Anadolu Üniversitesi

Kurum dışına yönelik halkla ilişkiler ortam ve araçları

Basılı araçlar (Gazeteler, Dergiler, Kitaplar, El kitapları, Broşürler, Haber bültenleri, Yıllıklar, Raporlar, Mektuplar, Afişler, Rozetler - Pullar – Damgalar

Dış halkla ilişkilerde görsel ve işitsel araçlar

Halkla ilişkiler aracı olarak radyo, televizyon, sinema, internet, multi medya ortamları, tanıtıcı video bantlar, üç boyutlu prodüksiyonlar

Organizasyon faaliyetleri

Toplantılar, sergiler, fuarlar, festivaller, yarışmalar, sponsorluklar, açılış ve yıldönümü törenleri

Bilgisayara dayalı ortamlar

Web sayfası, intranet ortamlar, extranet ortamlar, chat odaları, cd romlar, elektronik pos- talar ve online bağlantılar halkla ilişkiler faaliyetleri genellikle yukarıda sayılan kitle iletişim araç ve ortamlarıyla hedef kitleye ulaşır. Bu araç ve ortamlarda mesajların nasıl söyleneceği çok önemlidir. Mesajın içeriğini oluşturan fikrin hedef kitlenin anlayacağı ve etkileneceği şekilde sunulması gerekir. Mesajların daha etkili sunumu için; kaynağın güvenilir, inanılır ve sevilir olması, mesajın çağrışımsal olarak zengin olması, anlamlı olması, anlaşılır olması ve çok tekrar edilmesi gerekir. Tekrar iletişimin etkisini arttırır. Bu nedenle mesajların etkili olması için ne kadar sıklıkla yayınlanacağı, bütçe, araç ve zamana gore planlanmalıdır.

Faaliyet Programı

Bu süreçte halkla ilişkiler hedeflerine ulaşmak için belirlenen stratejileri hedef kitleye gön- derebilmek için etkili olacak faaliyetlerin belirlenmesi gerekir. Bu aşamada ne tür faaliyet- lerin hangi sıra ile yapılacağının kararı verilir.Yapılması düşünülen etkinlik ile ulaşılmak istenen iş hedefi nedir? Bu sorunun cevabı gerçekleştirilecek etkinliğin türünü belirler.
Etkinlik yönetimi, hedef kitle ve medya için özellikle düzenlenen ve ilginç açıklamalar, gösteriler ve faaliyetlerden oluştuğu için haber değeri taşıyan (veya yaratılan) organize olaylardır. Yarışma, sergi, açılış, toplantı vb. gibi görünürlük ya da katılım sağlamak için düzenlenen etkinliklerdir.
Halkla ilişkiler uzmanları haberi dikkat çekecek şekilde hazırlayarak (kimi zaman da yaratarak) hedef kitlesini etkileme başarısını gösterebilme becerisine sahip olmalıdır. Ed- ward Bernays halkla ilişkilerde sürekliliği olan ve monoton hale gelen aktiviteleri renklen- direrek, sıradanlığın dışına çıkarak basının ve dolayısıyla hedef kitlenin dikkatini çekebil- menin önemli olduğunu ifade etmektedir.
Kurumun gerçekleştirdiği aktivitelerin tümünün medyada yer almasını beklemek yan- lıştır. Medyaya bu kadar yoğun bir mesaj bombardımanı varken, öncelikle medyanın son- ra da hedef kitlenin dikkatini çekecek, kurumun imajını olumlu yönde etkileyecek yaratıcı aktivitelere ihtiyaç vardır. Kuşkusuz burada temel amaç, kurum/ürün ile yaratılan olay (event) arasında ilişki kurularak medyanın dikkatini çekmektir. Bu yöntemin uygulanma- sında özel bir kural olmamakla birlikte hayal gücüyle hareket edilebilir.
Halkla ilişkilerde hedef kitleye seslenebilmek için stratejiler doğrultusunda yaratıcı fikirlere ihtiyaç vardır. Bu yaratıcı etkinlikler, konferans, davet ve sergilerden, yeni bir şubenin, bayinin veya fabrikanın açılış törenine, ünlülerle bağlantılı aktiviteler ve destek programlarından, bir filmin galasına kadar çeşitlilik gösterebilmektedir. Bu ifade ettiğimiz liste halkla ilişkilerin bütün aktivitelerini içeren kapsamlı bir liste değildir. İşte halkla iliş- kileri çekici, etkili kılan da zaten sürekli, daha önce yapılmamış aktiviteleri bulmak ya da yapılmış olanlara yeni soluk kazandırma arayışı içinde olmasıdır. İlginç ve yenilikçi tak- tiklerle farklı fikirler yaratmak mümkündür. Ancak bu konudaki tüm girişimleri halkla ilişkiler kampanyasının stratejisine bağlamalı, dolayısıyla kopukluğa neden olmamak son derece önemlidir.
Halkla ilişkiler uzmanlarının hazırladığı etkinlikler için gerekli stratejik plan oluş- turmak oldukça önemlidir. Öncelikle durum analizi ve ihtiyaç değerlendirmesi yapılır ve ardından etkinliğin stratejik planı ve bütçesi oluşturulur. Bu planlama, etkinliğin derin- lemesine incelenmesini, uygulanmasını ve denetlenmesini içerir. Etkinlik öncesi durum nedir, ne hedeflenmektedir, etkinliğin hedef kitlesi kimlerden oluşmaktadır, etkinlik ne şekilde, ne zaman, nerede gerçekleştirilmelidir, hangi teknikler kullanılacaktır, bütçe ne- dir, sonuçlar nasıl değerlendirilecektir? Bu konular atlanmadan uygulanırsa etkinlik sağ- lam bir temel üzerine oturacaktır. Etkinlik planı oluşturabilmek için ihtiyaç duyulacak konular aşağıda sıralanmıştır (Pira, 2004, s. 54):

