Alıştırma (Oryantasyon) Programının Değerlendirilmesi: Hacettepe
Üniversitesi Hastaneleri Örneğ”, Hacettepe Sağlık İdaresi Dergisi, 19(2): 131-
152
YÜKSEL Ö. (1998), İnsan Kaynakları Yönetimi, 2. Baskı, Gazi Kitabevi, Ankara
HASTANE RANDEVU
SİSTEMLERİ
HASTANE BİLGİ
SİSTEMLERİ
Doç. Dr. Alper
AYTEKİN
Öğr. Gör. Fatma
SÖNMEZ ÇAKIR
İÇİNDEKİLER
• Randevu Sistemleri
• Bilgisayarlı ve Elle Tutulan
Randevu Sistemleri
• Randevu Çizelgeleme Sistemi
Tasarımı
• Randevu Çizelgelemede Etkili
Olan Faktörler
• Randevu Çizelgeleme Tipleri
ve Algoritmalar
• Randevu Çizelgeleme
Sİstemlerinde Performans
Ölçütleri
• Merkezi Hastane Randevu
Sistemi (e-Randevu)
HEDEFLER
• Bu üniteyi çalıştıktan sonra;
•Randevu sistemlerini
anlayabilecek,
•Hastane randevu sistemi
tasarımının nasıl yapıldığını
öğrenebilecek,
• Randevu çizelgeleme modellerini
kavrayabilecek,
• Doktor/hasta bekleme sürelerini
minimuma indirmek için yapılması
gerekenleri açıklayabilecek,
• Türkiye'de Kullanılan e-Randevu
Sistemini öğrenebileceksiniz.
ÜNİTE
5
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2
GİRİŞ
Bir hizmeti etkin ve verimli bir şekilde sunabilmek için sahip olunan
kaynakları ve süreyi en iyi şekilde kullanmak gerekmektedir. Kaynakları ve zamanı
en iyi şekilde kullanmak amacıyla randevu çizelgeleme sistemleri geliştirilmiştir.
Randevu çizelgeleme sistemleri ile hastanelerde daha iyi bir kaynak
planlanması (iş gücü ve teçhizat kullanımının etkin ve verimli planlanması)
yapılarak vatandaş/hasta memnuniyetinin artırılması hedeflenmektedir. Ayrıca bu
sistemle, hastanelerde kaynak kullanımının ve dağıtımının ölçülmesi (iş gücü,
makine ve teçhizat kullanımının etkin ve verimli uygulanması) suretiyle, sağlık
hizmetleri sunumunun verim ve kalitesinin artırılması sağlanabilmektedir.
Hastane randevu sistemleri, hastalara en uygun doktorla, en uygun sağlık
kuruluşunda ve en uygun zamanda hizmet verebilmek amacıyla tasarlanmaktadır.
Hastane bilgi sisteminde kullanılan ilk basamaktaki “hasta kayıt kabul, taburcu ve
transfer işlemleri” modülünün önemli bir parçasıdır.
Resim 5.1. Hastane Randevu Sistemi
Hastane randevu sistemlerinde;
Sağlık hizmetlerinde kaliteyi artırmak,
Hastaların sağlık hizmetlerine erişimini kolaylaştırmak,
Hastanelerde daha iyi bir iş gücü planlaması yaparak hasta memnuniyetini
artırmak,
Hastanelerde bekleme sürelerini kısaltmak,
Çok erken saatlerde oluşan bekleme sıralarını ortadan kaldırmak
hedeflenmektedir.
İyi bir randevu sistemi, sürekli gözden geçirilip geliştirilerek, klinik içindeki
hasta akışını düzenlemeye yardımcı olmalı, hastaların bekleme süreleri ile
doktorların boş kalma sürelerini ve fazla mesai risklerini en aza indirmelidir.
Hastanelerde randevu sistemleri geliştirilirken hizmeti verecek sağlık birimi
oldukça önemli hâle gelmektedir. Birincil basamak sağlık sistemlerinde, uzman
kliniklerde ve cerrahi operasyonlarda yapılacak randevu çizelgeleme sistemi
birbirinden farklı tasarlanmak zorundadır.
