2.2Ex-post (Sözleşme Sonrası) Kontroller
Bu Rehberde belirtilen sözleşme sonrası kontrol (ex-post), Hibe Faydalanıcısı ile tedarikçi/hizmet sağlayıcı/yüklenici arasında satın alma sözleşmesinin imzalanmasından sonra MFİB ve PUB/TYE tarafından yapılacak kontrolleri ifade etmektedir. “Ex-post” kontroller; alınan ekipmanların, yapım işlerinin ve ihale süreciyle ile ilgili belgelerin fiziki kontrollerini içerecek şeklinde; izleme ziyaretleri sırasında PUB/TYE ve MFİB tarafından yapılacaktır.
MFİB, PUB/TYE rasgele seçilen, özellikle de uygulamanın başında daha riskli olarak tanımlanan projelerin, ihale değerlendirme aşamalarına gözlemci olarak katılabilir ve gözlemci raporu hazırlayabilir.
2.3İyi Satınalma İlkeleri
Sözleşmeler; potansiyel sözleşme sahipleri için şeffaflık ve adil rekabet ilkelerine uygun olarak ve herhangi bir çıkar çatışmasından kaçınmaya özen göstererek ekonomik açıdan en avantajlı teklife verilmelidir (en iyi fiyat-kalite oranını öneren teklif). İyi bir satın alma için aşağıdaki ilkeler dikkate alınmalıdır:
Ayrım gözetmeme
 Ürünlere, hizmetlere, tedarikçilere, müteahhitlere veya hizmet sunucularına milliyetleri bakımından ayrım yapılamaz. Teknik bakımdan veya kalite ve güvenlik özellikleri için fark gözetilebilir, fakat bunun için de objektif bir değerlendirme yapılması gerekli ve şarttır.
Adil rekabet
Rekabet ortamı yaratmamak için güçlü ve objektif bir sebep olmadığı sürece, ihaleye katılım ve ihalenin sözleşmeye bağlanması için daima bir rekabet ortamı yaratılmalıdır.
İhale usullerinde gerçek ya da potansiyel katılımcılarla yapılan görüşmelerde rekabeti zayıflatıcı şekilde davranılamaz. Bunun anlamı, bütün taraflara kazanabilecekleri tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi ve fırsat sağlanmasıdır.
Bir projenin veya ihale dosyası taslağının hazırlanmasına katılan uzman ya da firma, bu durum haksız rekabet yaratacağı için, bu hazırlıklara konu olan ihaleye katılmaktan men edilmelidir.
Anlaşılabilir şartname
İstekliler, satınalanın gereksinimlerini kesin olarak bilmedikleri takdirde etkin şekilde rekabet edemezler. Bu yüzden ihtiyaçlarla ilgili tanımlamalar (mal alımları veya yapım işleri ihalelerinde “Teknik Şartnameler”, hizmet alımı ihalelerinde “iş tanımları”) hazırlanırken, bilinen teknik özelliklere ve gerekli hallerde, kalite güvenlik standartlarına ve uygun seviyede sertifikalandırmaya atıfta bulunulmalıdır.
Etkin yayımlama (duyuru)
En iyi potansiyel adayların ihale şartlarından haberdar olmamaları halinde ihale sürecinin başarılı olması mümkün değildir. Bu husus, özellikle bir hibe programı tarafından finanse edilen ve bu alanda hibe faydalanıcılarının uzman olmadığı satın alma işlemleri için önemlidir. Bu alan; internet kullanımının öneminin gittikçe arttığı ama teklif sahiplerinin bilgi almak için nereye başvuracaklarını bilmelerinin hayati önem taşıdığı bir alandır.
Ayrıca, isteklilerin beceri ve verimliliklerinin geliştirilmesine yönelik olarak, talep eden isteklilere neden teklif sunmak için seçildikleri veya seçilmedikleri ve ihaleyi kazanma hususunda neden başarılı veya başarısız oldukları hakkında bilgi verilmelidir.
