Analiza serviciilor medicale din judetul galati

Baza documentară a raportului: Elaborarea Raportului anual privind activitatea

de audit intern desfășurată în cadrul DSP Galați are la bază rapoartele misiunilor de audit întocmite în anul 2015.

2. 
   CONSTATĂRI
   

2.1. Evaluarea modului de organizare, a cadrului metodologic și procedural, a necesarului de personal și a nivelului de experiență și calificare a personalului din cadrul Compartimentului Audit Public Intern
2.1.1. Forma de organizare: compartiment;

2.1.2. Statutul Compartimentului Audit Public Intern și al activității de audit în cadrul DSP Galați: Compartimentul Audit Public Intern este subordonat direct Directorului executive, asigurându-se astfel raportarea activității celui mai înalt nivel al conducerii, independența functională necesară unei evaluări obiective a deficiențelor constatate și formularea unor recomandari adecvate în vederea corectării acestora.

Prin atribuțiile pe care le are, compartimentul de Audit Public Intern exercită o funcție distinctă și independentă de activitățile desfășurate de alte compartimente ale instituției și nu este implicat în elaborarea procedurilor specifice sau în exercitarea activităților supuse auditului intern.

2.1.3. Stadiul implementării cadrului metodologic și procedural necesar desfășurării activității de audit intern: Activitatea compartimentului are la baza Normelor metodologice specific privind exercitarea auditului public intern şi a Cartei auditului intern în cadrul Ministerului Sănătății, aprobate prin OMS nr. 683/2014;

În perioada august – decembrie 2015 activitatea de audit s-a desfășurat în concordanță cu prevederile Cartei auditului intern și a Codului privind conduita etică a auditorului intern.

Carta de audit este aprobată de conducătorul instituției și înregistrată sub nr. 9463/11.08.2015, în care sunt stabilite scopul și sfera de activitate a auditului intern, se prezintă poziția compartimentului de audit public intern în cadrul instituției, sunt prezentate drepturile și obligațiile auditorului care activează în cadrul compartimentului, autorizează accesul la datele, informațiile și alte bunuri fizice, care sunt necesare pentru realizarea obiectivelor compartimentului de audit public intern.
2.1.4. Modul de acoperire cu resurse umane al compartimentului de audit intern și statutul auditorului intern: În cadrul DSP Galați, auditorul public intern este funcționar public, grad superior, gradatia 4, clasa salarizare 63 și activează în cadrul compartimentului din data de 03.08.2015, în baza Dispoziției nr. 269 din 03.08.2015.

Aneterior acestei decizii, postul de auditor public intern din cadrul DSP Galați a fost vacant din iunie 2013.

2.1.5. Nivelul general de experiență și calificare al auditorului intern din DSP Galați: Auditorul intern are studii superioare de lungă durată în domeniul economic și posedă cunoștințe, calități și abilități corespunzătoare realizării misiunilor de audit la nivelul standardelor profesionale. În vederea menținerii și dezvoltării competenței profesionale auditorul urmează cursurile Programului de masterat ,,Administrație Publică și Integrare Europeană’’ din cadrul Facultății de Științe Juridice Sociale și Politice – Universitatea „Dunărea de Jos” Galați.
2.1.6. Perfecționarea profesională a auditorului intern în anul 2015: În vederea asigurării pregătirii profesionale continue a auditorului cadrul legislativ prevede obligativitatea asigurării unui minim de 15 zile pe an pentru perfecționarea profesională, raportat la perioada lucrată nr. zilelor de pregătire profesională pentru anul 2015 fiind de 6 zile.

Auditorul intern a participat în perioada 27 – 30.08.2015 la un curs de perfecţionare profesională pe tema „Implementării și monitorizării Sistemului de control intern/managerial la instituțiile publice”, preocupându-se de îmbunătățirea cunostințelor profesionale și prin studiu individual.

2.1.7. Evaluari interne, externe sau autoevaluari ale compartimentului de audit intern: Evaluarea performanțelor profesionale individuale ale auditorului intern pe anul 2015 a fost realizată la finele misiunilor de audit de către conducătorul instituției și de către compartimentele auditate.
2.1.8. Raportarea cazurilor in care auditorilor interni le-a fost refuzat /limitat accesul la documente: nu au fost înregistrate astfel de cazuri.
2.2. Evaluarea modului de îndeplinire a atribuțiilor Compartimentului Audit Public Intern.