Randevu çizelgeleme, belirli kurallara ve tasarı aşamasında kabul edilen
algoritmalara göre yapılmaktadır. Sistemin başarısı önceden belirlenen
performans kriterlerinin analiz edilmesiyle ölçülmektedir.
Hastane randevu
sistemi, Hastane bilgi
sisteminde kullanılan ilk
basamaktaki “hasta
kayıt kabul, taburcu ve
transfer işlemleri”
modülünün önemli bir
parçasıdır.
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3
HASTANE RANDEVU SİSTEMİ Hasta kayıt kabul, taburcu ve transfer işlemleri (Registration-Admission Discharge and Transfer) sistemi, idari sistemler için kullanılan bir modüldür. Hastane bilgi sistemlerinde yer alan bu bölüm, temel bir modülde hastanenin tüm bölümleriyle ilgili yeni hasta kabulü için bir kayıt oluşturmak üzere kullanılan ilk veri dizisini toplar ve taburcu işleminden sonraki veriler ve işlevleri bu uygulamaya ekler. Hasta kayıt kabul ve danışma modülü (Örengül, 2008); Kurumsal hasta indeksini oluşturmak ve güncelleştirmek, Kurumda gerekli olan sayım görüntüleri ve ilişkili raporlarını oluşturmak, Uygun olduğunda kullanım protokolleri başlatmak, Otomatik kayıt izleme modülleri aracılığıyla hasta kaydını yeniden elde etmek, kopyaları tebliğ etmek ve erken raporlar için veri sağlamak, Klinik randevuları kolaylaştırmak için veriyi poliklinik listeleme sistemlerine aktarmak, Hastayla ilgili veri aktarımı için iletişim sistemleri yoluyla, doktor muayene odalarına ve diğer sağlık birimlerine bağlantı sağlamak, Hasta kabullerin izlenmesi ve tercihli hasta kabulünün listelenmesi, hastane sayımlarındaki günlük dalgalanmaları azaltmaya ve esnek personel sistemlerinde çalışmanın geliştirilmesine yardım eder. Poliklinik hastalarının randevu çizelgeleme sistemleri özellikle çok sayıda kliniği olan sağlık hizmetleri organizasyonlarında yaygındır. Verilen randevuların kayıtlarının tutulması ve randevu zamanları için bilgisayar sistemleri tasarlanmıştır. Sistem verileri klinik, hasta tipi, günün herhangi bir zamanı ve haftanın bir günü gibi analiz için gerekli değişkenlerle birlikte saklayabilmektedir. Hastane randevu sistemi, hastanın; Uygun bir doktor ile, Uygun bir tarih ve zamanda, Uygun bir yerde (hastane/poliklinik/sağlık ocağı/ameliyathane) buluşması demektir. Resim 5.2. Randevu Optimizasyonu Hastane randevu sistemi, hastanın Uygun bir doktor ile Uygun bir tarih ve zamanda Uygun bir sağlık merkezinde buluşması demektir.