Yeterli zaman tanınması
Diğer önemli ilke ise teklif sahiplerine, ilana veya davete cevap vermeleri ve tekliflerinin hazırlanması/teslim edilmesi için yeterli süre tanınmasıdır. AB PRAG kuralları kapsamında, örneğin, yerel açık ihalelerde (bunlar sadece Türkiye’de ilan edilirler) ilanın yayımlanması ve tekliflerin teslim tarihi arasında en az 30 takvim günü süre olmalıdır.
İlgili objektif kriterlerin kullanılması
Uygun olmayan adayların elenmesi için kullanılan kriterler, ihaleye katılanların değerlendirme sırasındaki seçimi ve alıcı kurum/kuruluş için ekonomik olarak en avantajlı teklifin sözleşmeye bağlanması için kullanılan kriterlerin hem tarafsız hem de gereksinimlere uygun olması önemlidir. Bu gereksinimler “İş Tanımı” (hizmet alımı ihaleleri için) ya da “Teknik Şartnamelerde” (mal alımı ya da yapım işi ihaleleri için) tanımlanır.
Değerlendirme kriterleri ihale dosyasında bulunmalıdır.
Yeterli kayıt tutulması
İleriki dönemlerde önceden alınmış kararlarla ilgili herhangi bir iddia ya da şüphenin olması durumunda, tüm işlemlerin gerekçelendirmesinin yapılabilmesi önemlidir. İnsanların hayatlarına devam etmeleri kaçınılmazdır ve bundan dolayı kayıtlar (raporlama, mali kayıtlar vb.) kararların nedenlerini gösterecek şekilde iyi tutulmalıdır.
Diğer önemli hususlar
-
Tüm ihale süreçleri şeffaflık, orantılılık, eşit muamele ve ayrım yapmama ilkelerine uygun olmalıdır.
-
Çıkar çatışması; bir aday, istekli, yüklenici veya Hibe Faydalanıcısının objektif ve tarafsız şekilde görüş bildirme kapasitesini etkileyen veya Sözleşme Makamının çıkarlarına öncelik vermekten alıkoyan herhangi bir olaydır. Bir adayın, isteklinin, yüklenicinin ya da Hibe Faydalanıcısının günümüzde veya geçmişte çıkar ilişkisinde bulunması ya da bu yönde gelecekte anlaşmalar yapması gibi tüm değerlendirmelerdir. Bu kısıtlamalar ayrıca adayın, isteklinin, yüklenicinin veya Hibe Faydalanıcısının alt-yüklenicileri ve çalışanları için de geçerlidir. İhale dokümanlarının hazırlanmasında yer alan tüm firma ya da uzmanlar, Sözleşme Makamına projenin önceki aşamalarındaki katılımlarının haksız rekabet oluşturmadığını ispatlayamadıkları takdirde, bu ihalelere katılmaktan men edilmelidir.
-
Bir aday, istekli veya yüklenicinin adil ve tarafsız görüş verme kapasitesini etkileyen veya Sözleşme Makamının çıkarlarına öncelik vermesini önleyen herhangi bir olaydır. Bir adayın, isteklinin veya yüklenicinin günümüzde veya geçmişte çıkar ilişkisinde bulunması ya da bu yönde gelecekte olası anlaşmalar yapmasıyla ilgili herhangi bir mülahazadır. Bu kısıtlamalar ayrıca adayın, isteklinin veya yüklenicinin alt-yüklenicileri ve çalışanları için de geçerlidir. Mali yönetmeliğin 52. Maddesi bağlamında, bir bütçenin uygulanmasındaki bir oyuncunun veya bir denetçinin işlevlerinin tarafsız ve nesnel yürütülmesi, aile, duygusal yaşam, siyasi veya milli bağlılık, ekonomik çıkar ya da lehtarla paylaşılan herhangi diğer çıkar sebebiyle taviz verilmesinden dolayı çıkar çatışması mevcuttur.
