Granskning av Handikappgruppen

Utförare av insatser

Konkurrensutsättningen genom kundval och upphandling har resulterat i att insatserna utförs av ett stort antal utförare både kommunala och privata. Kundval finns när det gäller hemtjänst, ledsagning och avlösning. Dessutom tillkommer andra olika privata och kommunala utförare av övriga insatser. Totala antalet utförare som erbjuder de olika insatserna är minst ett hundratal vilket innebär ett stort antal som handläggarna behöver känna till och många kontaktytor för handläggarna. Det betyder också att handläggaren måste hålla reda på och utföra flera moment i handläggningsprocessen. Dessutom har en person i flera fall insatser från flera olika utförare.

Insatsmätning

Handläggarna genomför, efter beslut om boende och daglig verksamhet, insatsmätningar som styr nivån på ersättningen till utförarna. Instrumentet mäter det personalstöd som den enskilde personen får. Preliminär bedömning görs inför placeringen och efter tre månader genomförs en ny mätning av de faktiska insatserna. Varje mätning tar cirka 30 minuter och görs tillsammans med personalgruppen. Gruppchefen och vuxenhandläggarna ingår i en ”Bedömningsgrupp” som fastslår den slutliga ersättningsnivån. För korttidsboende finns tre ersättningsnivåer. Vid förändrade behov omprövas bedömningarna.

Mallar

Handikappgruppen har endast delvis utvecklat gemensamma mallar för handläggningsprocessen. Handläggarna uppger att de saknar en del rutiner som skulle kunna effektivisera arbetet. Lathund/mall för första samtalet och andra gemensamma checklistor saknas.

Några handläggare har i uppdrag att utarbeta en gemensam utredningsmall med bestämda rubriker men i praktiken används redan samma rubriker i utredningarna.

Samverkan och uppsökande arbete

I LSS, liksom i SoL, finns krav på att kommunen ska följa upp vilka som omfattas av lagen och vilka behov de har, verka för att behoven blir tillgodosedda, informera om sin verksamhet, verka för att fritids- och kulturutbud blir tillgängligt, samverka med organisationer som företräder människor med funktionshinder m.m.
Samverkan med andra aktörer sker så gott som uteslutande i enskilda personärenden. Detta är en naturlig följd av betoningen av myndighetsrollen. Uppsökande arbete har inte inrymts i den nya handläggarrollen.
Samverkan med externa aktörer fungerar bra. Bland annat genomförs regelbunden årlig planering av särskilda boenden, korttidstillsyn m.m. utifrån kända personer och deras behov.

Samverkan med organisationer som företräder människor med funktionshinder sker genom Handikapprådet och speciella arbetsgrupper för exempelvis upphandling och utveckling av boende.

Information om verksamheten sker i huvudsak genom kommunens hemsida.

Dokumentation

Krav på dokumentation finns i både SoL och LSS, för övrigt gäller förvaltningslagens bestämmelser. Kraven på dokumentationen har ökat de senaste åren. Handläggaren måste kunna uttrycka sig skriftligt på ett sakligt och korrekt sätt med ett språk som den enskilde kan förstå. Dokumentationen måste också visa vad som är fakta och vad som är bedömning. Dessutom måste handläggaren ha kunskap om dokumentationstekniker som underlättar för personer som har svårighet att läsa, bearbeta och tolka information. Handikappgruppen är överens om på vilken nivå de ska dokumentera så att alla relevanta fakta finns med. Gemensamma beslutsmeddelandena finns också.

Deltagande observation

En vecka under hösten har utredarna deltagit i handikappgruppens arbete. Syftet var att följa handläggarna för att få en bild av det dagliga arbetet när det gäller arbetssätt, administration och arbetssituationen.

Tillvägagångssätt

Utredarna observerade varje handläggare minst en halvdag i deras ordinarie arbete (telefonsamtal, klientbesök och hembesök) samt deltog i gruppens gemensamma veckokonferens inkl. ärendedragning, handledning och andra arbetsmöten. Avsikten var att vara ”en fluga på väggen”. Det fanns ibland behov av att ställa förtydligande frågor för att förstå. Veckan avslutades med ett första återföringsmöte.