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4
BİLGİSAYARLI VE ELLE TUTULAN RANDEVU ÇİZELGELEME SİSTEMLERİ Bilgisayarlı randevu çizelgeleme sistemleri insanların randevularını ve toplantılarını yönetmek için bir dizi algoritmaların ve kuralların kullanıldığı bir metottur. Bilgisayarlı randevu sistemleri kullanıcıların kendine özel zamanlarını gizlerken, boş zamanlarını herkesin göreceği bir şekilde yayınlamalarını sağlar. Elle tutulan randevu çizelgesine oranla daha etkilidir ancak iyi bir randevu sekreteri de başarılı bir randevu takibi yapabilir (Davidson, 2016). Elle Tutulan Çizelgeleme Yöntemleri Kâğıt-Kalem yöntemi, bir sekreter tarafından merkezî bir takvim üzerinde işlenen oldukça eski bir yöntemdir. Bu modelde, rezervasyonu yapan kişinin düzenli bir randevu takibi yapabilmesi için merkezî takvimi sürekli olarak güncel tutmalıdır. Çok büyük gruplar ya da çok yoğun takvimlerin olduğu durumda bu sistem çok çabuk yetersiz hâle gelebilir. Kamuya Açık Çizelgeleme Bilgisayarlı çizelgelemenin ilk adımı, herkes tarafından ulaşılabilecek bir takvimin oluşturulmasıdır. Bu takvimler kullanıcılara kendi özel zamanlarını gizleyebileceği ve herkesin görebileceği uygun zamanlarını paylaşabileceği bir planlama yapmasını sağlar. Bu modelde, hastalara bir randevu zamanı gösterilmeden, doktorun bu randevu talebini kabul edip etmeme seçeneği bulunmaktadır. Açık Erişim Çizelgeleme Bu sistem kamuya açık çizelgelemenin bir adım ötesinde olup, randevu isteklerini servis sağlayıcının yetenekleriyle zenginleştirilerek yayımlanmış bir randevu sistemidir. Örneğin, bir doktor muayenehanesinde hastaların yaklaşan durumunu izleyebileceği ve çevrimiçi olarak randevu talep edebileceği bir çizelge yayınlayabilir ya da hastanın haftanın belirli bir gününde müsait olan bir zamanı görmesi mümkün olabilir. RANDEVU ÇİZELGELEMEDE ETKİLİ OLAN FAKTÖRLER Bu ünitede bahsedilenler herhangi bir poliklinikte yapılan bir uygulama olmamakla birlikte, pratikte karşılaşılacak tüm olası varyasyonları da kapsamamaktadır. Bunun yerine, herhangi bir poliklinik veya hastanede karşılaşılabilecek muhtemel bir randevu ortamı tasvir edilmektedir. Dikkat edilecek hususlar ise randevu kuralları, hizmetin başlayacağı tarih ve saat, son olarak hesaplanan buluşma zamanı ile gerçekleşen buluşma zamanı arasındaki farkların nedenleri olacaktır. Randevu kuralları, hastaları farklı öncelik sınıflarına göre (yaşlıların ve bebeklerin önce alınması gibi) sıralama kurallarını belirtmektedir. Asıl amaç,
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5
planlanan ve gerçekleşen buluşma zamanlarına göre her bir poliklinik için ayrılan
kapasite miktarının belirlenmesidir (Gupta ve Denton, 2008).
Saat ve zaman olarak belirtilen başlangıç zamanı hem hizmet sağlayıcıların
(doktor/hemşire) hem de hastaların, muayene veya yapılacak işlem için hazır
bulunduklarını varsayar. Planlanan ile gerçekleşen arz/talep arasında mutlaka fark
oluşmaktadır.
Beklenen hizmet süreleri (muayene/işlem süresi), doktor/hasta gecikmesi,
geç yapılan iptaller ve beklenmedik durumlar nedeniyle tam olarak
hesaplanamamaktadır. Ekipman/personel kapasitesi seçenekleri ve personel
planlaması da randevu planlamasını etkileyen en önemli unsurlardır.
Çizelgeleme yapabilmek için tüm hastalara, imkânlar dâhilinde, kısıtları da
göz önünde bulundurarak en optimum şekilde hizmet vermek için bir dizi karar
almayı zorunlu kılmaktadır. En basit şekliyle düşünülecek olursa, doktor sayısının
az olması en önemli kısıt gibi gözükmektedir. Bunun yanında bir doktorun gün
içerisinde yaklaşık 100 hastaya hizmet verdiği düşünüldüğünde, hastaların alacağı
hizmetin kalitesi de sorgulanır olacaktır.
En optimum hizmet süresini belirlemek amacıyla sağlık kuruluşlarını 3 farklı
sağlık sistemi için ayrı ayrı değerlendirmek gerekecektir (Gupta ve Denton, 2008;
Ak ve Çayırlı, 2011).
