PUKÖ, yani Planla, Uygula, Kontrol et ve Önlem al. Bu döngü ile tüm paydaşlar ve tarafların sürece katılması sağlanarak gelişim adım adım ve kolektif olarak sağlanacaktır.

İşte genel anlamda Proje Yönetimi, yapı endüstrisi bağlamında ise İnşaat Yönetimi, yapıların tüm bu bilgi ve beceriler çerçevesinde planlı bir şekilde yapılması için gösterilen disiplinler üstü bir çabadır. Bu çabanın tamamen yazılı ve çizili şekilde bilgi ve becerilere dayalı yürütülmesi gereklidir. Yapılanlar, ancak kayıt altındaki bu bilgilerle planlanabilir, uygulanabilir, kontrol edilebilir ve önlem alınarak sonuçlandırılabilir.

Proje ve inşaat yönetimi, geçici faaliyetlerin, geçici örgütlenmelerle zamanında, bütçe sınırlarında ve daha önce belirlenmiş koşul ve kurallara uygun şekilde yapılmasının sağlanmasının genel adıdır. Bu kavramlar son 30 yılda yapı endüstrisinde giderek daha iyi anlaşılmaya başlanmıştır.

Kısacası yapılan işe ait her türlü bilginin sağlıklı kullanılabilmesi için bu bilgilerin diğer bir deyişle kayda geçirilmiş dokümanların yönetilmesi gerekir. Proje ve/veya İnşaat Yönetimi ile Bilgi veya Doküman Yönetimi birbiri ile bağıntılı iki çalışma alanıdır.

Bilgi veya doküman (yani Belge) yönetimini, herhangi bir işletmenin, amaçları doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim farkını kapamak veya rekabete uyum sağlamak için dışarıdan ya da içeriden elde edilen her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, ilgili çalışanların her birine ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlaması olarak tanımlayabiliriz. 

Hangi alanda olursa olsun bir kararın verilebilmesi için bir bilginin olması gerekir. Bilgi ise verilere dayalı olarak üretilebilir. Veri olmadan bilgi oluşturulamaz, bilgi olmadan da karar verilemez. Yapılırsa da sonucun başarılı olma olasılığı çok düşüktür.

Şimdi bazı küçük örnekler vereceğim:

Muhasebe kayıt sistemi, belge yönetiminde en kontrollü yapılan işlemlerdendir. İrsaliyelere dayalı borçlar bellidir, ödemelere dayalı da alacaklar bellidir. Gün sonu, ay sonu ve yılsonu hesaplarda bunlar tutturulursa hiçbir sorun yoktur. Ancak örneğin ambara teslim edilen inşaat demirlerinin sayımı yapılmaz ve ambar kaydı tutulmaz ise kâğıt üzerinde borç alacak kayıtları doğru da olsa ambara giren mal, parasının ödendiği miktardaki mal olmayabilir. Bu nedenle kayıtların karşılıklı kontrollü olması gerekir.

Diyelim ki işvereniniz, yapımını yürüttüğünüz bir inşaatında bir bölüme ait duvar değişikliği talep etti. Son derece basit görünen bu değişiklik, mimari projelerde hemen yapılabilir. Ancak bu değişiklik diğer tüm mühendislik projelerinde önemli değişikliklere neden olabilir. Hatta ürettiğiniz her şeyin örneğin tüm havalandırma kanallarının, yangın söndürme boru hatlarının bu hesaplamalardan ötürü sökülüp yeniden yapılması bile gerekebilir. Tüm bu değişikliklerin mali bir yönü olduğu gibi süre ve parasal hak talebine esas olacak özellikleri de olabilir. Bunların kayıt altına alınıp değişikliklerin neler olabileceği, maliyetinin ne kadar olabileceği bildirilmeden ve işveren onayı alınmadan değişikliğin yapılması durumunda tek bir kuruş hak talebinde bulunamadan işi bitirmek zorunda kalabilirsiniz.

Yine bir yapıda inşaat mühendisliği hesaplamaları sonunda taşıyıcı sistemde oluşabilecek mimaridekinden farklı bir boyutlandırma, yapının bazı fonksiyonlarının yerine getirilememesine neden olabilir. İnşaat mühendisinin söz konusu değişiklikten tüm disiplinleri zamanında uyarması gerekir.

Proje elde etme süresince her disiplin projelerini sürekli olarak geliştirir/değiştirir. Bu değişiklikler de projelerdeki revizyon numaraları ile belirtilir. Diğer disiplinlerin hangi revizyon numaralı paftaları referans aldıklarını iyi takip etmeleri gerekecektir.