Erfarenheter

Arbetsgruppen uppvisar en mycket god kompetens och yrkesrollen upplevdes vara klar. I samtalen var handläggarna strukturerade, tydliga och empatiska. Arbetet kan beskrivas som mångfacetterat med alla de handikapp, sjukdomar och dess konsekvenser handläggarna kommer i kontakt med. Det är tydligt att handläggarna har en stor roll som samordnare av olika insatser för de enskilda personerna.
Uppgiften att upprätta en individuell plan för att samordna alla insatser ligger ofta på handläggarna. I 5 – 6 procent av ärendena finns individuell plan. Detta är ett relativt lågt antal individuella planer men handläggarna tar sällan initiativ till att föreslå en sådan då de inte hinner prioritera att göra en plan.
Trots att handläggarna var spindeln i nätet för de enskilda personerna märktes inte mycket av stressbeteenden. Det ringde eller ringdes inte speciellt mycket under veckan och aldrig verkade någon av handläggarna akutstyrd. Arbetsklimatet var mycket positivt. Handläggarna bekräftade att de sällan upplever stark stress då ingen av dem ”tar med sig arbetet hem”. Detta beror bland annat på det kollegiala stöd som finns i gruppen.
Verkställigheter

Handläggarna har ansvar för att se till att besluten kan verkställas. Detta innebär i flera fall att de lägger ned mycket tid för att leta platser till enskilda med ibland mycket speciella behov. Även till personer med mindre behov kan det vara svårt att hitta lämpligt boende bland annat beroende på bristen på bostäder i kommunen.

Omprövning av beslut

Även om gruppen har gemensamma principer på hur långvariga beslut ska vara för olika insatser hinner man inte alltid ompröva besluten i tid. Detta leder lätt till stress hos personalen och kan även medföra att den enskilde får behålla insatsen på fel nivå en längre period.

Verksamhetsstöd

På grund av bristande administrativt verksamhetsstöd ägnar handläggarna stor tid åt arbete som inte direkt hör till kärnuppgifterna. Bland annat har inte nödvändiga och möjliga förbättringar gjorts i ProCapita vilket som exempel innebär att handläggarna inte kan skriva löpande journalanteckningar. Det medför i sin tur att om någon är sjuk blir det svårt för någon annan att gå in i ärendet och se vad som har hänt tidigare och vilka kontakter som tagits. Beslutet kan inte verkställas i ProCapita förrän insatsen påbörjats. Oftast får handläggaren inte veta detta förrän första fakturan kommer vilket innebär ett extra arbetsmoment. Dessutom kan inga tillfälliga beslut registreras utan att grundbeslutet avslutas mm. Bristerna med verksamhetssystemet har gjort att handläggarna får ett extra arbete vid den årliga inrapporteringen av statistik till Socialstyrelsen. Under observationsveckan informerades arbetsgruppen att från och med juni 2008 kommer statistiken att insamlas två gånger per år. Statistiken skall då redovisas på personnummernivå. Datum skall anges för varje insats avseende beslut, verkställighet och avslut. Detta kommer att innebära att handläggarna får fler uppgifter att föra statistik på från och med 2008.

Förutom att skriva avtal och kontrollera och mottagningsattestera fakturor finns följande tillkommande arbetsuppgifter:

• 
  ”Linneasystemet”– handläggarna noterar anordnarnas beviljade tid och utförda tid och ska följa upp avvikelser innan de attesterar. Ofta är det differens mellan dessa tider.
  
• 
  ”Håkansystemet” – här förs anordnare, beviljad tid och utförd tid och kostnader varje månad upp. Omval av anordnare och beviljad tid ändras ofta.
  
• 
  SAMTRANS listor kontrolleras manuellt varje månad av handläggaren.
  
• 
  Kontaktpersoner och deras löner kontrolleras även av handläggarna. (Har under senare delen av hösten överlämnats till utredningssekreteraren)
  

Vid vissa tillfällen innebär kravet på statistikframställan att handläggarna får lägga alla andra arbetsuppgifter åt sidan.

Intern samverkan

Samarbete i enskilda ärenden fungerar i flera fall bra men har sin grund i goda personliga relationer och inte i rutiner. Stor energi går åt till de relativt få ärenden där den interna samverkan inte fungerar. Ärenden diskuteras på både handläggar- och chefsnivå utan att tillfredsställande lösningar kommer till stånd vilket upplevs mycket frustrerande.

Övrigt

En del av konferenstiden används förutom till ärendedragning, även till information från främst gruppchefen till personalen.

Gruppen har handledning med extern konsult en gång per månad som till stor del handlar om metodutveckling. Gruppchefen deltar inte i handledningen.
Handläggarna upplever att ledningen kontinuerligt beviljar kurser eller annan nyttig kompetenshöjning utifrån arbetsgruppens behov. Dyrare utbildningar beviljas sällan. Det upplevs värdefullt att delta i nätverk för att lära av kollegor i andra kommuner.

Handläggarna uppmuntras att ta tid för friskvård.