Birincil Basamak Sağlık Sistemlerindeki Randevu Çizelgelemesi
Birinci basamak sağlık hizmetlerinde hastaların büyük çoğunluğu, sabit bir
sürede karşılanabilecek hizmetlere gereksinim duyarlar. Çayırlı ve Veral (2003),
taksonomisinde detaylı bahsedilen randevu çizelgeleme tasarım öğeleri en
standart şekliyle bu kategoride kullanılmaktadır. Örneğin, servis sağlayıcılar
mevcut muayene sürelerini 15-30 dakikalık dilimlere bölerek her bir kategorideki
randevu isteklerine göre standart dilim sayısını belirleyebilirler. Her gün için
randevuya başlama ve bitiş zamanları belirlenip ayrıca son dakika çıkabilecek bazı
randevu istekleri için de boş zaman dilimleri de bırakılabilir (Ak ve Çayırlı, 2011).
Birinci basamak sağlık sistemleri için kapasite planlamaya yönelik
çalışmalarda genel amaç bekleme süresini azaltmaktır (Denton ve Gupta, 2008).
Uzman Kliniklerdeki Randevu Çizelgelemesi
Uzman kliniklerde hasta muayene süresi hastaların tanılarına ve diğer
karakteristiklerine göre daha fazla değişkenlik gösterme eğilimindedir. Bundan
dolayı, servis zamanı standart zaman dilimlerine bölünemeyebilir. Ayrıca, birçok
uzman klinik birinci basamaktaki doktordan sevk istemektedir. Bu tür durumlarda,
randevular sevk edilen doktorun tıbbi asistanı tarafından verilir. Kayıtlar periyodik
aralıklarda (Örneğin; Günün sonunda) yapılabilir. Uzman kliniklerde randevu
çizelgeleme, ortaya çıktıktan hemen sonra müdahale edilmesi gereken acil
randevu istekleri için kapasite ayırma ihtiyacı ve daha değerli olan uzman doktor
zamanının boşa gitmemesi için ayrıca özel bir çaba gerekmesi nedenlerinden
dolayı daha karmaşıktır.
En optimum hizmet
süresini belirlemek
amacıyla sağlık
kuruluşlarını 3 farklı
sağlık sistemi için ayrı
ayrı değerlendirmek
gerekecektir. Bunlar;
Birincil Basamak
Sağlık Sistemleri,
Uzman Klinikler,
Cerrahi
Operasyonlardaki
Randevu Sistemleri
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6
Cerrahi Operasyonlarda Randevu Çizelgelemesi Cerrahi operasyonların çizelgelenmesi bu üç kategori içerisinde en karmaşık olandır. İşlem süreleri oldukça değişkendir ve gerekli tıbbi taramaları yapmak için bazı operasyon öncesi randevulara ihtiyaç duyulabilir. Nitekim çeşitli hizmet sağlayıcıları ve farklı kaynakların koordineli bir şekilde çizelgelenmesi gerekebilmektedir. Örneğin, operasyonu yapacak cerrahi ekibe ek olarak, düzgün donanımlı bir ameliyat odası, uzman hemşire ekibi ve anestezi uzmanının da istenen başlama zamanında hazır olması gerekmektedir. Bundan dolayı, ameliyat çizelgelemeleri genelde iki aşamalı olmaktadır. Hasta ve doktor ameliyat için bir zaman penceresi belirlerler. Bu zaman penceresinin yeterli sayıda olmasından, diğer bir deyişle başka hastalar tarafından da seçilmesinden sonra, ikinci aşamada gün ve saate karar verilir. Bu iki aşamalı sistem, diğer sağlayıcılardan tıbbi kayıtların alınmasına, iptaller ve gecikmelere karşı bir izolasyon oluşturulmasına imkân sağlamaktadır. Son yıllarda Amerika