-
Çıkar çatışması; Sözleşme Makamının tarafsız ve objektif hareket etme işlevine veya adaylara/isteklilere/başvuru sahiplerine/yüklenicilere eşit muamele edilmesine veya rekabet, ayrım yapmama ilkelere uygun hareket edilmesine; aile, duygusal yaşam, siyasi veya milli bağlılık, ekonomik çıkar ya da AB tarafından finanse edilen programların lehtarlarıyla paylaşılan herhangi diğer çıkar sebebiyle gölge düşürüldüğünde meydana gelir. Mesela, sürece (Değerlendirme Komitesi, Sözleşme Makamı…vb.) dahil olan bir kişi kendisine veya başkalarına, süreçlerin çıktılarını etkileyecek şekilde, avantaj sağladığında; veya bir uzmanın/firmanın takip eden veya ilgili süreçlerde haksız rekabete yol açan ayrıcalıklı bilgiye sahip olma ihtimali vuku bulduğunda çıkar çatışması meydana gelebilir.
-
İhale dosyası anlaşılabilir olarak uygunluk ve kazanma kriterlerini içermelidir. İsteklilere tekliflerin sunulması öncesinde beyan edilmemiş kriterler değerlendirme sırasında dikkate alınamaz.
-
Rehberde belirtilmemiş durumlarda; son karar Hibe Faydalanıcısının sorumluluğunda olduğundan dolayı MFİB ve PUB/TYE’ye danışmaları önemle tavsiye edilir. Hibe Faydalanıcısı atılan her adım ve alınan her karar için yazılı gerekçe sunmaya daima hazır olmalıdır.
-
Geçmişe dönük karar yasağı; Sözleşmelerin son imza sahibi tarafından imzaladığı tarihten itibaren yürürlüğe girdiği kabul edilir. Sözleşmeler veya sözleşme değişiklikleri hiçbir koşulda geriye dönük olarak yapılamaz. Bu, sözleşmenin ve/veya değişikliklerinin imzalanması öncesinde hiçbir ödeme yapılamayacağı ve hiçbir mal ve hizmetin sağlanamayacağı anlamına gelmektedir. Tüm sözleşmelerde sözleşme taraflarının gerçek imza tarihleri bulunmalıdır.
-
Hizmet ihalelerinde; sözleşme paranın en iyi değerine göre imzalanır. İhale için ayrılan azami bütçe ihale dosyasında yer almalıdır. Teklifler hizmet ihalelerinin niteliklerine göre %50-80 ağırlıklı teknik puan ve %20-50 ağırlıklı mali puan bazında değerlendirilir. Teknik ve mali değerlendirme sonrasında ağırlıklı toplamda en yüksek puanı alan teklifle sözleşme imzalanır. 100 teknik puan üzerinden 80 altında puan alan teklifler, eğer böyle bir eşik değer ihale dosyasında belirtilmişse, elenmelidir ve o tekliflere ait mali teklif zarfları açılmamalıdır.
-
Mal alımı ihalelerinde; sözleşme en düşük fiyatı teklif eden istekliyle imzalanmalıdır. Belgelerde mevcut olan maksimum bütçe ilan edilmemelidir. İdari olarak uygun bulunan ve teknik şartları taşıyan istekliler fiyat tekliflerine göre sıralanır.
-
Aynı servis sağlayıcısından veya tedarikçiden alınabilecek mal veya hizmetler tek bir ihaleye dahil edilmelidir. Benzer malların veya hizmetlerin gruplandırılması (lotlara bölünmesi), ihale sürecinin kolaylaştırılması açısından kullanılabilir. İzlenecek satınalma prosedürü ihalenin toplam bedeline göre belirlenir.
-
Tekliflerde ve sözleşmelerde fiyatlar Türk Lirası (₺) olarak verilebilir, ancak döviz kurlarındaki dalgalanmalardan dolayı ortaya çıkabilecek riskleri en aza indirmek açısından ve raporlama kolaylığı için sözleşme para birimi olarak Euro (€) kullanılması önemle tavsiye edilir.
-
Değerlendirme komitesinin aldığı tüm kararlar değerlendirme raporunda belirtilmelidir.
Dostları ilə paylaş: |