2.1.2. Planificarea activității compartimentului: Conform cadrului procedural auditul intern este o activitate planificată , în acest sens, s-a întocmit planul de activitate pentru perioada august – decembrie 2015 , determinând domeniile în care se pot manifesta riscuri semnificative care pot împiedica instituția să-și atingă obiectivele programate.

Planul de audit public intern pentru perioada de raportare respectă structura prevazută de Normele Metodologice metodologice specifice privind exercitarea auditului public intern în cadrul Ministerului Sănătății, fiind aprobat de către Directorul executiv și înregistrat sub nr. 9591/14.08.2015.

Auditorul a urmărit identificarea unor obiective clare printr-o evaluare logică a operațiunilor desfășurate în cadrul activităților auditabile, având la bază analiza riscurilor asociate activităților supuse auditării.

În anul 2015 (august - decembrie) au fost planificate un numar de 3 misiuni de audit public intern, s-au realizat 3 misiuni (procent 100%).

Analiza fondului de timp pentru temele cuprinse în planul de audit pe anul 2015:

- număr zile lucrătoare august – decembrie 2015 - 95 zile din care :

- 15 zile - întocmirea planurilor de audit (2015-2016) și a Cartei auditului intern;

- 10 zile - activități la solicitarea conducătorului instituției;

- 62 zile - misiuni de asigurare/consiliere;

- 6 zile - pregătire profesională;

- 2 zile - concediu de odihnă.
2.2.2. Contribuția auditului intern la îmbunătățirea activității structurilor auditate materializată în recomandările Compartimentului Audit Public Intern sistematizate pe principalele domenii auditate: În conformitate cu Planul anual de audit întocmit pentru perioada de raportare, respectiv august – decembrie 2015 cuprinde 3 (trei) misiuni de audit, din care 2 (două) misiuni sunt de asigurare (regularitate/conformitate) și 1 (una) misiune de consiliere.

Principalele constatări și recomandări formulate cu ocazia desfășurării misiunilor de audit sunt sintetizate în tabelul de mai jos, după cum urmează:

Nr. crt.	CONSTATĂRI	RECOMANDĂRI PROPUNERI DE SOLUȚII
I.	Denumirea misiunii: Aplicarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice – misiune de asigurare (regularitate/conformitate)
I.1.	Nerespectarea conformităţii, formei şi modelului standard stabilit de OMFP 946/2005 modificat şi completat cu OSGG 400/2015, lipsind Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz,revizia. De asemenea, procedura operaţională de lucru nu este actualizată în funcţie de modificările legislative.	Revizuirea procedurii operaționale cu respectarea structurii prevătută de OMFP 946/2005 modificat şi completat cu OSGG 400/2015 prin adăugarea Listei persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz,revizia; Introducerea tuturor modificărilor legislative în cuprinsul procedurii operaţionale. Transmiterea spre luare la cunoştinţă şi aplicare tuturor compartimentelor implicate.
I.2.	În fişa postului nu sunt menţionate relaţiile funţionale şi cele cu privire la delegarea atribuţiilor în cazul lipsei titularului postului, iar responsabilităţile nu indică obligaţia de a face, de a răspunde, acestea confundându-se cu atribiţiile care sunt definite la modul general.	Actualizarea fișei postului prin definirea clară a atribuţiilor şi responsabilităţilor, precizarea relaţiilor funcţionale cu celelalte compartimente, identificarea şi precizarea clară a competenţelor şi responsabilităţilor ce se pot delega.
I.3.	Nerespectarea prevederilor legale în ceea ce priveşte utilizarea mijloacelor electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire şi pentru realizarea achiziţiilor directe în procent de 40% din valoarea totală a achiziţiilor effectuate.	Utilizarea mijloacelor electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire şi pentru realizarea achiziţiilor directe în proporţia stabilită de cadrul legislative.
II.	Denumirea misiunii: Inventarierea patrimoniului - misiune de asigurare (regularitate/conformitate)
II.1.	Procedura privind inventarierea patrimoniului nu respectă în întregime structura prevăzută de cadrul normativ, este incompletă și nu este actualizată în funcţie de modificările legislative.	Revizuirea procedurii operaţionale de lucru cu respectarea structurii și precizărilor prevătute de OSGG nr. 400/2015, referitoare la structura cadru, specificarea tuturor reglementarilor legale, completarea și aducerea la cunoștință personalului implicat.
II.2.	Actele administrative emise pentru stabilirea comisiilor de inventariere prezintă vicii de formă care constau în denumirea documentului și lipsa contrasemnăturii.	Respectarea condițiilor de fond și formă a actelor administrative.
II.3.	Nerespectarea regulilor cu privire la inventarierea faptică a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.	Completarea declarațiilor de inventar prin precizarea tuturor informațiilor cerute de formular, acolo unde este cazul, datareași semnarea acestora de către persoanele implicate în inventarierea gestiunii respective;
		Bararea, datarea și semnarea fișelor de magazie cu ocazia inventarierii.
		Respectarea prevederilor legale cu privire la modul de efectuare a inventarierii faptice a patrimoniului.
		Solicitarea declarației gestionarilor cu ocazia finalizării inventarierii.
II.4	Stabilirea eronată a rezultatelor inventarierii, prin existența unor diferențe dintre soldurile constatate faptic și cele existente în contabilitate.	La stabilirea rezultatelor inventarierii să se procedeze la o analiză a tuturor stocurilor constatate faptic, înscrise în listele de inventar, a stocurilor scriptice înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru stabilirea și remedierea operativă a eventualelor erori.
II.5.	Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar nu au avut la bază listele de inventariere sau alte documente care justifica conţinutul acestora, completarea realizîndu-se prin preluarea soldurilor din balanta de verificare întocmită la 31.12.2014.	Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în registrul-inventar să se efectueze pe baza listelor de inventariere, a procesului-verbal de inventar şi a situaţiilor analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.
III.	Denumirea misiunii: Evaluarea stadiului implementării sistemului de control intern/managerial - misiune de consiliere
III.1.	Deficiențe cu privire la modul de constituire a comisiei cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern/ managerial, a existenţei şi actualităţii actului de decizie internă, emis în acest scop de către conducerea entităţilor publice subordonate DSP Galați.	Constituirea comisiei cu atribuţii de coordonare, îndrumare şi monitorizare a procesului de implementare a sistemelor de control intern/managerial, la Policlinica cu Plată Galați.
		Actualizarea actului de decizie internă emis de către CJAM Galați, privind componenţa şi atribuţiile comisiilor de monitorizare.
III.2.	Atribuţiile membrilor comisiei/grupului de lucru privind monitorizarea implementării sistemului de control intern/managerial nu au fost concretizate în sarcini de serviciu stabilite prin fişele posturilor.	Cuprinderea în fişele posturilor persoanelor implicate, a atribuţiilor şi sarcinilor referitoare la coordonarea, îndrumarea metodologică şi monitorizarea implementării sistemelor de control intern/managerial.
III.3.	Comisia de monitorizare, coordonare și implementare a SCIM de la nivelul DSP Galați nu a elaborat Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, iar cel întocmit de către CJAM Galați este incomplet și nu a fost urmărit modul de implementare.	Elaborarea Programului de dezvoltare a SCIM ţinând cont de particularităţile cadrului organizaţional în care se desfăşoară activităţile specifice, de personalul cu atribuţii specifice, de finanţare, cu respectarea structurii cadru, repectiv stabilirea obiectivelor, a activităţilor, a responsabilităţilor, și termenelor de implementare. De asemenea, programele elaborate de entități trebuie să cuprindă în mod obligatoriu acţiuni de perfecţionare profesională pentru personalul de conducere şi cel de execuţie, conform reglementărilor în vigoare. Urmărirea permanentă a gradului de implementare a Programului de dezvoltare a SCIM pe cât este posibil la termenele stabilite inițial.
III.4.	Implementarea sistemului de control intern/managerial are un caracter continuu, urmand a fi imbunatatit si dezvoltat conform prevederilor legale in vigoare.	Stabilirea obiectivelor specifice sau redefinirea/revizuirea/reanalizarea celor existente, astfel încât acestea să îndeplinească cerinţele SMART.
		Actualizarea inventarului tuturor activităților și acțiunilor desfășurate la nivelul fiecărui compartiment, precum și prevederea cu claritate a responsabilităţilor individuale în fişele posturilor.
		Îmbunătăţirea modului de definire a indicatorilor de performanţă (cantitativi și calitativi) asociaţi obiectivelor şi activităţilor, pentru ca aceştia să devină instrumente de analiză adecvate, utile în procesul de fundamentare a deciziilor conducerii.
		Revizuirea prin completare, modificare şi actualizare a procedurilor în funcţie de modificările intervenite în activităţile desfăşurate, avizarea, aprobarea și aducerea la cunoștință personalului și celorlați factori interesați.
		Monitorizarea şi actualizarea permanentă a riscurilor, acesta fiind un proces important pentru că el arată măsura eficacităţii sistemului existent de gestionare a riscurilor.
III.5.	Verificarea gradului de implementare a standardelor de control intern/managerial s-a bazat pe răspunsurile consemnate în chestionarele de autoevaluare, completate de compartimentele din cadrul DSP Galați și de către entitățile subordonate, observandu-se o neintelegere la nivel individual a fiecarui angajat a cerintelor standardelor de control intern precum si a rolului pe care acesta il are in procesul de implemntare a SCIM la nivel de entitate.	Stabilirea de responsabilităţi clare conducătorilor de compartimente și a entităților subordonate, în coordonarea şi supervizarea completării chestionarului de autoevaluare, astfel ca acesta să cuprindă date corecte şi reale.