Birleşik Devletleri’nde yaygınlaşan ve “açık erişim” (open access) olarak adlandırılan uygulamada, randevu talep eden hastalara aynı gün içinde hizmet vermek amaçlanmaktadır. Randevu çizelgeleme sistemleri, randevu çizelgeleme kuralları, hasta sınıflandırılması ve randevusuna gelmeyen (no-show) ve/veya randevusuz gelen hastalar (walk-in) için yapılacak ayarlamalar olmak üzere üç aşamada ele alınmıştır (Ak ve Çayırlı, 2011). RANDEVU ÇİZELGELEME KURALLARI Çizelgeleme kuralları, hastaların hangi aralıklarla ve hangi sayıda çağrıldığını belirleyen, randevu sistemi tasarımının en temel karar aşamasıdır. Blok sayısı, her bloğa hangi sayıda hastanın çağrıldığıdır. Tekli ya da çoklu, sabit ya da değişken olabilir. Başlangıç bloğu, mesai saatinin başlangıcına kaç kişi çağrıldığını belirler. İki randevu arasındaki süreyi belirleyen randevu aralığı genellikle konsültasyon süresine (ortalama ve varyans) göre belirlenir. Bu üç değişkenin birleşimi “randevu kuralını” belirler. Bailey (1952), o zamanın yaygın yöntemi olan bütün hastaların mesai başlangıç saatine çağırılmasının hastaların gereksiz beklemelerine sebep olduğunu öngörerek, bugün kendi ismiyle anılan “Bailey Kuralı”nı önermiştir. Bu kuralda, ilk iki hastaya mesai saatinin ilk randevusu verilmekte, diğer hastalar ortalama konsültasyon süresine göre belirlenen sabit aralıklarla teker teker çağırılmaktadır. Benzetim modeli kullanarak, bu randevu çizelgeleme kuralının, doktorları fazla boş kalma riskine sokmadan, hastaların bekleme sürelerini iyileştirdiğini ispatlamıştır. Nitekim bu ilk çalışmadan sonra, sağlıkta randevu sistemlerinin kullanımı yaygınlaşmış ve literatürde farklı çizelgeleme kurallarının bilimsel olarak incelenmesi hız kazanmıştır (Ak ve Çayırlı, 2011). Bailey Kuralı, ilk iki hastaya mesai saatinin ilk randevusu verilmekte, diğer hastalar ortalama konsültasyon süresine göre belirlenen sabit aralıklarla teker teker çağırılmaktadır.
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7
Randevu Çizelgeleme Tipleri (Fries ve Marathe, 1981; Çayırlı ve Veral, 2003). 1. Tek Blok 2. Tekli-Blok/Sabit-Aralık 3. Tekli-Blok/Sabit-Aralık, Sadece Birinci Blok Çoklu Bu modelde, hastaların tamamına klinik başlama saatinde randevu verilir. Kimin önce tedavi olacağı ve diğerlerinin ne kadar bekleyeceği hakkında hiçbir bilgi yoktur. Tek avantajı doktorun boş bekleme süresi minimumdur. Tekli-Blok/Sabit-Aralık Modeli’nde, hastalara klinik başlama saatinden itibaren sırayla randevu verilir. Diğer hastaların randevu başlama saatleri ise sabit bir aralık belirlendikten sonra otomatik olarak atanır (10 dk gibi). Beklenenden daha uzun ve kısa hizmet süresi bu sistemin etkinliğini azaltır. Tekli-Blok/Sabit-Aralık Modeli’nde beklenen hizmet süresinin daha kısa veya uzun olması durumunda doktor/hasta boş bekleme süresini en aza indirmek için klinik başlama saatinde alınan hasta sayısı fazla tutulmuştur. Tekli-Blok/Sabit-Aralık Modeli’ne göre daha verimlidir.
