Fiches de synthèse grh

FICHE 3.1.5 Les supports utilisés pendant l’entretien

• 
  Le projet d’établissement.
  

Précise les enjeux à moyen terme, le cap, les défis à relever.

Rappelle la mission, les valeurs, les orientations, les engagements à l’égard des usagers, la place des salariés dans ce projet.

• 
  La fiche de poste.
  

Outre les informations classiques (intitulé du poste, interfaces hiérarchiques et fonctionnelles), on peut y trouver.

Finalités du poste : ________________________________________________________
Les colonnes grisées sont définies et utilisées dans le cadre des plans individuels de progrès.

Domaine d’activité	Tâches	Temps passé	Temps idéal	Motivation	Objectifs poursuivis	Compétences attendues	Action pour évolution

• 
  La grille d’appréciation.
  

Les critères d’appréciation sont listés. Ils sont fixés en fonction de ce qu’on veut évaluer :

• 
  Tâches,
  
• 
  Attitudes,
  
• 
  Résultats, …
  

Exemple de grille d’appréciation

Domaines d’activité	Tâches	Compétences requises	A acquérir	A améliorer	Maîtrisée	Personne ressource	Savoir être	A acquérir	A améliorer	Maîtrisée	Personne ressource	Axes de progrès
1	1.1	1.1.1					1.1.1
		1.1.2					1.1.2
		1.1.3					1.1.3
	1.2	1.2.1					1.2.1
		1.2.2					1.2.2
		1.2.3					1.2.3
2	2.1	2.1.1					2.1.1

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• 
  Le livret d’appréciation.
  

C’est le document utilisé pendant l’entretien. Les informations échangées pendant l’entretien y sont consignées. On y retrouve :

• 
  Identification de l’évaluateur et de l’évalué
  
• 
  Appréciation relative à la fonction
  
• 
  Appréciation relataive aux objectifs
  
• 
  Appréciation relative aux comportements
  
• 
  Aspirations de l’évalué
  
• 
  Objectifs et indicateurs de résultats pour la période suivante
  
• 
  Appréciation générale de l’évaluateur
  

• 
  Les feuilles de préparation de l’entretien renseignées par l’évalué.
  

Ce sont les documents utilisés par l’évaluateur et l’évalué pour préparer l’entretien.

Ils permettent à chacun de préparer les données nécessaires à la réalisation d’une appréciation objective, c’est à dire basée sur les faits.

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FICHE 3.1.6 Le déroulement de l’entretien d’évaluation

On ne peut pas à priori fixer un cadre rigide du déroulement de l’entretien.

On peut cependant retenir les 5 phases suivantes comme structure de l’entretien :

Phase I : entretien non directif : prise de contact, mettre l’évalué en confiance, le situer dans ses activités, ses équipes, ses impressions sur l’année passée.

L’entretien non directif doit tenir compte de trois obstacles à la réussite d’une vraie communication en mode non-directif :

• 
  Intérêt porté à ce que nous avons à dire plus qu’à ce qu’on a à nous dire.
  
• 
  Sélection dans le discours de l’autre de ce qui nous touche et nous concerne directement, nous valorise, nous rassure, nous permet de monologuer.
  
• 
  Incapacité à une écoute attentive, silencieuse, bienveillante de l’autre.
  

Phase II : Entretien directif : examiner la fiche de poste et les critères d’appréciation. Bilan de réalisation des objectifs individuels – recherche de faits, argumentation des acteurs.

L’entretien directif pose un cadre par lequel il délimite un contenu pré-supposé et enferme l’information à découvrir puis à retenir. Il nous semble important de laisser toujours une porte ouverte à l’échange permanent entre les deux interlocuteurs. L’évaluateur doit apprendre à utiliser correctement les guides d’entretien pendant la phase directive mais aussi à s’en écarter (aussi difficile et peu rassurant que cela puisse être) si besoin.

L’entretien directif n’est pas un entretien susceptible d’apporter l’échange permettant d’atteindre les objectifs de l’appréciation car il ne facilite pas l’expression de l’interviewé mais l’inhibe ou l’irrite. La directivité reste insuffisante en tant que technique d’évaluation.

Phase III : Revue des points de progrès et des points forts de l’évalué (sur la base des critères d’évaluation prédéfinis).Fixer les objectifs, définir les indicateurs de résultat. Les objectifs sont impérativement quantifiables, évaluables, et mesurables. Ils seront éventuellement évolutifs si l’environnement du salarié change au cours de la période.

L’entretien de suivi pendant l’année permet de s’assurer que l’objectif est toujours atteignable compte tenu de l’environnement du collaborateur, il est renégocié (et pourquoi pas à la hausse) si la situation a changé par rapport au moment de sa définition.

Phase IV : Ouvrir sur l’avenir, enregistrer les aspirations personnelles, professionnelles… S’engager sur les réponses à ses aspirations. Demander à l’évalué de s’exprimer sur ses projets personnels et professionnels et lui donner des réponses claires.

Phase V : Appréciation générale de l’évaluateur et conclusion de l’entretien.

La conclusion de l’entretien doit permettre aux interlocuteurs de s’assurer que chacun est d’accord sur ce qui a été décidé en entretien. Cet accord est signalé par la signature de l’évalué et de l’évaluateur sur le dossier d’appréciation. C’est en quelque sorte, un contrat d’engagement, un contrat d’objectif.

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