In concluzie, activitatile auditate in perioada august-septembrie 2015 sunt conforme, respectand cadrul normativ si procedurabil aplicabil, urmand ca acolo unde au fost semnalate disfunctionalitati acestea sa fie remediate prin implementarea recomandarilor formulate la termenele stabilite.

2.3. Constientizarea generală a managementului în privința valorii adăugate aduse de audit intern: Auditul public intern este o activitate funcțional independentă și obiectivă, de asigurare și consiliere, concepută șă adauge valoare și să îmbunătățescă activitățile instituției publice; ajută instituția publică sa-și îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică și metodică, evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea managementului riscului, controlului și proceselor de guvernanță.

Obiectivele auditului intern au în vedere un control asupra activităților care să conducă la îmbunătățirea performanțelor existente și nu la judecarea acestora..

3. Sugestii pentru îmbunătățirea activității de audit intern: Pentru creșterea calității misiunilor de audit public intern, auditorul intern trebuie să-și îmbunătățească pregătirea profesională prin participarea la schimburi de experiență și cursuri de perfecționare.

STADIUL IMPLEMENTĂRII ŞI DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA NIVELUL DSP GALATI

1. 
   Stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial la nivelul DSP Galati
   

La nivelul DSP Galati postul prevazut in organigrama institutiei pentru compartimentul de “Audit intern” a fost ocupat, prin concurs, incepand cu luna august.

Conducătorul DSP Galati a dispus, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare a entitatii publice, precum şi de standardele prevăzute în Anexa nr. 1 din Ord 946/2005, republicat, inlocuit ulterior de ORD SGG 400/2015, măsurile necesare pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi.

În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducătorul entităţii publice a modificat, prin act de decizie internă, structura cu atribuţii în acest sens, ultimul document fiind Dispozitia nr. 393/02.12.2015.

Stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial la nivelul DSP Galati, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, derulate de “Comisia de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control managerial al DSP Galati” au facut obiectul informării, prin întocmirea de situaţilor semestriale si cea anuala, care s-au transmis entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, din care mentionam:

• 
  pentru activităţile proprii au fost elaborate/actualizate procedurile operaţionale – numar proceduri operaţionale inventariate la 31.12.2015 = 124;
  
• 
  s-a asigurat completarea/ actualizarea registrului riscurilor - numar riscuri inregistrate in Registrul Riscurilor la 31.12.2015 = 254;
  
• 
  s-au incheiat 2 minute de sedinta in cursul anului 2015, urmare intrunirii comisiei SCIM –DSP Galati.
  

Organizarea “Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control managerial al DSP Galati”, din structura careia fac parte toti reprezentantii serviciilor/compartimentelor/birourilor DSP Galati a avut in vedere si urmatoarele scopuri:

-autocontrolul activitatilor interne constand in verificarea de catre fiecare executant a modului cum a transpus in fapt instructiuni/proceduri/norme aplicabile in domeniul sau de activitate;

-controlul ierarhic, constand in exercitarea, la fiecare nivel de responsabilitate in parte, a unor verificari specifice privind indeplinirea obiectivelor repartizate.

Controlul este efectuat atat de managementul de la varf, cat si de managementul de linie, adica responsabilii de compartimente, dar si de toti ceilalti angajati.

DSP Galati a instituit o functie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial a carei exercitare este in responsabilitatea fiecareia dintre persoanele care ocupa o functie de conducere in entitatea publica. Insa, aceasta functie de autoevaluare nu poate fi nici confundata, nici substituita de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizeaza compartimentul de audit public intern, care are personal angajat din cursul lunii august 2015.


P.DIRECTOR EXECUTIV,

MEDIC PRIMAR,

DR.MOISE LILIANA