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8
4. Çoklu-Blok/Sabit-Aralık (N-Hasta) 5. Çoklu-Blok/Sabit-Aralık, Sadece Birinci Blok Daha Çoklu Çoklu-blok/Sabit-aralıkta hizmet sürelerinin beklenenden daha uzun veya daha kısa olabilmesi ihtimaline karşın ilk gruba alınan hasta sayısı daha sonraki gruplardan özellikle daha fazla sayıda olmaktadır. 6. Değişken-Blok/Sabit-Aralık Belirli sabit aralıklarla değişen sayılarda gruplar hâlinde hastalara randevu verilmektedir. Burada gruptaki hasta sayısının belirlenmesinde herhangi bir kural yoktur. Tamamen tesadüfi olarak yapılmaktadır. 7. Tekli-Blok/Değişken-Aralık Hastaların durumlarının öncelikli olduğu bu modelde her bir hasta teker teker görüşmeye alınır. Hastanın durumuna göre hizmet süresi uzun ya da kısa olabilir. Randevu aralıklarının ve/veya blokların değişkenlik gösterdiği daha karmaşık randevu sistemlerine ilginin arttığı görülmektedir. Bazı analitik çalışmalar ile optimal randevu kurallarında randevu aralıklarının mesai saatinin ortasına doğru gittikçe arttığı ve son kısımda tekrar kısaldığı gözlemlenmiştir (Denton ve Gupta 2003). Kubbe (Dome) tipi randevu sistemi denilen bu yeni sistem son zamanlarda oldukça ilgi görmektedir (Ak ve Çayırlı, 2011). Hasta Sınıflandırması Randevu sistemlerinin hazırlanmasında sadece çizelgelemenin nasıl olacağı değil, aynı zamanda farklı hasta gruplarının mesai saati içinde ne şekilde sıralanacağı da önemli bir problemdir. Burada en önemli etken randevu talebinde bulunan hastaların çeşitli gruplara ayrılabileceğidir. Sınıflandırma hastanın durumuna, yaşına ve uygulanacak işlemin türüne göre farklılık gösterebilir. Buradaki asıl amaç eğer muayene/işlem sürelerinde belirgin farklılıklar var ise bunların randevu sistemine yansıtılarak bekleme sürelerini en aza indirmektir (Denton ve Gupta, 2008). Çoklu-Blok/Sabit Aralık Modeli’nde belirli miktarda hasta aynı anda randevuya davet edilir. Daha sonraki hastalar da belirli sabit aralıklarla yine gruplar halinde görüşmeye çağrılırlar.
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9
Randevusuna Gelmeyen ve/veya Randevusuz Gelen Hastalar
için Yapılan Ayarlamalar
Bazı hastaların randevularına gelmeme ihtimali doğrultusunda randevu
defterine fazladan hastalar ilave ederek (overbooking) doktorun boş kalma riskinin
azaltılması öngörülebilir. Bu yöntem beklendiği üzere sağlık personelinin
verimliliğini artırmakta ancak aynı zamanda fazla mesai riskini ve hastaların
ortalama bekleme sürelerini artırmaktadır.
Pek çok klinik, randevulu hastaların bekleme sürelerini uzatmadan ve
doktorun fazla mesai riskini artırmadan, randevusuz gelen hastalara hizmet
verebilme problemi ile karşı karşıyadır. Randevusuna gelmeyen hastaların yarattığı
randevu boşluklarının, bu problemi çözeceğini düşünmek ise doğru değildir.
Nitekim bu faktörlerin zamanlamaları birbirinden bağımsızdır.
Acil hastalar (24 saat içerisinde görülmesi gereken hastalar) için de seansın
erken vakitlerinde acil hastalar için daha fazla dilim bırakırlarsa, ortalama hasta
bekleme süresinin daha düşük olması ve daha az acil hastanın muayene edildiği
tespit edilmiştir. Diğer yandan eğer seansın daha geç saatlerinde daha fazla boş
dilim bırakılırsa doktorun boş kalma süresinin daha düşük ve daha fazla acil
hastanın muayene edildiği gözlemlenmiştir (Ak ve Çayırlı, 2011).
Randevu Çizelgeleme Örnekleri ve Kullanılan Algoritmalar
Literatürdeki randevu sistemlerinden örnekler (Klassen ve Rohleder, 1996;
Ak ve Çayırlı, 2011);
Çizelgeleme Kuralları
2BEG (Bailey Kuralı): İlk dilime iki hasta, sonraki dilimlere birer hasta
atanır
4BEG: İlk dilime dört hasta atanır, sonraki dilimlere birer hasta
atanır
OFFSET: İlk beş hasta sistematik olarak randevu zamanlarından daha
önce, geri kalanlar da sistematik olarak randevu zamanlarından
daha geç gelirler.