• 
  Kurumun içinde yaşadığı şartlar nedir? Durum analizi verileri nelerdir?
  
• 
  Kurumun hedefleri nelerdir? Etkinlik sonrasında nasıl bir etki yaratmayı planlıyor?
  
• 
  Hedef kitle/ler kimlerdir ve bunlar nasıl tanımlanır?
  
• 
  Planlanan etkinlik nedir? Bu etkinlik kurumun hedeflerini gerçekleştirmesine na- sıl yardımcı olacaktır?
  
• 
  Etkinlik için belirlenen hedefe ulaşmayı sağlayacak ne gibi stratejiler kullanılacaktır?
  
• 
  Bu stratejiler hangi teknikleri içermektedir?
  
• 
  Etkinliğin yeri, zamanı nedir?
  
• 
  Etkinliğin yöneticisi, yardımcısı/ları, komite/leri belirlendi mi? Görevliler ve görev
  

tanımları ile sorumlulukları ve ihtiyaçları belirlendi mi?

• 
  Planda güncelleme yapma ve onaylatma yetkisi kimin? Onay mercii kim?
  
• 
  Etkinlik çizelgeleri ve uygulama detayları hazır mı?
  
• 
  Destek alınacak kurumlar hangileridir? Destek tipleri, sorumlu kişiler ve iletişim
  

detayları nelerdir?

• 
  İletişim formatları ve detayları hazır mı?
  
• 
  Etkinlik geniş bir halkla ilişkiler projesinin tekniği midir? Kendi başına bir proje
  

midir?

• 
  Diğer kurumsal hedeflere bir katkısı var mı?
  
• 
  Sosyal-kültürel-eğitsel vb. bir yönü var mı?
  
• 
  Bütçesi ve kullanacağı diğer firma kaynakları nelerdir?
  
• 
  Nasıl bir değerlendirme yapılacak?
  

Bu sorulara verilecek cevaplarla etkinlik planı oluşturulur. Hazırlanan bu etkinlik pro- jesinin hayal kırıklığına dönüşmemesi için stratejik planlanması, uygulanması ve değer- lendirilmesi gerekir. Bir etkinlik planlanırken durum analizi verilerini takiben etkinliğin ana hedefi/leri ve alt hedefleri, detayları ile yazılmalıdır. Etkinlikler son derece detaylı hazırlanmalı ve sürekli kontrol edilmelidir. Etkinliğin yöneticisinin etrafındaki komiteler de titizlikle çalışırlar. Planlamada olduğu gibi uygulamada da itina gösterilerek istenilen sonuca ulaşılır.