Yükleniciler maliyet kontrollerini malzeme, işgücü, makine gücü ve genel giderlerinin kontrolü ile yaparlar. Bu harcama kalemlerinin, teklif değerlerine eşit veya daha az olması gerekir, aksi takdirde zarar ediyorsunuz demektir. Eğer işgücünün verimliliğini izleyemiyor, öngördüğünüzden verimsiz iş yapılıyor ve siz bunu izleyerek tespit edemiyorsanız ciddi bir işgücü kaybı dolayısı ile maliyet artışı ile karşı karşıyasınız demektir.

Verdiğim örnekleri artırmak mümkün. Ancak az önce de bahsettiğim gibi tüm bu bilgiler inşaat işlerinde toplanabiliyor ve bir veri haline getirilebiliyor. Peki, bu ham veri bilgiye dönüşebiliyor mu? Buna yanıtımın hemen evet olmayacağını söyleyebilirim. Bilgiye dönüşmeyen veri işe yaramayan bir veridir.

Toplanan her veri bir kayıttır. Her yazışma da bir kayıttır. Her kayıt bir belgedir. Her belge de doğru şekilde arşivlenebilmeli ve gerektiğinde hızlıca ulaşılabilmelidir. Peki, bu arşivleme nasıl yapılmalıdır?

En basit anlamıyla yazışmalarla uğraşan herkesin kullandığı, yazışmaların başındaki ilgi-bilgi yani referans satırlarının asıl amacı budur. Yazışmaların ve tarafların arttığı günümüzde referanslar birbirleri ile o kadar ilişkilidir ki bunu elle takip etmek zorlaşır. Günümüz bilgisayar teknolojisi, geliştirdiği yazılımlarla bu belgelerin kontrolünü çok kolaylaştırmıştır. Sistem sadece kayıt altına almakla kalmaz, yetki ve sorumluluklara göre kişilerin yazışmalarla ilgili yapmaları gereken eylemleri de takip eder. Örneğin bir onay verilmesi söz konusu olan bir yazı varsa onaylayacak kişiye bunu belli bir sistem içinde hatırlatır. Bir nevi belgenin okunduğu veya doğru kişilere ulaştığı takip edilir ve bir emir tekrarı gibi yazışmaya ilişkin ne tür eylemler yapılacağı aktarılmış olur. Gerekli eylemler yerine getirilmemişse de belgenin hangi aşamada veya kimde takıldığı hemen bulunur. Bu aynı zamanda bir performans ölçme değerlendirme sistemidir. Sistemin aksadığı noktalar hemen gün yüzüne çıkar. Bu süreç iyi yönetilirse kurumlar ve şirketler iş yapma tekniklerini ve şekillerini değiştirmeye, düzeltmeye ve iyileştirmeye başlarlar.

Bu sistemin çalışması, şirketlerde, kurumlarda bir bilgi yönetim sisteminin var olması anlamına gelir ki bu sistemin kurulması düşünce şeklinin değişmesi demektir.

Ülkemizde iş yapma becerilerini hızla geliştiren ve yeni sistemlere kendisini uyarlayabilen bir taraftan müteahhitlik, diğer taraftan müşavir mühendislik ve mimarlık endüstrisi bilgi yönetimi konusunda henüz istenen seviyelere gelememiştir. Bu alanda çalışan şirketlerin çoğunluğu hala birinci nesil yönetime sahiptir. Biraz daha eski firmalarda ikinci nesle, nadiren de üçüncü nesle ulaşmış şirketler olsa bile bir şahıs ve/veya aile şirketi veya patron şirketi olma özelliğinin ötesine geçilememiş olduğunu görürüz. Böylelikle karar kontrol sistemleri ve dolayısı ile şirketin performansı şirket sahiplerinin becerisiyle sınırlı kalmaktadır.

Elimizdeki cep telefonu ile bile her türlü bilgiye çok hızlı ve rahatlıkla erişebilirken şirket içindeki bilgilere erişimde hala sıkıntılar yaşanmaktadır. Ancak asıl önemli konu bu belgelere ulaşmak değil kayda geçmiş belgelerdeki verilerden bilgi üretebilmektir. Cep telefonunuzda günde kaç adım attığınızı, ne kadar enerji aldığınızı ve/veya tükettiğinizi, kalp atış hızınızı, nerede olduğunuzu ve gideceğiniz yere ne sürede gidebileceğinizi, hızınızı ve benzeri birçok veriyi ekranınızdan bir bilgi olarak elde etmekle kalmayıp sizi yönlendirecek sonuçlara da ulaşabiliyorsunuz. Ya şirketinizde? Şirketinizle veya kurumunuzla ilgili belgeleri bilgiye çevirebiliyor musunuz?

Dinlediğiniz için teşekkürler.