Randevu Çizelgeleme için Kullanılan Algoritmalar (Haziza, 2007)
• Hizmetin ilk olarak önce gelene sunulduğu çizelgeleme algoritması
• Bir sonraki iş en kısa sürecek çizelgeleme algoritması
• Öncelikli çizelgeleme algoritması
• En kısa kalan iş zamanı algoritması
• Round Robin (RR) çizelgeleme algoritması
• Çok aşamalı kuyruk çizelgeleme algoritması
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10
RANDEVU ÇİZELGELEME SİSTEMLERİNDE PERFORMANS ÖLÇÜTLERİ İyi tasarlanmış randevu çizelgeleme sisteminde ana amaç, hastaların bekleme sürelerini ve doktorların boş kalma/fazla mesai sürelerini dengelemektir. Hastaların bekleme sürelerini, direkt ve endirekt olmak üzere ikiye ayırmak mümkündür. Endirekt bekleme, hastanın randevu almak istediği zaman ile randevusunun verildiği zaman arasında geçen süredir. Direkt bekleme ise hastanın klinik içeresindeki doktor bekleme süresidir ve çizelgelenmiş hastalar için randevu saatinden sonra hesaplanması daha doğrudur. Nitekim erken gelen hastaların daha uzun süre beklemesi kliniğin sorumluluğunda değildir. Endirekt bekleme süresi için kullanılan birim gün, direkt bekleme süresi için ise dakikadır (Ak ve Çayırlı, 2011). Literatürde alternatif randevu sistemlerini değerlendirmek amacıyla kullanılan çeşitli performans ölçütleri vardır. En çok kullanılan ana performans ölçütü, hasta ve doktor odaklı maliyetlerin toplamıdır: TM= MH(B) +MD(S) Bu toplam maliyet (TM) formülünde, “B” hastaların ortalama direkt bekleme süresi, “S” doktorun boş kalma süresidir. MH ve MD ise sırasıyla hasta bekleme ve doktor normal mesai maliyetlerini tanımlamaktadır. Bazı çalışmalarda doktorun fazla mesai süresi de maliyete katılmaktadır. Diğer bir önemli performans ölçütü, randevu sisteminin ne kadar adil ve eşitlikçi olduğu ile ilgilidir. Genellikle mesai saatinin ilk randevularını alan hastalar, diğer hastalara göre daha az beklerler. Nitekim gün içerisinde varyansın artmasına doğru orantılı olarak kuyrukların giderek uzaması beklenen bir sonuçtur. Üstelik yoğunluk arttıkça, doktorların hızlanması pratikte sıkça gözlemlenen bir durumdur ve hastalar iki açıdan da -hem artan bekleme süreleri hem de kısalan muayeneler yüzünden-haksızlığa uğrayabilmektedirler. Dolayısıyla, kullanılan randevu sisteminin ne derece “eşitlikçi” olduğunu, bekleme zamanlarının ya da kuyruk uzunluğunun varyansına bakarak değerlendirmek mümkündür. Bunların dışında, endirekt bekleme süreleri, doktor verimliliği (bir seansta muayene edilen hasta sayısı), hastaların istedikleri zaman diliminde randevu alabilmeleri ihtimalleri gibi çeşitli ölçütler de kullanılmaktadır. Sonuç olarak, performans ölçütleri üzerindeki etkileri en fazla olan ve dolayısıyla randevu tasarımını en çok etkileyen iki faktör, randevusuna gelmeyen hasta oranları (no-shows) ile randevusuz gelen hasta (walk-in) oranlarıdır (Ak ve Çayırlı, 2011). Endirekt bekleme, hastanın randevu almak istediği zaman ile randevusunun verildiği zaman arasında geçen süredir. Direkt bekleme ise hastanın klinik içeresindeki doktor bekleme süresidir.
Hastane Randevu Sistemleri ve Bilgi Teknolojileri
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11
En çok kullanılan performans ölçütleri şunlardır(Çayırlı ve Veral, 2003).
1. Maliyet Tabanlı Ölçütler
Hastaların bekleme süresi
Hastaların akış süresi
Doktorların boş kalma süresi
Doktorların fazla mesai süresi
2. Zaman-Bazlı Ölçütler
Hasta bekleme süresinin ortalaması, maksimum değeri ve sıklık dağılımı
Doktor boş kalma süresinin ortalaması, maksimum değeri ve sıklık dağılımı
Doktor fazla mesai süresinin ortalaması, maksimum değeri ve sıklık
Dostları ilə paylaş: |